Ricevute Bancarie. Guida per la configurazione e per le registrazioni contabili

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1 Ricevute Bancarie Guida per la configurazione e per le registrazioni contabili Sommario Ricevute Bancarie... 1 Guida per la configurazione e per le registrazioni contabili Introduzione Configurazione del sistema Openbravo Configurazione della UI Metodo di pagamento Configurazione del conto bancario Configurazione UI Tipo RI.BA Processo di gestione RI.BA. e scritture Generazione della fattura di vendita Presentazione della RI.BA alla banca Scadenza della RI.BA (NOTA: per la registrazione delle scritture contabili inerenti le RI.BA. è richiesta l installazione del modulo Remittance for Italy )

2 1 Introduzione Le ricevute bancarie costituiscono un mezzo per le Aziende per ottenere l incasso anticipato dei crediti posseduti nei confronti della clientela. La banca può concedere un estensione del fido o un accredito percentuale delle fatture presentate. Si occupa poi di riscuotere direttamente dall azienda acquirente debitrice il valore della fattura. L accredito delle ricevute bancarie può avvenire con accredito al dopo incasso, e con accredito salvo buon fine. Nel primo caso, la Banca non anticipa alcun importo al ricevimento del documento ma accredita l importo, nel momento dell incasso, al netto delle commissioni. Il secondo metodo Salvo Buon Fine permette l accredito immediato, con eventuale addebito qualora il cliente debitore risulti insolvente. 2 Configurazione del sistema Openbravo 2.1 Configurazione della UI Metodo di pagamento Si raggiunga la UI Metodo di pagamento e si crei un nuovo Metodo di pagamento. Si inserisca il nome RI.BA. dopo incasso. Si spunti le checkbox Attivo e Inversione Banca. Nel tab Pagamento IN Differito, si spunti la checkbox Incasso e Differito. Si inseriscano i valori: - tipo di esecuzione: Automatico - esecuzione processi: In remittance - deposito: Deposito/Prelievo - Riconciliazione: riconciliati - Modalità Incasso: Altro - Dopo Incasso: In transito

3 Figura 1: Configurazione metodo di pagamento RIBA dopo incasso Si crei poi un metodo di pagamento ulteriore, nominandolo RI.BA. SBF. Si spunti le checkbox attivo e Inversione Banca. Nel tab Pagamento IN Predefinito si inserisca il seguente set up: - Si spunti la checkbox Incasso - Si spunti la checkbox Differito - In Tipo Esecuzione si inserisca il valore Automatico - In Esecuzione Processi si scelga il valore In Remittance Nel tab Pagamento OUT Predefinito, si spunti il campo Pagamento, in Tipo di Esecuzione si scelga il valore Manuale, nel campo Dopo Pagamento si scelga il valore In Transito.

4 Figura 2: Configurazione metodo di pagamento RIBA s.b.f. 2.2 Configurazione del conto bancario Dalla UI Conto Bancario, si selezioni il record della banca che accetta il metodo RI.BA. Nel sottotab Metodo di pagamento, si crei il nuovo record inserendo i Metodi di pagamento precedentemente configurati. I restanti campi del tab necessari al set up si alimentano automaticamente. Si salvino le modifiche.

5 Figura 3: Configurazione conto del bancario 2.3 Configurazione UI Tipo RI.BA. Si acceda alla UI Tipo RI.BA.. Si inserisca un nuovo record: - nel Nome si inserisca RI.BA. sbf - nel Metodo Pagamento si inserisca RIBA sbf - si spunti il campo Attivo - si spunti il campo Salvo Buon Fine - Si spunti il campo Contabilizzare - su Elemento Contabile si selezioni l elemento Contabile da chiamare Distinta RI.BA. sbf. Nella UI Elemento Contabile si configurino i conti interessati nel tab Contabilità (inserire il conto transitorio relativo agli effetti). Si salvino le modifiche.

6 Figura 4: Configurazione del GL ITEM Fatto ritorno alla UI Si selezioni Bonifico Bancario in Metodo di Pagamento per Sconto Nel tab Parametri, si inserisca un nuovo record. Si inserisca il nome, Tipo RI.BA. e il valore (corrispondente al Codice SIA della banca, usato per la generazione del file CBI). Figura 5: Configurazione del tipo RIBA SBF

7 Nel tab Contabilità, si completino i campi del Conto Risoluzione (riferito al conto transitorio usato per la scrittura contabile che chiude il conto effetti attivi relativo ai crediti commerciali) e il Conto destinazione (riferito al conto degli effetti attivi). Figura 6: Configurazione del Tipo RIBA SBF, per la parte contabile Si ripetono le operazione per la RI.BA. dopo incasso. Si crei perciò il nuovo record nella UI TIPO RIBA: - Si inserisca un Nome e il Metodo di pagamento configurato precedentemente - Si spuntino i campi Attivo e Da contabilizzare Nel tab Parametri, si crei un nuovo record. Si completi il campo Tipo RIBA, il nome ed il valore corrispondente a Codice SIA.

8 Figura 7: Configurazione Tipo RIBA dopo incasso Nel tab Contabilità, si completino i campi del Conto Risoluzione (riferito al conto bancario in cui avviene l accredito che chiude il conto effetti attivi relativo ai crediti commerciali) e il Conto destinazione (riferito al conto degli effetti attivi). Figura 8: Configurazione Tipo RIBA dopo incasso, per la parte contabile

9 3 Processo di gestione RI.BA. e scritture 3.1 Generazione della fattura di vendita Dopo essersi assicurati che il Business Partner cliente abbia configurato il metodo RI.BA. tra i metodi di pagamento e ne abbia precisato i termini di pagamento e la scadenza, si proceda alla creazione della fattura di vendita. Nell inserire gli elementi della testata della fattura si controlli che il Metodo di Pagamento sia impostato al metodo RI.BA. necessario. Si selezioni nel campo Banca cliente la banca di appoggio del cliente che sarà poi inserita nel file CBI RI.BA. Dopo aver inserito le informazioni, si salvino le modifiche. Si completi la fattura e si clicchi sul tasto Da contabilizzare. Figura 9: Creazione della fattura di vendita 3.2 Presentazione della RI.BA alla banca Si raggiunga la UI Presentazione RI.BA. Si crei un nuovo record. Si inserisca il tipo di RI.BA. e le informazioni relative alle date. Nel caso si presenti una RI.BA. dopo incasso, è necessario inserire la data in cui avviene la transazione e la data di scadenza, la banca che accredita l importo della fattura. Nel caso, invece si tratti di una ricevuta SBF, verrà completato anche il campo indicante la data di deposito.

10 Figura 10: Presentazione Ri.BA. Dopo Incasso Si salvi il documento creato. Si clicchi sul bottone Selezione Ordini o Fatture. Compare una finestra pop up entro cui vengono selezionate le fatture in scadenza entro la data indicata in alto a sinistra della finestra. Si selezionano le fatture di interesse. Si clicchi sul bottone Processo.

11 Figura 11: Finestra pop di selezione ordini e fatture Una volta fatto le linee selezionate compaiono nel tab Linee legato alla RI.BA. selezionata nella UI Presentazione RI.BA.

12 Figura 12: Visualizzazione dettaglio righe della RI.BA. Il successivo passo consiste nel cliccare sul bottone Elabora Pagamenti. Nella finestra pop up che compare è possibile stabilire il criterio per raggruppare le riba delle quali registrare l accredito (per Business Partner, per fattura, per data di scadenza, non raggruppate). Selezionando il raggruppamento e cliccando su OK verranno creati gli accrediti associati alle linee delle RI.BA. E possibile visualizzare gli accrediti pianificati nel tab Istruzioni Banca. Figura 13: Pianificazione della modalità di accredito della RI.BA.

13 Figura 14: Visualizzazione degli accrediti pianificati Figura 15: Registrazione degli effetti attivi

14 Questa operazione viene contabilizzata cliccando sul bottone Da contabilizzare nella UI Presentazione RI.BA. Figura 16: Registrazione contabile degli effetti attivi Facendo ritorno al tab Linee delle UI Presentazione RI.BA., si apre il record della riga del documento RI.BA. Si clicchi sul campo pagamento e si acceda alla UI Incasso. Qui è possibile visualizzare il documento di incasso creato contestualmente e corrispondente all accredito in banca dell importo indicato nella riga della Distinta RI.BA. Questa operazione avrà la seguente scrittura contabile visualizzata in figura.

15 Figura 17: Registrazione contabile degli effetti attivi A questo punto è possibile creare il file per le transazioni interbancarie. Si clicchi sul bottone Create Remittance File e sul bottone OK, nella finestra pop up che compare. Il sistema genera un file allegato che scarica direttamente nella cartella deputata ai download del computer. 3.3 Scadenza della RI.BA. In data di scadenza della RI.BA., si possono verificare due casistiche: quella della fattura saldata da parte del cliente e quella della fattura insoluta. Consideriamo il primo caso. Tramite la UI Stato RI.BA. si cerchi tramite i filtri la fattura da saldare. Si selezioni la fattura, si inserisca la Data Contabilità nel campo in basso e si clicchi sul pulsante Reg.Maturate.

16 Figura 18: Finestra di selezione della fattura legata alla RI.BA. in scadenza Nella UI Presentazione RI.BA. nel tab Maturate, si visualizza la riga della RI.BA. appena maturata. Cliccando sul bottone Da Contabilizzare, si registri l operazione. In questo modo si esegue l operazione di chiusura del conto transitorio per le RI.BA. e la chiusura del conto effetti attivi. Figura 19: Registrazione contabile RIBA s.b.f. maturata

17 Qualora invece la fattura sia insoluta, tramite la UI Stato RI.BA.,si individua la fattura insoluta tramite i filtri e la si seleziona. Si inserisce la Data Contabilità e si clicca su bottone Reg.Insolute. Nella UI Presentazione RI.BA. nel tab Insolute, si visualizza la riga della RI.BA. insoluta. Cliccando sul bottone Da Contabilizzare, si registri l operazione. Figura 20: Registrazione contabile della RIBA s.b.f. legata ad una fattura insoluta. Occorre registrare il rimborso alla banca della RI.BA. non saldata. Pertanto dalla UI Pagamento si crei un nuovo record. Si precisi la Banca coinvolta e il metodo di pagamento Bonifico. Si clicchi sul bottone Aggiungi dettagli pagamento. Compare una finestra pop up in cui inserire nel tab Elemento contabile una riga corrispondente all importo della ri.ba utilizzando l elemento Distinta RI.BA. ed una riga corrispondente agli oneri bancari utilizzando l elemento configurato per essi. L importo si inserisce nel campo Importo Corrisposto. Nel campo Azione riguardante documento si scelga Effettua pagamento. Infine si clicchi su Fatto. Fatto ritorno alla UI Pagamento, si clicchi su Da contabilizzare.

18 Figura 21: Svolgimento della modalità di pagamento della fattura insoluta Figura 22: Scrittura contabile di pagamento della fattura insoluta alla banca, che precedentemente aveva anticipato l importo. Al termine di queste operazioni, qualora la RI.BA sia maturata e il cliente abbia pagato la fattura connessa alla RI.BA, tale fattura risulterà pagata. Qualora invece, la fattura non venga pagata dal cliente, risulterà ancora in attesa di pagamento.

19 Per il tipo RI.BA. dopo incasso le operazione occorre seguire le stesse operazioni indicate precedentemente: l unica differenza consta nella configurazione da svolgere nella UI Tipo RI.BA. Il Conto movimentato nel campo Conto di Risoluzione del tab Contabilità non è un conto transitorio, ma il conto corrente bancario. In questo caso, qualora alla maturazione della RI.BA. si registri l accreditamento il Sistema provvede a registrare una scrittura contabile del tipo: Figura 23: contabilizzazione della RIBA dopo incasso maturata Qualora invece il cliente non paghi, verrà eseguita attraverso il pulsante Da contabilizzare nel tab Insolute della UI Presentazione RI.BA., la scrittura di chiusura del conto effetti attivi RI.BA. per l importo non soluto, e il caricamento del crediti verso clienti per lo stesso importo. Figura 24: contabilizzazione della RIBA dopo incasso insoluta