TaleteWeb. Funzionalità Trasversali e configurazioni generali. 1 rev

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1 TaleteWeb Funzionalità trasversali e configurazioni generali 1 rev

2 Indice Per accedere ad un applicazione... 3 La home page di un applicazione... 4 Come gestire gli elementi di una maschera... 5 Impostazioni generali trasversali... 7 Come configurare i dati generali dell Organizzazione e creare gli utenti... 7 Associazione di un utente già esistente... 7 Associazione di un utente nuovo... 8 Importazione (account dipendenti/collaboratori)... 8 Autorizzazioni utenti... 9 Aggiunta/rimozione autorizzazioni a tutti gli utenti Gestione dei profili Autorizzazioni dei profili Gestione utenti Area Messaggi Gestione Area Messaggi Controllo degli accessi Altre impostazioni generali (cambio password, esercizio, organizzazione) Cambio password Cambio esercizio Cambio organizzazione Funzionalità trasversali Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenchi Come effettuare l upload di un documento o di un file Come caricare un file Come gestire una notifica rev

3 Per accedere ad un applicazione Da qualsiasi browser (consigliati Firefox o Crome) digitare l indirizzo fornito dall amministratore di sistema (es. per accedere al sistema informatico TaleteWeb. Per accedere ad esempio all applicazione Sistema di gestione Qualità (SGQ), dopo essersi autenticati (inserendo negli appositi campi username e password forniti dall amministratore di sistema), cliccare sull icona che viene visualizzata nell area: Le mie applicazioni. In quest area vengono visualizzate esclusivamente le applicazioni acquistate dall organizzazione per le quali l utente ha le autorizzazioni. Argomenti correlati Come effettuare il login alla piattaforma Altre impostazioni generali 3 rev

4 La home page di un applicazione La home page non è esattamente uguale per tutte le applicazioni; tipicamente però nella maggior parte dei casi si presenta con la seguente interfaccia (esempio applicazione SGQ) Area dei menù Area dello scadenziario Area di accesso rapido ai reports 4 rev

5 Come gestire gli elementi di una maschera Riportiamo qui un esempio per utilizzare l interfaccia grafica per gestire gli elementi e i relativi dati di una maschera del sistema informatico TaleteWeb; utilizziamo l interfaccia dell anagrafica Prodotti come esempio, ma le stesse istruzioni valgono in generale per tutte le maschere Cliccando nell elenco a tendina Articolo prodotto finito, è possibile ricercare l elemento (in questo caso dell esempio un prodotto finito) presente in anagrafica semplicemente digitando parte del nome dell elemento che si vuole visualizzare; ad esempio cliccando tale il sistema seleziona tutti gli elementi che contengono le lettere digitate; cliccando sul nome viene visualizzata la maschera intreressata con i relativi dati: Possiamo anche visualizzare l elenco degli elementi già presenti in anagrafica, cliccando da successivamente su, ottenendo la seguente interfaccia: e 5 rev

6 Per accedere alla maschera con i dati di un elemento basta semplicemente cliccare sul nome desiderato. Si veda anche l Istruzione Gestione Report Elenchi. Per registrare i dati, relativi ad un nuovo elemento, cliccare sul pulsante, in questo esempio, si accede alla maschera vuota dove è possibile registrare i dati relativi a questo elemento. Completata la registrazione dei dati in nuovo elemnto o modifica elemento esistente, ricordati sempre di cliccare sul pulsante. attenzione se non si clicca sul pulsante Salva le modifiche tutte le registrazione fatte andranno perse L utente autorizzato può eliminare un elemento semplicemente selezionandolo e cliccando sul pulsante E possibile registrare grandi quantità di elementi utilizzando il sistema di importazione di TaleteWeb, attraverso fogli elettronici di Excel; si veda l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel. Sull interfaccia standard per la gestione degli elementi di una qualsiasi maschera è presente molte volte il pulsante registro modifiche o il simbolo grafico. Cliccando su questo pulsante, l utente autorizzato, può visualizzare la cronologia di chi ha fatto cosa sulla singola maschera. Selezionare l utente dall elenco a tendina, selezionare l intervallo di date e quindi cliccare su Applica filtri In questo esempio l utente selezionato nel periodo indicato non ha effettuato nessu accesso alla maschera interessata ne il lettura ne in modifica. Questa funzionalità è indispensabile per consentire all amministratore di sistema di controllare l operato degli utenti e tracciare eventuali responsabili di erorri o operazioni sbagliate. 6 rev

7 Impostazioni generali trasversali Come configurare i dati generali dell Organizzazione e creare gli utenti Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI cliccare su Organizzazioni. Questa maschera consente di registrare i dati e le informazioni generali dell organizzazione alcune delle quali saranno utilizzate dall applicazione per formattare l intestazione ed il piè di pagina dei reports. Anche da questa maschera, inoltre, si possono creare e associare all organizzazione gli utenti. L operazione di registrazione degli utenti e dei relativi account può essere automatizzata attraverso la maschera Importazione (account dipendenti) La maggior parte dei dati vengono generalmente registrati in fase di prima configurazione; è possibile modificarli, comunque, in qualsiasi momento. Questa operazione di modifica dei dati dell organizzazione è consentita sollo all utente PROPRIETARIO che al termine del processo di inserimento dei dati e/o di modifica degli stessi, deve cliccare sul pulsante Salva organizzazione per renderle effettive. E possibile associare all organizzazione un utente già esistente o crearne uno nuovo: Associazione di un utente già esistente 1. Nell area AGGIUNGI UTENTE : digitare nel campo Aggiungi l utente con username la username dell utente già registrato in piattaforma e quindi cliccare sul pulsante inserisci utente; se l utente è stato inserito correttamente comparirà nell elenco UTENTI DELL ORGANIZZAZIONE. Fino a quanto non saranno date le autorizzazioni l utente non potrà accedere a nessuna maschera dell applicazione 2. E possibile eliminare un utente associato all organizzazione cliccando sull icona: 3. Per assegnare o modificare le autorizzazioni all utente cliccare sul link Modifica autorizzazioni; si veda a tale proposito il paragrafo Autorizzazioni utenti. In fase di configurazione iniziale del sistema 7 rev

8 è possibile automatizzare il processo di creazione degli account e assegnazione delle relative autorizzazioni Argomenti correlati Importazione (account dipendenti) Gestione dei profili Autorizzazioni utenti Utenti Associazione di un utente nuovo 1. Nell area CREAZIONE NUOVO UTENTE: digitare Nome e Cognome del nuovo utente, l indirizzo di posta elettronica la username scelta e la password di prima registrazione confermandola per sicurezza; quindi cliccare sul pulsante Crea utente e aggiungilo all organizzazione e seguire le istruzioni del paragrafo precedente. Tutte le informazioni compreso l indirizzo sono obbligatorie. In fase di configurazione iniziale del sistema è possibile automatizzare il processo di creazione degli account e assegnazione delle relative autorizzazioni. Argomenti correlati Importazione account dipendenti Autorizzazioni utenti Gestione dei profili Utenti Importazione (account dipendenti/collaboratori) Questa procedura consente la registrazione rapida simultanea di un numero consistente di utenti, la creazione delle relative credenziali di accesso (username e password), l assegnazione di autorizzazioni di accesso per gruppi di utenti indipendentemente dai profili. Si vedano anche i paragrafi Gestione dei profili e Autorizzazioni. Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI cliccando su Importazione si accede alla maschera rappresentata nella figura seguente: 8 rev

9 Cliccando sul pulsante Scarica il modello per l importazione, è possibile accedere ad un modello di Excel: ed inserire i dati richiesti per gli utenti copiandoli da altri formati disponibili. Una volta completato il foglio salvarlo sul proprio computer e quindi dopo averlo selezionato utilizzando il pulsante Seleziona importare i dati cliccando su Importa. Si possono creare automaticamente le credenziali degli utenti (username e password) scegliendo dei formati standard proposti nei campi Crea username se non presente e Crea password se non presente in questi casi copiare nel file Excel solo Nome, Cognome e indirizzo . Volendo dare a tutti gli utenti caricati con il file Excel gli stessi permessi è possibile esplodere l albero e spuntare i quadratini corrispondenti alle maschere per le quali si vuole dare permessi massivi. Questa operazione è consigliabile solo dove non si usano i profili per gestire i permessi. Argomenti correlati Organizzazioni scheda utenti Autorizzazioni utenti Autorizzazioni dei profili Utenti Autorizzazioni utenti Gli utenti devono essere autorizzati per accedere alle singole maschere di ogni applicazione. I permessi possono essere dati ad ogni utente solo dal proprietario dell organizzazione (amministratore del sistema). Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI cliccando su autorizzazione utenti si accede alla maschera rappresentata nella figura seguente: 9 rev

10 Selezionare l utente Dal menù a tendina Utente selezionare l utente interessato; quindi dal menù a tendina Filtro applicazioni selezionare Rischio clinico. Viene visualizzata una struttura ad albero dove i nodi corrispondono alle singole voci del menù dell applicazione. Espandere il nodo interessato fino alle singole maschere e quindi spuntare il quadratino corrispondente alla maschera per la quale si vuole dare all utente selezionato il permesso di accesso. Spuntare il quadratino E possibile che l utente sia associato ad un profilo al quale sono stati già assegnati dei permessi; se si vogliono evidenziare i permessi ereditati dai profili spuntare il quadratino come mostrato nella figura seguente (si veda l istruzione Autorizzazioni profili). Aggiunta/rimozione autorizzazioni a tutti gli utenti Gestione dei profili I profili nel sistema informatico TaleteWeb vengono utilizzati per assegnare autorizzazioni e permessi a gruppi omogenei di utenti velocizzando quindi notevolmente il processo autorizzativo in strutture molto complesse con un numero consistente di utenti. Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni selezionare Profili; ; dal menù IMPOSTAZIONI 10 rev

11 Cliccare sul pulsante Nuovo per creare un nuovo profilo, oppure dalla finestra a tendina selezionare un profilo già esistente per modificarlo; se si vuole visualizzare l elenco dei profili caricati cliccare su Report e quindi su Elenco. Nella casella di testo Nome digitare il nome del profilo desiderato (ad es. infermieri) e quindi cliccare sul pulsante Salva. Attenzione i profili non necessariamente corrispondono alle mansioni o alle qualifiche e vengono utilizzati solo per creare gruppi omogenei di utenti con medesimi permessi. Per aggiungere utenti ai profili si può procedere manualmente: cliccare sul simbolo ; selezionare l utente interessato e quindi cliccare su Inserisci. E possibile aggiungere utenti ad un profilo utilizzando un modello di Excel per l importazione rapida: dal menù Report cliccare su Elenco; alla fine dell elenco è riportato il controllo seguente per l esportazione/importazione rapida di dati mediante foglio di Excel. Si veda a tale proposito l istruzione: Come importare i dati mediante foglio di Excel. Autorizzazioni dei profili E possibile a questo punto dare i medesimi permessi a tutti gli utenti associati ad un profilo velocizzando notevolmente l operazione. Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI selezionare Autorizzazione Profili; ripetere le stesse operazioni dell istruzione Autorizzazioni utenti. Gestione utenti Per l amministratore di sistema è possibile accedere e modificare i dati di ogni utente. 11 rev

12 Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni selezionare Utenti. Viene visualizzata la seguente maschera: ; dal menù IMPOSTAZIONI Una volta selezionato l utente interessato dalla finestra a tendina, è possibile modificare i dati ed in particolare l e la password. Dopo aver digitato la nuova password cliccare sul pulsante Cambia password e allo stesso modo procedere per la cliccando su Modifica dati. Questa funzionalità è molto utile nei casi in cui l utente non ricorda le proprie credenziali e si rivolge all amministratore di sistema per avere una nuova password o una nuova username. Area Messaggi La piattaforma TaleteWeb è dotata di un proprio sistema di comunicazione interna che permette di notificare messaggi di posta elettronica relativi a determinati elementi. Ogni utente ha una propria area messaggi dove può visualizzare tutte le notifiche, inviate da altri utenti, relative a diverse organizzazioni/applicazioni/oggetti. L utente può accedere alla propria area messaggi in due modi: - Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; quindi dal menù IMPOSTAZIONI selezionare Messaggi; - Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Messaggi Gestione Area Messaggi L area messaggi si presenta nel modo seguente: L utente può applicare vari filtri (mittente, periodo, tipo) in funzione dei quali, dopo aver cliccato sul pulsante Visualizza, accedere ai relativi elenchi di messaggi; si noti che l icona della busta a sinistra può essere aperta o chiusa a seconda che il messaggio è stato già letto oppure è ancora da leggere. Cliccando, invece, su Apri a destra si accede direttamente alla maschera dell elemento oggetto del messaggio di notifica. Questa operazione permette al sistema di registrare automaticamente l informazione che l utente ha ricevuto e letto il messaggio fornendo al mittente e all amministratore evidenza e tracciabilità di ciò. Si ricorda che la stessa 12 rev

13 operazione si può fare accedendo alla maschera dall apposito link presente nel messaggio di posta elettronica con cui è stata inoltrata la notifica. Si consiglia di consultare con una certa regolarità la propria area messaggi e aprire tutti i messaggi non ancora letti. E precisa responsabilità di ogni utente assicurare al mittente e all amministratore di sistema la tracciabilità dell avvenuta ricezione e lettura dei messaggi; la mancata ottemperanza di questa procedura può costituire oggetto di non conformità critica a carico del destinatario inadempiente. Controllo degli accessi L amministratore del sistema può tracciare tutti gli accessi fatti dagli utenti nel tempo alle diverse maschere; Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni selezionare Accessi. Viene visualizzata la seguente maschera: ; dal menù IMPOSTAZIONI Dopo aver selezionato l Utente dall apposita finestra a tendina, selezionare il periodo: Da A e quindi cliccando sul pulsante Applica filtri si visualizzano tutti gli accessi dell utente, nel periodo selezionato, alle diverse maschere, come mostrato nella figura seguente: 13 rev

14 Altre impostazioni generali (cambio password, esercizio, organizzazione) Cambio password Cliccare su Utente per attivare il controllo per il cambio password Oppure Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI selezionare Cambio password; quindi digitare la password corrente, la nuova password e dopo averla ripetuta cliccare sul pulsante Cambia password; un avviso segnala che la password è stata cambiata in modo corretto. Se non compare l avviso ripetere l operazione. Cambio esercizio Il sistema informatico TaleteWeb è multi esercizio. L applicazione conserva in memoria l ultimo esercizio selezionato e ad ogni accesso si posiziona automaticamente su quest ultimo. Per selezionare l esercizio desiderato: Cliccare su Esercizio per attivare il controllo per il cambio dell esercizio Oppure Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI selezionare Cambio esercizio; quindi dall elenco selezionare l esercizio desiderato. Cambio organizzazione Il sistema informatico TaleteWeb è multi organizzazione. L utente potrebbe avere permessi per accedere a più organizzazioni. L applicazione conserva in memoria l ultima organizzazione selezionata e ad ogni accesso si posiziona automaticamente su quest ultima. Per selezionare l organizzazione desiderata: Cliccare su Organizzazione per attivare il controllo per il cambio dell organizzazione 14 rev

15 Oppure Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI selezionare Cambia organizzazione; quindi dall elenco selezionare l organizzazione desiderata. Funzionalità trasversali Come importare i dati mediante foglio di Excel In quasi tutte le maschere del sistema informatico TaleteWeb, è disponibile una funzionalità che consente di importare rapidamente grandi quantità di dati utilizzando fogli di Excel modello, evitando di registrare manualmente i singoli record. Allo stesso modo è possibile, da qualsiasi elenco, esportare i dati in diversi formati tra cui il formato xlsx. I modelli per l importazione rapida sono quasi sempre scaricabili dai Report/Elenco; nelle diverse maschere cliccando sul pulsante e quindi su Elenco o Elenco in modifica si ritrova il seguente controllo: Cliccando su Scarica il modello per l importazione viene visualizzato un foglio Excel modello con le colonne contenenti le etichette dei campi con i dati da importare. E possibile popolare le diverse colonne copiando e incollando i dati da altri formati. Completato il popolamento del foglio è necessario salvarlo sul proprio computer (si consiglia di salvarlo sul desktop per trovarlo facilmente). L operazione di importazione è semplice e veloce; cliccando sul pulsante Seleziona si rintraccia il file modello precedentemente salvato, lo si seleziona e quindi cliccando sul pulsante Importa si dà inizio al porting dei dati. Se nelle colonne dei file modelli sono richiesti dati già caricati a sistema per non duplicarli è necessario copiarli identici a quelli registrati. A tal fine è consigliabile esportare prima l elenco dei dati già registrati in un file di Excel, copiare quelli interessati e incollarli nelle colonne corrispondenti dei modelli d importazione. Come operare con i Report/Elenchi Da tutte le maschere dell applicazione l utente autorizzato può generare dei Report/Elenchi personalizzabili dall utente stesso. L interfaccia rende i Report/Elenchi di TaleteWeb molto simili nell utilizzo a fogli di Excel pur in presenza di dati validati e quindi non modificabili dall utente finale. Dalle diverse maschere cliccando sul pulsante e quindi su Elenco si generano Report/Elenchi come quello di esempio riportato nella figura seguente relativo alla maschera di gestione dell anagrafica lavoratori di un organizzazione: 15 rev

16 Diverse sono le operazioni che l utente autorizzato può fare per personalizzare il Report prima della stampa: Cliccando con il tasto destro del mouse su una colonna si attiva la seguente interfaccia che permette di organizzare i dati della colonna ordinandoli, raggruppandoli anche in modalità multipla, filtrandoli, esattamente come si farebbe con un foglio elettronico; E possibile inoltre, se l elenco presenta diverse colonne, visualizzare solo quelle di proprio interesse nascondendo dalla visualizzazione e quindi dalla stampa quelle non interessate. Si possono allargare e restringere le colonne trascinando con il mouse il bordo. Cliccando sull elemento in azzurro sottolineato si accede direttamente alla maschera di gestione del dato E possibile esportare tutto quello che viene visualizzato in diversi formati: Word, Excel, CSV, Pdf, semplicemente cliccando sulle icone delle relative applicazioni; come mostrato in figura Cliccare per ricaricare la pagina ed aggiornare i dati Cliccare per esportare 16 rev

17 Una volta completata la personalizzazione del report è possibile stampare quanto visualizzato direttamente tramite le funzionalità di stampa del browser utilizzato. Come effettuare l upload di un documento o di un file Come caricare un file Per eseguire l upload dei file, in qualsiasi maschera del sistema informatico TaleteWeb, si utilizza la seguente interfaccia: Cliccando sul pulsante si vuole caricare, selezionare quindi il file, e cliccare sul pulsante si accede al proprio computer o rete aziendale dove è presente il file che Cliccando sul pulsante, dalla seguente interfaccia: 17 rev

18 Il sistema, in pochi secondi esegue l upload del file selezionato: Il file è richiamabile in qualsiasi momento ed è possibile visualizzarlo, semplicemente cliccando sul nome del file, stamparlo, salvarlo sul proprio computer o eliminarlo cliccando sulla icona se l utente ha l autorizzazione per eseguire questa operazione. accanto; tutto ciò Come gestire una notifica La funzionalità per gestire i messaggi di notifica è trasversale a tutte le applicazioni del sistema informatico TaleteWeb. In molte applicazioni i messaggi vengono generati automaticamente dal sistema rendendo molto veloce la comunicazione interna riguardante i diversi processi gestiti. Vediamo come inserire manualmente una notifica; in quasi tutte le principali maschere è presente la scheda Notifiche cliccando sulla quale si apre la seguente interfaccia: Per inserire una nuova notifica clicca su ; digita, come in una normale , l Oggetto e il Corpo del messaggio e quindi clicca sul pulsante Inserisci. Si apre l interfaccia che ti consente di completare il messaggio facendo le seguenti operazioni: 1. Puoi inserire uno o più allegati al messaggio utilizzando il controllo per l upload di un file; clicca su Seleziona individua il file sul tuo computer selezionalo e quindi clicca su Carica. 2. Per inserire i destinatari del messaggio puoi selezionarli tra quelli già censiti nelle anagrafiche del sistema cliccando sulla scheda Da anagrafica; dall elenco a tendina relativo alla tipologia del destinatario seleziona quello interessato e clicca su inserisci. Puoi selezionare interi gruppi di destinatari selezionando dalla scheda Da lista di distribuzione una delle liste precedentemente configurate e cliccando sul pulsante Inserisci; vedi anche l istruzione Come configurare una lista di distribuzione. Puoi infine inserire dei destinatari esterni al sistema selezionando la scheda Soggetto esterno e inserendo nome e indirizzo di posta elettronica e cliccando sul pulsante Inserisci 3. I destinatari inseriti vengono visualizzati con la seguente interfaccia dove puoi controllare la correttezza dei dati; puoi in caso di errore eliminare un destinatario cliccando sul simbolo : 18 rev

19 4. Il messaggio è a questo punto pronto per l invio; per eseguire l invio clicca sul pulsante Invia Clicca per inviare il messaggio Per riaprire la maschera di interfaccia ad esempio per aggiungere destinatari clicca su Visualizza e modifica. Alla fine clicca sul Chiudi in fondo alla maschera. Puoi aggiungere successivamente nuovi destinatari e cliccare nuovamente su Invia: il sistema invia il messaggio solo ai nuovi aggiunti. TaleteWeb assegna ad ogni messaggio inviato da qualsiasi applicazione un numero di protocollo univoco con progressivo per esercizio; il protocollo non è modificabile. 5. Inviato il messaggio il sistema spunta automaticamente la check box Inviato e registra la data e ore di invio nel campo Data invio. 6. I destinatari utenti del sistema informatico ricevono una che riporta le informazioni digitate dal mittente, gli eventuali allegati ed un link; cliccando sul link i destinatari/utenti vengono indirizzati direttamente alla maschera relativa all elemento da cui è partito il messaggio. Con questa operazione il destinatario da evidenza di ricezione e lettura e il sistema registra questa evidenza spuntando automaticamente la check box Ricezione e riportando data e ora nel campo Data ricezione. 7. Ogni utente può accedere al messaggio anche dalla propria Area messaggi; vedi anche l istruzione Gestione area messaggi. Questa funzionalità è estremamente utile per assicurare la tracciabilità dell avvenuta distribuzione in forma controllata ad esempio dei documenti dei diversi sistemi di gestione 19 rev