Consorzio di Bonifica «UFFICIO DEI FIUMI E FOSSI» PISA. Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi

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1 Consorzio di Bonifica «UFFICIO DEI FIUMI E FOSSI» PISA Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi

2 Indice Art. 1 Fonti e finalità Art. 2 Definizione di documento amministrativo Art. 3 Soggetti titolari Art. 4 Controinteressati Art. 5 Accesso per via telematica Art. 6 Notifica ai controinteressati Art. 7 Consiglieri dell Ente Art. 8 Responsabile del procedimento di accesso Art. 9 Albo consortile Art. 10 Pubblicità degli atti Art. 11 Diritto di accesso Art. 12 Modalità di accesso Art. 13 Accesso informale Art. 14 Accesso formale Art. 15 Richiesta di accesso irregolare o incompleta Art. 16 Differimento dell accesso Art. 17 Casi di esclusione Art. 18 Tutela amministrativa in caso di diniego dell accesso Art. 19 Archivio delle istanze di accesso Art. 20 Rinvio Art. 21 Entrata in vigore Allegato n. 1 Modello per richiesta di accesso formale Allegato n. 2 Ricevuta di richiesta di accesso formale Allegato n. 3 Modello di riconsegna del documento 2

3 Art. 1 Fonti e finalità 1. Il presente regolamento è adottato in applicazione degli artt. 22 e segg. della L. 241/90, dei DPR 445/00, DPR 184/06 come successivamente modificati ed integrati e dell'art. 49 dello Statuto del Consorzio. 2. Ai fini della trasparenza dell'attività amministrativa il presente regolamento disciplina le modalità per l esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi ed i casi di esclusione. Art. 2 Definizione di documento amministrativo 1. Si considera documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti dal Consorzio e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. Art. 3 Soggetti titolari 1. Chiunque ha diritto di accesso alle deliberazioni della Deputazione Amministrativa e del Consiglio dei Delegati e a tutti gli atti pubblicati all albo consortile secondo quanto disposto all'art. 9 del presente regolamento. 2. Per tutti gli altri documenti amministrativi sono titolari del diritto di accesso i soggetti privati, singoli o associati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l accesso. Art. 4 Controinteressati 1. Si considerano controinteressati tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall esercizio dell accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza. Art. 5 Accesso per via telematica 1. Il Consorzio assicura che il diritto d'accesso possa essere esercitato anche in via telematica. 2. Le modalità di invio delle domande e le relative sottoscrizioni sono disciplinate dall'articolo 3

4 38 del DPR 445/2000 e successive modificazioni, dagli art. 4 e 5 del DPR 68/2005 e dal D.lgs. n. 82/2005 e successive modificazioni. Art. 6 Notifica ai controinteressati 1. Fermo quanto previsto dall art. 11, il Consorzio, se individua soggetti controinteressati, di cui all art. 4 del presente regolamento, è tenuto a dare comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento, o per via telematica per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione. 2. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione di cui al comma 1, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, il Consorzio provvede sulla richiesta, accertata la ricezione della comunicazione di cui al comma 1. Art. 7 Consiglieri dell Ente 1. I componenti del Consiglio dei Delegati e della Deputazione Amministrativa hanno diritto di ottenere gratuitamente, e per finalità connesse all esercizio del mandato, copia degli atti adottati dal Consorzio. Art. 8 Responsabile del procedimento di accesso 1. Responsabili del procedimento di accesso sono il Direttore o il Dirigente dell area amministrativa, o su designazione di questi, effettuata per iscritto, altro dipendente avente funzioni direttive. Art. 9 Albo consortile 1. Presso la sede del Consorzio, in luogo accessibile al pubblico, è collocato l'albo consortile, in modo da garantire la conoscenza e lettura degli atti esposti e la loro conservazione senza danneggiamenti o sottrazioni. 2. Mediante affissione nell'albo consortile sono pubblicate tutte le deliberazioni del Consiglio dei Delegati, della Deputazione Amministrativa, le deliberazioni del Presidente e le determinazioni dirigenziali. 3. Sono, altresì, pubblicate all Albo, ai sensi dell art.26 della L.241/90 e s.m.i, le direttive, i programmi, le istruzioni, le circolari e ogni altro atto che dispone, in generale, sulla organizzazione, sulle funzioni, sugli obiettivi, sui procedimenti, ovvero, nei quali si determina l interpretazione di norme giuridiche e si dettano disposizioni per l applicazione di esse e, più in generale, tutti gli atti per i quali tale forma di pubblicità sia prevista per legge o per regolamento. 4

5 Art. 10 Pubblicità degli atti 1. Al fine di favorire la più ampia e agevole conoscenza da parte dei cittadini e di chiunque ne abbia interesse, il Consorzio dispone la pubblicazione dello statuto, dei regolamenti e degli atti pubblicabili ai sensi del precedente art. 9 sul sito internet 2. Tale forma di pubblicità avviene su iniziativa del Responsabile del procedimento. Art. 11 Diritto di accesso 1. I documenti amministrativi del Consorzio e da questo conservati sono liberamente consultabili secondo le modalità stabilite dai successivi articoli. 2. Il diritto di accesso, che si esercita mediante la visione e l'eventuale estrazione di copia dei documenti amministrativi, si intende esteso agli atti preparatori, agli allegati che costituiscono parte integrante del provvedimento, nonché agli atti con essi approvati ed ai documenti richiamati, fatte salve le eccezioni previste dall art. 24 della L. 241/90 e s.m.i e da quanto stabilito all art. 17 del presente regolamento. 3. Il diritto di accesso è esercitatile fino a quando il Consorzio ha l obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere. 4. Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell operato del Consorzio o riguardanti informazioni che non abbiano la forma di documento amministrativo. Art. 12 Modalità di accesso 1. Il diritto di accesso può essere esercitato in via informale o formale. 2. La visione dei documenti è gratuita e deve essere effettuata, usando ogni diligenza e cura nel consultarli, presso l ufficio indicato nell atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di apertura al pubblico dell ufficio, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto. E vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo. L interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. 3. La riproduzione di copie dei documenti amministrativi, anche in forma cartografica, in possesso del Consorzio avviene subordinatamente al rimborso dei costi correnti di riproduzione, stabiliti con atto dell Ente e salve le disposizioni di bollo in quanto dovuto o richiesto ai sensi del DPR n. 642 e successive modifiche. Su richiesta dell interessato le copie potranno essere autenticate. 4. Le copie dei dati informatizzati possono essere rilasciate su appositi supporti forniti dal Consorzio. L uso degli strumenti informatici è riservato esclusivamente al personale dell Ente. 5. Il Responsabile del procedimento sulla base dell esito dell istruttoria effettuata con i controinteressati e con coloro che hanno fatto domanda di accesso, al fine di ottenere un effetto deflattivo del contenzioso per l ente, può consentire solo la visione degli atti, senza 5

6 estrazione di copia e trascrizione di appunti. 6. Il Consorzio, ove ritenga di rispondere negativamente all istanza di accesso, ne dà preventiva comunicazione scritta al richiedente, ai sensi dell art. 10 bis L. 241/1990 e s.m.i., che entro 10 gg. dal ricevimento della comunicazione può presentare osservazioni scritte e documenti 7. Nel caso di eventuale mancato accoglimento di tali osservazioni, è data ragione nella motivazione del provvedimento finale da parte del responsabile del procedimento. Art. 13 Accesso informale 1. Qualora in base alla natura del documento richiesto non risulti l esistenza di controinteressati, il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta verbale, per scritto, per fax o per mezzo di strumenti telematici, all ufficio competente a formare l atto conclusivo del procedimento. 2. Il richiedente, per iscritto o verbalmente, deve: a) indicare le proprie generalità o i propri poteri rappresentativi; b) indicare gli estremi del documento o gli elementi che ne consentono l'individuazione; c) comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta; d) specificare se intende prendere visione del documento, estrarre copia, trascrivere il testo od effettuare copia dei dati informatizzati. 3. La richiesta, ove provenga da una Pubblica Amministrazione, è presentata dal titolare dell ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo, o dal legale rappresentante dell Ente. 4. L informazione e consultazione degli atti indicati all art. 9 comma 2 del presente regolamento è effettuata su domanda informale dell interessato, espressa verbalmente o con altre modalità, senza che si debba procedere all identificazione del richiedente. 5. La richiesta, esaminata immediatamente dal Responsabile del procedimento di accesso, è accolta mediante visione del documento e, se richiesto, rilascio di copie nel rispetto di quanto previsto dal presente regolamento. Art. 14 Accesso formale 1. Qualora non sia possibile l accoglimento immediato della richiesta di accesso in via informale, o, in base al contenuto del documento richiesto, il Consorzio riscontri l esistenza di controinteressati, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull accessibilità dei documenti, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale scritta, indirizzata al Consorzio, utilizzando l'apposita modulistica predisposta a tale scopo e allegata al presente regolamento. A fronte della presentazione della domanda è rilasciata regolare ricevuta. 2. Al di fuori dei casi indicati nel comma precedente, il richiedente può sempre presentare richiesta formale, della quale è rilasciata ricevuta. 3. Qualora la domanda presentata riguardi documenti che dovessero risultare appartenenti ad altra Amministrazione, il Consorzio provvederà a trasmettere la richiesta all Amministrazione 6

7 interessata, avvisando il richiedente. 4. Il procedimento di accesso formale deve concludersi nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente o dalla ricezione della medesima nell'ipotesi di cui al comma Decorsi inutilmente trenta giorni dalla data di presentazione della richiesta questa si intende respinta. 6. La comunicazione dell accoglimento della richiesta di accesso deve contenere l indicazione dell ufficio e del responsabile, completo della sede, del recapito telefonico al quale l interessato potrà rivolgersi e dell orario e dei giorni di apertura al pubblico, nonché l indicazione di un congruo periodo di tempo, non inferiore a 15 giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia. Qualora sia possibile, il responsabile del procedimento di accesso può disporre la spedizione a domicilio di copia dei documenti richiesti, previo pagamento dei costi di riproduzione e spedizione. 7. In caso di diniego dell accesso, espresso o tacito, o di differimento, è ammesso ricorso al Tribunale amministrativo regionale nei termini e nei modi di legge. Art. 15 Richiesta di accesso irregolare o incompleta 1. Ove la domanda sia irregolare, incompleta o generica, il responsabile del procedimento di accesso entro dieci giorni dal ricevimento, è tenuto a darne motivata comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione, assegnando il termine di 15 giorni per la regolarizzazione, decorso il quale la domanda decade. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla data di presentazione della richiesta perfezionata, della quale è rilasciata ricevuta. 2. Sono respinte con provvedimento motivato del Responsabile del procedimento di accesso le richieste relative ad intere categorie di documenti. Art. 16 Differimento dell accesso 1. L'accesso è differito quando tratta di atti la cui diffusione possa pregiudicare la riservatezza di persone, gruppi o imprese, così come previsto dalla normativa. 2. L'accesso è, altresì, differito, ove sia necessario salvaguardare le esigenze di riservatezza del Consorzio, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa. 3. In particolare, l'accesso è sospeso nelle seguenti ipotesi di: a. elenchi di ditte da invitare a gare mediante procedure negoziate o ristrette fino alla conclusione del procedimento di gara; b. atti relativi all istruttoria di gare di appalto, susseguenti al bando, fino a quando non è deliberata l aggiudicazione; c. i progetti e disegni relativi alla esecuzione e manutenzione di opere pubbliche sino a che tali documenti non vengano approvati dai competenti organi; d. studi, progetti, istruttorie tecniche fino alla emissione del provvedimento finale; 7

8 e. documentazione attinente lavori delle commissioni di concorso, fino all adozione del formale provvedimento di approvazione degli atti delle commissioni giudicatrici; f. verbali di sopralluogo, denunce, contestazioni, intimazioni, procedimenti e sanzioni amministrative a ditte e soggetti privati con cui il Consorzio ha rapporto, fatta eccezione per i diretti interessati fino alla conclusione del relativo procedimento; g. atti e documenti relativi alla predisposizione del Piano di classifica, del Perimetro di contribuenza e del Piano generale di bonifica, fino all approvazione da parte dell'organo consortile competente; h. documentazione attinente al procedimento riguardante le elezioni consortili fino alla conclusione dello stesso. 4. Sono resi accessibili dopo che il relativo procedimento è concluso i documenti attinenti la fase preparatoria di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione, di programmazione. 5. La decisione riguardante il differimento dell accesso e la relativa durata spetta al Responsabile del procedimento di accesso, che dovrà fornirne motivata comunicazione. Art. 17 Casi di esclusione 1. Sono esclusi dall'accesso: a. schemi degli impianti tecnici relativi alla sede del Consorzio, nonché degli immobili di proprietà del Consorzio; b. chiavi di accesso ai software, password, combinazioni di casseforti, sistemi di sicurezza e gli atti in cui questi sono descritti ed elencati; c. atti contabili, documenti fiscali, cessioni di credito e simili attinenti a posizioni di soggetti con cui l'ente ha rapporti economici, nonché ogni altra documentazione riguardante la capacità finanziaria e di mezzi di soggetti con cui il Consorzio ha rapporti, fatta eccezione per i diretti interessati; d. pareri tecnici, amministrativi e legali resi al Consorzio da consulenti esterni; e. note interne degli uffici; f. documentazione attinente situazioni private dell'impiegato: procedimenti penali, disciplinari, vita privata, salute, carriera, trattamento economico, accertamenti medici, ad eccezione dell'informazione circa la qualifica e la struttura di appartenenza. Resta salvo il diritto di accesso al dipendente in relazione agli atti presenti nel proprio fascicolo personale; g. documenti in possesso del Consorzio o attribuibili al Consorzio quale parte in un processo civile, penale, amministrativo o fiscale, la cui divulgazione potrebbe compromettere l'esito del giudizio o la cui diffusione potrebbe concretizzare violazione del segreto istruttorio; h. i documenti relativi agli appalti dichiarati dalle imprese coperti da brevetto industriale, diritto d'autore, segreti tecnici o commerciali o ritenuti meritevoli di tutela da parte dei diretti interessati con espressa 8

9 motivazione da rendere in sede di gara, fermo restando quanto previsto dall art. 12, comma 5, del presente regolamento; i. documenti relativi all'operato di commissioni di studio e di gruppi di lavoro interni al Consorzio che non vengano acquisiti nel procedimento quali presupposti del provvedimento finale; j. i documenti amministrativi contenenti informazione di carattere psicoattitudinale relativi a terzi, nei procedimenti selettivi; k. nei procedimenti tributari, per i quali restano ferme le particolari norme che li regolano; l. atti e documenti concernenti gli impianti di sicurezza degli edifici destinati a sede del Consorzio e i documenti relativi al personale responsabile della sicurezza e le comunicazioni riservate con riferimento alle disposizioni del D.Lgs. 626/94; m. le schede di votazione delle elezioni consortili, le deleghe all'esercizio del diritto di voto e gli atti ed i registri attestanti la partecipazione al voto dei singoli consorziati; n. i verbali delle sedute degli organi consortili che non si svolgano in seduta pubblica; o. gli atti di adempimento di obblighi fiscali relativi alla posizione dei dipendenti e di terzi; p. documenti e informazioni in materia ambientale esclusi dall accesso ai sensi dell art. 5 del D.Lgs. 195/2005; Art. 18 Tutela amministrativa in caso di diniego dell accesso 1. Il cittadino interessato al procedimento di accesso, in caso di diniego dell accesso, espresso o tacito o di differimento della richiesta, fermi restando i mezzi giurisdizionali previsti dalla legge, può ricorrere alla Provincia di Pisa, quale Ente preposto al controllo di legittimità degli atti del Consorzio ai sensi dell art. 29 della L.R. n. 34/1994, mediante raccomandata con avviso di ricevimento. Il ricorso può essere trasmesso anche a mezzo fax o per via telematica. 2. Il ricorso, notificato agli eventuali controinteressati, è presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare alla Provincia di Pisa le loro controdeduzioni. 3. Il ricorso contiene: a) le generalità del ricorrente; b) la sommaria esposizione dell'interesse al ricorso; c) la sommaria esposizione dei fatti; d) l'indicazione dell'indirizzo al quale dovranno pervenire, anche a mezzo fax o per via telematica, le decisioni della Provincia. 4. Al ricorso sono allegati: a) il provvedimento impugnato, salvo il caso di impugnazione di silenzio rigetto; b) le ricevute dell'avvenuta spedizione, con raccomandata con avviso di ricevimento, di copia del ricorso ai controinteressati, ove individuati già in sede di presentazione della richiesta di accesso. 5. Ove la Provincia ravvisi l'esistenza di controinteressati, non già individuati nel corso del 9

10 procedimento, notifica ad essi il ricorso. 6. La Provincia si pronuncia entro trenta giorni dalla presentazione del ricorso o dal decorso del termine di cui al comma 2. Scaduto tale termine, il ricorso si intende respinto. Nel caso in cui venga richiesto il parere del Garante per la protezione dei dati personali il termine è prorogato di venti giorni. Decorsi inutilmente tali termini, il ricorso si intende respinto. 7. La decisione di irricevibilità o di inammissibilità del ricorso non preclude la facoltà di riproporre la richiesta d'accesso e quella di proporre il ricorso alla Provincia di Pisa avverso le nuove determinazioni o il nuovo comportamento del soggetto che detiene il documento. 9. La decisione della Provincia è comunicata alle parti e al soggetto che ha adottato il provvedimento impugnato entro lo stesso termine di cui al comma 6. Nel termine di trenta giorni, il soggetto che ha adottato il provvedimento impugnato può emanare l'eventuale provvedimento confermativo motivato previsto dall'articolo 25, comma 4, della legge 241/1990. Art. 19 Archivio delle istanze di accesso 1. Al fine di consentire il più celere ed agevole esercizio del diritto di accesso, il Consorzio istituisce, presso gli uffici amministrativi, un archivio automatizzato ovvero cartaceo. 2. L'archivio deve contenere i dati ricognitivi, soggettivi, oggettivi e cronologici delle richieste di accesso ricevute e deve essere costantemente aggiornato con le informazioni attinenti al relativo caso. Art. 20 Rinvio 1. Per quanto non previsto dal presente regolamento si applicano le norme vigenti in materia di accesso ai documenti amministrativi. Art. 21 Entrata in vigore 1. Ai sensi di quanto disposto dall'art. 29 della legge regionale 34/1994, il presente regolamento entra in vigore dopo l apposizione del visto di legittimità e di merito da parte della Provincia di Pisa. 10

11 Allegato 1 RICHIESTA DI ACCESSO FORMALE AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI DEL CONSORZIO (ART. 14 REGOLAMENTO) Il sottoscritto Sig.... nato a... il... residente in... Via... n...., estremi del documento di identità..., (nella sua qualità di rappresentante di... [*indicare gli estremi del documento che attesta la sussistenza dei poteri rappresentativi]) RICHIEDE di poter accedere formalmente al seguente documento amministrativo del Consorzio: a) tipo del documento (*delibera della Deputazione o del Consiglio, contratto, verbale di gara di appalto, etc.); b) estremi del documento (*numero, numero di protocollo, data, etc.); c) altri elementi che ne consentono l'individuazione: Il richiedente dichiara, sotto la propria responsabilità, di avere un interesse diretto, concreto e attuale all'accesso corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata. In particolare che l'interesse è costituito da L'esame del documento avverrà mediante: a) visione del documento b) estrazione di copia c) trascrizione del documento preso in visione d) copia dei dati informatizzati La copia del documento o dei dati informatizzati è rilasciata previo pagamento di euro... a titolo di rimborso delle spese di riproduzione. Nel caso sub d) il richiedente deve fornire anche gli appositi supporti. 11

12 L'esame del documento sarà effettuato: a) dal richiedente b) da persona da lui incaricata c) con l'eventuale accompagnamento di altra persona Nelle ipotesi b) e c) dovranno essere specificate le generalità di chi accede al documento e registrate in calce alla presente richiesta. IL RICHIEDENTE Data... Generalità della persona incaricata dal richiedente e/o di altra persona che lo accompagna... Sig.... nato a... il... residente in... Via... estremi del documento di identità... 12

13 Allegato 2 RICEVUTA DI RICHIESTA DI ACCESSO FORMALE (ART. 14, COMMA 1, REGOLAMENTO) Il giorno... alle ore... il Sig.... nato a... il... residente in... ha presentato richiesta di accesso formale, che viene allegata alla presente ricevuta, protocollata e conservata negli archivi del Consorzio, al seguente documento amministrativo del Consorzio: a) tipo documento... b) elementi di identificazione... c) altri elementi che ne consentono l individuazione. PER RICEVUTA 13

14 Allegato 3 RICONSEGNA DEL DOCUMENTO Il giorno... alle ore..., il sottoscritto responsabile del procedimento di accesso, ha consegnato nelle mani del Sig.... (*indicare le generalità del richiedente) il seguente documento... richiesto con la istanza n.... presentata al Consorzio in data... per farne prendere visione e/o estrarne copia. Il richiedente, alle ore... dello stesso giorno ha restituito i documenti presi in visione integri e senza alcuna alterazione. IL RICHIEDENTE IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI ACCESSO 14