Circolare n.1/qualità

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1 Circolare n.1/qualità A TUTTI I SOCI Oggetto: Progetto Certificazione Iso 9000 per il 2003 Associazione Nazionale Aziende distributrici Prodotti e servizi per l ufficio, l informatica e la telematica Fondata nel 1945 Promuove e collabora all organizzazione degli eventi fieristici SMAU EIMU TECNORAMA Aderente a FEDERINFORMATICA Federazione Italiana delle Organizzazioni di Operatori delle Tecnologie dell Informazione e della Comunicazione CONFCOMMERCIO Confederazione Generale Italiana del Commercio, del Turismo e dei Servizi Al 30/6/2002, il numero di attestati ISO 9000 rilasciati è stato circa , il 56% in più rispetto alla situazione registrata al 30/1/2001, e si prevede una crescita continua anche nel prossimo periodo: si parla addirittura di 70/90 mila aziende con il bollino blu. Forte interesse alla certificazione è stato confermato dalla partecipazione dei Soci ai progetti di certificazione lanciati a partire dal Proprio in questo periodo, i Soci che hanno aderito al progetto 2002 sono entrati nella fase finale delle attività, quella relativa alla messa in opera del Sistema Qualità. La previsione è quella di conseguire la certificazione nella primavera del Anche per quest anno, viene annunciato il Progetto Certificazione Iso , che presenta le seguenti caratteristiche: La possibilità di partecipazione riguarda i Soci di tutt Italia. Le attività saranno svolte non solo nella sede Comufficio di Milano, ma anche nell area di Roma, se gli iscritti in questa località raggiungeranno il numero minimo di 3. La certificazione ISO 9000 è riferita alla nuova normativa ISO 9001: 2000 (VISION 2000), emessa a Dicembre 2000, e che prevede un approccio per processi, la presenza di indicatori di efficacia/efficienza e l utilizzo di indagini di Customer Satisfaction per la verifica della soddisfazione dei Clienti. L investimento economico finanziario, è molto contenuto, grazie alle sperimentate metodologie di lavoro di gruppo ed alla documentazione disponibile, che è stata tra l altro già approvata dall Ente di certificazione UNITER. ll supporto specialistico sarà fornito anche per quest anno da SERNET, Società di consulenza con esperienza e referenze nel nostro specifico settore, che ha operato con successo nei Progetti Certificazione degli anni precedenti. Comufficio è disponibile a fornire su richiesta le testimonianze positive delle Aziende partecipanti ai progetti stessi. Chi fosse interessato al Progetto 2003 è pregato di spedire la domanda di partecipazione allegata entro il 15/2/2003. La partenza del prossimo Gruppo di aziende, per il progetto certificazione ISO 9000 per il 2002, è prevista a Marzo La Segreteria Comufficio (tel , fax , comuff@tin.it ) e la Società SERNET (tel , fax , e- mail: settore.commerciale@sernetspa.it) - sono a disposizione per ulteriori chiarimenti. Cordiali saluti. Via Merano, Milano telefono (02) telefax (02) comuff@tin.it Codice Fiscale Partita IVA Il Presidente Marco Schianchi Milano, 27/1/2003 All.: c.s.

2 Progetto Certificazione Iso 9000 Premessa Offrire servizi di qualità è diventato ormai, anche nell ambito del commercio e dei servizi, un imperativo per chi vuole essere competitivo sul mercato e rappresenta l unica chiave di accesso per chi vuole dialogare con una clientela - pubblica e privata - sempre più esigente e diversificata. Il raggiungimento di tale obiettivo é garantito solo attraverso lo sviluppo da parte dell azienda di step operativi ben precisi, che vengono qui di seguito illustrati e che costituiscono il Progetto Certificazione Iso 9000 che Comufficio propone a tutti gli Associati. L impostazione e, successivamente, la certificazione del cosiddetto Sistema Qualità in azienda è pertanto una esigenza dettata dal mercato ed è sicuramente uno strumento che permette il superamento di importanti barriere economiche. Il Sistema Qualità aziendale si basa su una struttura organizzativa in cui risultano ben definiti ruoli e responsabilità, nonché procedure e risorse tali da soddisfare le aspettative del cliente interno (personale dipendente a tutti i livelli) e di quello esterno. Ed é solo attraverso la certificazione del Sistema Qualità aziendale che si ottiene un riconoscimento oggettivo della conformità ai requisiti di una norma - la ISO tale da garantire la soddisfazione del cliente. La certificazione del Sistema Qualità aziendale consente quindi di raggiungere una maggiore qualificazione dell attività attraverso una riduzione dei costi connessi a malfunzionamenti, un incremento dell efficienza ed un miglioramento della capacità di risposta alle esigenze del cliente. Comufficio ha la possibilità di gestire, attraverso SERNET, Società di consulenza altamente qualificata e con esperienza nel settore, tutte le problematiche ed i rapporti correlati allo sviluppo del Sistema Qualità per le imprese associate, secondo il Progetto di seguito descritto. La proposta Comufficio prevede inoltre la corretta interpretazione degli interventi normativi, siano essi a carattere regionale o gestiti direttamente dal ministero dell Industria, finalizzati ad incentivare gli investimenti delle aziende nella qualità. Come si sviluppa Il Progetto mette in condizione i Soci Comufficio di richiedere la Certificazione ISO 9000 del Sistema Qualità, supportandone la realizzazione, l applicazione e il mantenimento secondo le nuove normative VISION Come riportato nella seguente tabella il Progetto si articola in due fasi: la prima essenziale e l altra facoltativa/consigliata. Ciò significa che l adesione al Progetto Qualità Comufficio prevede automaticamente il supporto della Società di consulenza nella prima fase, mentre sarà a discrezione dell Azienda richiederne l intervento per la fase successiva. La scelta verrà fatta in base alle specifiche esigenze e al grado di autonomia raggiunto dal personale e, in particolare, dal Responsabile Assicurazione Qualità della singola Azienda. Per la Certificazione del Sistema Qualità ed il Mantenimento dello stesso, l Azienda può rivolgersi all Ente di Certificazione UNITER, le cui tariffe e condizioni rientrano in una convenzione stipulata con Comufficio, illustrate nell ultima pagina del presente documento.

3 Le 2 Fasi Proposte FASE 1 - Essenziale basata su : Formazione - Quattro incontri di gruppo di mezza giornata - Quattro incontri singoli di mezza giornata Gli otto incontri si terranno nelle sedi Comufficio di Milano e Roma (in questa ultima locazione gli incontri saranno effettuati solo se verrà raggiunto il numero minimo di 3). Disponibilità di strumenti metodologici e supporto consulenziale per l approntamento delle procedure applicative e del Sistema Qualità Predisposizione del Manuale Una visita ispettiva interna. FASE 2 - Facoltativa / consigliata basata su incontri singoli di una giornata o mezza giornata presso l Azienda interessata. Assistenza diretta per: 2.1 la stesura di procedure applicative complesse e l applicazione del Sistema Qualità in Azienda 2.2 Ulteriori visite ispettive interne 2.3 la presenza del Consulente durante la Visita di Certificazione FASE 1 Essenziale Formazione, disponibilità di strumenti metodologici da utilizzare e supporto consulenziale per l approntamento delle procedure applicative e del Sistema Qualità, predisposizione del Manuale Obiettivo Realizzazione del Sistema Qualità Aziendale

4 Durata 6-8 mesi (8 incontri complessivi per le attività previste, presso le sedi Comufficio di Milano e Roma). Contenuti Durante questa fase saranno affrontati i seguenti aspetti: Sensibilizzazione e formazione - panoramica sulle varie forme di Certificazione - le Norme ISO il sistema di assicurazione della Qualità Aziendale - la documentazione del Sistema di Assicurazione Qualità: le procedure ed il Manuale - il servizio di assicurazione della Qualità: ruolo e responsabilità - modalità di conduzione del Progetto Qualità - il percorso verso la Certificazione: il ruolo del Consulente - il Responsabile della Qualità: il ruolo e i compiti Audit iniziale, per valutare sulla base di documenti di autovalutazione la conformità del modo di operare attuale ed evidenziare sia gli scostamenti rispetto alle prescrizioni della Norma, sia i relativi miglioramenti da implementare Presentazione degli strumenti metodologici disponibili, formazione sugli stessi e relativo utilizzo con esempi, relativi alle aree di maggiore interesse del settore, per la personalizzazione degli stessi ed il relativo approntamento delle procedure applicative e del Sistema Qualità aziendali Tutoraggio e supporto per l utilizzo ottimale degli strumenti stessi, al fine della migliore personalizzazione delle procedure stesse Predisposizione del Manuale di Qualità - stesura della struttura di base del Manuale di Assicurazione Qualità secondo la Norma di riferimento personalizzato per le Aziende che distribuiscono prodotti e servizi per l informatica, la telematica e l ufficio. Una visita ispettiva interna. Risultato - Know-how e strumenti metodologici da personalizzare per essere in grado di stendere le procedure applicative e del Sistema Qualità - Elaborazione del Manuale di Qualità aziendale. Costi I costi, relativi alla Fase 1 Essenziale, sono articolati in relazione alle dimensioni dell Impresa, come illustrato nel seguente prospetto:

5 ISO 9001:2000 (VISION 2000) Fascia 1 fino a 15 dipendenti Fascia dipendenti Nel caso di organizzazioni con un numero di Dipendenti di poco superiore a 30, i costi relativi alla fase essenziale subiranno un aumento pari a 25% delle tariffe sopra riportate. Negli altri casi potrà essere concordato un preventivo ad hoc, con uno sconto del 10% sull importo previsto, per i Soci Comufficio. Il significativo abbattimento delle quotazioni indicate rispetto all offerta media di mercato è garantito solo ed esclusivamente dalla partecipazione al progetto di gruppi di imprese omogenee, che vanno da un minimo di 8 ad un massimo di 12 aziende. Per gruppi di imprese minori di 8 potrà essere concordato un preventivo ad hoc. I costi indicati sono al netto di IVA e sono comprensivi delle spese logistiche e di trasferta SERNET, relativamente alle attività svolte presso le sedi Comufficio. Nel caso in cui fossero necessari specifici incontri presso le Aziende partecipanti, tali spese saranno fatturate da SERNET separatamente. L adesione al progetto implica per l Azienda partecipante la fatturazione ed il pagamento dell intero importo. Modalità di pagamento L importo concordato verrà saldato - tramite bonifico bancario a 30 giorni - in 3 rate le cui fatture saranno emesse dalla Società di consulenza con le seguenti modalità: - 50% a inizio lavori - 25% dopo l incontro n. 4-25% dopo l incontro n. 8 FASE 2 Facoltativa / Consigliata Assistenza Diretta Il ricorso ad un supporto consulenziale esterno per la realizzazione della fase 2 è facoltativo per l impresa, ma comunque consigliato. Il numero di incontri da effettuare è funzione della complessità delle procedure applicative dell Azienda, delle sue specifiche esigenze e del grado di autonomia raggiunto dal personale (in particolare il Responsabile Assicurazione Qualità) nel corso della Fase 1. Sono previsti tre tipi di assistenza: 2.1 Assistenza diretta per - la stesura di procedure applicative complesse o per specifiche esigenze aziendali - l applicazione pratica del Sistema Qualità in Azienda Con quest assistenza l Azienda può usufruire di un supporto specifico per risolvere problematiche particolari e per supportare la messa in opera del Sistema Qualità.

6 2.2 Assistenza diretta per effettuare un Audit di pre-certificazione (verifica ispettiva interna) - verifica della corretta implementazione del Sistema Qualità - assistenza per l implementazione delle opportune azioni correttive Con quest assistenza l Azienda sarà pronta a ricevere la visita ispettiva di certificazione. 2.3 Assistenza diretta con la presenza del Consulente durante la visita di certificazione (per usufruire di quest assistenza occorre avere utilizzato l assistenza diretta di cui al punto 2.2.). Durata e Costi Per quanto riguarda il numero degli incontri facoltativi/consigliati valgono le considerazione fatte sopra. Il costo di un incontro in Azienda di mezza giornata ammonta a 310 più IVA, oltre alle spese vive logistiche e di trasferta del consulente SERNET.

7 Il Progetto Certificazione ISO 9000 per l anno 2003 Tariffe per la certificazione UNITER La certificazione di Sistema Qualità ed il mantenimento della stessa attraverso UNITER prevedono l attivazione delle seguenti fasi ai costi indicati: a) Domanda di certificazione b) Fase Istruttoria c) Visita di certificazione d) Emissione di certificato e) Visita di Sorveglianza annuale Costi - 1 ANNO a) domanda di certificazione b) fase Istruttoria c) visita di certificazione d) emissione di certificato < 19 dipend dipend Costi - 2 ANNO Costi - 3 ANNO e) visita di sorveglianza annuale e) visita di sorveglianza annuale < 19 dipend. 930 < 19 dipend dipend dipend. 930 I costi sono IVA esclusa (20%). Le tariffe richieste riguardano: -invio da parte dell UNITER di documenti e moduli, tra cui regolamenti e questionari; - presa in consegna ed esame accurato dei moduli compilati dal richiedente e del Manuale di Garanzia di Qualità; - affidamento dell incarico al Gruppo di Verifica (Fase Istruttoria); - esecuzione della Visita di Certificazione presso la sede centrale dell azienda;(nel caso in cui fossero necessarie ulteriori visite presso sedi decentrate sarà necessario valutare di volta in volta le giornate di consulenza ed i costi logistici relativi); - esecuzione delle Visite di Sorveglianza (due Visite di Sorveglianza per i tre anni di Certificazione dell Impresa). Sono escluse le spese logistiche e di trasferta relative alle visite di certificazione.

8 Il Progetto Comufficio Certificazione ISO 9000 per l anno 2003 Domanda di Partecipazione Da rispedire a Comufficio n. fax Il Sottoscritto in rappresentanza della Ditta con sede in Via n tel. fax P. Iva numero dipendenti (dato obbligatorio da indicare) preso atto dei contenuti del Progetto Qualità Comufficio 2003 e, in particolar modo, delle condizioni relative alla fase 1 (Essenziale), chiede di partecipare al Progetto per l ottenimento della certificazione BARRARE CON UNA X LA VOCE INTERESSATA ISO 9001:2000 (VISION 2000) fino a 15 dipend ISO 9001:2000 (VISION 2000) dipend I costi sono IVA esclusa data Timbro e Firma