GESTIONE E DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO DIGITALE. Adiuto & Aldebra

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Evangelista Brunelli
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1 GESTIONE E DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO DIGITALE Adiuto & Aldebra

2 Valentino Lentino TOTAL DOCUMENT MANAGEMENT

3 L ecosistema del documento Printing avanzato Ricoh Nashuatec Archiviazione Elettronica ALDEBRA T.D.M. Archiviazione Sostitutiva Firma Sostitutiva Firma Grafo Metrica

4 Printing avanzato Ricoh Nashuatec L evoluzione della multifunzione Punto di accesso alla gestione documentale: fisico e elettronico Gestione dei costi di stampa e di manutenzione programmata Personalizzazione dei pannelli delle unità per una migliore integrazione con l organizzazione e il sistema informativo

stampa e di manutenzione programmata Personalizzazione dei pannelli delle

5 Printing avanzato Ricoh Nashuatec Alcune Soluzioni SW distintive Equitrac Solutions: gestione, efficienza e sicurezza per i flussi di stampa Globalscan: migliorare i processi di distribuzione dei documenti con la scansione di nuova generazione Print&Share: risparmio fino al 90% del tempo necessario per la personalizzazione e la distribuzione dei documenti a destinazioni multiple.

distribuzione dei documenti con la scansione di nuova generazione Print&Share: risparmio fino

6 Aldebra for you Partner di primo livello con Ricoh Sviluppo di soluzioni personalizzate e su misura per le esigenze del cliente Integrazione con processi e procedure aziendali pre-esistenti

8 Alcune domande su cui riflettere Lei sa quanto le costa oggi la gestione dei suoi documenti? Quanto tempo spende al giorno alla ricerca/organizzazione dei suoi documenti? Quando deve cercare un documento correlato ad una fattura (DDT, ordine, offerta, conferma d ordine, ecc.), cosa deve fare? Di chi ha bisogno? Quante volte le è successo di non trovare più dei documenti o di trovarli fuori posto? Oppure trovare più versioni dello stesso documento? Quali sono state le conseguenze? Quanto spazio dedica all archivio dei documenti fiscali nella sua azienda? Avete metodi comuni in azienda per organizzare gli archivi e distribuire i documenti? Durante i controlli fiscali, quanto tempo e persone impegnate? Come vede l organizzazione ideale dei suoi documenti?

Quante volte le è successo di non trovare più dei documenti o di trovarli fuori posto? Oppure trovare più versioni dello stesso documento? Quali sono state le conseguenze?

9 Il consumo di carta in Italia Alcuni dati ~ 1,2 milioni di tonnellate di carta consumate negli uffici (Fonte Censis-CNR) pari a ca 240 milioni di pagine (Fonte Censis-CNR) Crescita consumo carta dal 1991 al 2000: +41% (fonte FAO) Crescita consumo di carta prevista : +31% (fonte FAO) 10% della carta è utilizzata a scopi editoriali/lunga durata (fonte FAO) 90% viene utilizzata solo una volta ed eliminata (fonte FAO) Ma il digitale non doveva ridurre la carta? la capacità di cercare e disporre delle informazioni è di gran lunga inferiore alla capacità di generarle

(fonte FAO) 10% della carta è utilizzata a scopi editoriali/lunga durata (fonte FAO) 90% viene utilizzata solo una volta ed eliminata (fonte

10 Vantaggi evidenti Archiviazione Digitale Organizzazione univoca e comune dei documenti La proprietà del documento passa dal dipendente all azienda!! Riduzione dei tempi e dei costi nelle ricerche Controllo della documentazione senza perdite di informazioni Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto Conservazione Sostitutiva Legale Spazio: eliminazione dei costi di affitto o degli spazi per la conservazione della carta Riduzione dei costi di archiviazione cartacea Riduzione delle tempistiche nei controlli fiscali Workflow Tempi certi e monitorati nei processi approvativi legati ai documenti Controllo completo sullo stato di avanzamento del processo

altre attività a maggior valore aggiunto Conservazione Sostitutiva Legale Spazio: eliminazione dei costi di affitto o degli spazi per la conservazione della carta Riduzione dei

altro Maggiore qualità del servizio ed efficienza nelle attività aziendali minori errori nelle attività legate ai documenti/informazioni maggiore efficienza e miglioramento dei processi aziendali

11 altro Maggiore qualità del servizio ed efficienza nelle attività aziendali minori errori nelle attività legate ai documenti/informazioni maggiore efficienza e miglioramento dei processi aziendali Sicurezza e rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti Flessibilità di gestione dei documenti : maggior relazione fra tutti i documenti in ogni attività aziendale Facilità nelle ricerche in funzione di qualsiasi combinazione di dati associati al documento

tempo reale di tutti i documenti Flessibilità di gestione dei documenti : maggior relazione fra tutti i documenti

12 I moduli della suite documentale di Adiuto La piattaforma per la gestione elettronica documentale integrata L integrazione con il mondo MS-Office e Lotus Notes La soluzione di Workflow documentale Conservazione sostitutiva dei documenti fiscali

integrazione con il mondo MS-Office e Lotus Notes La

13 Caratteristiche generali Flessibile: Adattabile all organizzazione e ai processi dei Clienti Modulare: Espandibile nel tempo = investimento/spesa graduale Non invasiva: Basso impatto sull infrastruttura ICT esistente Pervasiva: Fruibile via web da qualsiasi postazione di lavoro Interoperabile: Scambio dati con applicativi esistenti Integrabile: Abilitazione servizi di gestione documenti da applicativi in uso Facile da utilizzare: Interfaccia utente auto-configurante in base ad utente Rapido avvio in produzione: Poche giornate di lavoro per rendere l azienda operativa Sicura: Profilazione degli utenti per garantire accessi e diritti sui documenti

applicativi esistenti Integrabile: Abilitazione servizi di gestione documenti da applicativi in uso Facile da utilizzare: Interfaccia utente auto-configurante in

14 Payback Time Rapporto 2012 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Politecnico di Milano

15 Grazie per l attenzione! Adiuto & Aldebra

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