OGGETTO: aggiornamento della procedura Gestione delle Presenze dalla versione alla versione

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1 GESTIONE DELLE PRESENZE OGGETTO: aggiornamento della procedura Gestione delle Presenze dalla versione alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 02/12/2015 Halley Informatica Area Presenze Pagina 1 di 18

2 OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO... 4 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO... 4 ADEGUAMENTI NORMATIVI... 5 Congedi parentali con il DLgs 80/2015 (RP 1704)... 5 MIGLIORIE... 6 Parametri ricerca controllo richieste assenze, timbrature e straordinario (RP 1679)... 6 Evento già accettato nel controllo richieste assenze, timbrature e straordinario (RP 1680)... 6 Ulteriore visto nel controllo richieste assenze, timbrature e straordinario (RP 1681)... 6 Calcolo cartellino con orari flessibili a cavallo di due giorni (RP 1682)... 7 Operatore che Gestisce le timbrature (RP 1685)... 7 Duplicazione timbrature durante il recupero (RP 951)... 9 Accettazione richieste Straordinario da Portale (RP 1651)... 9 Inserimento mancate timbrature da Portale (RP 1672) Chiusure 2015 e aperture 2016 (RP 1728) ERRORI RISOLTI #8 nella Relazione al Conto Annuale (RP 1670) #11 durante lo scarico delle timbrature (RP 1695) Messaggio di errore nel Controllo Richieste Assenze (RP 1730) Nome responsabile errato nel Controllo Richieste Assenze (RP 1434) Rilevazione Mensile Assenze errata (RP 1650) Più richieste di straordinario identiche (RP 1668) #11 durante lo scarico delle timbrature (RP 1678) ALLEGATO 1: CHIUSURA 2015 E APERTURA APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO Pagina 2 di 18

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Versione minima per Procedura poter eseguire l aggiornamento Gestione delle Presenze Ambiente Halley In caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Gestione delle Presenze verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 18

4 Operazioni eseguite dall aggiornamento Niente da segnalare Operazioni da effettuare dopo l aggiornamento Niente da segnalare Pagina 4 di 18

5 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura. Adeguamenti normativi Congedi parentali con il DLgs 80/2015 (RP 1704) A seguito del DLgs 80/2015 e delle varie circolari INPS susseguitesi, sono stati adeguati i programmi per la gestione dei congedi parentali. Tra le novità previste nel Decreto, quelle che interessano la procedura delle presenze sono le seguenti: il congedo parentale fino al dodicesimo anno di vita del bambino (prima era fino all ottavo); il congedo parentale retribuito fino al sesto anno di vita del bambino (prima era fino al terzo); la possibilità di usufruire del congedo parentale ad ore. Quindi, in base alla data di nascita del figlio inserita in anagrafica dipendente, nella Gestione delle Assenze vengono accettati i congedi fino al dodicesimo anno di vita del bambino; nel calcolo del cartellino, se inserito un congedo parentale ed il figlio ha più di sei anni, il programma lo associa sempre senza retribuzione. Per quanto concerne il congedo ad ore, per poterlo individuare rispetto a quello a giorni, occorre imputarlo giorno per giorno e le ore (inizio e fine) devono essere valorizzate affinché rispecchi l effettiva assenza (ad esempio 8:00-11:00 e non 0:00-24:00). Vedi l esempio che segue: Considerando però che, nonostante il congedo sia fruito ad ore, va comunque scalato un giorno di assenza, nel cartellino il calcolo del giorno avverrà nel seguente modo: N.B.: Il congedo parentale lo si può usufruire ad ore, ma poi (come da circolare INPS 152/2015) lo si deve comunque conteggiare a giorni. È per questo che nella maschera precedente, a fronte di un congedo di 3 ore, troviamo comunque un assenza di 6 ore, cioè l intera giornata lavorativa. Quindi nel riepilogo giornaliero c è l incongruenza (evidenziata anche dal? vicino alla data del giorno) legata al fatto che c è un assenza da un giorno (6 o 9 o ore) e a seguire c è la presenza effettuata in base alle timbrature. La presenza sarà sempre individuata come lavoro ordinario indifferentemente dalla durata della stessa. In questi giorni particolari la cosa importante è il conteggio delle ore ovvero i giorni usufruiti per congedo parentale. Pagina 5 di 18

6 Migliorie Parametri ricerca controllo richieste assenze, timbrature e straordinario (RP 1679) Nelle funzioni di controllo richieste da portale (Controllo Richieste Assenze, Controllo Richieste Timbrature e Controllo Richieste Straordinario), sono stati implementati i parametri di ricerca. Dopo l aggiornamento, quindi le maschere si presenteranno come segue: a) nel controllo richieste di assenza i parametri di ricerca sono: b) nel controllo richieste di mancata timbratura i parametri di ricerca sono: c) nel controllo richieste di straordinario i parametri di ricerca sono: Nel caso di decentramento verranno visualizzati solo quelli per cui si ha l accesso. Evento già accettato nel controllo richieste assenze, timbrature e straordinario (RP 1680) Nelle funzioni di controllo richieste da portale (Controllo Richieste Assenze, Controllo Richieste Timbrature e Controllo Richieste Straordinario), è stato aggiunto un controllo per cui se un responsabile accetta nuovamente una richiesta già avallata (sia essa di assenza o di mancata timbratura o di straordinario), il programma segnala tale incongruenza: si consiglia di respingerla in quanto già accettata in precedenza. Ulteriore visto nel controllo richieste assenze, timbrature e straordinario (RP 1681) Nelle funzioni di controllo richieste da portale (Controllo Richieste Assenze, Controllo Richieste Timbrature e Controllo Richieste Straordinario), è stato aggiunto un ulteriore controllo affinché prima dell effettiva gestione del responsabile che accetta o respinge la richiesta, si possa effettuare un ulteriore controllo a monte (dall ufficio personale ad esempio) che vista la richiesta. Questo visto deve essere utilizzato per avere due livelli di controllo: il primo livello potrebbe essere un ufficio personale che controlla la richiesta, mentre il secondo livello è il responsabile che accetta o respinge la richiesta. Ad esempio un dipendente richiede le ferie: l ufficio personale verifica che le ferie siano terminate e quindi vista la richiesta e compila la nota menzionando che le ferie sono terminate; oppure l ufficio personale verifica che per il dipendente ci siano ancora ferie a disposizione quindi vista la richiesta senza compilare la nota. A questo punto il responsabile, solo dopo che ci sia il visto dell ufficio, può avallare o negare la richiesta del dipendente. Pagina 6 di 18

7 Calcolo cartellino con orari flessibili a cavallo di due giorni (RP 1682) Attualmente il lavoro ordinario svolto a cavallo di due giorni era permesso solo ai dipendenti con Tipo elaborazione Turnisti con orari fissi. A partire da questo aggiornamento sarà possibile gestire il lavoro ordinario a cavallo di giorni anche per i dipendenti con tipo elaborazione normale e orari flessibili. Per caricare orari flessibili a cavallo di 2 giorni occorre inserire gli orari di lavoro dividendoli tra il lavoro da effettuare entro le 24:00 e quello dopo le 00:00. Se si desidera caricare il turno 19:00-01:00 occorre impostare due orari: nel giorno che inizia si deve caricare 19:00 e 19:05 fino alle 24:00 e 24:00; nel giorno che termina occorre caricare 0:00 e 0:00 fino alle 01:00 e 01:05. Vedi esempi: Quindi in base alla timbratura di ingresso verrà fissato l orario di inizio e di conseguenza l orario di fine che è nel giorno in cui finisce l orario. Ingresso prima delle 19:00 l orario sarà 19: ; l ingresso dopo le 19:05, l orario sarà 19:05-01:05; nel caso di timbratura di ingresso alle 19:03 l orario sarà 19:03-01:03. Se nel giorno in cui il turno termina il dipendente dovrà effettuare altro lavoro ordinario (es. 13:00 19:00), nell orario di lavoro occorrerà aggiungere nel II Periodo il lavoro ordinario da effettuare successivamente. Operatore che Gestisce le timbrature (RP 1685) A partire da questo aggiornamento, verrà registrato e reso visibile, nelle diverse funzioni della procedura l operatore che ha effettuato variazioni (modifiche, aggiunte, cancellazioni) alle timbrature scaricate automaticamente dai terminali addetti al rilevamento delle timbrature. Questa miglioria ha investito molte funzioni della procedura: in primis gli scarichi delle timbrature (da quello di default a quelli personalizzati), il cartellino, le stampe delle timbrature, il portale del dipendente e per finire il controllo delle richieste di mancata timbratura da Portale. Quindi una timbratura può giungere alla procedura attraverso tre modalità: dallo scarico delle timbrature (originale); dall aggiunta manuale nella Consultazione Cartellini (Cartellino); dall aggiunta manuale dal Portale Dipendente (Portale). Tutte quelle provenienti dallo scarico delle timbrature sono quelle chiamate Originali, tutte le altre ed anche le Originali ma modificate o cancellate dall operatore sono quelle Gestite. Quindi tutte le timbrature Gestite (aggiunte o modificate o cancellate) ereditano il codice operatore di colui che le ha in qualche modo toccate. Nella Consultazione Cartellini - Analitico Giorno - Gestione Timbrature, all operatore che aggiunge o modifica o cancella una timbratura, viene registrato il codice, la data e l ora della gestione. Per le timbrature provenienti dal Portale la questione è un po più complessa: il dipendente che non timbra (dimentica di timbrare o dimentica il badge o altro ) effettua da Portale una richiesta di mancata timbratura; nel Controllo Richieste Timbratura il responsabile che accetta la timbratura è, da programma, colui che ha aggiunto la timbratura e quindi il programma registra il codice operatore del responsabile, la data e l ora. Nelle varie liste timbrature sparse all interno delle funzioni della procedura (in particolare la Consultazione Cartellini) viene evidenziata la provenienza della timbratura e se aggiunta o modificata o cancellata. Per Pagina 7 di 18

8 provenienza si intende Cartellino o Portale, se non c è niente ovviamente proviene dai terminali di rilevamento delle timbrature. Nella Consultazione Cartellini, la lista delle timbrature mensili compare come segue: Le timbrature del sono state aggiunte rispettivamente dal Portale e dal Cartellino. La timbratura del è stata modificata dal Cartellino La timbratura del delle ore 16:43 è stata cancellata dal Cartellino La timbratura del delle ore 17:20 è stata aggiunta dal Cartellino Le timbrature del sono state aggiunte dal Cartellino. Le timbrature del sono state aggiunte dal Cartellino. Le timbrature del sono state aggiunte dal Portale. Nella funzione Stampa Timbrature, le stesse di cui sopra, compaiono come segue: Nella colonna provenienza si alterna il nome del terminale o se proviene (aggiunta) dal Cartellino o dal Portale ; nelle ultime tre colonne vengono riportati i dati dell operatore che ha gestito la timbratura e la data e l ora del momento in cui l operatore ha effettuato tale gestione. Nella funzione Estraz. Timbrature per Excel, come per la stampa, vengono riportati i dati dell operatore che gestisce le timbrature con la data e l ora della gestione. Pagina 8 di 18

9 Duplicazione timbrature durante il recupero (RP 951) A volte, durante il recupero delle timbrature attraverso l applicativo Trexlink, accadeva che le timbrature recuperate venissero duplicate. Con questa miglioria è stato messo a punto il programma affinché questo problemi non si verifichi più. Accettazione richieste Straordinario da Portale (RP 1651) L iter della richiesta e accettazione dello straordinario da Portale è stato potenziato affinché rispecchi il più verosimilmente le condizioni per cui viene richiesto e quindi fatto lo straordinario. In fase di richiesta di straordinario giornaliero da Portale, il dipendente (nel controllo richieste da Portale anche il responsabile) può scegliere uno dei tre tipo richiesta. Ovvero: Nessuno o Forzatura o Sdoppiamento. Se Tipo richiesta è nessuno questa viene accettata così come caricata. Se Tipo richiesta è forzatura questa viene accettata come caricata ma nel cartellino il tempo lavorato viene forzato in base alla richiesta. Se Tipo richiesta è sdoppiamento nel cartellino vengono generati più periodi a seconda di come la richiesta interseca il periodo lavorato: la parte che interseca prende il giustificativo della richiesta, i periodi che rimangono fuori vengono lasciati con il giustificativo originario. Una volta effettuata la richiesta da Portale, il responsabile controlla le varie richieste pervenute. Quindi analizzando la singola richiesta, a video compare la seguente maschera: Nella parte in alto c è la richiesta del dipendente, quindi il responsabile può: Consultare le timbrature del periodo; Consultare l Analitico del giorno; Inserire la Motivazione dell eventuale esito; Cambiare il Tipo richiesta (la stessa di cui sopra) ovvero se il dipendente non effettua nessun tipo richiesta, il responsabile può decidere per una eventuale Forzatura o Sdoppiamento; Modificare le Ore autorizzate: il dipendente ha richiesto un tot di ore, il responsabile può cambiarle; Accettare la richiesta; Respingere la richiesta. Nel caso in cui il responsabile respinge la richiesta non occorre aggiungere altro se non l eventuale motivazione, altrimenti può optare per tutte le scelte di cui sopra. NB: LA RICHIESTA PUO` ESSERE ACCETTATA SOLO SE IL CARTELLINO E` STATO ELABORATO. Accettando la richiesta, il programma effettua una serie di controlli affinché l analitico del giorno rispecchi quanto richiesto dal dipendente: di seguito vengono illustrate tutte le combinazioni possibili in relazione anche al nuovo campo Tipo Richiesta. Pagina 9 di 18

10 Legenda: La richiesta è da Portale ed è dalle 16:00 alle 18:00. In rosso è il periodo lavorato ed è di volta in volta variabile a seconda del caso che di seguito viene illustrato (A, B, C, ). I simboli n, f e s a fianco della lettera significano nessuno, forzatura e sdoppiamento. Le diciture i ed f indicano l inizio e la fine del periodo. Per i casi L, M, N ed O il problema non esiste: queste vengono sempre prese in quanto ricadono dentro alla richiesta e quindi sempre OK. Per i casi H, I, J e K il problema non esiste: queste vengono sempre scartate in quanto ricadono fuori dalla richiesta e quindi sempre KO. Per i casi A, B e D si applica tale regola: il tempo della richiesta (16:00-18:00 = 2 ore) maggiorato del 50% (3 ore) è maggiore o uguale al tempo del periodo lavorato? - Se sì e tipo richiesta normale viene accettata così come caricata. - Se sì e tipo richiesta forzatura viene accettata così ma il tempo del periodo lavorato viene modificato in base al tempo della richiesta. - Se sì e tipo richiesta sdoppiamento vengono generati tanti periodi in base a come la richiesta interseca il periodo lavorato: i periodi non intersecanti rimangono con il giustificativo originario, mentre il periodo che combacia con la richiesta assume il giustificativo della richiesta. - IN TUTTI GLI ALTRI CASI LA RICHIESTA NON VIENE PRESA IN CONSIDERAZIONE. Per i casi C ed E si applica tale regola: vengono sommate le differenze (in valore assoluto) tra l inizio della richiesta e l inizio del periodo lavorato, con la fine della richiesta e la fine del periodo lavorato (ad esempio En (15:30 / 16:00 = 30 minuti e 17:30 / 18:00 = 30 minuti, 30 minuti all inizio più 30 minuti alla fine, complessivamente 1 ora): tale somma risulta inferiore o uguale alla metà del tempo della richiesta (richiesta da 2 ore, quindi metà 1 ora)? - Se sì e tipo richiesta normale viene accettata così come caricata. - Se sì e tipo richiesta forzatura viene accettata così ma il tempo del periodo lavorato viene modificato in base al tempo della richiesta. - Se sì e tipo richiesta sdoppiamento vengono generati tanti periodi in base a come la richiesta interseca il periodo lavorato: i periodi non intersecanti rimangono con il giustificativo originario, mentre il periodo che combacia con la richiesta assume il giustificativo della richiesta. - IN TUTTI GLI ALTRI CASI LA RICHIESTA NON VIENE PRESA IN CONSIDERAZIONE. Inserimento mancate timbrature da Portale (RP 1672) Nella funzione Gestione delle Timbrature da Portale, è stato migliorato l inserimento affinché se viene caricata una timbratura, il programma non richieda obbligatoriamente anche la giustificazione. Chiusure 2015 e aperture 2016 (RP 1728) Per la gestione dettagliata delle funzioni occorre seguire le istruzioni riportate nell Allegato 1. Pagina 10 di 18

11 Errori risolti #8 nella Relazione al Conto Annuale (RP 1670) È stato sistemato l errore che si verificava durante il calcolo della Relazione del Conto Annuale a seguito di istallazioni su Enti NON COMUNI come ad esempio Province o altre Pubbliche Amministrazioni. #11 durante lo scarico delle timbrature (RP 1695) È stato sistemato l errore che si verificava durante lo scarico delle timbrature per Enti neo avviati. Messaggio di errore nel Controllo Richieste Assenze (RP 1730) È stato sistemato l errore che si verificava durante il Controllo Richieste Assenze. Nome responsabile errato nel Controllo Richieste Assenze (RP 1434) Quando il responsabile accettava o respingeva la richiesta di assenza, il programma visualizzava, nel campo responsabile, un altro dipendente e non il nome del responsabile che aveva fatto effettivamente tale operazione. Rilevazione Mensile Assenze errata (RP 1650) È stato sistemato l errore per cui l estrazione Rilevazione Mensile Assenze, con un evento a cavallo di un mese inferiore a 10 giorni, da rilevare sia nel mese inizio che nel mese fine e con altro periodo nel mese oggetto di rilevazione, il programma, nel rigo A, indicava un numero di giorni inferiori o addirittura negativo. Più richieste di straordinario identiche (RP 1668) È stato sistemato il problema legato all inserimento di una stessa richiesta di straordinari più volte. Ora il programma segnala tale incongruenza. #11 durante lo scarico delle timbrature (RP 1678) È stato sistemato l errore che si verificava nel Portale Consultazione Cartellino: nella lista iniziale risultava errato, poi nel dettaglio del giorno in realtà era coretto. Pagina 11 di 18

12 Allegato 1: Chiusura 2015 e apertura 2016 Chiusura 2015 e apertura 2016 La GENERAZIONE DELL ANNO 2016 crea gli archivi del nuovo anno. Si può fare prima della chiusura del vecchio e consente di poter lavorare con data Per generare il nuovo anno non è necessario attendere il 31/12/2015. GENERAZIONE DELL'ANNO 2016 Operazioni per la generazione del nuovo anno Impostare la data di lavoro al ; Selezionare la funzione STRUMENTI/Generazione Nuovo Anno; Cliccare sul bottone "Inizio generazione"; Attendere il messaggio "La generazione degli archivi per l'anno 2016 è terminata correttamente". Operazioni da effettuare nel nuovo anno DOPO la generazione 1 - Gestione delle festività nel calendario della procedura La generazione crea in automatico il calendario dell anno 2016 nel quale l operatore deve inserire la festività per il Lunedì di Pasqua e per il Santo Patrono, operando come segue: Impostare la data di lavoro nell anno 2016; Selezionare la funzione Strumenti/Calendario Annuale; Posizionarsi sul mese che interessa, spostandosi con le frecce oppure utilizzando la maschera di ricerca; Spuntare come Festivo il giorno del Lunedì di Pasqua e quello della ricorrenza del Santo Patrono. 2 - Caricamento del calendario orari dei dipendenti Il caricamento del calendario con gli orari di lavoro svolti dai dipendenti deve essere effettuato dall operatore utilizzando una delle seguenti modalità. a) Caricamento del calendario utilizzando i TURNI TIPO Selezionare la funzione Impostazioni Generali / Parametri di Calcolo / Calendario Utilità; Cliccare su Turni tipo su GRUPPO oppure Turni tipo su DIPENDENTE ; Selezionare il gruppo o dipendente interessato al caricamento (è possibile caricare un gruppo o dipendente alla volta); Selezionare il turno tipo da utilizzare per il caricamento; Impostare la DATA INIZIO al 04/01/2016 (primo lunedì di gennaio 2016); NUM. RIPETIZIONE = indicare il numero delle volte che si vuole ripetere il turno tipo nel caricamento. Per caricare tutto l anno indicare 0 ; SPUNTA FESTIVI: se si spunta questo campo l orario viene caricato anche nei giorni festivi; Cliccare su CONFERMA CARICAMENTO; Ripetere gli stessi passaggi per gli altri gruppi o dipendenti. Dato che il primo lunedì dell anno è il 4 gennaio ricordarsi di caricare il calendario a ritroso fino al giorno uno attraverso la funzione Impostazioni Generali / Parametri di calcolo / Calendario orario gruppi o dipendenti. b) Caricamento del calendario utilizzando una SETTIMANA TIPO lavorata nell anno 2015 Per utilizzare questo tipo di caricamento è necessario soltanto verificare quale settimana dell anno 2015 si vuole replicare nell anno 2016 per ciascun gruppo di dipendenti o per ciascun dipendente Individuale ossia con orario di lavoro diverso dagli altri dipendenti. Selezionare la funzione Impostazioni Generali /Parametri di Calcolo / Calendario Utilità; Cliccare su "Settimana tipo di massa"; Pagina 12 di 18

13 Selezionare i dipendenti per i quali eseguire il caricamento; La data inizio della Settimana dal corrispondente alla settimana tipo dell'anno precedente da riportare per tutto l anno nuovo (la data inizio coincide sempre con un lunedì); Attivare la forzatura nel caricamento: questa opzione consente al programma di effettuare un ulteriore controllo sul turno tipo caricato nell anagrafica del dipendente e se il turno caricato è di ciclicità diversa da 7 giorni, il programma ricalcola il turno tipo in modo che tale ciclicità risulti corretta anche a partire dal primo di gennaio 2016; Al termine della selezione, sarà visualizzata la lista dei dipendenti interessati dove per ciascun dipendente viene riportata la data inizio e la data fine della settimana tipo scelta. Nella colonna note viene riportata la dicitura ciclicità diversa da 7 giorni nel caso in cui la settimana tipo indicata per il caricamento a uno o più giorni con orario diverso rispetto alla precedente. Ciò può accadere se il dipendente in una delle due settimane confrontate ha svolto un orario diverso per necessità di servizio, o perché effettivamente la ciclicità del turno è diversa da 7 giorni. Nel primo caso con il bottone di modifica è sufficiente indicare un'altra settimana tipo da caricare, nel secondo caso non occorre modificare nulla ed il dipendente sarà escluso dal caricamento del turno effettuato con tale utilità. Sarà necessario per lui procedere al caricamento tramite il turno tipo come indicato nel precedente punto (a). Per procedere al caricamento cliccare INIZIO CARICAMENTO; Attenzione: se nel calendario del nuovo anno è già stato inserito un orario (ed un tipo calcolo), procedendo con questa funzione l'orario verrà sostituito. c) Caricamento del calendario utilizzando la gestione della "TURNAZIONE" dell'anagrafica dipendente ("Turno Tipo" e "Giorno di Chiusura" dell'anagrafica dipendente). Questo tipo di caricamento è consigliato quando: si ha necessità di caricare il calendario un mese alla volta il dipendente lavora in base a turni con ciclicità diversa da 7 giorni l orario di lavoro ed il tipo calcolo da caricare nel calendario sono stati inseriti in un TURNO TIPO Esempio: "Turno con 25 giorni di ciclicità e inizio caricamento a partire da gennaio". Caricando il turno per il mese di gennaio, il giorno di chiusura dell anagrafica dipendente verrà valorizzato con 6. Tale giorno identifica l'ultimo giorno di turno, caricato nel calendario del dipendente, (dal 01/01 al 25/01 sono 25 giorni, dal 26/01 al 31/01 sono sei giorni); caricando il turno per il mese di febbraio, il giorno di chiusura dell anagrafica dipendente verrà valorizzato con 9 (dal 01/02 al 19/02 sono 19 gg. che sommati ai sei precedenti completano il turno di 25 giorni; dal 20/02 al 29/02 sono 10 gg. per cui il giorno di chiusura di febbraio sarà 10 cioè il decimo giorno del turno) e così via. Selezionare la funzione Impostazioni Generali / Parametri di Calcolo/ Calendario utilità.; Cliccare su Turni tipo da anagrafica ; Selezionare il mese che si vuole caricare (GENNAIO); Indicare se si vogliono caricare o meno l orario nei giorni festivi; Selezionare i dipendenti; Confermare l inizio del trasferimento dei turni indicati in anagrafica dipendente; CHIUSURA DELL'ANNO 2015 Controlli da effettuare prima di procedere alla chiusura dell'anno 2015 aver elaborato i cartellini fino al mese di dicembre compreso; aver sistemato le anomalie dei cartellini; aver verificato la corretta gestione dei totalizzatori e dei relativi residui al 31/12/2015 perché con la chiusura dell'archivio i residui verranno trasferiti nei totalizzatori dell'anno Con la chiusura dell'anno 2015 vengono generati i totalizzatori dell'anno 2016 con caricamento automatico dei "Limiti" (cioè ore/giorni spettanti nell'anno ad esempio per ferie, permessi ecc ) e dei "Riporti" (cioè i residui al 31/12/2015. Esempio: il residuo di ore/giorni di ferie non godute al 31/12/2015 viene trasferito nell'anno 2016 come "riporto"). N.B. - In situazioni particolari, dove non è possibile procedere alla gestione corretta dei cartellini e dei totalizzatori, è comunque possibile chiudere l'archivio purché si siano calcolati i cartellini di tutti i Pagina 13 di 18

14 dipendenti sino al 31/12/ Operando in questo modo però si deve tener conto che i "Riporti" che il programma trasferirà nei totalizzatori nel nuovo anno, saranno errati, dunque da correggere manualmente. - Se necessario la chiusura dell'anno può essere ripetuta (es.: per sistemare situazioni non completate o errate come chiusura dell'anno fatta con cartellini con anomalie oppure totalizzatori con residuo al 31/12 errato), ma in tal caso eventuali modifiche manuali fatte nella gestione dei totalizzatori nell anno 2016 saranno annullate. - Si consiglia di procedere alla chiusura dell anno 2015 prima di completare l elaborazione del cartellino di gennaio altrimenti i residui dei totalizzatori con il riporto non saranno corretti e sarà necessario procedere all aggiornamento manuale dei totalizzatori interessati. Iter per la chiusura dell anno ) completamento elaborazione cartellini 2015 Impostare la data di lavoro al ; completare l'elaborazione dei cartellini fino al mese di dicembre 2015; sistemare le eventuali anomalie; con la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Situazione Totalizzatori, verificare la situazione dei totalizzatori, in particolare di quelli il cui residuo dovrà essere riportato nell'anno successivo e, se necessario, apportare le dovute modifiche; procedere al blocco dei cartellini tramite la funzione Elaborazioni Mensili / Cartellino / Situazione Mesi Bloccati; procedere se necessario al calcolo delle liquidazioni (straordinari, turnazioni ecc...) con la funzione Elaborazioni Mensili / Liquidazioni; eseguire le stampe riepilogative annuali, utili sia per il controllo della situazione del dipendente, che per l'archiviazione. Le funzioni da utilizzare sono: Elaborazioni Annuali/ Riepilogo Generale Dipendente; Elaborazioni Annuali / Riepilogo Annuale Riassuntivo; Elaborazioni Annuali / Riepilogo Annuale Assenze; Elaborazioni Annuali / Riepilogo Assenze in Percentuale. 2) chiusura dell anno impostare la data di lavoro al ; utilizzare la funzione Strumenti / Chiusura-Riapertura Anno; impostare i dipendenti da includere nella chiusura (tutti, singola matricola, settore, servizio, gruppo); impostare la scelta per il caricamento del LIMITE. Per il caricamento del limite il programma è preimpostato con la scelta: "COME ANNO PRECEDENTE. Con tale opzione, su ogni totalizzatore verrà caricato il limite presente in ciascun totalizzatore, nel mese di gennaio 2015 (verificabile tramite la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Gestione). Se in tale mese il limite non c è, verrà prelevato (sempre se inserito) dal relativo raggruppamento (funzione Impostazioni Generali / Gestione Giustificativi / Raggruppamento Giustificazioni). Con la scelta COME RAGGRUPPAMENTO, su ogni totalizzatore verrà caricato il limite presente attualmente nel raggruppamento delle giustificazioni (funzione Impostazioni Generali / Gestione Giustificativi / Raggruppamento Giustificazioni). 3) verifica del nuovo archivio dell'anno 2016 Selezionare la data di lavoro al Con la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Situazione Totalizzatori, stampare i totalizzatori generati per l'anno 2016 Con il tabulato ottenuto controllare i dati riportati (Limiti e Riporti) e se necessario apportare eventuali modifiche con la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Gestione Pagina 14 di 18

15 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. Pagina 15 di 18

16 Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: A questo punto occorre eseguire l aggiornamento dal server seguendo indicazioni riportate nella sezione denominata Aggiornamento eseguito da cartella, riportata di seguito. Come eseguire gli aggiornamenti dal server Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS Aggiornamento eseguito tramite CD - Inserire il cd-rom nel lettore; - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera: Pagina 16 di 18

17 - per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere allegate delle procedure in elenco. Una volta consultate le lettere, nella colonna CONSULTATO compare SI ; - selezionare il bottone Esegui Aggiornamento ; - al termine dell aggiornamento di ogni procedura, in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente ; - selezionare il bottone Continua. Aggiornamento eseguito da cartella - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Pagina 17 di 18

18 Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova il Cd o la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare Altre Funzioni/Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 18 di 18