CASO DI SUCCESSO X DATANET INSIEME A VENETO BANCA PER LA GESTIONE DELL ASSEMBLEA SOCI

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1 CASO DI SUCCESSO X DATANET INSIEME A VENETO BANCA PER LA GESTIONE DELL ASSEMBLEA SOCI Il Gruppo Veneto Banca è la dodicesima realtà bancaria italiana per masse amministrate. Banca popolare nata nel 1877, dispone di oltre 580 sportelli e ha circa 68mila soci; è un istituto bancario di riferimento nel panorama italiano e vanta un importante presenza anche nell Europa dell Est, pur mantenendo un fortissimo legame con il proprio territorio di appartenenza, il Veneto e in particolare la provincia di Treviso. L Assemblea dei Soci è per l azienda l evento più importante dell anno: si tiene in una location molto ampia e particolare, Villa Spineda Gasparini-Loredan di Volpago del Montello (Treviso), conta sulla presenza di migliaia di soci, spesso portatori di numerose deleghe, cosa che determina la necessità di avere la disponibilità dei dati relativi in tempo reale. Si può quindi comprendere bene come una banca di queste dimensioni abbia esigenze molto rilevanti per quanto riguarda l organizzazione della propria assemblea. Per questo, Veneto Banca ha cercato un partner esperto in grado di supportarla nella gestione dell evento con un software all altezza delle proprie aspettative. L ha trovato in X DataNet. I responsabili di Veneto Banca hanno visto una simulazione dell utilizzo del software Assemblea all inizio del 2013, nel corso di una software selection organizzata in vista dell evento. Le richieste erano molto precise: il software doveva gestire gli ingressi e le uscite di oltre tremila soci in modo veloce e affidabile, fornendo la situazione in tempo reale al tavolo della Presidenza e garantendo una totale sicurezza dei dati. X DataNet ha fornito tutte le risposte necessarie sviluppando anche funzionalità ad hoc per rispondere alle specifiche richieste di Vantaggi garantiti dal software Assemblea a Veneto Banca: La soluzione è frutto di un ampia esperienza nella gestione delle assemblee soci delle banche. Assoluta sicurezza nella gestione dei dati grazie al sistema di mirroring dei server utilizzati. Procedura molto personalizzabile e semplice da usare. Software molto veloce per ridurre al minimo le code all ingresso. Supporto di personale tecnico specializzato in assemblee soci di banche. Disponibilità di X DataNet nel soddisfare ogni esigenza della banca a livello di software e di funzionalità. X DataNet S.r.l. - Software Engineering Via Punta15, Mirandola (MO) - C.f e P.i Tel Fax info@xdatanet.com

2 Veneto Banca. In più, ha messo a disposizione un team dedicato per supervisionare la formazione del personale e il buon andamento dell evento stesso. Superata la selezione, si è iniziato da subito a organizzare riunioni operative per definire tempi e modi precisi per la gestione dell assemblea. X DataNet si doveva occupare degli ingressi e delle uscite, supportando il personale della banca in ogni fase. Inoltre, il software doveva essere in grado di integrarsi alla perfezione con l hardware e i server forniti dalla banca, passando numerosi test operativi prima di essere utilizzato in assemblea. X DataNet si è occupata della configurazione e dell installazione del software nei server e nell hardware di Veneto Banca (venti postazioni con PC portatili, lettori di codici a barre e stampanti), dando anche supporto diretto al personale della banca con un proprio team di sei persone. Il software Assemblea ha gestito senza alcun problema gli ingressi dei soci, deleganti compresi. La procedura ha permesso di stampare, in automatico, biglietti d ingresso personalizzati per ogni socio. In più, i responsabili della banca hanno potuto monitorare la situazione aggiornata in tempo reale, attraverso un monitor installato direttamente sul palco. Il software è stato utilizzato anche per gestire l esito delle votazioni (supporto a votazioni con schede cartacee e scrutinio manuale, come deciso dalla banca) e degli interventi dei soci in assemblea.

3 Le esigenze della banca Le necessità di Veneto Banca erano: poter contare su una nuova procedura di gestione dell assemblea, basata su un software innovativo e performante, massimo livello di sicurezza e protezione dei dati legati ai soci, totale affidabilità del sistema nella gestione. In villa sono stati allestiti due punti d ingresso distinti, ognuno con dieci postazioni, e i dati dovevano essere forniti in tempo reale al tavolo della Presidenza, il tutto sotto il monitoraggio costante del personale della sala server situata all interno della villa. Un sistema integrato che doveva funzionare alla perfezione. Il software, oltre a essere veloce e sicuro, doveva essere semplice da usare, per facilitare la formazione alle quaranta persone scelte per la gestione di ingressi e uscite. In più, doveva essere prevista una postazione dietro al palco per supervisionare il tutto, garantendo eventuale supporto diretto durante l assemblea. Un requisito prioritario per Veneto Banca era la sicurezza totale dei dati. Il partner selezionato doveva essere in grado di garantire la protezione totale delle informazioni dei soci all interno dei server dedicati per l assemblea, collaborando attivamente con i responsabili dei Sistemi Informativi per raggiungere un affidabilità del 100%. Vista la conformazione particolare della villa (l assemblea si è tenuta in un salone ricavato sotto lo splendido complesso palladiano) e la relativa complessità logistica, era necessario avvalersi di un partner molto esperto non solo nello sviluppo del software ma anche nella gestione di eventi di questo tipo.

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5 La soluzione: il software Assemblea, due server in mirroring e un team dedicato X DataNet è stata scelta perché ha soddisfatto tutti i requisiti richiesti: un software innovativo e semplice da usare, un esperienza di 18 anni nelle assemblee soci e, soprattutto, la volontà di mettersi a completa disposizione della banca per sviluppare soluzioni specifiche. Per quanto riguarda quest ultimo aspetto, il personale della banca e quello di X DataNet hanno lavorato fianco a fianco per testare un sistema di mirroring tra i due server utilizzati, in modo tale che i dati venissero copiati dall uno all altro in tempo reale. In questo modo, in caso di problemi, tutte le informazioni erano disponibili sull altra macchina. Una garanzia non da poco. I test effettuati prima dell assemblea sono stati molto approfonditi e hanno permesso di provare l affidabilità del sistema al 100%. La semplicità d uso del software ha permesso di gestire un ingresso veloce e controllato dei soci, verificandone l identità (attraverso l utilizzo di lettori di codici a barre), la presenza e il numero di deleghe, la registrazione e la stampa automatica del biglietto di ingresso personalizzato con apposite stampanti. Nonostante l afflusso di centinaia di soci in pochi minuti, non si sono mai create code, elemento non trascurabile. Inoltre, è stato possibile gestire anche l uscita dei soci dalla sala dell assemblea, avendo così sempre disponibile il dato reale delle persone presenti all evento. Nel corso dell evento, il software Assemblea è stato utilizzato anche per supportare la gestione degli esiti dello scrutinio manuale delle schede cartacee durante le fasi di voto, permettendo la realizzazione delle stampe riassuntive dei partecipanti e degli esiti delle votazioni. In più, la funzionalità legata alla registrazione degli interventi in assemblea è stata configurata per supportare i responsabili della banca anche su questo aspetto. Assemblea ha superato a pieni voti anche l esame di Veneto Banca e il tutto si è concluso con un bel brindisi. Prosecco della zona, ovviamente. Per avere maggiori informazioni: Riccardo Polesel Responsabile Marketing e Comunicazione - X DataNet S.r.l Via Punta, Mirandola (MO) - Tel.: +39 (0535) Fax: +39 (0535) rpolesel@xdatanet.com