Presentazione delle nuove funzionalità: gli ordini e DDT

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Giuseppa Negri
8 anni fa
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1 1 Presentazione delle nuove funzionalità: gli ordini e DDT

2 2 Come cambia il processo di vendita nel software: Preventivo Ordine DDT Fattura Abbiamo aggiunto due nuovi moduli: quello degli ordini e quello dei documenti di trasporto (DDT), ovvero le fasi intermedie tra i preventivi e la fatturazione. Chiaramente non si tratta di un processo vincolato: ogni singolo documento può essere creato indipendentemente dagli altri. Dunque si può creare una fattura partendo da un preventivo come da un DDT o direttamente da un ordine. Partendo dalla fine e andando a ritroso: una fattura può essere creata da uno (o più) DDT, che a sua volta può essere creato da uno (o più) ordini, che può generarsi da uno (o più) preventivi. Inoltre abbiamo pensato di rendere il processo flessibile: in ogni fase è possibile cambiare le caratteristiche (per esempio le quantità ordinate, rispetto alle quantità in preventivo) di ogni documento, mantenendo comunque i riferimenti del cliente inseriti nel documento di partenza.

3 Wizard Ordini In fase di creazione di un nuovo documento (esclusi i preventivi) è presente un interfaccia di procedura guidata: L ordine può essere creato da un preventivo (o da più preventivi) con la possibilità di scegliere quali voci, del preventivo stesso, inserire nell ordine. Oppure è possibile crearlo ex novo, senza collegamenti con altri documenti.

4 Wizard DDT In fase di creazione di un nuovo documento (esclusi i preventivi) è presente un interfaccia di procedura guidata: Il documento di trasporto (DDT) può essere creato ex novo, oppure può generarsi da preventivi o ordini, avendo sempre da quest ultimi la possibilità di scegliere quali voci inserire. Se per esempio un DDT già creato comprende tre prodotti su cinque presenti nell ordine, è possibile in seguito riprendere dall ordine i prodotti mancanti, selezionarli e creare da questo il nuovo DDT.

5 Wizard Fatture In fase di creazione di un nuovo documento (esclusi i preventivi) è presente un interfaccia di procedura guidata: La fattura può essere creata, oltre che ex novo, da tutte le tipologie di documenti: direttamente dai preventivi, dagli ordini oppure dai DDT. Come per gli altri, anche per la creazione della fattura è possibile selezionare le singole voci dai vari documenti, e in seguito riprendere quelle lasciate in sospeso per generare una nuova fattura.

Esempio creazione Ordine da selezione Preventivi Scegliendo di generare un documento partendo, ad esempio dai preventivi, viene mostrato l elenco dei preventivi le cui righe non sono ancora state

6 Esempio creazione Ordine da selezione Preventivi Scegliendo di generare un documento partendo, ad esempio dai preventivi, viene mostrato l elenco dei preventivi le cui righe non sono ancora state completamente evase. Nell esempio, si sta creando un ordine scegliendo le righe dei preventivi relativi al cliente «Cliente 1» Per ogni preventivo selezionato è possibile scegliere quali righe riportare nel nuovo ordine che si sta creando, decidendone le quantità.

7 Esempio conversione di Preventivo in Fattura Converti in fattura Quantità Inseribile Quantità Originale Quantità Inserita Scegliendo la procedura, collegata al preventivo, «Converti in fattura» si

7 7 Esempio conversione di Preventivo in Fattura Converti in fattura Quantità Inseribile Quantità Originale Quantità Inserita Scegliendo la procedura, collegata al preventivo, «Converti in fattura» si accede ad una sezione che riporta il dettaglio del preventivo scelto, riportando valore e descrizione dei prodotti inseriti. La sezione colorata in verde rappresenta le quantità di ogni prodotto che non sono ancora state fatturate, ovvero non ancora inserite nelle altre fatture. In questo caso specifico si può notare che sul quel preventivo non sono ancora state inserite fatture, in quanto le quantità originali di ogni riga corrispondono alle quantità inseribili. La sezione colorata in rosso identifica le quantità di ogni prodotto presenti all interno del preventivo originale. La sezione colorata in blu è modificabile e prevede l inserimento delle quantità che si vogliono riportare nella fattura. Questo valore non è vincolante e l utente è lasciato libero di inserire la quantità desiderata.

8 8 Gestione Ordini e DDT Come detto in precedenza, all utente è lasciato ampio spazio di manovra sia in fase di creazione del documento, che nella fase successiva di gestione del documento all interno del cosiddetto processo di vendita. L intento è quello di assicurare all utente una gestione fluida e flessibile della documentazione, che rispecchia le dinamiche che ogni giorno è possibile riscontrare in azienda. Infine si precisa che, come in precedenza, nella schermata delle liste (preventivi, ordini, DDT) è possibile cliccare sul segno del singolo documento per convertirlo in un altro documento. (Esempio: dalla lista ordini, seleziono un singolo ordine, clicco su converti in DDT, seleziono le voci di cui ho bisogno, e creo il nuovo documento) Se la tua azienda non prevede l uso di questi moduli, per esempio quello dei DDT, è possibile disabilitare il modulo in -Gestione Permessi- semplicemente togliendo il permesso a tutti gli utenti.

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