Offerta di convenzione per l attivazione dei servizi di fatturazione elettronica PA e conservazione sostitutiva della piattaforma Clapps.

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1 Spett.le Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili Alla cortese att.ne del Presidente Data: Protocollo: 2 Luglio 2014 OTEFEOA Oggetto: Offerta di convenzione per l attivazione dei servizi di fatturazione elettronica PA e conservazione sostitutiva della piattaforma Clapps. Con riferimento a quanto in oggetto ed alle intese intercorse, vi trasmettiamo in allegato la nostra migliore offerta economica. Ci auguriamo che gli elementi presentati di seguito Vi consentano di valutare nel migliore dei modi la nostra proposta. Rimanendo a disposizione per ogni ulteriore informazione, l occasione ci è gradita per porgere distinti saluti. T&S Srl Technologies and Solutions Il Legale Rappresentante Ing. Luca D Ippolito

2 Premessa La Finanziaria 2008 introduce l obbligo della fattura elettronica nei rapporti con la PA. Da giugno 2014, Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza, non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea (DM 55/2013). L obbligo è esteso a tutte le altre PA da marzo 2015 (DL 66/2014). Cliente e Servizio Cliente: Servizio: Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili Fatturazione elettronica PA e conservazione sostitutiva della piattaforma Clapps. Obbiettivi Il Cliente ha come obiettivo l utilizzo di un servizio che permetta la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti elaborati. La soluzione proposta da T&S si basa sulla piattaforma software Clapps, ed in particolare sui servizi Documents, Invoice e Legal Archive e permette, in sintesi, di: acquisire le fatture da trasmettere alla Pubblica Amministrazione; verificare l integrità dei file ricevuti, la correttezza dei dati immessi e la presenza dei dati obbligatori previsti dalla normativa; generare le fatture elettroniche nel formato accettato dalle amministrazioni dello stato; apporre alle fatture il riferimento temporale e la firma digitale dell emittente; trasmettere le fatture alle PA destinatarie; gestire le notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio; inviare i documenti elettronici elaborati in conservazione sostitutiva; gestire il processo di conservazione sostitutiva dei documenti secondo le disposizioni di legge attualmente in vigore. Fornitore del servizio T&S opera nel settore dell ingegneria dell informazione, offrendo una vasta gamma di servizi che vanno dalla consulenza professionale, alla realizzazione di sistemi software ad hoc, all erogazione di servizi on- demand tramite la piattaforma Clapps. Presente sul mercato dal 2003, ha focalizzato la propria attenzione sulla dematerializzazione documentale, fornendo servizi e soluzioni end to end per rendere l azienda totalmente paperless.

3 Descrizione dei servizi I servizi offerti da T&S sono erogati in modalità on demand attraverso una piattaforma cloud privata ospitata nella server farm dell azienda e si basano su un infrastruttura tecnologica ad elevate prestazioni in grado di garantire i migliori standard di sicurezza e affidabilità. La modularità dei servizi offerti risponde a tutte le esigenze di digitalizzazione e gestione della documentazione aziendale. Maggiori informazioni sono disponibili sul sito internet del prodotto Clapps Documents Web Repository personalizzato in cui storicizzare e pubblicare qualsiasi tipo di documenti, per permetterne la loro semplice, sicura ed immediata fruizione. Il servizio, accessibile in modalità on demand, prevede la possibilità di ricercare, consultare, scaricare ed in generale gestire i documenti trasmessi ed i legami tra gli stessi, in ambiente sicuro e protetto da user e password. La visualizzazione, riservata ai soli utenti abilitati, viene effettuata sulla base dei diversi profili d accesso (definiti in fase di attivazione del servizio) che, oltre a garantire la riservatezza dei dati, permettono anche viste logiche diversificate per ruolo. Il sistema è il primo punto di accesso dei flussi documentali inviati dai clienti e permette di definire e configurare dei canali di fatturazione elettronica e/o di conservazione sostitutiva alle categorie documentali relative a fatture che si vogliono emettere in modalità elettronica e/o che si vogliono inviare in conservare in sostitutiva. Clapps Invoice Modulo per la gestione della fatturazione elettronica nei confronti di Pubbliche Amministrazioni e organizzazioni private. Permette l emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche nel rispetto degli standard stabiliti dalle amministrazioni dello stato, garantendo la gestione di tutti i flussi di notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio e dalle amministrazioni destinatarie. Consente, inoltre, lo scambio di fatture elettroniche tra privati e la gestione dei processi di disputa e risoluzione delle controversie, direttamente dal portale web dell applicazione. Il sistema è alimentato da Clapps Documents tramite dei canali di comunicazione configurabili in base alle esigenze degli utenti ed alimenta a sua volta Clapps Legal Archive, per l invio immediato delle fatture elettroniche in conservazione sostitutiva. Clapps Legal Archive Modulo per la conservazione sostitutiva di documenti rilevanti ai fini tributari in completa aderenza alla normativa italiana vigente in materia. Garantisce il valore legale dei documenti di interesse civilistico e tributario conservati digitalmente, consentendo l eliminazione degli archivi cartacei. Il sistema è alimentato da Clapps Documents o da Clapps Legal Archive tramite dei canali di comunicazione configurabili in base alle esigenze degli utenti.

4 Costi Di seguito si riportano i costi riservati ai Vs. iscritti relativi alla fruizione dei servizi 1. Voce di costo Descrizione Importo Singola fattura 8,00 Pacchetto prepagato 10 fatture 60,00 Pacchetto prepagato 50 fatture 250,00 Costi di fruizione dei servizi Pacchetto prepagato 100 fatture 400,00 Pacchetto prepagato 250 fatture 750,00 Pacchetto prepagato 500 fatture 1.250,00 Pacchetto prepagato fatture 2.000,00 I costi di fruizione dei servizi comprendono le attività necessarie all invio delle fatture alla PA e la conservazione sostitutiva a norma dei documenti elettronici per 10 anni. I documenti compresi in un pacchetto prepagato possono essere utilizzati per l emissione di fatture elettroniche di più clienti. I pacchetti prepagati anno una validità di 365 giorni a partire dalla data di acquisto. Decorso tale termine il pacchetto scade anche se inutilizzato o utilizzato parzialmente. Le condizioni di favore della presente convenzione, si intendono a Voi riservate, con impegno a darne opportuna divulgazione ai Vs. iscritti. A tal proposito T&S mette a disposizione dell Ordine le proprie competenze tecnico- giuridiche attraverso, ad esempio, convegni, bozze di circolare, link internet, pagine web dedicate, etc.. 1 Restano esclusi dalla presente offerta i servizi di Distribuzione, Supporto ed assistenza nella esibizione dei documenti conservati in modalità sostitutiva all Amministrazione Finanziaria, Riversamento diretto o sostitutivo dei documenti conservati in modalità sostitutiva. Il costo di tali servizi sarà quantificato in separata sede su richiesta del cliente.

5 Termini e condizioni IVA Tutti i costi riportati nella presente offerta si intendono al netto di IVA. L aliquota verrà imputata nella percentuale vigente al momento dell emissione della fattura. Termini di fatturazione Pacchetti prepagati: a seguito di avvenuto pagamento. Modalità e termini di pagamento Bonifico bancario anticipato. Validità dell offerta La validità dell offerta è di 60 giorni dalla data della presente. T&S Srl Technologies and Solutions Il Legale Rappresentante Ing. Luca D Ippolito

6 CONTATTI T&S Srl Technologies and Solutions Azienda Luca D Ippolito Referente commerciale Clapps Prodotto Documents Invoice Legal Archive Gestione documentale Fatturazione elettronica Conservazione sostitutiva Assistenza customer (61) PEC trasmissione fatture

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