Grati dell attenzione che vorrà riservare alla lettura di questa pubblicazione, cogliamo l occasione per porgerle i nostri saluti.

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1 Il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n 445 e successive modificazioni e integrazioni) raccoglie ed integra le varie norme esistenti sull autocertificazione, sulla documentazione amministrativa, sulle comunicazioni fra cittadini e pubbliche amministrazioni, sulla autenticazione di firme, copie conformi, sulla legalizzazione di fotografie ecc. Quasi tutti i certificati infatti sono ormai sostituibili dall autocertificazione: gli enti pubblici non possono più richiedere certificati ai cittadini ma sono tenuti a prendere atto di ciò che viene dichiarato ed autocertificato. Nelle pagine che seguono sono sinteticamente illustrate le principali novità introdotte. Riteniamo utile e importante fornire le principali informazioni per semplificare sempre di più i rapporti tra cittadini e pubblica amministrazione. Grati dell attenzione che vorrà riservare alla lettura di questa pubblicazione, cogliamo l occasione per porgerle i nostri saluti. Cologno Monzese, aprile 2005 L Assessore ai Servizi Demografici Emanuele Selvano ll Sindaco Mario Soldano 2

2 Sommario Cosa si può autocertificare pag. 4 Chi è tenuto ad accettare l autocertificazione pag. 6 L autocertificazione ai privati pag. 6 Chi può autocertificare pag. 6 Gli stranieri e l autocertificazione pag. 6 Le responsabilità di chi autocertifica pag. 7 Come redigere l autocertificazione... pag. 7 e come presentarla pag. 7 Documenti di identità al posto dei certificati pag. 8 Dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà pag. 8 Autentica di firma pag. 9 Autentica di copia pag. 9 Legalizzazione di fotografie pag. 10 Impedimento per ragioni di salute pag. 10 Applicabilità delle norme sull autocertificazione pag. 10 Ulteriori informazioni pag. 11 Facsimile moduli autocertificazione (all interno) 3

3 Cosa si può autocertificare Gli uffici della pubblica amministrazione (Ministeri, Regioni, Province, Comuni, Motorizzazione, Aci, Camere di Commercio, A.S.L., enti parastatali, ecc.) ed i gestori di servizi pubblici (Enel, Telecom, Italgas, Ente Ferrovie, Ente Poste, aziende municipalizzate, aziende di trasporto pubblico, ecc.) non possono più richiedere i certificati inerenti: Dati anagrafici e di stato civile luogo e data di nascita residenza cittadinanza godimento dei diritti civili e politici stato di celibe/nubile, coniugato, vedovo o stato libero stato di famiglia esistenza in vita nascita del figlio, morte del coniuge, del genitore, del figlio ecc. tutti i dati a conoscenza dell interessato contenuti nei registri di stato civile (ad esempio: paternità e maternità, comunione o separazione dei beni) Titoli di studio, qualifiche professionali titolo di studio, di specializzazione, di aggiornamento, di formazione, di abilitazione, qualifica professionale, esami sostenuti, qualificazione tecnica 4

4 Situazione reddituale, economica e fiscale situazione reddituale o economica, assolvimento di obblighi contributivi possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e qualsiasi dato contenuto nell anagrafe tributaria stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione qualità di studente carico familiare o qualità di vivenza a carico Posizione giuridica qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili non aver riportato condanne penali non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali non essere destinatario di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato Altri dati iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni (ad esempio: iscrizione alla Camera di Commercio) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo tutte le situazioni relative all adempimento degli obblighi militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio (ove richiesto od occorra) appartenenza a ordini professionali La richiesta di questi certificati è una violazione dei doveri d ufficio da parte del dipendente pubblico. Non possono essere sostituiti dall autocertificazione I certificati medici o sanitari I certificati veterinari 5

5 I certificati di origine, di conformità alle norme dell Unione Europea, di marchi o brevetti Chi è tenuto ad accettare l autocertificazione Amministrazioni pubbliche Erogatori e gestori di pubblici servizi (ENEL, TELECOM, Poste (ad eccezione del servizio Bancoposta), RAI, Ferrovie dello Stato, Società Autostrade, ecc.) sono tenuti ad accettare l autocertificazione dai loro utenti. N.B. I tribunali non sono obbligati ad accettare l autocertificazione. L autocertificazione ai privati Si può presentare l autocertificazione anche a imprese o soggetti privati (ad esempio: banche e assicurazioni) che, pur non erogando un servizio pubblico, siano disponibili ad accettarla. Per i privati, contrariamente alle pubbliche amministrazioni, l autocertificazione non è un obbligo, ma è una facoltà. Chi può autocertificare I cittadini italiani I cittadini dell Unione Europea I cittadini extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno, limitatamente ai dati attestabili dalle pubbliche amministrazioni italiane, fatte salve le speciali disposizioni contenute in leggi e regolamenti concernenti la disciplina dell immigrazione e la condizione dello straniero. Gli stranieri e l autocertificazione I cittadini stranieri provenienti dai paesi dell Unione Europea (Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria) possono presentare sia le dichiarazioni sostitutive di certificazione sia quelle dell atto di notorietà con le stesse modalità dei cittadini italiani, anche se non sono residenti in Italia. I cittadini extracomunitari possono ricorrere all autocertificazione con le 6

6 seguenti limitazioni: solo se sono residenti in Italia, e quindi regolarmente iscritti all anagrafe di un comune italiano; solo nei casi in cui si tratta di dichiarare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (ad esempio: il conseguimento del titolo di studio, solo nel caso sia stato registrato, lo stato civile di coniugato, solo se l atto di matrimonio è stato trascritto da un comune italiano) Le responsabilità di chi autocertifica Il cittadino è responsabile di ciò che dichiara con l autocertificazione. Gli enti o uffici obbligati ad accettarla sono tenuti a controllare la veridicità della dichiarazione che ricevono. In caso di false dichiarazioni, il cittadino viene denunciato all autorità giudiziaria, può subire una condanna penale e decade dagli eventuali benefici ottenuti con l autocertificazione. Come redigere l autocertificazione.. Per agevolare i cittadini, le amministrazioni devono mettere a disposizione i moduli per le dichiarazioni. Il cittadino può comunque redigere su un semplice foglio la dichiarazione sostitutiva che intende sottoscrivere, allegando la fotocopia di un documento di identità valido.... e come presentarla Qualsiasi domanda, documento o dichiarazione sostitutiva da presentare a una pubblica amministrazione o a un gestore di servizio pubblico può essere inviata anche per fax allegando la fotocopia di un documento d identità valido. L autocertificazione di dati non soggetti a variazione nel tempo (nascita, decesso, ecc.) ha validità illimitata; le restanti hanno una validità di sei 7

7 mesi dalla data della dichiarazione, quando non è espressamente prevista una validità superiore dalle norme vigenti. Può essere trasmessa anche per (posta elettronica) se chi la trasmette dispone di un sistema di autenticazione della propria firma digitale o, in futuro, per coloro che saranno in possesso della nuova carta d identità elettronica. Documenti di identità al posto dei certificati I dati contenuti nella carta d identità o in altro documento di riconoscimento valido hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati. Per attestare nome e cognome, data di nascita, residenza, ad esempio, è sufficiente esibire il documento di riconoscimento. In ogni caso in cui viene richiesto un documento d identità in corso di validità, la carta d identità può essere sostituita con il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il porto d armi, le tessere di riconoscimento personale, purchè munite di fotografia e di timbro e siano rilasciate da un amministrazione dello Stato. Se il documento di identità è scaduto, i dati in esso contenuti possono essere comprovati dichiarando, sulla fotocopia del documento, che non sono variati dalla data di rilascio. Dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà Con le dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà il cittadino può dichiarare tutte le condizioni, le qualità personali e i fatti a sua conoscenza non compresi nell elenco dei certificati che gli uffici pubblici non possono più richiedere o che non possono essere certificati in quanto si tratta di informazioni non risultanti da albi, elenchi o registri (ad esempio: si può dichiarare di essere erede, proprietario o affittuario di un appartamento, il proprio stato di servizio, ecc.). La dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà può riguardare anche il 8

8 fatto che la copia di atto o documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione o la copia di titoli di studio o di servizio, la copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati sono conformi all originale. (vedi anche Autentica di copia) Autentica di firma Per presentare domande e dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà alle amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici è sufficiente firmarle davanti al dipendente addetto a riceverle oppure presentarle o inviarle allegando la fotocopia di un documento di identità. Niente più autentica di firma su domande e dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà rivolte alle pubbliche amministrazioni. L autentica della firma rimane necessaria soltanto per le dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà da presentare ai privati, come banche ed assicurazioni, e per le domande di riscossione di benefici economici (pensioni o contributi) da parte di altre persone (ad esempio: la delega per la riscossione della pensione da parte di un anziano che non può recarsi tutti i mesi a ritirarla). Autentica di copia L autentica di copia è la dichiarazione che attesta la conformità di una fotocopia al documento originale. Si può dichiarare che è conforme all originale: la copia di un documento rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione; la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio e di servizio; la copia di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati. 9

9 Non è più necessario, quindi, fare autenticare le copie di questi documenti in Comune o presso le amministrazioni a cui devono essere consegnati. La dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà che attesta la conformità all originale dei suddetti documenti può essere apposta direttamente sulla stessa copia e firmata davanti al dipendente addetto a ricevere la documentazione oppure presentata o inviata unitamente alla fotocopia del documento d identità. Legalizzazione di fotografie Le amministrazioni competenti al rilascio dei documenti personali che prevedono l apposizione di una fotografia dell interessato (es.: passaporto, porto d armi, libretti di pensione, ecc.) devono legalizzare direttamente le fotografie senza pagamento dell imposta di bollo. Impedimento per ragioni di salute Quando una persona non è in grado di rendere una dichiarazione a causa di un temporaneo impedimento per ragioni di salute, un parente diretto (il coniuge o in sua assenza i figli o, in mancanza, un altro parente fino al terzo grado) può fare la dichiarazione nel suo interesse. In questo caso la dichiarazione va resa, indicando l esistenza dell impedimento, davanti al pubblico ufficiale che accerta l identità della persona che lo dichiara. 10 Applicabilità delle norme sull autocertificazione Le disposizioni legislative in materia di documentazione e semplificazione amministrativa si applicano in tutti i casi in cui sia prevista una certificazione o attestazione, anche per ciò che riguarda le procedure di appalto di opere pubbliche o di pubblica utilità, di servizi e forniture, con

10 le sole limitazioni previste, ed espressamente richiamate, da norme speciali che regolano le singole materie. Per ulteriori informazioni sull autocertificazione e sulla semplificazione amministrativa: Settore Servizi Demografici Via della Resistenza 1 piano terra Tel Fax servizidemografici@comune.colognomonzese.mi.it Ufficio di Zona A San Maurizio al Lambro Via della Repubblica 21 Tel servizidemografici@comune.colognomonzese.mi.it Ufficio Relazioni con il Pubblico Palazzina Via Milano 3 - piano terra numero verde urp@comune.colognomonzese.mi.it La modulistica è scaricabile anche dal sito web comunale all indirizzo: - sezione servizi on-line Usa l autocertificazione: è un tuo diritto, è più comoda e veloce Realizzazione: a cura del Comune di Cologno Monzese Progetto Grafico: Settore Servizi Demografici del Comune di Cologno Monzese City Sviluppi Editoriali s.r.l. Via Manzù, Bergamo (BG) tel Fax Stampa: Grafiche Migliorini Melzo (Mi) Tutti i diritti riservati E vietata ogni riproduzione anche parziale. I trasgressori verranno perseguiti a norma di legge. 11