Conservazione Sostitutiva - Product White Paper

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1 Conservazione Sostitutiva - Product White Paper

2 Premessa Il tema della dematerializzazione ha fatto la sua prima apparizione durante gli anni 80 nel settore finanziario, con particolare riferimento ai titoli di credito al fine di superarne la fisicità e consentire forme di circolazione virtuali. I processi di gestione cartacea dei documenti, infatti, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze. Da allora il termine dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti cartacei identificando la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all atto della loro sostituzione con documenti informatici. Molta attenzione è stata posta alla dematerializzazione dei documenti amministrativi che, ancora oggi, rappresenta uno degli elementi di rilievo all interno della revisione dei processi di business delle aziende e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). Oggi si può correttamente sostenere che questo termine definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha confermato pieno valore giuridico. Questo processo viene identificato come il processo di Conservazione Sostitutiva.

3 Perché la conservazione sostitutiva Per conservazione sostitutiva si intende un processo che permette di conservare documenti in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Tale processo consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità di conservazione sostitutiva rispetto alla carta. Numerose ricerche hanno evidenziato che la gestione del flusso documentale cartaceo comporta spreco di denaro: come già detto in premessa, la conservazione sostitutiva è una delle principali soluzioni da adottare al fine di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. La maggior chiarezza della normativa combinata alle opportunità offerte dall informatica sono una spinta fondamentale per la competitività delle aziende italiane. Il disegno rappresenta le tre possibili scelte che un'impresa, sia essa pubblica o privata, potrebbe effettuare: La conservazione dei documenti può essere effettuata in house o in outsourcing. In particolare, nel caso di conservazione in outsourcing, la figura del responsabile della conservazione, può essere identificata presso il cliente (outsourcing processo) o delegata all outsourcer (full outsourcing). La delibera CNIPA del 19 febbraio 2004 definisce: Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate ( ) Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione

4 Quadro normativo di riferimento Il quadro normativo è complesso ed ancora in evoluzione, ma definisce dettagliatamente la possibilità di conservare in formato elettronico i documenti, in particolar modo i documenti fiscali. DECRETO MINISTERIALE ECONOMIA E FINANZE 23/01/2004 Obblighi da osservare per: Formazione Emissione Esibizione Memorizzazione Conservazione Riversamento DELIBERA CNIPA 19/02/2001, N. 11/2004 Regole tecniche per la riproduzione e la Conservazione Sostitutiva Obblighi da osservare per: Memorizzazione Conservazione Riversamento DECRETO LEGISLATIVO 20/02/2004, N.52 Attuazione della Direttiva IVA 2001/115/CE Emissione di fattura analogica cartacea o informatica VS Emissione di fattura elettronica con riferimento temporale, firma, EDI e accordo tra le parti NORMATIVA FISCALE DPR 633/72 DPR 600/73 Circolare n, 36/E del 6/12/2006 Circolare n. 45/E del 19/11/2005 Altre risoluzioni di Agenzia delle Entrate, Agenzia delle Dogane e altre disposizioni legislative DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 30/03/2009 Generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici CODICE CIVILE Per esempio Art. 2220, Art. 2215bis, ecc. Norme a fini civili per la Tenuta delle scritture contabili e dei libri sociali e per la Conservazione Sostitutiva ai fini civili Entro l estate verranno ufficializzate le nuove normative per la conservazione sostitutiva a cura di DigitPA con l obiettivo di standardizzare i processi e permettere l interoperabilità tra i diversi sistemi. Inoltre, gli aggiornamenti alle regole per la tenuta dei libri e la normativa sul bollo, permettono di ottenere notevoli risparmi e mantenere al contempo la piena validità legale delle scritture. L Agenzia delle entrate ha previsto una serie di scenari in cui gli obblighi per le aziende sono meglio definiti e le possibilità si allargano. Nello stesso tempo SOGEI ha avviato i test con diversi intermediari e si avvicina la pubblicazione degli standard per la fatturazione verso la PA che sarà esclusivamente elettronica. I tempi sono pertanto maturi per affrontare il passaggio al "tutto digitale" e coglierne i vantaggi.

5 La proposta ICON La soluzione ICON raccoglie le modalità di conservazione definite dal legislatore in un processo trasformando, ove possibile, le procedure manuali in automatismi. La soluzione ICON è strutturata per raccogliere le informazioni (documenti) da fonti diverse ed alimentare un sistema di conservazione presso l azienda (in house) o presso un provider esterno (in outsourcing). Il processo è configurabile con estrema flessibilità grazie alla possibilità di definire nel sistema classi documentali e regole. Le classi documentali, suddivise in categorie, identificano le tipologie di documento conservabili. Le categorie di documenti previste nel sistema sono: Codice Categoria F P S T Descrizione Fiscale Previdenziale Sanitaria Tecnica Le classi documentali sono identificate da un codice composto da: codice della categoria di appartenenza + codice numerico. Classi documentali F01 FattureEmesse F44 RegistroCaricoScaricoRegimeMargineMetodoAnalitico F02 FattureRicevute F45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale F03 NotaVariazioneAumento F46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale F04 NotaVariazioneDiminuzione F47 RegistroCaricoCentriElabDati F05 DocumTrasporto F48 RegistroScaricoCentriElabDati F06 Scontrino F49 RegistroSommeRicevuteDeposito F07 Ricevuta F50 RegistroEditori F08 Bolla F51 LibroSoci F09 LibroGiornale F52 LibroObbligazioni F10 LibroInventari F53 LibroAdunanzeDelibAssemblee F11 LibroMastro F54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione F12 RegistroCronologico F55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale F13 LibroCespiti F56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo F14 RegistroIrpef F57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti F15 RegistroFattureAcquisto F58 AltriRegistri F16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio F59 UnicoPersoneFisiche F17 RegistroFattureEmesse F60 UnicoSocietaPersone F18 RegistroFattureInSospeso F61 UnicoSocietaCapitale F19 RegistroCorrispettivi F62 UnicoEntiNonCommerciali

6 F20 GiornaleFondo F63 IrapPersoneFisiche F21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio F64 IrapSocietaPersone F22 RegistroEmergenzaIva F65 IrapSocietaCapitale F23 Bollettario F66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati F24 RegistroPrimaNota F67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici F25 RegistroUnicoIva F68 Modello730 F26 RegistroRiepilogativoIva F69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale F27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe F70 ModelloIva F28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm F71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva F29 RegistroTrasferimentiIntraUe F72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche F30 RegistroDichIntentiEmesse F73 ModelloIva74Bis F31 RegistroDichIntentiRicevute F74 ComunicazioneAnnualeDatiIva F32 RegistroOmaggi F75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale F33 RegistroMemoriaProdContrassegno F76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute F34 RegistroLavorazioneProdContrassegno F77 Modello770Semplificato F35 RegistroCaricoProdContrassegno F78 Modello770Ordinario F36 RegistroScaricoProdContrassegno F79 ModelloCertificazioneCud F37 RegistroBeniInDeposito F80 ModelloF23 F38 RegistroBeniInContoLavorazione F81 ModelloF24 F39 RegistroBeniComodato F82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico F40 RegistroBeniProva F83 ModelliAnnotazioneSeparata F41 RegistroSezionaleIvaInterno F84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione F42 RegistroCaricoStampatiFiscali F85 AltriDocumenti F43 RegistroSocControllantiControllate P01 Cedolini P02 LUL S01 Ricette S02 Referti medici T01 Disegni tecnici T03 Documenti di collaudo T02 Contratti In particolare, le tipologie di documenti fiscali conservabili sono quelli previsti dalla normativa. Ad ogni classe documentale possono essere associate n regole, alcune predefinite per categoria, altre da attivare. Alla categoria di documenti a valore fiscale, per esempio, è associata la regola per il calcolo dell impronta. Per ogni fase sono disponibili regole specifiche che portano alla definizione del processo stesso a partire dalla selezione della fonte fino alla selezione della modalità di conservazione (in house o in outsourcing). Per ogni regola sono definiti degli allarmi, attivabili con diverse modalità (invio mail, log, report), che permettono di segnalare anomalie nei dati, l avvicinarsi di scadenze, ritardi, ecc. La flessibilità del sistema permette la definizione di nuove categorie, nuove classi documentali e nuove regole. La configurazione del processo prevede quindi di: Attivare la conservazione di una o più classi di documento tra quelle definite nel sistema Associare delle regole ad ogni classe di documento attivata Definire gli allarmi per ogni regola

7 Ogni classe documentale attivata segue le fasi del processo in modo indipendente dalle altre classi configurate, a partire dalla fonte di estrazione fino alle modalità di conservazione. Ciò significa, per esempio, che può convivere la conservazione in house di una classe documentale con la conservazione in outsourcing di un altra. In estrema sintesi le fasi del processo sono le seguenti: Estrazione Validazione e Archiviazione Conservazione Consultazione Calcolo impronta Ogni fase del processo è orchestrata da un servizio che permette la schedulazione delle attività, la gestione delle configurazioni e le notifiche. Per concludere il processo garantisce: Flessibilità nella configurazione Integrazione: grazie a specifici moduli di estrazione Qualità dei dati: la fase di validazione garantisce la conservazione corretta dei documenti. Rispetto delle normative attuali e agilità nel recepirne le evoluzioni Tracciabilità di ogni fase del processo comprensiva di archiviazione delle ricevute Nei prossimi paragrafi verranno dettagliate le fasi del processo.

8 Estrazione La soluzione ICON prevede una struttura dati specifica per la raccolta e la validazione dei documenti da archiviare e consultare. In tale struttura vengono convogliati i documenti estratti da varie fonti: Sistemi documentali aziendali (OpenText edocs DM, Global 360, EMC Documentum, Alfresco) Scansione di documenti cartacei (Kodak Capture Pro, ecc.) ERP Aziendali ICON ha realizzato moduli per l estrazione dei documenti da alcuni dei più diffusi sistemi documentali, ma il formato standard definito permette la realizzazione di moduli specifici per le esigenze del cliente. Il cliente può fornire i dati nel formato definito senza l ausilio dei moduli di estrazione predisposti dal processo: un modulo specifico ne verificherà la validità. La struttura dati comune è così composta: indice xml per i metadati, specifico per tipologia di documento formato PDF per i documenti. I-CONService permette l estrazione schedulata e/o manuale dei documenti secondo criteri di ricerca configurati: è importante che l estrazione sia fatta prima dei termini di conservazione previsti per i documenti specifici, in modo da avere il tempo di effettuare le opportune verifiche e correzioni in caso di esito negativo della validazione. I moduli di estrazione, se necessario: convertono differenti tipologie di documento in formato PDF applicano un fincato applicano una firma embedded

9 Validazione e archiviazione I dati raccolti, prima di essere archiviati e predisposti in lotti per la conservazione, vengono sottoposti ad una fase di validazione: validazione formale di congruenza rispetto al formato definito (xsd) validità dei documenti: formato pdf, dimensione > 0Kb validazioni per tipologia: firme aggiuntive, buchi di protocollo, ecc. L esito della validazione viene comunicato via Posta Elettronica Certificata (PEC) al cliente. In caso l esito sia negativo il cliente dovrà provvedere manualmente alla verifica, correzione e nuova estrazione dei documenti. In caso positivo, invece, i documenti verranno raccolti nell Archivio per la conservazione pronti per la generazione del lotto di conservazione. I documenti pdf vengono mantenuti in archivio solo fino alla ricezione della ricevuta di conservazione positiva del lotto, i file indici invece possono essere mantenuti. L archivio, vera e propria base dati del processo, oltre ai documenti da conservare, contiene: le versioni del manuale di conservazione tutti i dati utili alla generazione dell XML da inviare all Agenzia delle entrate (dati anagrafici, date dei lotti di documenti conservati, ecc) tutte le configurazioni del processo il log di processo (livello di dettaglio configurabile) le ricevute le Evidenze generate (in caso di soluzione in house) lo storico dei file indici dei documenti conservati (configurabile)

10 Conservazione e consultazione La soluzione Icon permette di scegliere tra due modalità di conservazione: In house: alla scadenza definita per ogni tipologia di documento vengono prelevati i documenti dall archivio della conservazione per la generazione dei lotti. Il responsabile della conservazione riceverà notifica della disponibilità dei lotti per la verifica e l apposizione della firma e marca temporale. Il processo mette a disposizione del responsabile un modulo per tale attività. Per la consultazione del lotto viene predisposto un pacchetto HTML. Il lotto così composto potrà essere conservato secondo le modalità definite nel manuale di conservazione (es. CD/DVD autoconsultabili). In outsoursing: ICON collabora con Postecom e si integra con il servizio Postedoc. Alla scadenza definita per ogni tipologia di documento il processo predispone il lotto nel formato richiesto dall outsourcer e lo invia tramite Web Service a Postecom. Il responsabile della conservazione, che in questo caso è presso l outsourcer appone la firma digitale e la marca temporale. I lotti vengono memorizzati su più sistemi al fine di assicurare un corretto backup e disasterrecovery. La consultazione dei documenti è disponibile attraverso l accesso al portale protetto Postedoc. Opzionalmente è possibile attivare la funzionalità di esport su suppporto autoconsultabile.

11 Calcolo dell impronta dell archivio Nel caso di conservazione in house, in corrispondenza della generazione di ogni lotto il processo genera anche l Evidenza del Lotto e la archivia nell Archivio per la conservazione. Alle scadenze configurate, il processo genera: per ogni tipologia di documento l Evidenza Tipo Documento. l Evidenza Archivio predispone l XML con l impronta per la trasmissione all Agenzia delle Entrate. La trasmissione deve avvenire manualmente, il processo notificherà al responsabile della conservazione la disponibilità della comunicazione. Tutti i dati utili alla generazione dell XML sono presenti nell Archivio per la conservazione. Prima di notificare la disponibilità della comunicazione il processo verifica la presenza di tutti i dati e la validità degli stessi, comunicando le anomalie al responsabile della conservazione in modo che possa intervenire tempestivamente. Sede: Via Ortigara, Vimercate (MI) - Tel. (+39) Fax (+39) Filiale: Viale Castello della Magliana, Roma - Tel./Fax (+39)