CITTÀ DI AVIGLIANA VERBALE DI DETERMINAZIONE N. 500 DEL 09/12/2015

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1 Pag. 1 VERBALE DI DETERMINAZIONE N. 500 DEL 09/12/2015 OGGETTO : AFFIDAMENTO SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DAL 15/12/2015 AL 31/12/2020. CIG Z42177BA16 AREA SERVIZI CIVICI E DI SUPPORTO Ced e Statistica Il Direttore Area Premesso - che ai sensi dell'art. 7, co. 5, del DPCM 3 dicembre 2013, recante le Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 tutte le PPAA sono tenute, a far data dal 12/10/2015, alla trasmissione del registro giornaliero di protocollo, entro la giornata lavorativa successiva, al sistema di conservazione, garantendo l immodificabilità del contenuto; - che la conservazione può essere affidata esclusivamente ai conservatori accreditati -presso l'agenzia per l'italia digitale-, pubblici o privati, di cui all art. 44-bis, comma 1, del CAD; - che il Comune di Avigliana utilizza le procedure informatiche dalla Maggioli Spa (software IRIDE e J-IRIDE SICRAWEB) per gli ambiti Segreteria/Protocollo, Ragioneria/Tributi, Demografici/Cimiteriale; - che la Maggioli Spa risulta inserita nell'elenco dei conservatori accreditati presso l'agid; - che Maggioli Spa ha presentato offerta, ns. prot. n del 30/9/2015, avente ad oggetto il Progetto conservazione a norma documenti informatici ; - che l'offerta in questione prevede: a) quale oggetto della conservazione: contratti informatici sottoscritti digitalmente; deliberazioni di Giunta e Consiglio comunali; determinazioni; registro giornaliero di protocollo; fatture elettroniche; b) quali obblighi a carico della software house: assunzione della delega per la gestione del processo di conservazione; servizio di consultazione dei documenti conservati tramite portale WEB ad accesso protetto; firma digitale e marcatura temporale dei lotti di conservazione; integrazione con il software IRIDE e J IRIDE (SICRAWEB) per il versamento automatizzato in conservazione dei documenti informatici; c) quali principali voci di costo: euro 500,00 una tantum per l'attivazione del servizio (ricomprendente Attivazione del servizio che include: Archivio dedicato al Comune su portale Web per la consultazione dei documenti Attivazione credenziali di accesso per 1 utente Manuale Utente (formato pdf) Stesura del Manuale della Conservazione Attivazione del servizio per Nr. 6 Tipologie di Documentali: Contratti, Delibere (Consiglio e Giunta), Determine, Registro Giornaliero di Protocollo, Fatture Elettroniche ); euro 300,00 una tantum per fornitura modulo di integrazione con J-IRIDE/IRIDE/COS, installazione configurazione in teleassistenza, test ed avvio in produzione

2 Pag. 2 procedure di riversamento automatico dei documenti in conservazione; euro 900,00 quale canone di conservazione dalla data di affidamento al 31/12/2016 e, poi, annuale (a far data dall'1/1/2017), ricomprendente Delega di affidamento, gestione del Processo di Conservazione, Manutenzione del software, Aggiornamenti di legge e migliorie applicative, Consultazione illimitata dei documenti on line per tutto il periodo di validità del canone di servizio, Generazione Lotti di Conservazione e Apposizione Marche Temporali, Conservazione a Norma pari a 3 GB/Anno ; euro 200,00/1GB, una tantum, per conservazione documenti pregressi; euro 250,00, una tantum, per attività di istruzione utenti in teleassistenza (pacchetto da 4 ore); d) quali modalità di pagamento: canone annuo (euro 900,00/anno) anticipato a 60 gg. data fattura; - che, secondo quanto confermato dal responsabile della società affidataria del servizio di gestione del sistema informatico comunale con e mail del 23/11/2015, prot. n , Maggioli Spa è l'unico conservatore accreditato che, in quanto fornitore delle procedure informatiche attualmente in uso, può espletare il servizio di conservazione integrandolo informaticamente con le stesse in modo da consentire, senza ulteriori incombenze a carico degli uffici e minimizzando il rischio di errori umani, il riversamento automatico in conservazione dei documenti; - che, di conseguenza, le modalità di espletamento del servizio di conservazione da parte della Maggioli Spa non risultano comparabili con (e surrogabili da) quelle degli altri conservatori accreditati, di talchè rendendo applicabile il disposto dell'art. 57 del D. Lgs. n. 163/2006, a mente del quale (comma I) le stazioni appaltanti possono aggiudicare i contratti pubblici mediante procedura negoziata e senza previa pubblicazione di un bando, dandone conto con adeguata motivazione, laddove si verte nell'ipotesi -sussistente nel caso di specie per quanto in precedenza rappresentato- così riassunta: qualora, per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, il contratto possa essere affidato unicamente ad un operatore economico determinato (art. 57, co. II, lett. b); - che, peraltro, il vigente Regolamento comunale per l acquisizione in economia di beni, servizi e lavori prevede, ex artt. 4, lett. C), sub i), e 7, lett. B) e C), la possibilità di procedere all affidamento diretto dei servizi informatici per importi sino ad euro ,00, oltre IVA; - che il successivo art. 12 del Regolamento comunale, coerentemente con quanto stabilito dal secondo comma dell'art. 334 del DPR n. 207/2010, prevede la possibilità di integrare la forma contrattuale tramite scrittura privata sottoscritta dal funzionario competente e dall affidatario, ovvero mediante scambio di lettere commerciali ; - che è stato acquisito (ns. prot. n del 17/11/2015) informaticamente il DURC, con scadenza 26/02/2016, attestante la regolarità contributiva della Maggioli Spa; - che, nella presente fattispecie, non sussistono le condizioni (rischi da interferenza) previste dal disposto di cui all art. 26 del D. Lgs. n. 81/2008 ed implicanti la redazione del DUVRI; - che con deliberazione della Giunta Comunale n. 218 del 28/09/2015, dichiarata immediatamente eseguibile, e con valenza pluriennale come previsto dal comma 2 dell art. 24 del vigente Regolamento di contabilità, sono state assegnate ai Direttori di Area le risorse necessarie all'esecuzione dei programmi e progetti di bilancio; - che con deliberazione consiliare n. 41 del 27/7/2015, dichiarata immediatamente eseguibile, è stato approvato il bilancio di previsione dell esercizio 2015 e pluriennale 2015/2017;

3 Pag. 3 richiamato il Decreto Legislativo 18/08/2000, n. 267 recante il Testo Unico delle Leggi sull Ordinamento degli Enti Locali ; Visto lo Statuto Comunale; Visto il Regolamento di contabilità; Visto il Regolamento comunale per l acquisizione in economia di beni, servizi e lavori; Visti il D. Lgs. n. 163/2006 e il DPR n. 207/2010; DETERMINA 1) di affidare alla Maggioli Spa (P.IVA ), con sede in Via del Carpino n Sant Arcangelo di Romagna, il servizio di conservazione a norma di legge dei documenti informatici per il periodo 15/12/ /12/2020; 2) di stabilire che i rapporti tra le parti verranno disciplinati dalle condizioni tecnico economiche di cui alla proposta Maggioli ns. prot. n /2015 del 30/9/2015, nonché da quelle di cui al presente provvedimento, così riepilogate e destinate a prevalere su quelle difformi e/o contrastanti di cui alla proposta Maggioli: a) attivazione del servizio con decorrenza 15/12/2015; b) spazio di conservazione riservato al Comune: 3 GB/anno, cumulabili annualmente sino al limite massimo di 15 GB complessivi; c) facoltà di recesso ad nutum per il Comune, ex art c. c., ad ogni scadenza annuale, da esercitarsi entro il 31/12 (data di scadenza annua di riferimento); d) teleassistenza (pacchetto da 4 ore) per attività di istruzione utenti, da espletarsi entro il 31/12/2015; e) conservazione documenti pregressi: 1 GB, con caricamento entro il 31/12/2015; f) assunzione da parte di Maggioli Spa degli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla Legge n. 136/2010 e successive mm. e/o ii. e ad ogni altra disposizione normativa in materia. 3) di stabilire che il contratto tra le parti si considererà perfezionato mediante scambio di lettere commerciali -le cui condizioni saranno da individuare nella proposta Maggioli ns. prot. n del 39/9/2015 ed in quelle, prevalenti se difformi, di cui al presente atto- ex art. 12 del vigente Regolamento comunale per l'aquisizione in economia di beni, servizi e lavori e dell'art. 334 del DPR n. 207/2010; 4) di impegnare, di conseguenza: - la complessiva somma di euro 1.250,00 (di cui euro 500,00 una tantum per attivazione del servizio, euro 300,00 una tantum per fornitura modulo di integrazione con J-IRIDE/IRIDE/COS, euro 200,00/1GB una tantum per conservazione documenti pregressi ed euro 250,00 una tantum per attività di istruzione utenti in teleassistenza), oltre IVA, all'intervento PEG 1 ( Manutenzione e gestione hardware e software CED ) del bilancio , esercizio 2015; - la complessiva somma di euro 900,00, oltre IVA, quale canone anno 15/12/ /12/2016 all'intervento PEG 1 ( Manutenzione e gestione hardware e software CED ) del bilancio , esercizio 2016; - la complessiva somma di euro 900,00, oltre IVA, quale canone anno 1/1/ /12/2017 all'intervento PEG 1 ( Manutenzione e gestione hardware e software CED ) del bilancio , esercizio 2017;

4 Pag. 4 5) di dare atto che, ai sensi del disposto di cui all art. 183, co. 6, del D. Lgs. n. 267/2000, in sede di formazione del bilancio di previsione per gli esercizi si dovrà tener conto degli impegni, pari ad euro 900,00, oltre IVA, per ognuno degli esercizi suddetti, necessari per adempiere al pagamento del corrispettivo inerente l'ultimo triennio di contratto; 6) di adottare la presente determinazione attestandone la regolarità tecnica e la correttezza dell azione amministrativa, in attuazione dell art. 147-bis, comma 1, del Decreto Legislativo 18/8/2000, n. 267, recante il Testo Unico delle leggi sull ordinamento degli Enti Locali, come introdotto dall art. 3, comma 1, lettera d), del Decreto Legge 10 ottobre 2012, n. 174; 7) di trasmettere copia della presente alla Maggioli Spa. Sottoscrive poi digitalmente il presente verbale quando è conclusa la sua completa redazione e approvazione, nei tempi previsti dal Regolamento di Contabilità. Il Direttore dell'area LUIGI ZIZZARI

5 Pag. 5 VISTO CONTABILE In ordine alla regolarità contabile della presente determinazione, ai sensi dell art. 151, comma 4, TUEL D. Lgs. n. 267 del 18/08/2000, si esprime il sottostante parere, espresso mediante il sistema informatico di gestione degli atti dell Ente in data 09/12/2015. Sintesi parere: favorevole. A seguire importi e capitoli impegnati (quando necessari). E/U Fornitore Peg Siope CIG Imp/Acc Importo Anno Impegno U 2015 MAGGIOLI SPA U 2016 MAGGIOLI SPA U 2017 MAGGIOLI SPA U 2018 MAGGIOLI SPA U 2019 MAGGIOLI SPA U 2020 MAGGIOLI SPA Z42177BA ,00 Sottoscrive poi digitalmente il presente verbale quando è conclusa la sua completa redazione e approvazione, nei tempi previsti dal Regolamento di Contabilità. Il Direttore Area Economico Finanziaria RAG. VANNA ROSSATO Il presente documento informatico viene pubblicato all Albo Pretorio virtuale on-line di questo Comune, sia in formato P7m, sia in formato PDF/A senza valore legale per la libera consultazione.