ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE IN MODO SEMPLICE E CORRETTO DELLA TAVOLA A FORMATO EXCEL

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1 ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE IN MODO SEMPLICE E CORRETTO DELLA TAVOLA A FORMATO EXCEL Le quattro Tavole in formato Excel, rispettivamente per i mesi da 28, 29, 30 e 31 giorni, sono file di sola lettura, pertanto come operazione preliminare dovranno essere salvati sul proprio computer (seguendo la procedura File e poi Salva con nome ). Solo a seguito di questa operazione i file consentiranno il salvataggio dei dati inseriti. OPERAZIONI PRELIMINARI (dopo il salvataggio sul proprio computer) Aprire il file e verificare che la tavola che si sta utilizzando per numero di giorni sia quella corretta per il mese che si deve compilare (ad esempio per il mese di Aprile deve essere utilizzata la tavola da 30 giorni). La tavola A va compilata come segue: Nella cella B5 inserire il nome della struttura ricettiva, preceduto dalla tipologia; Nella cella B8 inserire il Comune dove è situata la struttura ricettiva Nella cella J5 indicare il numero di giorni di apertura effettivi del mese di riferimento Nella cella J6 inserire l anno di competenza dei dati registrati Nella cella J7 indicare il mese cui si riferisce la tavola (si apre un menù a tendina con i mesi predefiniti) Nella cella N5 indicare il numero dei letti disponibili per il mese di competenza (*) Nella cella N6 indicare le camere disponibili per il mese di competenza (**) 1

2 Da gennaio 2012 sono state introdotte da ISTAT informazioni aggiuntive che tutte le strutture indifferentemente devono inserire. Tali informazioni riguardano: (*) Letti disponibili (cella N5): ovvero il numero di posti letto effettivamente disponibili alla vendita nel mese di riferimento. Tale numero può essere diverso da quello dichiarato ufficialmente, come nel caso di ristrutturazione di parte della struttura o di ampliamento temporaneo della capacità. Qualora il numero dei letti disponibili variasse nel corso del mese di riferimento, occorre riportare la media mensile dei letti disponibili: la somma del numero dei letti disponibili ogni giorno di apertura diviso il numero dei giorni di apertura. Attenzione: il letto matrimoniale deve essere conteggiato come n. 2 posti letto. Per i campeggi e le aree attrezzate se non è noto il numero effettivo dei posti considerare n. 4 posti letto per piazzola. I letti aggiunti non devono mai essere conteggiati né indicati. (**) Camere disponibili (cella N6): per le strutture alberghiere e residenze turistico-alberghiere (RTA) deve essere obbligatoriamente compilata anche la cella relativa a Camere disponibili. Per le altre strutture pur non essendo questo dato obbligatorio, chiediamo ugualmente la sua compilazione per poter disporre di un maggior numero di informazioni e dati di raffronto omogenei. Nella cella N6 deve essere inserito il numero di camere effettivamente disponibili alla vendita nel mese di riferimento. Analogamente a quanto scritto per i letti disponibili queste non devono necessariamente corrispondere alle camere autorizzate, ma potrebbero anche, per svariati motivi (es. ristrutturazione di parte della struttura e/o presenza di riscaldamento solo in parte delle camere ovvero per ampliamento temporaneo della capacità), differire in determinati periodi dell anno. Qualora il numero delle camere disponibili variasse nel corso del mese di riferimento, occorre riportare la media mensile delle camere disponibili. Attenzione: per le residenze turistico-alberghiere (RTA) se non è noto il numero effettivo delle camere indicare il numero delle unità abitative; per i campeggi e le aree attrezzate indicare il numero di piazzole; per i villaggi turistici indicare il numero di alloggiamenti.

3 COMPILAZIONE DEI MOVIMENTI Come prima operazione da effettuare è importante inserire nella riga 12, qualora ci fossero, i clienti presenti nella struttura dal mese precedente. I clienti vanno inseriti in base alla residenza (nazione per gli stranieri, regione per gli italiani). Per compilare la tavola in modo corretto bisogna inserire il numero dei clienti arrivati (in base alla nazione o regione di residenza) nel relativo giorno di arrivo alla riga denominata arrivati. Il numero dei clienti che partono (sempre in base alla residenza) va inserito nel relativo giorno di partenza alla riga denominata partiti. Le righe denominate presenti non sono modificabili, sono bloccate e contengono le formule che consentono i calcoli. I totali di riga e di colonna (TOTALE PAESI ESTERI, TOTALE ITALIA, TOTALE GENERALE) sono automatici. Per presenti alla riga/colonna TOTALE GENERALE si intende il numero di notti complessivamente trascorse dai clienti nella struttura e non il numero di persone ancora presenti nella stessa. 3

4 COMPILAZIONE GIORNALIERA DELLE CAMERE OCCUPATE Un ulteriore informazione richiesta da ISTAT a partire da gennaio 2012 è quella relativa a Camere occupate (cella B11). Nella colonna B deve essere inserito giornalmente il numero di camere occupate da ospiti. Questo campo è obbligatorio per le strutture alberghiere e residenze turistico-alberghiere (RTA). Per le altre strutture chiediamo ugualmente la compilazione della colonna B per poter disporre di un maggior numero di informazioni e dati di raffronto omogenei. ATTENZIONE: CASI PARTICOLARI Clienti che non soggiornano per almeno una notte i clienti che restano nell esercizio ricettivo meno di 3 ore durante la giornata (e che quindi non trascorrono la notte) non devono essere inseriti ai fini statistici: ai fini del calcolo della presenza, la permanenza minima del cliente deve superare le 3 ore Per necessità di calcolo, si suggerisce di imputare al giorno precedente l arrivo, la presenza e la camera occupata; il giorno seguente verrà registrata la partenza (con relativa presenza del giorno nulla). Esempio: un cliente fa il check-in alle ore 1:40 di mattina dell 05/01/2013 e parte alle 10 di mattina dell 05/01/2013, l arrivo, la presenza e la camera occupata vanno imputati al giorno 04/01/2013; il giorno 05/01/2013 verrà registrata la partenza (con presenza nulla del giorno stesso). 4

5 ERRORI FREQUENTI Se si inseriscono in partenza un numero di persone superiore a quelle già registrate come presenti nella struttura, la tavola calcola presenze negative evidenziate con celle azzurre e numeri rossi. Vi preghiamo di fare attenzione e di rivedere sempre nel complesso la tavola prima di inviarla, e di accertare che non compaiano numeri negativi. Spesso questo tipo di errore dipende dall omesso inserimento dei clienti in carico del mese precedente. Controllate sempre che la riga 12 Presenze del giorno precedente sia valorizzata correttamente. NESSUN CLIENTE NEL MESE Se nel mese di riferimento le presenze sono zero, predisporre il file compilando solo l intestazione (Denominazione, Comune, giorni apertura, anno, mese, letti disponibili, camere disponibili) della Tavola. Il file dovrà essere inviato a mezzo posta elettronica e nella mail è gradita l indicazione del mancato movimento per escludere l errore di compilazione. Esempio di messaggio mail: Statistica aprile 2013 Albergo Pinco Pallino di Forlì: nessuna presenza. 5

6 SALVATAGGIO E INVIO Una volta conclusa la compilazione, salvate il file rinominandolo nel seguente modo: Nome della struttura_comune_mese_anno di riferimento (es. PincoPallino_Forli_aprile_2013) e come Cartella di lavoro Microsoft Office Excel (*.xls). Inviate il file entro il 4 del mese successivo. Dovreste inoltre avere l accortezza di inserire anche nell oggetto della mail il nome della vostra struttura, Comune e il mese che state spedendo (es. Albergo Pinco Pallino Forlì aprile 2013); questo ci consente una più efficiente archiviazione dei messaggi e delle tavole evitandoci di attribuire l invio a altra struttura con stessa denominazione, ma ubicata in Comune diversi. Il file non deve essere stampato, ma conservato sul computer per due anni. Il file di Excel va inviato come allegato di messaggio di posta elettronica, all ufficio di riferimento. Per i Comuni di Bertinoro, Borghi, Civitella di Romagna, Dovadola, Forlì, Forlimpopoli, Galeata, Gambettola, Longiano, Meldola, Mercato Saraceno, Modigliana, Montiano, Portico e San Benedetto, Predappio, Premilcuore, Rocca San Casciano, Roncofreddo, Sarsina, Savignano sul Rubicone, Sogliano al Rubicone, Tredozio, Verghereto l ufficio di riferimento è: PROVINCIA DI FORLÌ-CESENA Ufficio Turismo Piazza G.B. Morgagni, FORLÌ (FC) tel statistica.turismo@provincia.fc.it Per Bagno di Romagna l ufficio di riferimento è: UFFICIO IAT DI BAGNO DI ROMAGNA Via Fiorentina, 38; c/o Palazzo del Capitano BAGNO DI ROMAGNA (FC) tel info@bagnodiromagnaturismo.it Per Castrocaro Terme e Terra del Sole l ufficio di riferimento è: UFFICIO IAT DI CASTROCARO TERME Viale Marconi, CASTROCARO TERME (FC) tel iat@comune.castrocarotermeeterradelsole.fc.it Per Cesena l ufficio di riferimento è: UFFICIO IAT DI CESENA Piazza del Popolo, CESENA (FC) tel iat@comune.cesena.fc.it Per Cesenatico l ufficio di riferimento è: UFFICIO TURISMO DEL COMUNE DI CESENATICO Viale Roma, CESENATICO (FC) tel istat@cesenatico.it Per Gatteo l ufficio di riferimento è: UFFICIO IAT DI GATTEO A MARE Piazza della Libertà, 10 Gatteo a Mare GATTEO (FC) tel statistica@comune.gatteo.fo.it Per San Mauro Pascoli l ufficio di riferimento è: UFFICIO IAT DI SAN MAURO MARE Via della Repubblica, 8 San Mauro Mare SAN MAURO PASCOLI, FC tel info@sanmauromare.net Per Santa Sofia l ufficio di riferimento è: CENTRO VISITA DI SANTA SOFIA Via Neretti, SANTA SOFIA (FC) tel cv.santasofia@parcoforestecasentinesi.it 6

7 CHIARIMENTI SU POSSIBILI DUBBI i dati relativi alla dipendenza vanno comunicati unitamente ai dati relativi alla casa madre (unica comunicazione statistica a nome della casa madre); i clienti non turisti (ad es: persone che utilizzano l esercizio ricettivo come residenza permanente, prestatori d opera alle dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l esercizio, ospiti della struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, etc..) non devono essere conteggiati; per "camera" si intende l'unità formata da una stanza o una serie di stanze costituente un unità indivisibile in una struttura ricettiva o in una abitazione. Il numero di camere esistenti tiene conto esclusivamente di quelle che la struttura mette a disposizione per i turisti. Per le residenze turistico-alberghiere: se non è noto il numero effettivo delle camere, indicare il numero di unità abitative. Per i campeggi e le aree attrezzate: indicare il numero di piazzole, roulotte, mobilhome. Per i villaggi turistici: indicare il numero di alloggiamenti. per "letto" o "posto letto" si intende un letto singolo dell'esercizio ricettivo. Un letto matrimoniale viene contato come due posti letto. Un posto tenda, piazzola, roulotte, mobilhome in genere rappresentano quattro posti letto, a meno che nella autorizzazione/dia/scia non sia indicato il numero complessivo di persone ospitabili. NOVITÀ NORMATIVE: i bambini devono sempre essere conteggiati, indipendentemente dall'età, anche se non occupano un letto effettivo; i letti aggiunti non devono mai essere conteggiati né indicati; arrivi e presenze di clienti che occupano letti aggiunti devono essere conteggiati; per ogni componente di un gruppo al momento del check in dovrà essere annotata la propria regione/paese di residenza (non bisogna attribuire a tutto il gruppo la residenza del leader o di chi ha effettuato la prenotazione); per i viaggiatori businnes al momento del check in dovrà essere annotata la regione/paese di residenza del viaggiatore (non bisogna attribuire al viaggiatore business la residenza della società di appartenenza o di chi ha effettuato la prenotazione); l elenco degli Stati/Paesi esteri di residenza è stato modificato (si veda foglio "Nazioni" presente in tutti i file di Excel Tavola_A_di_spoglio_XX_giorni.xls);

8 Di seguito elenchiamo le aggregazioni di paesi previste nella tavola A e le relative nazioni che appartengono al raggruppamento: Altri Paesi Europei [ Albania, Andorra, Bosnia-Herzegovina, Kosovo, Macedonia, Monaco, Montenegro, San Marino, Serbia, Stato della città del Vaticano] Altri paesi o territori Nord-Americani [Bermuda (UK), Greenland (DK), Saint Pierre and Miquelon (FR)] Altri Paesi Centro-Sud America [Antigua e Barbuda, Bahamas, Barbados, Belize, Bolivia, Cile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Domenica, Ecuador, El Salvador, Giamaica, Grenada, Guatemala, Guyana, Haiti, Honduras, Nicaragua, Panama, Paraguay, Perù, Repubblica Dominicana, Saint Kitts e Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent e Grenadine, Suriname, Trinidad e Tobago, Uruguay] Altri Paesi Asia Occidentale [Arabia Saudita, Armenia, Azerbaigian, Bahrein, Emirati Arabi Uniti, Georgia, Giordania, Iran, Iraq, Kuwait, Libano, Oman, Qatar, Siria, Territori dell'autonomia Palestinese, Yemen] Altri Paesi Africa Mediterranea - [Libia, Tunisia, Algeria, Marocco] Altri paesi o territori Oceania [Figi, Kiribati, Isole Marshall, Stati Federati Micronesia, Naruru, Palau, Papua Nuova Guinea, Isole Salomone, Samoa, Tonga, Tuvalu, Vanuatu] CONTATTI Per ogni chiarimento, potete contattare Elisa Montaletti al numero o Carla Poggiali al numero , mail: statistica.turismo@provincia.fc.it. 8