La gestione della Posta elettronica certificata PEC nel protocollo informatico dei Dipartimenti dell Università degli Studi di Padova PEC CHIUSA

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1 La gestione della Posta elettronica certificata PEC nel protocollo informatico dei Dipartimenti dell Università degli Studi di Padova PEC CHIUSA Università degli Studi di Padova - Archivio generale di ateneo Donatella Mazzetto Settembre ottobre

2 Circolare prot. n del 17/04/2012 Riferimenti normativi (solo alcuni) DPCM 31/10/2000 regole tecniche per il protocollo informatico, art. 11 la PEC collegata al protocollo D.Lgs. 07/03/2005 n. 82 (CAD) e D.Lgs. 04/04/2006, n. 159 L. 28/01/2009 n. 2 art. 16, c. 8 Il CAD prescrive che le amministrazioni utilizzino la posta elettronica certificata (PEC) per comunicare con i soggetti interessati che ne facciano richiesta (Art. 6) e si dotino di una casella PEC per ciascun registro di protocollo (Art. 47, c. 3). le comunicazioni di documenti tra le PA sono valide, ai fini della verifica della provenienza, se trasmesse attraverso sistemi di PEC (Art. 47, c. 2). la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante PEC. Tale trasmissione equivale alla notificazione per mezzo della posta (Art. 48) Circolare 3/09/2010, n. 12, il Dipartimento per la digitalizzazione e l'innovazione del Ministero per la funzione pubblica conferma che la posta elettronica certificata (PEC) può essere utilizzata per la trasmissione di istanze di partecipazione a concorsi pubblici. 2

3 Cos è la PEC La Posta elettronica certificata è il sistema che consente di inviare documenti elettronici, con valenza legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa DPR 11/02/2005 n.68. Attesta l invio e la consegna di documenti informatici (Agenzia per l Italia digitale ex DigitPA) Il valore della PEC è legato al fatto che entrambe le parti (chi scrive l e mail e chi la riceve) siano dotate di casella di posta elettronica di tipo PEC Perché usare la PEC I benefici rispetto alla posta elettronica tradizionale: Garanzia diinvioinvio e di recapito (si viene avvisati in caso dimancato recapito anomalia di messaggio) La ricevuta di consegna ha valore legale Certezza e tracciabilità dell indirizzo del mittente (la posta elettronica tradizionale permette la falsificazione dell indirizzo mittente, la PEC no) Certezza sulla titolarità della casella del destinatario (è possibile verificare a chi effettivamente è intestata una casella) Certificazione i del dlcontenuto inviato i (il mittente puo dimostrare che cosa è stato consegnato nella casella del destinatario) Elevati standard di sicurezza obbligatori (antispam, antivirus, cifratura dei messaggi) 3

4 Quando usare la PEC Per tutte le comunicazioni ufficiali con l ente che richiedano un attestazione di invio/consegna. In sintesi per tutti i casi in cui sarebbe stata inviata una raccomandata AR. In base a quanto definito dalla L. n. 2/2009 art. 16 bis c.6, le Amministrazioni pubbliche devono usare la PEC per le comunicazioni e le notificazioni aventi come destinatari dipendenti della stessa o di altra amministrazione pubblica. La PEC è stata individuata quale strumento strategico ai fini di una tempestiva ed economica comunicazione fra le pubbliche amministrazioni, fra le pubbliche amministrazioni ed i propri dipendenti, fra le pubbliche amministrazioni e l utenza che ne faccia richiesta. la PEC va raccordata con: art. 53, c. 5, del DPR 445/2000 DPCM 6/05/2009 con questo combinato disposto si evince che ogni documento PEC va obbligatoriamente protocollato. L'omessa protocollazione rientra nella fattispecie rubricata nell'art. 328 del codice penale (rifiuto/omissione di atti di ufficio = reclusione) Per i documenti da non protocollare manuale di gestione DPR 445/2000 art. 53 c. 5 (sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione). 4

5 Va evidenziato che la PEC garantisce ciò che è stato spedito; l autenticità dei documenti spediti si ha con la sottoscrizione con firma digitale. Tuttavia La PEC puo essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni, documenti e comunicazioni in formato elettronico (pdf e tiff, txt e xml) Oggi parliamo della PEC integrata al protocollo informatizzato Un Gruppo di lavoro si è occupato della firma digitale per i concorsi pubblici valutazioni comparative etc. Fornire linee guida per l utilizzo della firma digitale in virtù della Circolare 3/09/2010, / n. 12, del Dipartimento per la digitalizzazione e l'innovazione del Ministero per la funzione pubblica: Omissis 3. Sottoscrizione della domanda: c bis quando l autore è identificato dal sistema informatico attraverso le credenziali di accesso relative all utenza personale di posta elettronica certificata di cui all art. 16 bis del d.l. 185/2008 convertito dalla L. n. 2/2009 l inoltro tramite PEC è già sufficiente a rendere valida l istanza, a considerare identificato l autore di essa, a ritenere la stessa regolarmente sottoscritta 5

6 E se uso la PEC di altri? Vi è la regolarità della spedizione La PEC non sottoscrive i files che trasmette, ma identifica giuridicamente il soggetto proprietario della casella (che puo essere anche terzo rispetto al candidato) Circolare PEC prot n del 23/07/2012 Utilizzo della PEC nelle procedure selettive/comparative.e non solo DPR 445/2000 art. 38 e D.lgs.vo 82/2005, art. 65 le istanze rivolte alla pubblica amministrazione possono essere inoltrate anche per via telematica DPR 487/97 art. 4 la domanda deve essere provvista di firma autografa 1) PEC + firma digitale sulla istanza e su tutti i documenti in cui è prevista l apposizione della firma autografa in ambiente tradizionale; 2) PEC + copia della domanda sottoscritta in modo autografo + copia del documento di identità del sottoscrittore; tutti i documenti in cui è prevista l apposizione della firma autografa in ambiente tradizionale dovranno essere analogamente trasmessi in copia sottoscritta (pdf) 3) CEC PAC (pec proprietaria ) unitamente alla relativa documentazione (DPCM 6/5/2009 prevede l identificazione del richiedente per il rilascio ) 6

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8 Il cambiamento è lento 8

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11 Pec in arrivo Arriva nelle Bozze di Titulus (visibile a menu nella cartella del Dipartimento, a dx) Si stampano i file I file della PEC costituiscono gli allegati Possono costituire il contenuto stesso della mail possono essere pdf possono essere firmati digitalmente (presenza della coccarda rossa controllo con Dike scaricabile gratuitamente) Non serve il protocollo differito in arrivo (equiparabile a raccomandata a/r messaggio di accettazione del gestore messaggio di consegna del gestore di Unipd messaggio di notifica al momento di apertura della PEC 11

12 Chi registra la PEC in arrivo deve prima in Anagrafica aggiungere l indirizzo della PEC del mittente nel campo [e mail certificata] Così se lo ritrova per la risposta con pec in partenza 12

13 I file della PEC Partenza Segnatura.xml trasmette i dati della registratura fra sistemi di protocollo informatico Arrivo segnatura xml contiene i dati della registratura fra sistemi di protocollo informatico daticert.xml contiene le informazioni sulla trasmissione smime.p7s verifica che si tratta proprio di una PEC smime.p7m file firmato digitalmente Se il documento è da protocollare 1. Stampare testo e mail 2. Stampare il file pdf. etc. 3. Stampare il file Smime.p7m (firma digitale) (facoltativo) Stampare tutti i file tranne: Daticert.xml Smime.p7s 3. Apporre il timbro di protocollo sul testo mail o sulla stampa del file pdf (se è l istanza) 4. Apporre il timbro Pec pervenuta il 5. Modifica 13

14 Campo mittente Per conto di: Si copia e si riporta nel campo note Si scrive normalmente il mittente: Ufficio Scolastico Regionale per il Veneto Indovinate chi è il mittente blis00600e@pec.istruzione.it Ecco l importanza della PEC proprietaria o meno Attenzione a descrivere correttamente il mittente Un domani come si cerca? E forse mai si troverà 14

15 Campo oggetto Si presenta così: POSTA CERTIFICATA: richiesta informazioni Fare l analisi del documento e registrare una sintesi chiara ed esaustiva Classificazione: Inserire il titolo e la classe appropriati al contenuto Allegati NON TOCCARLI Non descriverli Non cancellarli li Il sistema li riporta automaticamente nel campo allegati e li numera Registra Protocolla 15

16 Tipologia: documentopec Non cancellare i file per nessun motivo PEC con dati sensibili Protocollo particolare IN ARRIVO Attualmente il documento in arrivo contenente dati sensibili bl puo essere trattato solamente come DOCUMENTO RISERVATO FINO A 31 dicembre anni archivio di deposito 16

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18 Pec proveniente dal protocollo e ricevuta da un altro protocollo 18

19 PEC in arrivo secondo esemplare Stesso trattamento del cartaceo secondo esemplare Timbro "PEC pervenuta al protocollo il..." Annotazione nel primo documento 19

20 PEC con dati sensibili Protocollo particolare IN PARTENZA Si può fare protocollo particolare Ma è preferibile sempre il riservato fino a.. 31 dicembre anni archivio di deposito Il SAD richiede l abilitazione alla visualizzazione del documento riservato 20

21 Istruzioni operative PEC in arrivo riepilogo 1/2 1. Stampare tutti i file allegati su carta vergine, tranne i file Segnatura.xml daticert.xml smime.p7s 2. Apporre il timbro di protocollo e il timbro Pec pervenuta al protocollo il. riportare data PEC che puo essere antecedente alla data di prot. 3. Verificare se il file è stato firmato digitalmente 4. Cliccare su Modifica compare la maschera del protocollo in arrivo 5. Mittente: compare l indirizzo PEC a) copiarlo nel campo note b) inserire il Mittente corretto ricordandosi di aggiornare l anagrafica con l indirizzo PEC nel campo [e mail certificata] 5. Selezionare il mezzo di trasmissione Posta elettronica certificata 6. Descrivere l oggetto 7. Inserire la classificazione 8. gli allegati sono riportati e descritti dal sistema (NON TOCCARLI) 9. Tipologia documentopec (suggerito) Istruzioni operative PEC in arrivo riepilogo 2/2 10. Presenza di dati sensibili: rendere il documento riservato fino a (31/12/ anni archivio di deposito) 11. PEC chearriva da unprotocollo informatico ora si puo modificare il mittente come da istruzioni di cui al punto 5b 12. Nel campo firmatario si specifica documento non firmato digitalmente se manca la firma digitale 13. Registra 14. Protocolla 15. Scanner del documento stampato e timbrato con la registratura 21

22 Invio di un documento tramite PEC Prima di eseguire una registrazione in partenza vanno rispettati due requisiti: 1) Il destinatario deve avere il campo E mail certificata valorizzato con il suo indirizzo PEC. 2) Se non c è, torno a Menu e integro l anagrafica ATTENZIONE a Risposta su una PEC in arrivo se non rispondo via PEC, dopo la registrazione NON clicco sulla bustina se rispondo via PEC, dopo la registrazione clicco sulla bustina Da Titulus non si puo inviare via PEC un documento non protocollato (per il momento) 22

23 Inviare la PEC 23

24 Informazioni specifiche sulla PEC (gestione delle ricevute) I documenti ricevuti/spediti via PEC generano ulteriori file che Titulus gestisce negli spazi immediatamente sottostanti il mittente/destinatario, sono di due tipi: 1. File che attestano l avvenuta ricezione ione dei messaggida parte degli attori coinvolti; 2. File che trasportano i metadati relativi alla registratura di protocollo, al mittente o al destinatario. Partenza Segnatura.xml: trasmette i dati della registratura fra sistemi di protocollo informatico Arrivo segnatura.xml: contiene i dati della registratura fra sistemi di protocollo informatico il file daticert.xml: contiene le informazioni sulla trasmissione Il file smime.p7s verifica che si tratta proprio di una PEC Il file smime.p7m file firmato digitalmente 24

25 Istruzioni operative PEC IN PARTENZA riepilogo 1/3 1) Scegliere il destinatario con PEC 2) Compilare i campi a mezzo di : Posta elettronica certificata e Tipologia : Documentopec (Menu a tendina) 3) Protocollare in partenza 4) Riportare il numero di protocollo sul documento cartaceo 5) Creare il PDF/PDFa del documento 6) Funzione Modifica 7) Associare il file PDF/PDFa 8) Cliccare sulla bustina del destinatario PEC 9) Non si invia il cartaceo al destinatario PEC 25

26 Riepilogo 2/3 Dopo l invio della PEC vietato modificare/sostituire il file associato vietato annullare il documento/registrazione Istruzioni operative Riepilogo 3/3 Piu destinatari 1) tutti con PEC: cliccare su Invio a tutti i destinatari PEC si invia la PEC a tutti 2) più destinatari, uno con PEC e altri senza PEC: cliccaresulla del destinatariocon PEC (così facendo si invia il documento con PEC) mentre agli altri destinatari si dovrà inviare il cartaceo 26

27 Suggerimenti 1. Inserire l indirizzo della vs. PEC istituzionale sulla carta intestata t t dldi del Dipartimento t 2. Comunicare l indirizzo PEC ai vs. utenti 3. Da usare per fini istituzionali (è collegata al protocollo del dipartimento) Altri aspetti gestionali 1. Destinatario della che avvisa l arrivo di una PEC in bozze di Titulus? 2. SAD - soprattutto se la AOO è strutturata in UOR 3. Tutti coloro che vedono Titulus, vedono le bozze 4. Comunicare all Archivio generale di ateneo il nuovo Direttore di dipartimento, dobbiamo aggiornare l Indice delle Pubbliche amministrazioni 5. Sin da giugno ogni dipartimento è dotato della propria PEC istituzionale 27

28 Per le comunicazioni relative alla PEC scrivere esclusivamente a: Grazie per l attenzione e buon lavoro archivio@unipd.it donatella.mazzetto@unipd.it 28