REGOLAMENTO DI PROCEDURA - ARCADIA CONCILIA SRL INDICE

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1 Organismo di Mediazione Sede Legale Via dei Monti Parioli, Roma Sede Nazionale Via di Tor Fiorenza, Roma (Iscritto al n. 931 del Registro degli Organismi deputati a gestire tentativi di mediazione a norma dell'articolo 16 del decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28) REGOLAMENTO DI PROCEDURA - INDICE ART.1 Ambito di applicazione ART.2 Segreteria Tecnica ART.3 Luogo di svolgimento della procedura ART.4 Istanza di mediazione ART.5 Fascicolo della procedura ART.6 Nomina del Mediatore ART.7 Tirocinio assistito ART.8 Sostituzione del Mediatore ART.9 Riservatezza ART.10 Inizio della procedura ART.11 Esito del primo incontro ART.12 Espletamento della procedura ART.13 Proposta del Mediatore ART.14 Conclusione della procedura ART.15 Omologazione ART.16 Spese di Avvio e spese vive (diritti di segreteria) ART.17 Ulteriori spese e compensi agli esperti ART.18 Indennità di Mediazione(spese per la gestione del procedimento di mediazione) ART.19 Parti con diritto alla ammissione al gratuito patrocinio ART.20 Riservatezza della procedura ART.21 Obblighi del Mediatore e di altri soggetti ART.22 Trasparenza e diritto di accesso ART.23 Responsabilità dell Organismo ART.24 Responsabilità delle parti ART.25 Accreditamento di Mediatori presso l Organismo. Cause di decadenza ART.26 Modifiche del Regolamento ART.27 Rinvii. Allegati al Regolamento. 1

2 REGOLAMENTO DI PROCEDURA - ART. 1 AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Il presente Regolamento, redatto in osservanza delle norme e dei principi direttivi contenuti nel decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28, nel D.M. n. 180 del 18 ottobre 2010, nel D.M 139 del 4 agosto 2014 e da ogni normativa ad essi collegata, contiene le norme di procedura che saranno applicate dall Organismo "Arcadia Concilia Srl" nelle procedure di mediazione finalizzate alla conciliazione di tutte le controversie previste a tal fine dal citato decreto legislativo e, in quanto compatibili, ai procedimenti obbligatori di conciliazione di cui al comma 2 dell art. 23 del predetto decreto legislativo ove esperibili dinanzi al presente Organismo. ART. 2 SEGRETERIA TECNICA 1. Ad ogni incombente della procedura di cui all articolo 1, ad eccezione di quelli propri del Responsabile dell Organismo e del singolo Mediatore nominato, provvede la Segreteria Tecnica dell Organismo. 2. In particolare, la Segreteria Tecnica provvede per ciascuna procedura, in relazione a quanto disposto nel presente Regolamento, a: ricevere le istanze di mediazione ed eventuale documentazione allegata; tenere il registro, anche informatico, degli affari di mediazione a norma dell'art. 12 del d.m. 18 ottobre 2010 n. 180; formare il fascicolo, riportandone gli estremi anche in forma telematica secondo quanto disposto nel presente Regolamento ed assicurarne la custodia per i tre anni successivi alla sua formazione; attestare e comunicare l irricevibilità dell istanza di conciliazione nei casi previsti dal presente Regolamento; informare il Mediatore dell avvenuta nomina e riceverne l accettazione oltre che la dichiarazione prevista negli articoli seguenti; indicare al Mediatore l esperto della cui opera il Mediatore dovesse fare richiesta; curare i rapporti diretti tra l Organismo ed il Mediatore nominato e provvedere al pagamento del relativo onorario; rilasciare a ciascuna delle parti ed a spese delle stesse copia degli atti della procedura, purché non qualificabili come riservati; ricevere i pagamenti delle spese di avvio e delle indennità di mediazione dovute all Organismo e rilasciarne quietanza; 3. Al personale della Segreteria Tecnica è imposto il dovere di riservatezza ed il divieto di esprimere alcuna opinione sull oggetto o sul merito della controversia. 4. La supervisione e l alta vigilanza sull attività della Segreteria Tecnica sono esercitate da un Collegio di Consulenti Scientifici, in numero da due a sei, nominati dal Responsabile dell Organismo; Al Collegio predetto ciascun Mediatore può formulare richieste di chiarimenti sulla interpretazione delle norme del presente Regolamento e di quelle del decreto legislativo n. 28 del 2010; il parere del Collegio è vincolante per il Mediatore. 2

3 ART. 3 LUOGO DI SVOLGIMENTO DELLA PROCEDURA 1. La procedura di mediazione si svolge presso la sede nazionale dell Organismo "Arcadia Concilia Srl", sita in Roma, Via di Tor Fiorenza n. 35 o presso una delle Sedi accreditate al Ministero della Giustizia e territorialmente competenti in base alle disposizioni di legge vigenti. 2. L Organismo si riserva la possibilità di stipulare, in futuro, accordi ai sensi dell art. 7 del D.M. 180/2010 per avvalersi di strutture, personale e Mediatori di altro/i Organismo/i e si impegna a darne immediata comunicazione al Responsabile del Registro; 3. La sede delle persone giuridiche, delle società senza personalità giuridica e delle associazioni non riconosciute e dei comitati è individuata ai sensi dell art. 19 del codice di procedura civile. 4. In caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all'organismo territorialmente competente presso il quale è stata presentata la prima domanda. Per determinare il tempo della domanda si ha riguardo alla data del deposito della istanza. 5. La sede della procedura, come determinata ai sensi dei commi precedenti, potrà essere mutata, dopo l inizio della procedura, soltanto su concorde richiesta delle parti e soltanto contestualmente alla concorde istanza di sostituzione del Mediatore già nominato; uno o più atti della procedura possono tuttavia svolgersi, su concorde richiesta delle parti, in luogo diverso dalla sede determinata ai sensi dei commi precedenti. ART. 4 ISTANZA DI MEDIAZIONE 1. L istanza di mediazione, reperibile anche sul sito è depositata o indirizzata all Organismo presso la Sede Nazionale "Arcadia Concilia Srl" sita in Roma, Via di Tor Fiorenza n e può essere trasmessa con raccomandata a/r, per posta elettronica certificata all indirizzo arcadiaconcilia@legalmail.it, oppure via su info@arcadiaconcilia.it o infine a mezzo fax al numero 06/ con riserva di depositare l originale dell istanza di mediazione entro la data del primo incontro. 2. L istanza, redatta secondo il modello predisposto dall Organismo e reperibile anche sul sito può essere compilata dalla parte personalmente o dal suo rappresentante legale, o da procuratore speciale munito di procura a conciliare che dovrà essere depositata o inviata assieme all istanza. 3. Ad ogni fine e salve le conseguenze del mancato pagamento delle spese di avvio della procedura, l istanza di mediazione si intende depositata nel giorno in cui, rispettivamente, è depositata presso la Segreteria Tecnica, è stata ricevuta la lettera raccomandata, è stata ricevuta l istanza telematica, è stato ricevuto il fax; la detta istanza produce gli effetti della domanda giudiziale come previsti dalla legge, dalla data dell ultima ricezione della comunicazione di cui all art L istanza deve comunque contenere: a) indicazione del Tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia; b) le generalità e gli indirizzi completi, compresi numeri di telefono, di fax e gli indirizzi , di tutte le parti e dei loro rappresentanti; c) una descrizione del motivo del contendere unitamente ad una sintetica esposizione dei fatti; d) l'indicazione del valore della lite determinato ai sensi del codice di procedura civile. e) ogni altro documento che la parte ritenga utile allegare: f) la dichiarazione dell istante di aver preso conoscenza del presente Regolamento, e di accettarlo; g) l eventuale dichiarazione dell istante di acconsentire alla comunicazione alle altre parti dei documenti da lui prodotti; h) la dichiarazione di aver preso cognizione dell informativa sul trattamento dei dati personali, e di cui al modello depositato presso la Segreteria Tecnica e reperibile sul sito telematico dell Organismo, ai sensi dell art. 13 del decreto legislativo n. 196 del la richiesta di avvio della procedura compilata in modo incompleto o errato è considerata dall organismo come non pervenuta. 3

4 6. Qualora l istanza concerna una controversia su diritti indisponibili o per la stessa sia preclusa la procedura di mediazione per la conciliazione ai sensi del decreto legislativo n. 28 del 2010 (come, a titolo meramente esemplificativo, le controversie di competenza del Tribunale in funzione di giudice del lavoro), o l istanza risulti inammissibile per la genericità della indicazione dell oggetto della controversia, l Organismo ne dà sollecitamente comunicazione per iscritto o telematicamente all istante. ART. 5 FASCICOLO DELLA PROCEDURA 1. Tutte le istanze di mediazione sono numerate progressivamente in ragione dell anno e registrate in apposito registro, cartaceo ed informatico, in ordine cronologico di provenienza, a cura della Segreteria Tecnica dell Organismo; questa formerà per ogni procedura apposito fascicolo contenente tutte le istanze e comunicazioni provenienti dalle parti, i documenti da queste prodotti, le comunicazioni inviate dall Organismo o dal Mediatore, il testo dell eventuale proposta di accordo predisposta dal Mediatore, ed i verbali da questi redatti nel corso della procedura; 2. L'Organismo assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza dei fascicoli e degli atti di cui al comma precedente. La Segreteria Tecnica è incaricata di custodire il fascicolo di ciascuna procedura attivata e di tenere un registro, anche informatico, delle procedure di conciliazione, con le annotazioni relative a: numero d'ordine progressivo; dati identificativi delle parti; oggetto della controversia; Mediatore designato; data di conclusione del procedimento e relativo esito. 3. Il fascicolo di ciascun procedimento è conservato per i tre anni successivi alla chiusura del procedimento. Le parti hanno diritto d accesso agli atti del fascicolo: il diritto di accesso ha per oggetto gli atti depositati dalle parti nelle sessioni comuni ovvero, per ciascuna parte, gli atti depositati nella propria sessione separata; degli atti medesimi ciascuna delle parti può chiedere copia alla Segreteria Tecnica, senza formalità ed a proprie spese. ART. 6 NOMINA DEL MEDIATORE 1. Dopo il deposito dell istanza di conciliazione, il Mediatore è per ciascuna procedura nominato dal Responsabile dell Organismo nel rispetto dei criteri di indipendenza e di imparzialità disciplinati dal D.M 180/2010 integrato e modificato dal D.M 139/ Nell assegnazione dell incarico tra i diversi mediatori si provvederà in primo luogo a valutare la natura della controversia (giuridica, giuridico-economica, tecnico-scientifica, umanistica, medica, ecc.) nonché il grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto del periodo di svolgimento dell attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, del numero di mediazioni svolte con successo, ecc.). Nell assegnazione dell incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà, in primo luogo, a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea. In questo contesto, poi, ove trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del Responsabile dell Organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del Responsabile dell Organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiuta secondo il criterio della turnazione. Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nelle liste dell Organismo. 3. Il Mediatore nominato dal Responsabile dell Organismo deve fare pervenire entro ventiquattro ore dalla nomina alla Segreteria Tecnica l'accettazione scritta dell'incarico, unitamente alla dichiarazione di indipendenza e imparzialità rispetto alle parti nonché, l assenza di qualsiasi suo interesse, anche apparente od in conflitto, rispetto all oggetto della controversia assegnatagli. La predetta comunicazione può essere 4

5 trasmessa per posta elettronica a info@arcadiaconcilia.it o a mezzo posta certificata all indirizzo arcadiaconcilia@legalmail.it, a mezzo fax al numero 06/ e infine può essere depositata presso la Segreteria Tecnica dell Organismo, sita in Roma, Via di Tor Fiorenza E considerata violazione del presente Regolamento da parte del Mediatore la mancata accettazione dell incarico se non in presenza di giustificabili motivi o di una delle condizioni ed evenienze di cui ai commi successivi. 5. Se richiesto dalla natura o dalla complessità della controversia, il Responsabile dell Organismo può nominare un Collegio di Mediatori, in numero non superiore a tre, senza alcuna variazione della entità delle spese e dell indennità dovute dalle parti a norma degli articoli seguenti. 6. Il Mediatore è tenuto a comunicare nel corso della procedura, sia all Organismo che alle parti, qualsiasi interesse personale o economico connesso all esito della procedura di mediazione per la conciliazione e qualsiasi altra circostanza di cui è a conoscenza che potrebbe essere causa, anche soltanto apparente, di un conflitto d interessi. 7. E incompatibile con la funzione di Mediatore la qualità di Giudice di Pace. E comunque considerato incompatibile, e può essere ricusato, il Mediatore che, in relazione alla procedura assegnatagli, versi in una delle situazioni di cui all articolo 815 primo comma, numeri da 2 a 6 del codice di procedura civile. ART. 7 TIROCINIO ASSISTITO 1. Agli incontri di mediazione può assistere, assieme al Mediatore nominato, altro Mediatore aderente all Organismo o iscritto in altri Organismi, in qualità di tirocinante ai sensi del d.m. 145/11 e ai fini della propria ulteriore formazione; questi, cui incombono gli stessi obblighi di riservatezza cui è tenuto il Mediatore nominato, dovrà sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità e riservatezza rispetto alla procedura e non avrà diritto ad alcun compenso, né potrà interloquire in alcuna forma nel corso degli incontri tra il Mediatore e le parti. L organismo di mediazione non garantisce la possibilità di completare il tirocinio formativo se il numero delle procedure di mediazione in gestione non lo consente. ART. 8 SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE 1. In caso di ritardato invio o deposito dell accettazione e della dichiarazione di cui all art. 6 comma 3 del Regolamento, o di espressa rinuncia del Mediatore all incarico, il Responsabile dell Organismo provvede immediatamente alla nomina di altro Mediatore; nel caso di nomina di Mediatore indicato dalle parti a norma dell articolo precedente, gli eventi in questione sono immediatamente comunicati alle parti richiedenti. 2. Se nel corso del tentativo di mediazione viene comunicata o accertata - anche in presenza della sottoscrizione della dichiarazione di indipendenza e di imparzialità del Mediatore incaricato, la mancanza o il venir meno di un requisito di imparzialità del mediatore incaricato, se viene dichiarata la decadenza del Mediatore a norma del Codice etico, o se risulta fondata l istanza di ricusazione, il Responsabile dell Organismo provvede alla nomina di un nuovo Mediatore, nei modi e nei tempi di cui all articolo 6 del presente Regolamento; 3. Sull accettazione delle eventuali dichiarazioni di rinuncia nonché sulle ricusazioni e/o sostituzioni dei mediatori, decide il Responsabile dell Organismo che nomina l eventuale nuovo Mediatore in sostituzione del primo; allo stesso modo il Responsabile dell Organismo provvede allorché, ai sensi dei commi precedenti, si debbano considerare venute meno o pregiudicate la indipendenza e la imparzialità del Mediatore nominato. 4. Di ogni provvedimento del Responsabile dell'organismo emesso ai sensi dei commi precedenti è data immediata comunicazione per iscritto al Mediatore ed alle parti. 5

6 ART. 9 RISERVATEZZA 1.Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della mediazione sono riservate. 2. Il Mediatore, il Mediatore in tirocinio e tutti coloro che prestano il proprio servizio all interno di Arcadia Concilia Srl non possono essere obbligati a riferire notizie e fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura (ad eccezione dei casi in cui esiste il pericolo concreto di imputazione penale in caso di osservanza dell obbligo). 3. Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e non possono presentare come prova, in qualsiasi procedimento, né opinioni espresse dalle parti, né offerte eventualmente dalle stesse formulate, né riferire in ordine alla volontà espressa dalle parti di accettare la proposta di soluzione fatta dalla controparte o dal Mediatore. ART. 10 INIZIO DELLA PROCEDURA 1. Ricevuta l istanza di mediazione l Organismo predisporrà le dovute comunicazioni di avvio procedura che invierà direttamente alle parti previo pagamento delle spese vive a carico della parte istante per ogni parte convenuta. 2. L istante in aggiunta all Organismo è invitato a farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla controparte, con ogni mezzo idoneo, in relazione a quanto previsto per legge in merito al decorso dei termini di prescrizione e decadenza. 3. La parte convocata è invitata a comunicare alla Segreteria Tecnica dell Organismo la propria adesione tempestivamente, e comunque non oltre sette giorni antecedenti l incontro. ART. 11 ESITO DEL PRIMO INCONTRO 1. All esito del primo incontro, il Mediatore redigerà un verbale nel quale darà atto delle presenze delle parti, dell esito della riunione e, in particolare, della volontà manifestata dalle parti in relazione al prosieguo del procedimento di mediazione. 2. In caso di esito negativo invece gli esiti del procedimento di cui il Mediatore darà atto in apposito verbale potranno essere i seguenti: - Mancato accordo sul prosieguo della mediazione in esito al primo incontro. - Mancata partecipazione al primo incontro della parte invitata; In entrambi i casi viene richiesta al Mediatore la redazione di un verbale che certifichi tale conclusione. In caso di esito negativo, il verbale riporta una serie di indicazioni, tra le quali: i dati identificativi e la presenza delle parti, del Mediatore e degli avvocati assistenti delle parti; il numero di iscrizione dell Organismo al Registro degli organismi di mediazione; il numero del procedimento; l oggetto del procedimento; la data, il luogo e la durata del primo incontro; la decisione in merito allo svolgimento del procedimento o la mancata partecipazione di parte invitata. Il Mediatore, le parti e gli avvocati presenti sottoscrivono il verbale. Il Mediatore certifica la sottoscrizione delle parti presenti e sottoscrive il verbale. 4. Qualora, tuttavia, si riscontri che sia presente al primo incontro solo la parte invitata e la mancata comparizione della parte istante, il Mediatore redige un verbale di archiviazione che conclude il procedimento. 5. Quando l esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, la condizione si considera avverata se il primo incontro davanti al Mediatore si conclude senza l accordo sullo svolgimento della mediazione ed in caso di mancata partecipazione della parte invitata. 6

7 ART. 12 ESPLETAMENTO DELLA PROCEDURA 1. Il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a tre mesi. 2. Il termine di cui al comma 1 decorre dalla data di deposito della domanda di mediazione, ovvero dalla scadenza di quello fissato dal Giudice per il deposito della stessa e, anche nei casi in cui il Giudice dispone il rinvio della causa ai sensi del sesto o del settimo periodo del comma 1-bis dell'art. 5 D.Lgs 28/2010ovvero ai sensi del comma 2 dell'art. 5 D.Lgs 28/2010, non è soggetto a sospensione feriale. 3. Il tentativo di mediazione dinanzi al Mediatore nominato si svolge senza formalità, ma degli incontri cui siano state invitate tutte le parti il Mediatore redige sommario verbale ai soli fini della prova della presenza delle parti stesse o di alcune di esse o dei loro rappresentanti o delle persone che le assistano, o della constatazione della dichiarazione di una o più parti di non voler proseguire nella propria partecipazione al tentativo di conciliazione. 4. Le parti partecipano all'incontro personalmente o, per gravi ed eccezionali motivi, mediante un proprio rappresentante munito dei necessari poteri. Le parti inoltre possono farsi supportare da una o più persone di propria fiducia. 5. Nelle mediazioni obbligatorie di cui all art. 5, comma 1-bis, ed all art. 5, comma 2, del D.Lgs. 28/2010, al primo incontro e agli incontri successivi, sino al termine della procedura, le parti devono partecipare con l assistenza dell avvocato. Nelle mediazioni facoltative, le parti possono partecipare al procedimento di mediazione senza l assistenza di un avvocato. Le parti potranno, tuttavia, in ogni momento ed in qualsiasi fase della procedura di mediazione, esercitare la facoltà di essere assistiti da un avvocato. 6. Il Mediatore conduce personalmente gli incontri senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e/o separatamente. Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo Mediatore, eccetto quelle effettuate in occasione delle sessioni separate. 7. Nei soli casi in cui lo ritenga indispensabile ai fini dell utile svolgimento della procedura ivi compresa la formulazione della proposta di accordo di cui ai commi seguenti, il Mediatore può provvedere alla individuazione, per il tramite della Segreteria Tecnica, di un esperto reperito tra quelli iscritti negli albi dei Consulenti Tecnici dei Tribunali, e dal quale potrà farsi coadiuvare anche nel corso degli incontri con le parti, a condizione che tutte le parti siano d accordo e si impegnino a sostenerne gli eventuali oneri in eguale misura o nella misura che riterranno di comune accordo. Il compenso del consulente tecnico, interamente a carico delle parti, sarà calcolato sulla base delle tariffe professionali se esistenti o nella misura diversamente concordata con le parti. ART. 13 PROPOSTA DEL MEDIATORE 1. La proposta del Mediatore può essere formulata quando l accordo non è stato raggiunto. In ogni caso, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all art. 13 del D.lgs n. 28 /2010. La proposta può essere redatta da un Mediatore, anch'esso accreditato presso l'organismo, diverso da quello che ha condotto sino ad allora la mediazione. 2. La proposta di accordo è comunicata a cura della Segreteria Tecnica dell Organismo per iscritto, a ciascuna delle parti, assieme all invito a far pervenire alla stessa sempre per iscritto ed entro sette giorni dalla ricezione della comunicazione, la rispettiva incondizionata accettazione della proposta stessa; la mancata comunicazione della accettazione nel termine suddetto vale come rifiuto della proposta; ART. 14 CONCLUSIONE DELLA PROCEDURA 7

8 1. La procedura si considera conclusa quando: a) Le parti hanno conciliato la controversia; b) Non vi è la possibilità di conciliare la lite; c) Sono decorsi 90 giorni dal deposito dell istanza di mediazione o dall invito del Giudice, salvo diverso accordo delle parti con il Mediatore e Arcadia Concilia Srl. 2. Della conclusione della mediazione si dà atto in apposito processo verbale (con allegato eventuale testo dell accordo) sottoscritto dalle parti e dal Mediatore che ne certifica l autografia. Il Mediatore dà inoltre atto dell eventuale impossibilità di una parte a sottoscriverlo. 3. Al termine di ogni mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio da trasmettere al Responsabile del Registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia; ART. 15 OMOLOGAZIONE 1. Qualora tutte le parti aderenti alla mediazione siano assistite da un Avvocato, l accordo che sia stato sottoscritto dalle parti e dagli stessi avvocati ha l efficacia di titolo esecutivo nei limiti previsti dall art. 12 del D. Lgs. n. 28/2010. Per conseguire tale efficacia gli avvocati devono attestare e certificare la conformità dell accordo alle norme imperative e all ordine pubblico. In ogni altro caso, l accordo allegato al verbale è omologato, su istanza di parte, con decreto dal Presidente del Tribunale competente, previo accertamento della regolarità formale e del rispetto delle norme imperative e dell ordine pubblico. ART. 16 SPESE DI AVVIO (DIRITTI DI SEGRETERIA) 1. All'Organismo sono dovute le spese di procedura ai sensi del presente articolo e di quello seguente. 2. Ciascuna delle parti deve corrispondere all Organismo, per l avvio della procedura, la somma di 48,80 ( 40,00 + iva ) per le liti di valore fino a ,00 euro e di euro 97,60 ( 80,00+iva) per quelle di valore superiore. Detta somma sarà pagata dall istante all atto del deposito o della spedizione dell istanza di mediazione a mezzo bonifico bancario intestato a Unipol Banca cod. IBAN: IT76L Causale: Spese di avvio + (indicare nominativo della parte istante) o con pagamento on-line nelle modalità indicate sul sito sarà pagata da ciascuna delle altre parti contestualmente alla dichiarazione di accettazione della procedura. L istanza di mediazione non corredata dall attestazione del pagamento si intenderà depositata o pervenuta nella data in cui l istante produrrà l attestazione medesima; per le altre parti, il mancato pagamento nel termine vale come manifestazione del rifiuto di partecipare alla procedura. 3. Le spese di avvio sono dovute da entrambe le parti: dalla parte istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte invitata al momento dell adesione o della partecipazione al primo incontro preliminare. Nel caso di mancata presentazione al primo incontro della parte istante nulla potrà essere richiesto alla parte invitata regolarmente presentatasi. 4. Tutti gli atti, documenti e provvedimenti relativi al procedimento di mediazione sono esenti dall imposta di bollo e da ogni spesa, tassa o diritto di qualsiasi specie e natura, a norma dell art. 17 del decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28, fatta eccezione per l IVA relativa alle spese di procedura dovute all Organismo a norma dell articolo seguente. 8

9 ART. 17 ULTERIORI SPESE E COMPENSI AGLI ESPERTI 1.L Organismo comunica l avvenuta ricezione dell istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura con ogni mezzo idoneo, per effettuare le comunicazioni alla controparte. In caso di spedizione di raccomandate dovranno essere corrisposte all Organismo le spese vive documentate. 2. Sono inoltre dovute dalle parti all Organismo le spese per particolari adempimenti del Mediatore, imposti dalla natura della controversia o concordemente richiesti dalle parti (tra i quali, a titolo meramente esemplificativo, incontri con le parti da tenersi fuori della sede di conciliazione, ausilio di interpreti per la traduzione simultanea, e quelle per compensi dovuti ai Consulenti Tecnici. Dell importo di tali spese il Mediatore dà tempestivo avviso alle parti, per iscritto o nel verbale di incontro, e concorda con le stesse un termine per il pagamento; 3. Le spese di cui al presente articolo, salvo diverso accordo delle parti, sono corrisposte da ciascuna di esse, divise per quota. ART. 18 INDENNITÀ DI MEDIAZIONE (SPESE PER LA GESTIONE DEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE) 1. Nel caso di mancato accordo sul prosieguo della procedura all'esito del primo incontro, nessuna indennità è dovuta all'organismo di mediazione, ad eccezione delle spese di avvio del procedimento. 2. L'importo massimo delle indennità per ciascun scaglione di riferimento può variare ai sensi dell art. 16 del D.M 180/2010: 3. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del Codice di Procedura Civile. 4. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l Organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di ,00 e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l importo dell indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento. 5. Qualora le parti, a seguito del primo incontro preliminare, decidessero di procedere allo svolgimento della mediazione nel medesimo incontro o con incontri successivi, verseranno entro e non oltre le successive 24 ore le dovute indennità all Organismo. 6. L indennità di mediazione deve essere corrisposta per intero (con le dovute maggiorazioni, se previste, ai sensi del d.lgs 28/2010) dalle parti prima del rilascio del verbale di accordo di cui all art. 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all art. 5, comma 1, del decreto Legislativo 28/2010, l Organismo e il Mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione. 7. Le indennità di mediazione comprendono anche l'onorario del Mediatore per l'intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Essa rimane fissa anche nel caso di mutamento del Mediatore nel corso del provvedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso Mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell art. 11 del Decreto Legislativo. 8. Ai fini della corresponsione dell indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi si considerano come un unica parte. 9. Al Mediatore è fatto divieto chiedere alle parti il pagamento di qualsiasi somma, se non quelle dovute all Organismo ai sensi di questo articolo e di quello precedente. 10. Eventuali pagamenti effettuati dalle parti in misura superiore all indennità dovuta saranno rimborsati dall Organismo entro il termine di 90 giorni dalla data di attestazione, nel relativo verbale, di uno degli eventi di cui ai commi precedenti. 11. In caso di successo della mediazione, entrambe le parti beneficiano di un credito di imposta sulle indennità versate fino a concorrenza di 500,00. In caso d insuccesso della mediazione, il credito d imposta è ridotto della metà. Il verbale di accordo è esente dall imposta di registro sino alla concorrenza di

10 altrimenti l imposta è dovuta per la parte eccedente. ART. 19 PARTI CON DIRITTO ALL AMMISSIONE AL GRATUITO PATROCINIO 1. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell articolo 5-bis, ovvero è disposta dal Giudice ai sensi dell art. 5 comma 2 di cui al decreto legislativo n. 28 del 2010, all Organismo non è dovuta alcuna spesa o indennità dalla parte che si trova nelle condizioni per l ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell articolo 76 (L) del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 30 maggio 2002, n. 115 e successive modificazioni. A tale fine la parte è tenuta a depositare presso l Organismo, unitamente all istanza di mediazione o al modulo di adesione alla procedura di mediazione, un istanza di ammissione al gratuito patrocinio corredata da apposita dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà, con sottoscrizione autenticata, nonché a produrre contestualmente, a pena di inammissibilità, documento di identità in corso di validità, stato di famiglia e modello ISEE. ART. 20 RISERVATEZZA DELLA PROCEDURA 1. Il procedimento di mediazione per la conciliazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi e tutte le informazioni, relazioni, dossier, appunti ed ogni documento forniti all Organismo od al Mediatore inerenti alla richiesta di inizio della procedura, o utilizzati durante la stessa, sono riservati, salva la autorizzazione scritta di ciascuna delle parti alla comunicazione alle altre. Parimenti, qualsiasi accordo raggiunto tra le parti per comporre la lite deve restare riservato e confidenziale, a meno che una parte abbia per legge il diritto di divulgarlo ovvero la divulgazione sia necessaria al fine di adempiere all accordo, ovvero di ottenere l esecuzione coattiva di quanto ivi previsto. 2. Il Mediatore, le parti e tutti coloro che, a qualsiasi titolo, intervengono agli incontri, inclusi gli avvocati, i tirocinanti ed i consulenti, sono tenuti a mantenere la riservatezza e si impegnano a non divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso dell incontro di conciliazione o in altro modo concernenti l oggetto della conciliazione. Essi si impegnano, altresì, a non utilizzare, nel corso di eventuali successivi procedimenti contenziosi promossi dalle stesse parti, in relazione al medesimo oggetto, o in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di conciliazione. 3. Il Mediatore è esonerato dal dovere di riservatezza: qualora vi venga autorizzato per concorde dichiarazione scritta delle parti; quando gli incomba l obbligo di riferire o segnalare alla autorità giudiziaria, come ad esempio nel caso di operazioni per le quali il Mediatore sappia, sospetti od abbia motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; quando ritenga ragionevolmente che esista il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o all integrità fisica di una persona; quando ritenga ragionevolmente che esista il pericolo concreto di essere assoggettato a procedimento penale in relazione allo svolgimento della procedura od ai fatti appresi nel corso della procedura stessa. ART. 21 OBBLIGHI DEL MEDIATORE E DI ALTRI SOGGETTI 10

11 1. Durante il primo incontro di mediazione il Mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione. Sempre nel medesimo incontro, invita le parti e i loro avvocati a esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione e, nel caso positivo, procede con lo svolgimento. 2. Al Mediatore e ai suoi ausiliari è fatto divieto di assumere diritti o obblighi, connessi direttamente o indirettamente con gli affari trattati, ad eccezione di quelli strettamente inerenti alla prestazione dell opera o del servizio. E fatto, altresì, divieto di percepire compensi direttamente dalle parti. 3. Il Mediatore deve eseguire personalmente la sua prestazione nel luogo indicato alle parti dall Organismo e nei locali a tal fine predisposti e, fatti salvi i casi di cui all articolo precedente, ha l obbligo di portare a termine le procedure di conciliazione che gli sono state assegnate; in caso di comprovato inadempimento del Mediatore, il Responsabile dell Organismo provvede alla revoca del Mediatore e nomina un nuovo Mediatore; in tal caso il tempo già trascorso dall inizio del procedimento di conciliazione non si computa ai fini del termine di durata della procedura previsto dalla legge. ART. 22 TRASPARENZA E DIRITTO DI ACCESSO 1. Le parti hanno in ogni caso diritto di accesso agli atti del procedimento, nei limiti di cui agli articoli precedenti. ART. 23 RESPONSABILITÀ DELL ORGANISMO 1. L Organismo è responsabile, nei confronti delle parti, secondo le norme sul contratto di mandato senza rappresentanza contenute nel codice civile; si applica, in ogni caso, l art del codice civile. 2. Arcadia Concilia Srl ha stipulato con la UNIPOL SAI Assicurazioni una Polizza contro i rischi collegati e comunque derivanti dallo svolgimento del servizio di conciliazione, con massimale di euro ,00. ART. 24 RESPONSABILITÀ DELLE PARTI 1. È di competenza esclusiva delle parti verificare: a) l assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all atto del deposito dell istanza e non riconducibili alla condotta negligente dell Organismo; b) il tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia; c) le indicazioni circa l oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia contenute nell istanza di Mediazione; d) l individuazione dei soggetti che devono partecipare alla Mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario; e) i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni; f) la determinazione del valore della controversia; g) la forma e il contenuto dell atto di delega al proprio rappresentante; h) le dichiarazioni in merito alla sussistenza delle condizioni per l ammissione al gratuito patrocinio ai sensi dell art. 76 del D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115; i) la non esistenza di più istanze di mediazione relative alla stessa controversia; j) ogni altra dichiarazione che venga fornita all Organismo o al mediatore dal deposito dell istanza sino alla conclusione della procedura. 11

12 ART. 25 ACCREDITAMENTO DI MEDIATORI PRESSO L ORGANISMO. CAUSE DI DECADENZA 1. L elenco dei Mediatori iscritti all Organismo, tenuto ed aggiornato dal Responsabile dell Organismo, è depositato presso la Segreteria Tecnica e pubblicato sul sito telematico dell Organismo. 2. Il soggetto che, in possesso dei requisiti prescritti dalla legge per lo svolgimento della attività di Mediatore, intende iscriversi presso Arcadia Concilia Srl, ne fa domanda al Responsabile dell Organismo sull apposito modello depositato presso la Segreteria Tecnica, pubblicato sul sito telematico dell Organismo. La predetta richiesta, redatta in triplice copia, unitamente agli allegati, deve essere depositata presso la sede dell Organismo sita in Roma, Via di Tor Fiorenza n. 35, o trasmessa per posta al predetto indirizzo con raccomandata a/r. Sulla domanda decide il Responsabile dell'organismo. 3. La decadenza dalla qualità di Mediatore iscritto al presente Organismo di mediazione, ed in ogni caso fatta salva qualsiasi responsabilità del Mediatore nei confronti dell Organismo, delle parti o di terzi, si verifica e viene conseguentemente deliberata dal Responsabile dell Organismo: a) quando vengano meno i requisiti di qualificazione professionale, nonché gli obblighi formativi e i requisiti di onorabilità di cui al D.M. 180 del 18 ottobre 2010 e successive modifiche ed integrazioni; b) per violazioni dei doveri imposti al Mediatore dalla legge, dai regolamenti, da codici deontologici o dal presente regolamento; c) in conseguenza della nomina a Giudice di Pace ai sensi, dell art. 7, comma 3, del d.m. 23 luglio 2004, n. 222; d) qualora, salvo diverso accordo scritto tra le parti, il Mediatore assuma la funzione di arbitro o di difensore di una delle parti in un procedimento arbitrale o giudiziario connesso con la lite che costituisce l oggetto della procedura di conciliazione. e) in seguito ad istanza di cancellazione dall elenco da parte del Mediatore. 4. Nel caso di cui alla lettera d) del comma precedente, al Mediatore è fatto obbligo di proseguire le conciliazioni che gli siano state assegnate, fino alla rispettiva conclusione. In tutti gli altri casi, il Responsabile dà immediatamente comunicazione alle parti della avvenuta decadenza del Mediatore nominato, e contestualmente del nuovo Mediatore nominato con indicazione della data e dell ora da questi fissati per il primo incontro; ART. 26 MODIFICHE DEL REGOLAMENTO 1. Eventuali modifiche del Regolamento e dei suoi allegati entreranno in vigore dal giorno successivo a quello dell approvazione da parte del Ministero Della Giustizia e saranno applicabili alle sole procedure per le quali non sia stata già presentata la relativa istanza. 2. In caso di sostituzione o cancellazione dal Registro i procedimenti ancora in corso proseguono verso l Organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l Organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso. ART. 27 RINVII. ALLEGATI AL REGOLAMENTO 12

13 1. Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente Regolamento si applicano alla procedura gestita dall Organismo le disposizioni di cui al decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28 e successive modifiche e integrazioni, al decreto ministeriale 18 ottobre 2010 n. 180 per come modificato dal D.M. 6 luglio 2011 n. 145 e dal DM 139 del 4/08/2014 e in quanto con esse compatibili, quelle di cui al decreti ministeriali 23 luglio 2004 n. 222 e 23 luglio 2004 n Sono allegati al presente Regolamento: - Allegato 1) Codice etico dell Organismo Arcadia Concilia Srl; - Allegato 2) Elenco delle sedi di svolgimento della procedura; - Allegato 3) Tabella indennità per le procedure di natura obbligatoria e volontaria; - Allegato 4) Dichiarazione del Mediatore di indipendenza e imparzialità; - Allegato 5) Codice Europeo di Condotta per Mediatori; - Allegato 6) Scheda di valutazione ai sensi del decreto ministeriale 18 ottobre 2010 n