Access. Dalla carta al database

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1 Access Dalla carta al database Gli archivi costituiscono una memoria di lavoro indispensabile per gestire quantità ingenti di informazioni, per ordinare gli elementi utili, metterli in relazione e filtrare i dati che devono essere utilizzati nelle varie circostanze. Prima della diffusione dei sistemi informatici erano gestiti in forma cartacea, con schedari e registri, che permettevano di catalogare e ordinare i dati in base ad un unico criterio di ricerca e rendevano piuttosto disagevole il recupero e l analisi dell informazione. L avvento dei computer nelle gestione degli archivi ha notevolmente migliorato i processi di memorizzazione e recupero dei dati: la creazione di software specifici per la gestione di banche dati, chiamati DBMS (Data Base Management System), ha infatti permesso di unificare in un unico programma applicativi le funzionalità di archiviazione e gestione dei dati. Se all inizio i software per la gestione di database occupavano grande spazio di memoria e risultavano abbastanza complessi da utilizzare, oggi programmi come Microsoft Access uniscono sofisticate funzioni di archiviazione, ricerca e analisi dei dati a un interfaccia amichevole, e consentono un utilizzo versatile adatto alle più svariate esigenze.

2 Il database quindi, permette di creare una memoria digitale vasta e intelligente che può essere utilizzata ai più diversi livelli di complessità: dall archivio per il magazzino di un azienda, dove sono gestite e controllate le giacenze in deposito, al catalogo dei libri che fanno parte della biblioteca di casa. Nozioni di base Il database è un insieme integrato di informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come tabelle, query, maschere e report, per la catalogazione, l ordinamento e la ricerca dei dati. Prima di entrare nel vivo della realizzazione dei database è necessario introdurre i termini più importanti che è indispensabile conoscere per affrontare la gestione dei database. Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti : I campi : un campo è uno spazio nel database che contiene un unità d informazione, come un nome, un numero di telefono, una data. Quando si crea un database è necessario includere un campo per ogni categoria di dati a cui si è interessati. I record : un record è costituito da un insieme di campi riferiti ad un singolo soggetto. In un database che raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono registrate in un record.

3 Le tabelle : una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Più precisamente, ogni riga di una tabella di un database è costituita da un record, ognuno dei quali è suddiviso in vari campi che costituiscono le colonne. I file : un file è un database che contiene una o più tabelle. Access salva i file di database con l estensione MDB, che significa Microsoft DataBase. Il database può essere pensato come una serie di tabelle, ognuna delle quali contiene informazioni omogenee. Access 2000, in particolare, è un database relazionale: questo significa che i dati non sono memorizzati in un unica grande tabella, ma in più tabelle tutte in relazione tra loro, tanto che le informazioni di diverse tabelle possono essere unite ed è possibile eseguire ricerche in più tabelle contemporaneamente. Definizione : Un database relazionale è un database in grado di gestire più tabelle correlate ed estrarre da più informazioni da più tabelle contemporaneamente.

4 All interno del database si possono costruire tabelle che raggruppano record dello stesso tipo: in un archivio per la gestione dei contatti con i clienti, per esempio, tutti i record relativi ai dati anagrafici dei clienti possono essere raggruppati in una tabella Clienti, mentre in una tabella Vendite si possono archiviare le informazioni relative agli acquisti effettuati dai diversi clienti. Attraverso un sistema di relazioni tra dati, inoltre, è possibile combinare informazioni provenienti da ambienti diversi, ordinando l archivio in modo flessibile e rispondente a diverse esigenze di ricerca. Nel database le relazioni sono associazioni tra tabelle stabilite in base a uno o più elementi comuni. Nell ipotesi di avere delle tabelle che hanno in comune il campo del nominativo cliente queste possono essere messi in relazione e combinati secondo strutture diverse. I campi comuni alle diverse tabelle sono definiti campi chiave. Nella tabella con i dati anagrafici dei clienti, per esempio è possibile inserire un campo chiave ID CLIENTE : tutti i record della tabella, quindi, conterranno un campo ID CLIENTE, numerato in modo progressivo, che permette di identificare la categoria di record Cliente, appunto e la posizione del record all interno della categoria, per esempio ID CLIENTE 3. Nella tabella sulle vendite, quindi tra i vari campi di ogni record può essere inserito anche il campo ID Cliente: in questo modo le informazioni sui prodotti possono essere messe in relazione con il record del cliente che ha acquistato quel tipo di prodotto. L ID cliente, in questo caso costituisce una chiave primaria nella tabella sui clienti, in quanto definisce e ordina in modo univoco questo insieme di record, ed è invece una chiave esterna nella tabella sulle vendite, in quanto permette di creare un collegamento tra i record sulle vendite e quelli sui clienti. I campi chiave possono essere definiti elementi di intersezione tra i diversi insiemi di dati, che consentono all utente di creare sottoinsiemi sempre diversi, rispondenti alle proprie esigenze di ricerca e assemblaggio dei dati.

5 Le maschere Le tabelle presentano l elenco completo di tutti i record relativi a uno stesso argomento; questa modalità di visualizzazione, tuttavia, risulta spesso poco leggibile e difficile da gestire. Per facilitare l aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati è possibile creare delle maschere. Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento : ad ogni campo corrisponde un etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l inserimento delle informazioni. La peculiarità di questo strumento, tuttavia, consiste nel fatto che i campi di una maschera possono essere prelevati da più tabelle diverse. Nel database sulla gestione dei clienti, per esempio, attraverso una maschera si può creare un record contenente le informazioni relative agli acquisti effettuati da ogni cliente. In questo modo attraverso la maschera è possibile visualizzare in un unico record quali e quanti prodotti sono stati acquistati da ogni cliente, associando le informazioni provenienti da due tabelle differenti.

6 Le maschere inoltre, permettono di visualizzare le informazioni secondo diverse modalità grafiche e aggiungere immagini, note o commenti ai campi. Nella maschera sugli acquisti del cliente, per esempio, è possibile inserire le foto dei tipi di prodotto acquistati: in questo modo si può rendere più completa la descrizione dell acquisto e utilizzare, per esempio, come nota di fatturazione. Le query Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una query si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati dalle tabelle e organizzarli in modo diverso. Se il database rappresenta il magazzino di una libreria, per esempio, si potrebbe interrogarlo per sapere quanti libri di prezzo compreso tra lire e lire sono disponibili. In database che raccoglie le informazioni sugli inquilini in uno stabile, invece, si potrebbe verificare chi non ha ancora pagato l affitto del mese corrente. La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in relazione le informazioni, filtrando i dati che interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche.

7 I report I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati da una tabella o da una query. In genere i report sono destinati alla stampa: a questo scopo Access offre vari layout preformattati i che possono aiutare a impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace. Moduli e macro Access fornisce anche degli strumenti avanzati che permettono di automatizzare alcune funzioni di ricerca e calcolo sui dati. Le macro, per esempio, permettono di creare e memorizzare procedure automatiche per l utilizzo del programma: in questo modo è possibile semplificare le operazioni che si compiono più di frequente. I moduli, invece, costituiscono delle maschere con funzioni avanzate. Moduli e macro tuttavia, richiedono l implementazione da parte di utenti esperti e risultano utili solo quando è necessario gestire archivi di dati molto complessi che richiedono funzioni personalizzate. Progettare il database Il primo paso per creare un database utile ed efficace è progettarlo in modo accurato e relazionale. Access offre numerosi modelli guidati per la creazione di database: tuttavia è sempre necessario, prima di mettersi a riempire queste strutture preconfezionate, riflettere sulle reali esigenze del proprio database e sulle funzioni a cui esso deve assolvere. È molto importante, infatti, pensare alla struttura del database e definire campi da includere, cioè le categorie da utilizzare per l archiviazione dei dati. Quando si devono scegliere i campi da inserire è meglio introdurre un campo in più (anche con il rischio che si riveli inutile) piuttosto che trascurare un campo che in seguito potrebbe essere necessario; in particolare è meglio evitare di raggruppare dati di tipo diverso in un unico campo.

8 Una volta deciso quali campi includere, bisogna suddividere i campi tra le tabelle. Se si deve creare una database relativo agli ordini di una libreria, per esempio, si potrebbe creare una tabella Prodotti contenente la descrizione dei libri, con l informazione relative al prezzo, l autore, la casa editrice, il genere, ecc. un altra tabella, Dettagli ordini, potrebbe raccogliere i diversi particolari relativi agli ordini, come il prezzo, la quantità ordinata, eventuali sconti ed un campo IDprodotto, che permetta di creare un collegamento tra le due tabelle. L ultimo elemento da considerare in fase di progettazione è la chiave primaria, che permette di identificare in modo univoco ogni record della tabella. Una volta inserite le chiavi primarie è possibile progettare i campi chiave esterna con cui è possibile collegare le varie tabelle. Pianificare le relazioni tra tabelle è il fulcro della strutturazione del database : in base alle relazioni impostate, infatti, è possibile collegare i dati tra loro, effettuare delle ricerche o filtrare i dati in relazione ai più diversi parametri. NB : quando si progettano le tabelle del database è utile seguire alcune semplici regole. Prima di tutto, non ripetere le stessi informazioni in più tabelle: oltre a evitare ridondanze tra i dati, in questo modo non si corre il rischio di creare voci con lo stesso nome che contengano informazioni diverse. Inoltre, bisogna fare attenzione a inserire in ogni tabella informazioni omogenee, così da creare una struttura pulita, che può agevolare l archiviazione e la ricerca delle informazioni. La finestra Database In Access è possibile aprire o creare tabelle, query, maschere, report, macro e moduli attraverso la finestra Database. La finestra Database è la prima finestra che viene visualizzata quando si apre un database. È uno strumento di gestione che permette di controllare i vari elementi del database.

9 Per creare una tabella, una query o una maschera fate clic su uno dei pulsanti del riquadro Oggetti e poi sul pulsante Nuovo. Per aprire uno di questi elementi fate clic sul pulsante Apri. Il pulsante Struttura permette di visualizzare la Struttura, attraverso cui è possibile specificare il layout ed il contenuto della tabella, di una maschera, di un record o di un qualsiasi altro oggetto. Inoltre, facendo clic con il pulsante destro del mouse su uno degli elementi della finestra si apre un menu di scelta rapida che contiene i comandi per aprire, stampare, rinominare o eliminare l elemento.

10 Access considera le varie parti di un database come file. Per esempio, se si apre una tabella e si avvia una query, è necessario salvare la tabella prima di poterla chiudere. Quando si cerca di chiudere una tabella o un altro elemento di un database senza salvare le modifiche, il programma chiede se si vogliono salvare le modifiche apportate. Invece di chiudere una parte del database quando volete lavorare su un altra parte, potete utilizzare il pulsante di riduzione ad icona, così da avere i vari elementi disponibili sullo schermo. NB : quando lavorate all interno di una tabella, di una query, di una maschera o di un report, potete richiamare la finestra Database premendo il tasto F11. La Creazione guidata Database Una volta ideato il progetto, è possibile iniziare a cimentarsi con la costruzione del database. Access offre due opzioni per la costruzione dell archivio: con la Creazione guidata Database oppure partendo da zero. Quando si avvia il programma, infatti, Access visualizza una finestra di dialogo con cui chiede se si vuole aprire un database esistente, crearne uno nuovo oppure utilizzare un modello di database.

11 Selezionando Database vuoto si sceglie di creare dal nulla la struttura del database, senza avvalersi di alcuna griglia predefinita, se invece si sceglie l opzione Progetti pagine e creazione guidata Access si possono utilizzare una serie di modelli preconfezionati per la strutturazione dell archivio. Nella maggior parte dei casi la Creazione guidata Database è il modo più semplice per creare un database. Si tratta di un metodo flessibile che offre numerose opzioni di personalizzazione per adattare la struttura dell archivio alle proprie esigenze. Inoltre se in secondo momento ci si accorge di aver commesso qualche errore o omesso delle informazioni, è sempre possibile modificare la struttura dell archivio, cancellando o inserendo campi, tabelle, oppure modificando le relazioni tra i record. NB : Access richiede di salvare e assegnare un nome al database fin dal momento della sua creazione. Quando si crea un nuovo database è quindi necessario preparare una cartella in cui memorizzare e pensare subito a un nome che possa risultare sufficientemente descrittivo. Nella finestra di apertura di Access, fate clic sulla voce Progetti, pagine e creazione guidata di Access: il programma apre la finestra di dialogo Nuovo, dove sono visualizzati tutti i modelli di database disponibili, per esempio Controllo inventario, Gestione contatti, gestione ordini, Libro mastro. Selezionate il tipo di database che volete utilizzare e fate clic su OK.

12 Le finestre successive della procedura differiscono a seconda del tipo di database scelto: le immagini di queste pagine fanno riferimento al database Gestione contatti. Dopo aver scelto un database, Access visualizza la finestra Salva nuovo database: selezionate l unità in cui volete memorizzare il database e assegnatele un nome, quindi fate clic su Crea. A questo punto appare la finestra di dialogo Creazione guidata database. Access visualizza una finestra di presentazione del database scelto, che offre una sintetica descrizione delle funzioni svolte da quel tipo di archivio; procedendo con il pulsante Avanti, si ottiene una seconda pagina di Creazione guidata, che chiede di specificare i campi da includere nella tabella o nelle tabelle del database. All interno della finestra, infatti, sono presenti due aree: nella parte sinistra sono visualizzate le tabelle previste per il tipo di database scelto, per esempio Contatti, o Chiamate, mentre nella parte destra sono elencati i campi da inserire in ogni tabella. Dopo aver selezionato una tabella, è possibile scegliere quali campi introdurre nel riquadro a destra, facendo clic sulle relative caselle d opzione. Una volta scelte le opzioni che preferite, fate clic su Avanti. La finestra successiva chiede di indicare lo stile di visualizzazione su schermo del database. Potete vedere l aspetto dei modelli disponibili nel riquadro di anteprima.

13 A questo punto Access propone una serie di stili d applicare ai report stampati: scegliete il preferito e fate clic su Avanti. Comparirà l ultima finestra, che permette di inserire un titolo per il database. Il titolo apparirà nei report stampati. NB: è possibile inserire un immagine, per esempio il logo aziendale, in tutti i report, facendo clic nella casella Includi un immagine e quindi sul pulsante Immagine. L immagine sarà visualizzata nell angolo superiore sinistro dei report. Concluse tutte le operazioni delle Creazione guidata, Access chiede di aprire direttamente il database per iniziare a inserire i dati: se si vuole chiudere l archivio per compilarlo in un secondo momento è necessario deselezionare la casella d opzione Apri database. Crea un database vuoto Se i modelli presentati da Access non corrispondono alle proprie esigenze, è possibile creare il proprio database da un modello vuoto. Se Access è appena stato avviato, selezionate l opzione Database vuoto dalla finestra di dialogo Microsoft Access e fate clic su OK. Se invece il programma è già stato aperto, fate clic sul pulsante Nuovo: apparirà la finestra Generale, in cui dovete fare clic sull icona Database vuoto.

14 Come nella procedura della Creazione guidata, Access visualizza la finestra per il salvataggio dei file: una volta digitato un nome per l archivio e scelta l unità in cui memorizzarlo è possibile iniziare a lavorare, facendo clic sul pulsante Crea. Per la creazione dell archivio, Access mette a disposizione la finestra Database: è la cabina di comando del database, dalla quale è possibile gestire gli elementi dell archivio e supervisionare i lavori in corso. Access, inoltre, presenta la modalità di creazione delle tabelle, le fondamenta su cui sarà ostruito il nuovo database. Le tabelle Il primo passo nella creazione di un database consiste nella creazione delle tabelle. Nelle prossime pagine vedremo come fare per realizzare una nuova tabella, come creare le relazioni che permettono di lavorare su più tabelle contemporaneamente, come modificare l aspetto di una tabella e come inserire i dati.

15 Creare una nuova tabella Access offre tre opzioni per creare una tabella di database. Il pulsante Crea una tabella in visualizzazione Struttura consente di costruire la nuova tabella definendo autonomamente le categorie dei singoli campi. Il pulsante Crea una tabella mediante una creazione guidata permette di utilizzare modelli di tabelle precostituiti per archiviare i dati, nei quali sono già presenti categorie di catalogazione da associare ai campi. Con il pulsante Crea una tabella mediante l immissione di dati è possibile inserire direttamente i dati nella tabella senza prevedere un nome specifico da assegnare a ogni campo. Per selezionare una delle opzioni fate doppio clic sull icona corrispondente. Vediamo insieme la procedura Crea una tabella in visualizzazione Struttura, che fornisce grande libertà nella progettazione e rifinitura delle tabelle. Quando si fa clic su questo pulsante Access apre la finestra per la creazione della tabella, nella quale è possibile definire i campi che costituiscono la nuova unità d archiviazione. Per attribuire un nome al primo campo della tabella posizionatevi nella prima casella della colonna Nome campo e digitate il nome per la categoria. Se immaginiamo di costruire un database che raccolga i film posseduti da una videoteca, per esempio, il primo potrebbe chiamarsi Titolo.

16 NB : Ricordate che in questa fase di lavoro state creando le etichette per i dati, e non i dati stessi: non dovete quindi riempire le celle del campo Nome campo con i dati da archiviare A questo punto è necessario associare al campo una descrizione del tipo di informazione che sono contenute al suo interno, in modo da rendere più facile la ricerca e la catalogazione dei dati. Se vi posizionate con il puntatore nella casella Tipo dati, infatti, compare a lato della cella una freccia che permette di aprire un menu a discesa: il menu contiene i diversi tipi di dati che è possibile inserire nella tabella. Il campo di tipo Testo, quello predefinito, indica che è possibile inserire nei campi informazioni testuali; se invece avete bisogno di inserire un valore numerico, una valuta o un altro tipo di dati, potete selezionare tra quelli offerti da Access. NB : se avete bisogno di aiuto per creare un nuovo campo, potete chiedere assistenza ad Access: fate clic con il pulsante destro del mouse nella casella in cui volete inserire un nuovo nome di campo e premete il tasto destro del mouse, quindi scegliete la voce Genera dal menu di scelta rapida che si aprirà. Access visualizza la finestra di dialogo Generatore di campi. Selezionate il pulsante Ambito professionale o Ambito privato per scegliere la categoria di campi e quindi, nella casella Tabelle di esempio fate clic sulla tabella più simile e quella che volete creare; nella casella Campi di esempio appariranno dei nomi di campo: selezionatene uno e premete il pulsante OK.

17 NB : Quando si crea un campo Access chiede di definire il tipo di dati che dovranno essere inseriti. Il campo di tipo Testo è utile per la memorizzazione di semplice testo, o di numeri che non devono essere calcolati (per esempio i numeri telefonici). Per inserire brani più lunghi è preferibile il tipo Memo, mentre se si devono memorizzare più pagine, con una formattazione particolare (così come fogli di lavoro o immagini) si può utilizzare il tipo Oggetto OLE. Il tipo Numerico serve per memorizzare numeri da impiegare in un calcolo; il tipo Valuta per le somme valutarie. Il tipo Data/ora, come dice il nome, è dedicato alla memorizzazione di date e ore: per selezionare la formattazione di date e ore si può fare clic nella casella Formato del riquadro Proprietà campo della finestra di dialogo e scegliere uno dei formati disponibili facendo clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso. Il tipo Contatore permette di inserire numeri in sequenza ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla tabella (per esempio, al primo record corrisponde il numero 1, al secondo record il numero 2 e così via). Ogni numero può essere utilizzato una sola volta in questo campo, per questo il campo Contatore si può impostare come chiave primaria. Si/No è utile per la memorizzazione di dati che fanno riferimento a due valori o stati, per esempio Si/No, Vero/Falso, Accettato/Respinto, e così via. Quando si sceglie questo tipo di dati, nel campo viene visualizzata una casella: si deve selezionare la casella per indicare l opzione Si/Vero/Accetto e così via, mentre si deve lasciare la casella vuota per indicare l opzione negativa (come No/Falso/Respinto Ecc.). Il tipo Collegamento ipertestuale deve essere utilizzato per la creazione di collegamenti ipertestuali, mentre Creazione guidata Ricerche è utile per la ricerca di valori trattati da un altra tabella del database; quando si seleziona questo tipo di dati, infatti, si avvia la Creazione guidata Ricerca, che consente di indicare la tabella dalla quale prelevare il valore. Una volta definiti i dati per il primo campo della tabella, potete passare a quello successivo posizionandovi con il cursore del mouse nella seconda cella della colonna Nome campo e digitando il nome per la seconda categoria: procedete in questo modo per impostare tutti i campi che volete utilizzare nella vostra tabella, per esempio Titolo, Anno, registra, Attore protagonista, Attrice Protagonista, ecc.

18 Per completare la tabella è importante inserire una chiave primaria, indispensabile per creare relazioni tra le tabelle; attraverso la chiave primaria, infatti, Access può identificare ogni record in modo univoco. Il campo scelto come chiave primaria deve quindi essere un campo in cui ogni record presenta un valore diverso; di solito a questo scopo si utilizzano valori quali il codice fiscale, il numero di fattura, ecc. se nessuno dei campi presenti nella tabella del database può essere utilizzato come chiave primaria, è possibile scegliere una combinazione di campi, oppure creare un campo di tipo Contatore e utilizzarlo come chiave primaria. Per scegliere la chiave primaria della tabella potete selezionare il campo o i campi facendo clic sul pulsante che si trova alla loro sinistra (per selezionare più campi basta mantenere premuto il tasto CTRL mentre si fa clic sul pulsante) e scegliere il comando Chiave primaria dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse. A lato del campo o dei campi scelti comparirà una piccola chiave. NB : Se non si è provveduto inserire un campo ID (per la chiave primaria) mentre si definiscono i campi, alla chiusura della finestra Tabelle Access provvede a segnalarlo, chiedendo se deve inserire automaticamente un campo Id Contatore per l identificazione dei record. A questo punto potete chiudere la finestra Tabella selezionando il pulsante di chiusura della finestra. Access chiederà di salvare la struttura creata all interno del database e di attribuire alla tabella un nome, per esempio Film

19 Aprire le tabelle Quando si fa clic sul pulsante Tabelle della finestra Database si visualizzano le tabelle contenute nel database. Per aprire una tabella si deve selezionarla con un clic del mouse e quindi fare clic sul pulsante Apri o Struttura. Il pulsante Apri permette di aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati, una modalità che consente la visualizzazione, l inserimento o l eliminazione dei record. Con il pulsante Struttura, invece, è possibile aprire la tabella in visualizzazione Struttura, una modalità utile per cambiare la struttura della tabella, aggiungendo o eliminando i campi oppure modificando le impostazioni. Per cambiare la modalità di visualizzazione di una tabella potete selezionare il comando Visualizzazione Foglio dati o il comando Visualizzazione struttura del menu Visualizza. NB : Se si apre un database con la creazione guidata, al posto della finestra Database sarà visualizzata la finestra Pannello comandi. Si tratta di un sistema di menu che può essere utilizzato per svolgere attività come l inserimento e la modifica dei dati. Potete chiudere questa finestra facendo clic sul pulsante di chiusura e visualizzare la finestra Database premendo il tasto F11.

20 Modificare le tabelle Spesso è necessario modificare la struttura delle tabelle del database, spostando o eliminando alcuni elementi, creando nuovi campi oppure assegnando ai campi un nome diverso. Per modificare una tabella esistente è consigliabile lavorare in modalità di visualizzazione Struttura. Se vi siete resi conto che un campo dovrebbe apparire in un altro punto della tabella, potete spostarlo in questo modo : Selezionatelo facendo clic sulla casella che si trova alla sua sinistra, in modo che il campo venga evidenziato, quindi trascinate il campo verso il basso o verso l alto utilizzando il piccolo pulsante che si trova alla sua sinistra. Durante il trascinamento tra i campi appare una linea grigia che indica la nuova posizione del campo. Per inserire un nuovo campo all interno della tabella, fate clic sul campo del quale volete inserire il nuovo elemento e selezionate il comando Inserisci/righe, oppure fate clic sul pulsante omonimo, sulla barra degli strumenti Struttura tabella. In questo modo viene inserita una nuova riga, in cui devono essere introdotte le indicazioni per il nuovo campo creato, il nome, il tipo di dati, una eventuale descrizione. Invece di creare un nuovo campo può essere utile copiare un campo già esistente, con tutte le sue impostazioni. Per copiare un campo selezionatelo e premete la combinazione di tasti CTRL+C oppure fate clic con il pulsante destro del mouse e scegliete l opzione Copia dal menu di scelta rapida; quindi fate clic sul campo corrispondente alla posizione in cui volete inserire la copia e premete CTRL+V oppure scegliete Incolla dal menu di scelta rapida.

21 NB : se modificate il nome di un campo creato con la creazione guidata Tabelle o con lo strumento Generatore di campi, la modifica del nome non appare nelle visualizzazione del foglio dati. Per fare si che la modifica appaia anche in questa visualizzazione è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della colonna, scegliere l opzione Rinomina colonna dal menu di scelta rapida e quindi inserire il nuovo nome. Per cancellare un campo, infine, è sufficiente selezionare e fare clic sul pulsante Elimina riga, posto sulla barra degli strumenti Struttura tabella. Tuttavia prima di eliminare un campo è consigliabile riflettere, perché dopo l eliminazione tutti i record del database perderanno le informazioni contenute nel campo. Se volete compiere modifiche più drastiche e decidere di cancellare tutta la tabella, dovete selezionarla e fare clic sul pulsante Elimina. In questo modo la tabella, con tutti i dati archiviati all interno, sarà eliminata dal database. Creare le relazioni fra le tabelle Poiché Access permette di creare database relazionali, è importante che i dati siano suddivisi tra più tabelle e, soprattutto, che le tabelle siano collegate in modo opportuno. Le relazioni, infatti, permettono di utilizzare in una tabella i dati contenuti in un altra e creare maschere, query o report che fanno riferimento a più tabelle contemporaneamente.

22 Se il database viene costruito con la relazione guidata, il programma provvede anche a organizzare le relazioni tra le tabelle: le relazioni esistenti tra le tabelle di un database precostituito possono essere visualizzate utilizzando il comando Relazioni del menu Strumenti oppure facendo clic sul pulsante Relazioni della finestra Database, che permettono di aprire la finestra Relazioni, in cui si trova una rappresentazione grafica del sistema di relazioni tra le tabelle del database. NB : le relazioni tra i campi delle tabelle possono essere di vario tipo: il collegamento tra i vari diversi elementi dell archivio, infatti, può articolarsi in modo complesso e comportare uno o più intrecci. Il tipo di relazione più semplice è la relazione uno-a-uno, dove ogni record di una tabella, per esempio il record sui dati anagrafici di un cliente, è associato a un solo record di un altra tabella, per esempio la tabella con le indicazioni sul suo conto bancario. Questo tipo di relazione collega tra loro informazioni omogenee e per questo non è molto utilizzato: serve soprattutto per suddividere i campi di una tabella troppo grande in tabelle di dimensioni più piccole, in modo da gestirle più facilmente. Questo tipo di relazione viene visualizzato con una linea in cui ad ogni estremità c è il numero 1.

23 La relazione più comune fra due elementi dell archivio, invece, è la relazione uno-a-molti, in cui un record di una tabella A si collega a molti record della tabella B, ma i record della tabella B si collegano ad un sol record della tabella A. un esempio di questo tipo di relazione si trova nell archivio Inventario: nella tabella Fornitori, infatti sono elencati i record relativi ai singoli commercianti che forniscono prodotti all ingrosso alla ditta, mentre nella tabella Prodotti sono presenti tutti i prodotti procurati da ogni fornitore. In questo caso, ogni fornitore può vendere più prodotti, ma ogni prodotti, ma ogni prodotto acquistato proviene da un solo fornitore. Questo tipo di relazione viene illustrato con una linea che riporta il numero 1 da un lato e il simbolo dall altro. Le cose si complicano con una relazione molti-a-molti, in cui più record di una tabella, per esempio la tabella Vendite, sono collegati a diversi record di un altra tabella, per esempio Clienti: ogni prodotto, infatti, può avere più clienti e ogni cliente può acquistare più prodotti. La relazione molti-a-molti si serve di una terza tabella,chiamata tabella di congiunzione, per realizzare l intersezione tra i dati. Nella tabella Clienti, ogni record con le informazioni sul cliente è collegato a più record della tabella Vendite, dove sono presenti tutte le unità di prodotto vendute. Le due tabelle, quindi, sono collegate da una relazione uno-a-molti: ogni cliente è collegato a più prodotti acquistati, dello stesso tipo o di tipo diverso. Una terza tabella, Prodotti, serve per catalogare le tipologie dei prodotti in vendita. Anche questa tabella è collegata alla tabella Vendite da una relazione uno-a-molti: ogni tipo di prodotto può essere venduto in più unità, ma ogni unità appartiene a una sola categoria di catalogazione. La tabella Vendite, quindi, costituisce la tabella di congiunzione che permette di mettere in relazione la due tabelle Clienti e Prodotti: essa infatti contiene due campi chiave esterna IDCliente e IDProdotti la cui combinazione permette di identificare in modo univoco ogni unità venduta, in base al tipo di prodotto e al cliente che la ha acquistata. Se il database viene prodotto personalmente è necessario definire in modo autonomo le relazioni tra le tabelle. Per creare le relazioni fra le tabelle occorre visualizzare le tabelle nella finestra Relazioni: prima di tutto è necessario chiudere le finestre aperte, quindi fare clic sul pulsante Relazioni della finestra Database.

24 Apparirà la finestra Relazioni e insieme a essa sarà visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella (se questa non appare fare clic sul pulsante Mostra tabella). La finestra di dialogo Mostra tabella permette di selezionare le tabelle fra cui creare le relazioni: nella scheda Tabella si deve selezionare il nome della tabella e quindi fare clic sul pulsante Aggiungi: in questo modo tutte le tabelle selezionate saranno inserite nella finestra Relazioni. Dopo avere scelto le tabelle da visualizzare, chiudete la finestra Mostra tabella facendo clic sul pulsante Chiudi. Nella finestra Relazioni appariranno le tabelle selezionate. Per creare una relazione dovete posizionarvi con il cursore del mouse nella prima tabella da collegare, selezionare il campo chiave che volete utilizzare per il collegamento, quindi, tenendo premuto il mouse, trascinare il campo all interno della seconda tabella da collegare. Mentre si trascina il campo nella seconda tabella, il puntatore si trasforma in un rettangolo. Si può partire da qualunque tabella, in quanto è possibile trascinare il campo di una tabella all altra in qualsiasi direzione. Quando si rilasci il puntatore del mouse Access apre la finestra Modifica relazioni, che permette di creare (o modificare) le relazioni tra tabelle esistenti. Nella finestra, infatti sono presenti due riquadri: nella riquadro Tabella/query si trovano i campi della tabella primaria, da cui si fa partire il collegamento, nel riquadro Tabella/query correlata, invece, sono visualizzati i campi della tabella che si vuole collegare.

25 Selezionate dai due riquadri i campi che volete mettere in relazione e fate clic sul pulsante Crea. In questo modo Access crea una nuova relazione tra i dati, rappresentata da una linea che collega le due tabelle, che apparirà nella finestra Relazioni. Dopo aver definito le relazioni esistenti tra le tabelle e aver chiuso la finestra Relazioni, Access chiede se si desidera salvare le modifiche al layout della finestra. Le relazioni sono già state salvate (vengono salvate quando si fa clic sul pulsante Crea della finestra di dialogo Relazione); con questa richiesta il programma chiede se deve salvare la posizione delle tabelle in modo che quando si richiamerà di nuovo la finestra Relazioni esse si trovino nella stessa posizione. Non è possibile creare relazioni tra i campi che non appartengono allo steso tipo, per esempio un campo numerico e un campo testo. In genere le relazioni collegano i campi della tabella che hanno lo stesso nome e spesso utilizzano la chiave primaria delle tabelle.

26 Modificare le relazioni Se volete modificare le relazioni esistenti tra le tabelle del database, fate clic con il pulsante destro del mouse sul collegamento che appare nella finestra Relazioni: Access apre un menu di scelta rapida con il quale si può cancellare la relazione esistente o modificarla. Scegliendo dal menu la voce Modifica si apre la finestra Modifica relazioni, con la quale è possibile cambiare i campi o la modalità di collegamento fra le tabelle. Se invece si seleziona l opzione Elimina, s interrompe la relazione tra le tabelle. NB : se quando fate clic sulla linea che collega le due tabelle compare un menu di scelta rapida contenente opzioni per la visualizzazione delle tabelle, riprovate: significa che il puntatore del vostro mouse non si trova esattamente sulla linea di collegamento delle due tabelle. Inserire i dati nelle tabelle Una volta costruite le tabelle previste per il proprio database, e definite le relazioni esistenti tra le tabelle, è possibile incominciare ad inserire i dati. Per inserire i dati aprite la tabelle in Visualizzazione Foglio dati, selezionando Apri dalla finestra Database, fate clic su un campo e incominciate a digitare. Potete spostarvi da un campo all altro utilizzando il tasto TAB, i tasti Freccia oppure il tasto INVIO: il cursore si porterà sulla riga successiva nella quale è possibile inserire un nuovo record.

27 NB : Access permette di inserire i dati nella tabella anche utilizzando una maschera per l inserimento dei dati, in modo da lavorare su un unico record alla volta. Ne parleremo più avanti. Dopo aver inserito il primo carattere in un nuovo record, nel pulsante alla sua sinistra apparirà l immagine di una matita che indica il punto in cui si stanno inserendo i dati. Nel frattempo Access inserisce in fondo alla tabella una nuova riga vuota contrassegnata da un asterisco. Se si continua l inserimento in tempi successivi, è possibile accedere all ultimo record facendo clic sul pulsante Nuovo record, oppure sfogliare la tabella fino a raggiungere la fine. Il numero di record contenuti nella tabella e il record su cui si trova il cursore vengono visualizzati nella parte inferiore della finestra. Mentre si inseriscono i dati nella tabella, è possibile visualizzare anche i record collegati a quello selezionato: la prima cella di ogni record, infatti, contiene un indicatore si espansione contrassegnato dal segno + che permette di accedere a un foglio dati secondario. Se la tabella presenta relazioni con altre tabella, selezionare il segno + si apre la tabella secondaria contenete i campi correlati.

28 In questo modo, mentre si compila una tabella, è possibile inserire anche i dati relativi alle informazioni correlate, utilizzando un unica finestra di lavoro per visualizzare tutte le informazioni utili sull oggetto che si sta archiviando. Per richiudere la tabella correlata è necessario selezionare di nuovo il pulsante di espansione, che presenterà il segno - : in questo modo la tabella secondaria si richiude ed è possibile lavorare solo sulla tabella principale. Access consente di memorizzare nelle tabelle del database anche note piuttosto lunghe. L inserimento di un testo esteso nel Foglio dati è però molto difficoltoso. Per inserire una nota in un campo di tipo memo portare il cursore nel campo e premete la combinazione di tasti MAIUSC+F2: apparirà la finestra di dialogo Zoom, in cui è possibile inserire il contenuto della nota. Dopo aver inserito la nota fate clic su OK. Nel foglio dati appariranno soltanto le prime parole della nota: per visualizzare il testo intero è necessario portare il cursore sul campo di tipo memo premendo la combinazione MAIUSC+F12. Quando la tabelle è composta da molti campi può capitare di perdersi e dimenticare i dati che si stanno immettendo: se si sta visualizzando la decima colonna, per esempio, non si riescono a vedere i primi campi, dove, di solito, si trovano il nome della persona o dell oggetto a cui fa riferimento il record. Può quindi essere utile bloccare alcune colonne, in modo che siano visibili nel foglio dati. Per bloccare una o più colonne selezionatele facendo clic sul titolo (per selezionarne più di una fate clic sulla prima tenendo premuto il tasto MAIUSC e poi fate clic sull ultima del gruppo) e scegliete il comando Blocca colonne dal menu Formato. In questo modo le colonne selezionate manterranno sempre la stessa posizione, indipendentemente dai movimenti che si compiono all interno del database.

29 Per sbloccare è sufficiente scegliere Formato/Sblocca tutte le colonne. Una volta inseriti, i dati possono essere facilmente modificati: fate clic nel campo in cui i dati devono essere modificati e quindi cancellate o inserite i nuovi caratteri. Per sostituire completamente il contenuto di un campo selezionatelo e iniziate a scrivere. I dati precedenti saranno immediatamente cancellati e sostituiti dai nuovi dati. Se invece volete cancellare un intero record, selezionatelo e quindi fate clic sul pulsante Elimina record. NB : Se il record che si sta eliminando è in relazione con i record di un altra tabella, la sua eliminazione cancella anche i record contenuti nell altra tabella. Per segnalare questo fatto, Access mostra una finestra di dialogo che avverte di non procedere nella cancellazione del record. In questo caso è consigliabile selezionare il pulsante No di questa finestra di dialogo e quindi visualizzare la relazione esistente fra le due tabelle del proprio database, in modo da valutare se eliminare o meno il record. Dare un aspetto più vivace al foglio dati Access permette di personalizzare l aspetto del foglio dati modificando il tipo di carattere del testo oppure cambiando gli effetti delle cartelle, cioè la visualizzazione e il colore delle griglie e il colore dello sfondo. Per cambiare il tipo di carattere utilizzato selezionate il comando Carattere dal menu Formato: si aprirà la finestra di dialogo Carattere, che permette di scegliere un font, cambiare la dimensione dei caratteri, lo stile e il colore del testo. Se invece volete modificare l aspetto generale del foglio dati utilizzate il comando Formato/Foglio dati : Access aprirà la finestra di dialogo Formattazione foglio dati.

30 In tale finestra è possibile variare le opzioni relative alla griglia del foglio, alle celle e ai colori di sfondo. È possibile provare alcune delle opzioni disponibili e verificarne l effetto nel riquadro Esempio delle finestra. Un altro modo, molto rapido, per cambiare l aspetto del foglio dati consiste nell utilizzare i pulsanti Colore riempimento/sfondo, Colore carattere/primo piano, Colore linea/bordo, Griglia e Aspetto che si trovano sulla barra degli strumenti Formattazione Se invece avete bisogno di modificare la larghezza delle colonne dovete portare il puntatore del mouse sul lato destro dell intestazione di una colonna (la colonna grigia con il nome del campo che viene visualizzata nella parte superiore della colonna) e, quando si trasforma in una freccia a due punte, fate clic e trascinate il bordo della colonna, in modo da aumentare o ridurre la larghezza, per modificare l altezza delle righe precedete in modo analogo, portando il puntatore nello spazio che separa le caselle che si trovano sul lato sinistro del foglio dati. NB : provate a fare doppio clic sul lato destro dell intestazione della colonna: in questo modo la larghezza della colonna sarà regolata sulla base del suo contenuto (titoli e dati)

31 Per cambiare l ordine delle colonne di un foglio dati è sufficiente trascinare l intestazione in un altro punto: fate clic sull intestazione della colonna, in modo da selezionare l intera colonna, e trascinatela verso sinistra o verso destra. Durante il trascinamento sarà visualizzata una barra nera che rappresenta la nuova posizione della colonna: quando questa barra raggiunge la posizione desiderata, rilasciate il pulsante del mouse. NB : L operazione di spostamento delle colonne in visualizzazione Foglio dati modifica soltanto l aspetto del foglio. Se volete modificare l ordine delle colonne in modo definitivo dovete spostarle lavorando in visualizzazione Struttura. Stampare le tabelle Stampare le tabelle è un operazione molto semplice dopo aver aperto la tabella in visualizzazione Foglio dati, selezionate il comando File dal menu Stampa oppure CTRL+P: si aprirà la finestra di dialogo Stampa. Selezionate una delle opzioni nel riquadro Intervallo stampa e fare clic su OK: Record selezionato/i : permette di stampare uno o più record selezionati; Tutto : se si fa clic su questo pulsante è possibile stampare tutti i record della tabella; Pagine : permette di specificare un intervallo di record da stampare. Inserite i numeri dei record nelle caselle Da e A. Per vedere l aspetto dei record in stampa potete utilizzare il pulsante Anteprima di stampa.

32 Maschere Oltre alla visualizzazione Foglio dati, per visualizzare ed immettere dati in una tabella è possibile utilizzare le maschere. Le maschere di Access sono simili a moduli cartacei: ad ogni campo corrisponde un etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l inserimento delle informazioni. Quando si inseriscono dati in una maschera, i dati sono in realtà introdotti nella tabella o nelle tabelle che supportano la maschera; se invece si utilizza una maschera per visualizzare delle informazioni, esse vengono tratte da una o più tabelle del database. Una maschera, infatti, può essere associata a più tabelle (e quindi riunire campi e i dati provenienti da varie tabelle). Le voci di una maschera si chiamano controlli; quando si crea una maschera è possibile inserire anche altri controlli, per esempio pulsanti che consentono si aprire un altra maschera.

33 Creare una maschera Se avete creato il database utilizzando la creazione guidata Database, è probabile che Access abbia già creato una o più maschere per il database. Se il database è stato creato personalmente, invece, è necessario impostare in modo autonomo anche le maschere. Prima di creare una maschera dovete fare clic sul pulsante Maschere delle finestra Database, in modo da visualizzare la scheda Maschere. A questo puntatore clic sul pulsante Nuovo: apparirà la finestra Nuova maschera, in cui sono elencati i metodi disponibili per creare nuove maschere. Vediamo i principali : Visualizzazione struttura : premette di visualizzare la maschera da soli, una voce alla volta. Creazione guidata Maschera : crea la maschera automaticamente, chiedendo soltanto informazioni sui campi da includere. Maschera standard: a colonne : consente di creare una maschera in cui le caselle di testo e gli altri controlli sono allineati uno sotto l altro. Maschera standard: tabulare : in questa maschera le caselle di testo e gli altri controlli appaiono in formato tabella. Maschera standard: foglio dati : permette di creare una maschera che ha lo stesso aspetto di un foglio dati

34 Per creare una maschera con la creazione guidata selezionate l opzione Creazione guidata Maschera nella finestra di dialogo Nuova maschera e fate clic su OK: Access apre la prima finestra di dialogo della creazione guidata, che permette di scegliere dalle tabelle disponibili i campi da inserire nella maschera. Il riquadro Tabelle/query, infatti, contiene tutte le tabelle presenti nel database: una volta scelta la tabella dalla quale volete prelevare i campi per la maschera, selezionate i singoli campi nella finestra Campi disponibili e fate clic sul pulsante freccia a destra per inserire il campo nella casella Campi selezionati. Se volete inserire tutti i campi, fate clic sul pulsante con le due frecce rivolte a destra. I pulsanti contrassegnati da una freccia verso sinistra, invece, permettono di tornare indietro, eliminando dalla maschera uno o tutti i campi inseriti. Fate clic sul pulsante Avanti. Se avete deciso di includere campi tratti da più tabelle, apparirà una finestra di dialogo che chiede di indicare il modo in cui devono essere visualizzati i dati: i campi trattati dalla tabella che si seleziona sul lato sinistro della finestra appariranno nella parte superiore della maschera. Per quanto riguarda i campi delle tabelle secondarie, essi possono essere inseriti nella parte inferiore della maschera (selezionando l opzione Maschere con sottomaschere), oppure in una maschera collegata che si aprirà tramite un pulsante inserito nella maschera principale (selezionando l opzione Maschere collegate).

35 Se invece la maschera è associata a una sola tabella, il programma aprirà direttamente la finestra per la scelta del layout, in cui si deve selezionare il formato della maschera: a colonna, tabellare, a foglio dati o giustificato. La finestra successiva chiede di definire lo stile da utilizzare per la visualizzazione della maschera: nel riquadro a sinistra della finestra si può vedere l anteprima delle opzioni grafiche selezionate. L ultima finestra della creazione guidata permette di definire un nome per la maschera e quindi aprire direttamente la struttura per incominciare ad inserire i dati.

36 Un metodo molto immediato per la creazione di una maschera è l utilizzo di una delle opzioni Maschera standard. Selezionate la tabella che dovete costruire la base delle maschere e fate clic su una delle opzioni di maschera standard: Access crea la nuova maschera, che conterrà una casella di testo, una casella di controllo o un elenco a discesa per ogni campo della tabella. Maschera standard: formato colonne Maschera standard: formato foglio dati Maschera standard: formato tabulare NB : È possibile creare una maschera standard a colonne anche a partire dalla scheda Tabella delle finestra Database: fata clic sulla tabella per cui volete creare una maschera e selezionate il comando Maschera standard dal menu Inserisci, oppure fate clic sulla freccia che si trova a lato del pulsante Nuovo oggetto della barra degli strumenti Database e scegliete l opzione Maschera standard.

37 Inserire i dati nelle maschere Terminata la procedura di creazione, Access apre la nuova maschera. Per aprire la maschera successivamente è necessario richiamare la scheda Maschere della finestra Database e fare doppio clic sulla maschera desiderata, oppure fare clic sulla maschera e poi sul pulsante Apri. Per inserire i dati nella maschera fate clic sul pulsante Nuovo record che si trova sulla barra degli strumenti oppure tra i pulsanti di spostamento nella parte inferiore della maschera: verrà visualizzata una nuova maschera vuota. A questo punto è possibile inserire i dati nei campi. Dopo aver riempito un campo potete spostarvi in quello successivo con i tasti TAB o INVIO o i tasti freccia. Arrivati all ultimo campo, premete di nuovo il tasto TAB o INVIO: i dati saranno salvati su disco e sullo schermo apparirà una nuova maschera vuota. Spesso accede che i dati di un record siano simili a quelli contenuti in un altro record. In questo caso può essere utile copiare un record e procedere poi alle modifiche. Visualizzate i record da copiare a fate clic sulla barra verticale che si trova sul lato sinistro della maschera: in questo modo si selezionano tutti i dati del record. A questo punto selezionate Modifica/Copia oppure utilizzate la combinazione CTRL+C, quindi fate clic sul pulsante Nuovo record e selezionate la barra verticale che si trova sul lato sinistro della maschera vuota. Per incollare i dati scegliete Modifica/incolla oppure la combinazione CTRL+V : nel nuovo record saranno copiati tutti i campi del record di origine, ad eccezione della chiave primaria, che potete modificare nel modo desiderato.