Servizi e-business Acquisti a catalogo elettronico Manuale Pianificatore

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1 Servizi e-business Acquisti a catalogo elettronico Manuale Pianificatore snam.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di acquisto dei misuratori in qualità di Pianificatore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio e di prestare attenzione alle eventuali specificità indicate nella pagina di Highlights. 2

3 Sommario Modifica parametri utente Pag. 4 Documento di Pianificazione - Creazione - Controllo - Salvataggio - Rilascio e processamento - Nuovo - Cancellazione - Visualizzazione - Modifica Shopping Basket Pag. 7 Pag. 18 Pag. 19 Pag. 20 Pag. 21 Pag. 22 Pag. 23 Pag Creazione - Controllo - Salvataggio e invio in approvazione - Visualizzazione/Modifica - Elaborazione post rifiuto Proposta Entrata Merci Pag. 31 Pag. 38 Pag. 39 Pag. 40 Pag Visualizzazione - Approvazione/Rifiuto Monitoraggio Richieste d Acquisto Pag. 45 Pag. 51 Pag. 52 Uscita dal Servizio Pag. 54 Highlights Pag. 55 Informazioni utili Pag. 56 3

4 Modifica parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della propria utenza (indirizzo , numero di telefono, ). Procedere nel seguente modo: Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati. 4

5 Modifica parametri utente Nella cartella Dati obbligatori l utente può verificare la correttezza di nome, cognome e indirizzo e- mail (i campi sono obbligatori). Premere Premere per confermare le modifiche effettuate; per ritornare ai dati iniziali. 5

6 Modifica parametri utente Nella cartella Dati indirizzo l utente può inserire alcune informazioni quali Edificio, Piano e Stanza. Premere Premere per confermare le modifiche effettuate; per ritornare ai dati iniziali. 6

7 Creazione Documento di Pianificazione Per creare un Documento di Pianificazione selezionare la voce Creare doc pianificazione dal menù utente. 7

8 Acquisizione fabbisogno Il sistema periodicamente aggiorna in automatico in e-business i fabbisogni espressi dai depositi periferici in SAP R/3. Tale indicazione è esplicitata con l indicazione «Prossima Acquisizione Fabbisogni». E inoltre possibile forzare manualmente l aggiornamento cliccando il tasto. 8

9 Creazione Documento di Pianificazione Impostare il filtro di ricerca e cliccare il tasto. 9

10 Creazione Documento di Pianificazione Lista fabbisogni Nella lista dei fabbisogni sono espresse le seguenti quantità: Fabb: fabbisogno espresso dal deposito; Ord: quantità impegnata in ordini d acquisto verso il fornitore; IMAG: quantità consegnata dal Magazzino Centrale; Parch: quantità impegnata in documenti di pianificazione salvati in bozza; Rilasc: quantità impegnata in documenti di pianificazione rilasciati; In appr: quantità impegnata in carrelli acquisto in approvazione; Libera: fabbisogno non ancora soddisfatto. 10

11 Creazione Documento di Pianificazione Lista fabbisogni Cliccando il tasto dell OdT. è possibile visualizzare le note inserite dal depositiere nel testo della posizione 11

12 Creazione Documento di Pianificazione Lista fabbisogni Cliccando il tasto specifico fabbisogno. è possibile visualizzare l elenco dei documenti di pianificazione creati per lo 12

13 Creazione Documento di Pianificazione Cliccando il tasto si inserisce il fabbisogno in un documento di pianificazione. Non ci sono vincoli nell inserimento dei fabbisogni in un documento di pianificazione. 13

14 Creazione Doc di Pianificazione Parametrizzazione posizione Per ogni posizione del documento è possibile modificare: Quantità; rispetto al valore massimo disponibile proposto automaticamente; Tipo di flusso, scegliendo tra Conto Deposito e Deposito Periferico; Fornitore, nel caso in cui a catalogo elettronico siano presenti più fornitori per il materiale richiesto. Oltre alla ragione sociale vengono visualizzati il prezzo e i giorni di consegna presenti sul catalogo elettronico; Data di consegna, rispetto a quanto calcolato in automatico a partire dai giorni di consegna presenti a catalogo elettronico. 14

15 Creazione Doc di Pianificazione Parametrizzazione posizione Per ogni posizione del documento sono inoltre disponibili le seguenti azioni: per riportare la data di consegna a quella calcolata in automatico a partire dai giorni di consegna presenti a catalogo elettronico, nel caso in cui questa sia stata modificata; per inserire note per il fornitore; per visualizzare e modificare l indirizzo di consegna; per cancellare la posizione dal documento di pianificazione. 15

16 Creazione Doc di Pianificazione Parametrizzazione posizione Cliccando il tasto è possibile inserire le note per il fornitore che verranno visualizzate nei testi di posizione dell ordine d acquisto. 16

17 Creazione Doc di Pianificazione Parametrizzazione posizione Cliccando il tasto è possibile visualizzare e modificare l indirizzo di consegna. Per salvare l indirizzo modificato cliccare Per annullare le modifiche effettuate nella schermata corrente cliccare Per ripristinare l indirizzo di defualt cliccare 17

18 Controllo Documento di Pianificazione Cliccare il tasto per verificare la correttezza del documento di pianificazione e visualizzare eventuali messaggi di avviso ( ) o di errore bloccante ( ). 18

19 Salvataggio Documento di Pianificazione Cliccare il tasto per salvare il documento di pianificazione come bozza. Il documento può essere salvato anche in presenza di errori bloccanti. 19

20 Rilascio e processamento Documento di Pianificazione Cliccare il tasto affinché il documento di pianificazione sia automaticamente processato per creare il carrello acquisti in approvazione. Il sistema periodicamente processa i documenti rilasciati e tale indicazione è esplicitata con l indicazione «Prossima Generazione Carrello». E inoltre possibile forzare manualmente il processamento del singolo documento di pianificazione cliccando il tasto. 20

21 Nuovo Documento di Pianificazione Cliccare il tasto per creare un nuovo documento di pianificazione. Il sistema chiede conferma di voler abbandonare il documento precedentemente in elaborazione. 21

22 Cancellazione Documento di Pianificazione Cliccare il tasto per cancellare il documento di pianificazione che si sta visualizzando. Il sistema chiede conferma di voler effettivamente cancellare il documento in elaborazione. 22

23 Visualizzazione Documento di Pianificazione Per visualizzare i documenti di pianificazione creati selezionare la voce Visualizzare doc pianificazione dal menù utente. 23

24 Visualizzazione Documento di Pianificazione Impostare il filtro di ricerca e cliccare il tasto. 24

25 Visualizzazione Documento di Pianificazione In seguito al rilascio di un documento di pianificazione, questo può essere solo visualizzato e non modificato cliccando l icona. 25

26 Modifica Documento di Pianificazione Un documento di pianificazione in stato di bozza può essere modificato cliccando l icona. E quindi possibile effettuare la ricerca di un nuovo fabbisogno da inserire nel documento in elaborazione. 26

27 Cancellazione Documento di Pianificazione Un documento di pianificazione in stato di bozza può essere cancellato cliccando l icona. Il sistema chiede conferma di voler effettivamente cancellare il documento in elaborazione. 27

28 Allineamento Documento di Pianificazione Un documento di pianificazione parzialmente processato o non processato correttamente può essere allineato cliccando l icona. Tale attività consiste nella cancellazione delle posizioni non processate correttamente e, oltre che manualmente, viene effettuata in automatico periodicamente dal sistema. L allineamento modifica lo stato del documento in «Cancellato» se nessuna posizione è stata processata o «Processato» se alcune delle posizioni sono state processate. 28

29 Visualizzazione documenti successivi Cliccando l icona è possibile visualizzare i documenti successivi creati a partire dal documento di pianificazione selezionato. 29

30 Generazione Shopping Basket Il sistema periodicamente processa i documenti di pianificazione rilasciati creando carrelli acquisto in approvazione. Tale indicazione è esplicitata con l indicazione «Prossima generazione carrello». E inoltre possibile forzare manualmente il processamento di tutti i documenti di pianificazione rilasciati cliccando il tasto. 30

31 Creazione Shopping Basket E possibile creare manualmente carrelli acquisto solo per il Magazzino Centrale. Per creare uno Shopping Basket selezionare la voce Creare dal menù utente. 31

32 Creazione Shopping Basket Lo Shopping Basket è composto da 4 macro aree: Parametrizzazione per posizioni; Aggiungere posizioni; Posizioni in carrello acquisti; Dati supplementari. 32

33 Creazione Shopping Basket - Parametrizzazione per posizioni Acquisto per Magazzino Centrale E l impostazione di default. Cliccando Dati ampliati verificare che: Destinatario merci sia il proprio nome; Ubicazione sia ITG Magazzino Centrale; Magazzino sia mag. Lombardia. 33

34 Creazione Shopping Basket - Aggiungere posizioni da catalogo Per poter inserire articoli nello Shopping Basket è necessario accedere al catalogo elettronico cliccando Catalogo Materiali Tecnici. La pagina di visualizzazione del catalogo elettronico è costituita da diverse schede relative alla ricerca degli articoli e una riepilogativa degli articoli selezionati (Carrello per la Spesa). 34

35 Creazione Shopping Basket Selezionare articoli da catalogo Individuati gli articoli che si intende inserire nello Shopping Basket è necessario: Selezionare gli articoli scelti; Indicare la quantità; Cliccare per trasferire gli articoli nel carrello per la spesa del catalogo elettronico. 35

36 Creazione Shopping Basket Selezionare articoli da catalogo Nel Carrello per la Spesa si può visualizzare un elenco riepilogativo di tutti gli articoli selezionati, la loro quantità e il prezzo. È possibile modificare la quantità o eliminare eventuali articoli. Per aggiornare la valorizzazione economica a seguito di modifiche cliccare. Per continuare la ricerca dal catalogo e aggiungere altri articoli selezionare.. Per trasferire gli articoli presenti nel Carrello per la Spesa allo Shopping Basket cliccare 36

37 Creazione Shopping Basket Note per il fornitore In ogni posizione dello Shopping Basket è possibile indicare nell area Documenti e allegati alcune note per il fornitore, riportate successivamente sulla stampa dell Ordine d Acquisto. Verificare che come tipo testi sia impostato Testo fornitori. 37

38 Controllo Shopping Basket Cliccare il tasto per verificare la correttezza del carrello acquisti. 38

39 Salvataggio e invio in approvazione Shopping Basket Per salvare lo Shopping Basket cliccare il tasto in modo da completarlo in seguito, prima di inviarlo in approvazione. Per avviare il flusso approvativo, ovvero per inviare automaticamente una all approvatore e sottoporre lo Shopping Basket alla sua approvazione (parziale o totale), cliccare il tasto 39

40 Visualizzazione/Modifica Shopping Basket Per visualizzare gli Shopping Basket creati selezionare Modificare/Visualizzare dal menù utente. Gli stati significativi che il carrello acquisti può assumere sono: In attesa: Shopping Basket parcheggiato In approvazione: Shopping Basket inoltrato all approvatore Approvato: Shopping Basket approvato che ha generato un ordine Respinto: Shopping Basket non approvato dal responsabile 40

41 Modifica Shopping Basket Per modificare lo Shopping Basket selezionare ed effettuare tutte le variazioni desiderate. E possibile modificare sono Shopping Basket per il magazzino centrale. Gli Shopping Basket creati automaticamente dal documento di pianificazione non sono invece modificabili. 41

42 Elaborazione Shopping Basket post rifiuto Nel caso in cui l approvatore autorizzi parzialmente o rifiuti lo Shopping Basket, verrà visualizzata una notifica nell area Messaggi del menù. 42

43 Elaborazione Shopping Basket post rifiuto parziale Cliccando sulla descrizione del messaggio o sull icona è possibile: Confermare le modifiche fatte dall approvatore e quindi non acquistare gli articoli rifiutati premendo. Il Servizio genera un ordine d acquisto contenente soltanto gli item approvati dall approvatore. Elaborare ulteriormente il carrello per il magazzino centrale, cliccando il tasto. In tal caso lo Shopping Basket viene sottoposto nuovamente all approvazione del responsabile. 43

44 Elaborazione Shopping Basket post rifiuto totale Solo per i carrelli per il magazzino centrale, dopo aver cliccato sulla descrizione del messaggio o sull icona è possibile elaborare nuovamente il carrello respinto premendo il tasto. Dopo aver apportato tutte le variazioni necessarie, cliccando lo Shopping Basket viene sottoposto nuovamente all approvazione del responsabile. 44

45 Visualizzazione Proposte Entrata Merci Per visualizzare le PEM selezionare Approvazione PEM dal menù utente, impostare il filtro di selezione e clicca re. 45

46 Visualizzazione Proposte Entrata Merci Le PEM visualizzate sono affiancate da un icona che ne identifica lo stato. Gli stati significativi che la PEM può assumere sono: Parcheggiato: PEM salvata dal fornitore; Attende Approvazione: PEM inoltrata all approvazione dell utente che sta visualizzando l elenco; Attende Approvazione: PEM inoltrata all approvazione di un utente diverso da quello che sta visualizzando l elenco; Trasferito: PEM approvata che ha generato un Entrata Merci; Rifiutato: PEM non approvata dal responsabile Cancellato: PEM cancellata; 46

47 Visualizzazione Proposte Entrata Merci Posizioni PEM Cliccare l icona per visualizzare le posizioni di ciascuna Proposta Entrata Merci. Per ogni posizione, cliccando l icona in fase di creazione del carrello acquisti., è possibile visualizzare eventuali note per il fornitore scritte 47

48 Visualizzazione Proposte Entrata Merci Posizioni PEM Cliccare l icona per visualizzare i dettagli delle posizioni di ciascuna Proposta Entrata Merci. Per ogni posizione è possibile visualizzare i relativi numeri seriali cliccando l icona. 48

49 Visualizzazione Proposte Entrata Merci DDT Allegati Cliccare l icona dall elenco delle PEM o il pulsante dai dettagli della PEM per accedere all Area Collaborativa nella quale sono caricati i DDT relativi a ciascun documento. 49

50 Visualizzazione Proposte Entrata Merci Area Collaborativa Il pianificatore ha la possibilità, ma non l obbligo, di allegare documenti nell Area Collaborativa, cliccando il tasto. 50

51 Approvazione/Rifiuto Proposte Entrata Merci Per approvare la Proposta Entrata Merci cliccare il tasto. Nel caso in cui la Proposta Entrata Merci non sia corretta è possibile segnalare al fornitore i motivi del rifiuto nel campo note, cliccare e poi rifiutare la PEM cliccando il tasto. 51

52 Monitoraggio Richieste d acquisto Il pianificatore ha la possibilità di visualizzare il flusso di ogni documento creato cliccando Monitor Richieste d acquisto dal menù utente. Dopo aver impostato il filtro cliccare il tasto 52

53 Monitoraggio Richieste d acquisto Per ogni posizione del carrello acquisti vengono visualizzate una serie di informazioni, tra cui lo Stato della richiesta e i riferimenti al documento di acquisto e al contratto. E possibile esportare in excel i risultati della ricerca cliccando il tasto 53

54 Uscita dal servizio Per uscire dal Servizio è necessario: Cliccare ; Non premere invece il tasto. 54

55 HIGHLIGHTS In un documento di pianificazione possono essere inserite posizioni relative a depositi differenti, fornitori differenti e tipologie d acquisto diverse. La generazione automatica dei carrelli acquisto dai documenti di pianificazione avviene accorpando tutti i documenti rilasciati e creando un carrello acquisti per ogni tipologia (Deposito Periferico Conto Deposito) Il Conto Co.Ge., o conto di contabilità generale, è associato univocamente alla classe merceologica attribuita all item: quando si seleziona un materiale da catalogo il Conto Co.Ge. non deve essere modificato dall utente. E possibile modificare solo gli Shopping Basket per il Magazzino Centrale fino a quando questi non risultano in stato approvato. Gli Shopping Basket creati automaticamente dai documenti di pianificazione non sono invece modificabili. 55

56 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale snam.it 56