Regione Puglia. SPOT Sistema Puglia per l Osservatorio Turistico

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1 Regione Puglia Assessorato al Mediterraneo, Cultura, Turismo - Cultura e Spettacolo, Mediterraneo, Turismo ARET Pugliapromozione Società in-house della Regione SPOT Sistema Puglia per l Osservatorio Turistico

2 Il sistema S.P.O.T. Componente del Sistema Informativo Regionale Turistico per la trasmissione dei dati STATISTICI relativi alla movimentazione clienti delle strutture ricettive regionali finalizzata a! informatizzare le procedure di trasmissione dei dati! acquisire un maggior numero di informazioni! disporre in tempo reale dei dati giornalieri a vantaggio di una migliore programmazione turistica e territoriale

3 Strategia Un unico inserimento dati funzionale a: assolvere tutti gli adempimenti soddisfare tutte le esigenze degli operatori

4 Adempimenti ( alcuni) Rilevazione statistica sul Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi indagine censuaria obbligatoria condotta dall ISTAT in conformità al Regolamento CE n.692/2011 L obbligo di risposta è sancito dall art. 7 del d.lgs. n. 322/1989 e dal D.P.R. 26 settembre 2012 Ogni struttura ricettiva, di qualsiasi tipologia (albergo, campeggio, bed&breakfast, alloggio privato, ecc.), ha l obbligo di fornire i dati del movimento clienti registrato Comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell'arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive Art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza D.M. 7 gennaio 2013 Entro 24 ore dall arrivo di un alloggiato, ogni struttura ricettiva ha l obbligo di comunicarne le generalità alla questura territorialmente competente attraverso un apposito sistema web

5 Esigenze ( alcune) Fare attività di fidelizzazione e di marketing Anagrafica dei clienti Calcolare l importo della tassa di soggiorno Riepilogo dei dati del soggiorno di ciascun singolo cliente

6 Attuazione della strategia Un unico inserimento dati funzionale ad assolvere tutti gli adempimenti e a soddisfare tutte le esigenze degli operatori COME? produzione delle informazioni necessarie alla rilevazione dei dati di movimentazione turistica durante le fasi di check-in/check-out

7 2 versioni iniziali 1. Completa un mini-gestionale, completamente gratuito, che si scarica dal server regionale e si auto-aggiorna in modo del tutto trasparente. Pensato per le strutture che non hanno un software gestionale di registrazione dei dati statistici 2. Base un sistema web attraverso il quale è possibile caricare ed elaborare un file contenente i movimenti turistici giornalieri della struttura ricettiva, generato secondo le specifiche di SPOT dal programma gestionale utilizzato dalla struttura. Pensato per le strutture che hanno un software gestionale di registrazione dei dati statistici

8 SPOT Completo Mini-gestionale, completamente gratuito, con le funzionalità di base di un gestionale alberghiero. E costituito da una componente desktop e da una componente web La componente desktop, da installare sulla postazione di lavoro della struttura ricettiva, consente di: gestire in locale i dati di arrivi e partenze degli ospiti trasmettere telematicamente al server regionale i dati anonimi funzionali alla rilevazione statistica privi di qualunque riferimento che consenta di risalire alle generalità di una specifica persona semplificare l adempimento degli obblighi verso la P.S., generando il file per la trasmissione telematica con Alloggiati Web (conformità alle modifiche introdotte con il D.M ) La componente web, ubicata presso la Server Farm di InnovaPuglia e utilizzabile via Internet, consente di accedere alla sezione di reportistica

9 Chiarimenti Al server centrale vengono trasmessi dati privi di qualunque riferimento che consenta di risalire alle generalità del cliente Tutte le elaborazioni funzionali alla generazione del file per la P.S. avvengono esclusivamente sulla postazione di lavoro del gestore della struttura La trasmissione ad alloggiatiweb richiede esplicita connessione al sistema alloggiatiweb utilizzando le credenziali di sicurezza emesse dalla Questura competente SPOT non sostituisce le trasmissioni alla Polizia di Stato, ma ne semplifica solo la produzione del contenuto. Più precisamente, il sistema SPOT genera esclusivamente il file conforme alle specifiche della P.S. e lo memorizza in un apposita cartella SPOT non trasmette dati alla Polizia di Stato: la trasmissione alla P.S. deve essere fatta sempre dalla struttura ricettiva, che deve collegarsi al sito alloggiatiweb, autenticarsi con le credenziali ricevute dalla Questura, scegliere l'opzione "invia dati" e selezionare il file prodotto da SPOT.

10 Comunicazione alla P.S.

11 Comunicazione alla P.S. SPOT consente anche la generazione della schedina alloggiati. Tale funzionalità deve essere usata solo in casi eccezionali, quando si è impossibilitati ad effettuare la trasmissione telematica (D.M. 7/1/2013)

12 Privacy Il d.lgs 196/2003 disciplina il trattamenti dei dati personali (raccolta, elaborazione, raffronto, cancellazione, modifica, comunicazione, diffusione). Il trattamento dei dati può avvenire solo con il consenso dell'avente diritto

13 Privacy Il trattamento dei dati può avvenire solo con il consenso dell'avente diritto Se il cliente non firma il consenso, procedere con la eliminazione dei dati identificativi del cliente

14 SPOT Base Sistema web attraverso il quale, previa autenticazione, è possibile caricare (upload) ed elaborare un file contenente arrivi e partenze giornalieri in forma anonima della struttura ricettiva. Il file è generato dal programma gestionale utilizzato dalla struttura secondo le specifiche definite da InnovaPuglia: non occorre l installazione di un nuovo software ma è sufficiente l allineamento del gestionale alle specifiche richieste dal sistema SPOT. Acquisendo dati anonimi, SPOT Base non è in grado di generare alcun file predisposto per la trasmissione telematica ad Alloggiati Web. La struttura ricettiva, in questo caso, continua ad adempiere agli obblighi con la P.S. seguendo le procedure adottate nella propria organizzazione.

15 Funzionalità aggiuntive Entrambe le versioni di SPOT consentono di accedere a una sezione Reportistica che attualmente offre: Analisi di bilancio: consente di avere una quadro completo della movimentazione della propria struttura, nel periodo specificato, confrontato con lo stesso periodo dell anno precedente, riportando, per ogni Provenienza, il numero degli arrivi e delle presenze, le fasce di età prevalenti, i valori prevalenti delle variabili qualitative Analisi di benchmarking: consente di confrontare i dati di movimentazione della propria struttura con quelli aggregati delle altre strutture del proprio territorio o dell intera Regione La versione Completa consente inoltre di gestire l anagrafica dei propri clienti e di esportare in excel i dati di movimentazione per calcolare, ad esempio, la tassa di soggiorno.

16 Un altra versione Per gli operatori che non ritengono necessario disporre di un mini-gestionale Per gli operatori che preferiscono utilizzare solo dispositivi mobili Per gli operatori che preferiscono non adeguare il proprio gestionale. È disponibile SPOT Lite un sistema web attraverso il quale, previa autenticazione, è possibile inserire direttamente on-line i dati di arrivi e partenze degli ospiti, senza fornire i dati identificativi dei clienti, funzionali all adempimento P.S. Non fornisce le funzionalità di generazione dei dati per l adempimento P.S. nè fornisce funzionalità di reportistica.

17 Processo di comunicazione 4 scenari possibili, anzi Arrivi Partenze Arrivi Nessuna Partenza 3 4 Nessun Arrivo Partenze Nessun Arrivo Nessuna Partenza 5 Nessun Arrivo Nessuna Partenza Per un periodo medio-lungo

18 1. Processo di comunicazione SPOT Completo 1. SPOT+: registrare partenze e arrivi entro le 24 ore 2. SPOT+: generare il file per la P.S. 3. Browser: collegarsi ad AlloggiatiWeb e inviare il file 4. SPOT+: cliccare sul Conferma Giorno, inserendo il numero di camere occupate Arrivi e Partenze SPOT Base 1. Proprio gestionale: registrare partenze e arrivi entro le 24 ore 2. Fare la comunicazione alla P.S. seguendo le proprie procedure 3. Proprio gestionale: generare il file per SPOT 4. Browser: collegarsi a SPOT e inserire le proprie credenziali 5. SPOT: cliccare su Movimento -> Trasmissione Movimentazione Turistica 6. SPOT: scegliere il file, click su Upload e poi su Elabora file

19 2. Processo di comunicazione SPOT Completo 1. SPOT+: registrare arrivi entro le 24 ore 2. SPOT+: generare il file per la P.S. 3. Browser: collegarsi ad AlloggiatiWeb e inviare il file 4. SPOT+: cliccare sul Conferma Giorno, inserendo il numero di camere occupate Solo Arrivi SPOT Base 1. Proprio gestionale: registrare arrivi entro le 24 ore 2. Fare la comunicazione alla P.S. seguendo le proprie procedure 3. Proprio gestionale: generare il file per SPOT 4. Browser: collegarsi a SPOT e inserire le proprie credenziali 5. SPOT: cliccare su Movimento -> Trasmissione Movimentazione Turistica 6. SPOT: scegliere il file, click su Upload e poi su Elabora file

20 3. Processo di comunicazione SPOT Completo 1. SPOT+: registrare partenze 2. SPOT+: cliccare sul Conferma Giorno, inserendo il numero di camere occupate Solo Partenze SPOT Base 1. Proprio gestionale: registrare partenze 2. Proprio gestionale: generare il file per SPOT 3. Browser: collegarsi a SPOT e inserire le proprie credenziali 4. SPOT: cliccare su Movimento -> Trasmissione Movimentazione Turistica 5. SPOT: scegliere il file, click su Upload e poi su Elabora file

21 4. Processo di comunicazione SPOT Completo 1. SPOT+: cliccare sul Conferma Giorno, scegliendo Nessun Movimento e impostando il numero di camere occupate Né Arrivi Né Partenze SPOT Base 1. Proprio gestionale: generare il file per SPOT con l informazione di Nessun Movimento 2. Browser: collegarsi a SPOT e inserire le proprie credenziali 3. SPOT: cliccare su Movimento -> Trasmissione Movimentazione Turistica 4. SPOT: scegliere il file, click su Upload e poi su Elabora file

22 5. Processo di comunicazione SPOT Completo 1. SPOT+: cliccare sul Conferma Periodo 1. Impostare il periodo sul calendario 2. Scegliere Nessun Movimento o Esercizio Chiuso. Nel caso di Nessun Movimento, impostare il numero di camere eventualmente occupate Né Arrivi Né Partenze per molto tempo SPOT Base 1. Proprio gestionale: generare il file per SPOT con l informazione di Nessun Movimento o Esercizio Chiuso per il periodo 2. Browser: collegarsi a SPOT e inserire le proprie credenziali 3. SPOT: cliccare su Movimento -> Trasmissione Movimentazione Turistica 4. SPOT: scegliere il file, click su Upload e poi su Elabora file Se il gestionale non è in grado di generare questo tipo di file, è possibile gestire la situazione tramite SPOT

23 SPOT Completo: funzionalità aggiuntive La versione Completa consente di: gestire l anagrafica dei propri clienti esportare in excel i dati di movimentazione per calcolare, ad esempio, la tassa di soggiorno.

24 Anagrafica clienti

25 Anagrafica clienti

26 Export alloggiati

27 Export alloggiati

28 SPOT Base e Completo: Funzionalità aggiuntive Le versioni Base e Completo di SPOT consentono di accedere a una sezione Reportistica che attualmente offre: Analisi di bilancio: consente di avere una quadro completo della movimentazione della propria struttura, nel periodo specificato, confrontato con lo stesso periodo dell anno precedente, riportando, per ogni Provenienza, il numero degli arrivi e delle presenze, le fasce di età prevalenti, i valori prevalenti delle variabili qualitative Analisi di benchmarking: consente di confrontare i dati di movimentazione della propria struttura con quelli aggregati delle altre strutture del proprio territorio o dell intera Regione

29 Analisi di bilancio: report di movimentazione

30 Report movimentazione

31 Analisi di bilancio: report profilo turista

32 Report profilo turista

33 Analisi di benchmark

34 Analisi di benchmark

35 Disaster recovery Sono state sviluppate alcune funzionalità da utilizzare in caso di problemi Hai dimenticato di registrare le partenze degli ospiti? Usa Gestione mancate partenze per registrare le date di partenza effettiva Il database si è corrotto? Usa il Ripristino Database per riportare i dati del database a una versione corretta Hai avuto problemi di rete per qualche giorno? Usa il Sincronizza per trasferire i dati dal tuo PC al Server

36 Servizio di help-desk Contatti Numero verde: Dal 7 aprile: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle spot@viaggiareinpuglia.it

37 SPOT Sistema Puglia per l Osservatorio Turistico GRAZIE! Dott.ssa M.Assunta Apollonio Responsabile Servizio Beni Culturali e Turismo InnovaPuglia SpA (Società in house della Regione Puglia) m.apollonio@innova.puglia.it