Studio E. GUARDUCCI - C. LORENZINI & ASSOCIATI dottori commercialisti

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1 Dott. Enrico Guarducci Dott. Domenico Ciafardoni Dott. Salvatore Marchese Dott. Gianluca Bogini Dott. Giulio Nicolò Campagni Dott.ssa Valentina Pettirossi Ai Preg.mi Signori Clienti Loro Sedi Circolare n Perugia, 04 settembre 2014 Oggetto: Fatturazione Elettronica vs. P.A. L obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), con modalità di funzionamento definite con D.M. 3 aprile 2013, n. 55. Il Sistema di Interscambio, gestito dall'agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA; effettuare controlli sui file ricevuti; inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. L SDI non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. Soggetti obbligati Tutti i fornitori Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche che emettono fatture verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono: v produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA; v trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica. Operatori economici e Pubbliche Amministrazioni possono anche avvalersi, previo accordo, di Intermediari per l emissione, la trasmissione o la ricezione della FatturaPA, purché questi siano in grado di predisporre una FatturaPA secondo il formato previsto e di colloquiare con il Sistema di Interscambio secondo le regole stabilite dalla normativa. Amministrazioni Pubbliche L elenco delle Amministrazioni Pubbliche sulle quali grava l obbligo di fatturazione elettronica è predisposto dall ISTAT e pubblicato in Gazzetta Ufficiale entro il 30 settembre di ogni anno e si riferisce a quelle unità istituzionali che fanno parte del Settore Amministrazioni Pubbliche i cui conti concorrono alla costruzione del Conto economico consolidato delle Amministrazioni Pubbliche. Queste che seguono sono le principali Amministrazioni Pubbliche inizialmente individuate: a) Amministrazioni centrali ==Ł : organi costituzionali e di rilievo costituzionale; Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri; Agenzie fiscali; Enti di regolazione dell attività economica; Enti produttori di servizi economici; Autorità amministrative indipendenti; Enti a struttura associativa; Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali; Enti ed Istituzioni di ricerca; Istituti zooprofilattici sperimentali; b) Amministrazioni locali ===Ł: Regioni e Province Autonome; Province; Comuni; Comunità Montane; Unioni di Comuni; Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario; Agenzie ed enti per il turismo; Agenzie ed enti regionali del lavoro; Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l ambiente; Agenzie regionali e 1

2 provinciali per la rappresentanza negoziale; Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura; Agenzie regionali sanitarie; Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti; Aziende Ospedaliere, aziende ospedaliero universitarie, policlinici ed istituti di ricovero e cura a carattere scientifico; Aziende Sanitarie Locali; Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali; Università ed Istituti di istruzione universitaria pubblici; c) Enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale ===Ł Inail, Inps, Enasarco; Cassa Nazionale di Previdenza ed Assistenza dei ragionieri e periti commerciali; Cassa Nazionale di Previdenza ed Assistenza Forense. Tempistica L obbligo decorre dal 06 giugno 2014 nei confronti di alcune amministrazioni centrali, quali Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza ed Assistenza Sociale, dal 31 marzo 2015 per le restanti amministrazioni pubbliche). A far data dai 3 mesi successivi alle date sopra esposte, le PA non possono procedere al pagamento, neppure parziale, fino all invio del documento in forma elettronica. Adempimenti 1) FATTURAPA Il file FatturaPA è una fattura elettronica (disciplinata dall articolo 21, comma 1, del DPR 633/72) ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La FatturaPA deve avere queste caratteristiche: il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA, l unico a essere accettato dal Sistema di Interscambio; l autenticità dell origine e l integrità del contenuto sono garantite tramite l apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell ufficio destinatario della fattura riportato nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni, rilevanti ai fini fiscali, da riportare obbligatoriamente, quali: cedente/prestatore; IdPaese: codice del paese assegnante l identificativo fiscale al soggetto cedente/prestatore; IdCodice: numero di identificazione fiscale del cedente/prestatore. regime fiscale adottato da quest ultimo; per le società: sigla provincia dell Ufficio del Registro di appartenenza (CCIAA); nr. iscrizione REA ; capitale sociale; socio unico; eventuale stato di liquidazione cessionario/committente; IdPaese: codice del paese assegnante l identificativo fiscale al soggetto cessionario/committente; IdCodice: numero di identificazione fiscale del cessionario/committente; beni/servizi, imponibile, aliquota iva, ecc; indicazione obbligatoria del codice IPA ('archivio ufficiale contenente i riferimenti delle pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi: organizzativi, telematici e toponomastici), istituito dall art. 11 2

3 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, reso pubblico sul sito in assenza di tale codice, la fattura viene rifiutata dal SID; nel caso di gare pubbliche, il Codice Informativo di Gara (CIG), salvo il caso in cui il le fatture non siano riferite a contratti non qualificabili come contratti di appalto, ed il Codice Unico di Progetto (CUP), nel caso di opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari ed, in ogni caso, a nuovi progetti di investimento pubblico, ai sensi dell art. 11, legge n. 3/2003. La circolare 18E dell Agenzia delle Entrate del 24/06/2014 ha chiarito che per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è rilevante il formato (elettronico o cartaceo) utilizzato per la creazione, quanto la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa o messa a disposizione, ricevuta e accettata dal destinatario. 2) CERTIFICATO DI FIRMA QUALIFICATO Le FatturePA compilate in base alle specifiche di cui sopra dovranno essere e sottoscritte con apposizione della firma elettronica digitale e del riferimento temporale, prima di essere trasmesse al SDI. Per certificato di firma qualificata si intende la firma che garantisce l integrità delle informazioni contenute nella fattura e l autenticità dell emittente. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell Agenzia per l Italia Digitale. Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro signing time, che riporta la data e l ora, e che assume il significato di riferimento temporale. Non è invece necessaria l apposizione della marca temporale. 3) TRASMISSIONE Le FatturePA sottoscritte dovranno essere trasmesse al SDI secondo uno dei seguenti sistemi: a) PEC: la prima volta che il soggetto trasmittente intende utilizzare tale modalità, deve inviare il messaggio ed i relativi files allegati (di grandezza non superiore a 30 megabytes) all indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. Il Sistema, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii. L utilizzo di un indirizzo PEC diverso da quello assegnato dal SDI non garantisce il buon fine della ricezione del file FatturaPA; b) web: il SID mette a disposizione, sul sito un applicazione per inviare un file -fattura attraverso un interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate, che è uno strumento di identificazione in rete che consente ai titolari la fruizione dei servizi delle Amministrazioni pubbliche. L elenco pubblico dei certificatori che emettono certificati CNS conformi alle norme vigenti è pubblicato sul sito dell Agenzia per l Italia Digitale; c) servizio SDICoop, servizio SDIFTP, servizio SPCCoop-Trasmissione, per l utilizzo dei quali è necessario accreditarsi presso il SID mediante l applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti del sito 4) DESTINATARIO DELLA FATTURAPA I dati necessari per inviare la fattura alle Amministrazioni sono contenuti nell IndicePA all indirizzo Attraverso la funzione di ricerca, presente nella home page, è possibile selezionare l amministrazione e nelle pagine successive gli uffici destinatari di fattura identificati dal simbolo. Cliccando su è possibile acquisire le informazioni sull ufficio destinatario delle fattura, in particolare è possibile sapere da quando l ufficio può ricevere la fattura in via elettronica ( data di avvio del servizio ) e conoscere il codice univoco ufficio che deve essere inserito nella fattura elettronica. 3

4 Sistema di interscambio SDI Il Sistema di Interscambio, gestito dall'agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio, peraltro, non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. La FatturaPA viene emessa in formato.xml e inviata al sistema SDI attraverso un software messo a disposizione dall Agenzia Entrate. In caso di esito positivo dei controlli, il SDI trasmette la fattura elettronica all Amministrazione e, se la trasmissione è stata eseguita con successo, lo stesso invia al soggetto emittente la fattura la ricevuta di consegna attestante che la stessa è stata recapitata al destinatario. La fattura si ha per emessa solo alla data di ricezione della ricevuta di avvenuta consegna, con ciò intendendosi, pertanto, che sostanzialmente la data di emissione della fattura è quella indicata nella ricevuta Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file: file FatturaPA: file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere: o una fattura singola (un solo corpo fattura); o un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione). file archivio: file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora l archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno. Di fatto i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente. Il file archivio non deve essere firmato ma devono essere firmati, invece,tutti i file FatturaPA al suo interno; file messaggio: file XML, che possono essere i seguenti: o notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti; o file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA; o ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA; o notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA; o notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni; o notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura; o scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente; o notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l impossibilità di ricevere notifica di esito; o attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all interno dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione) 4

5 Divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica Come già precisato, l Ente pubblico deve ricevere solo fatture elettroniche; il pagamento delle prestazioni è precluso se vengono emesse fatture cartacee successivamente alle date di decorrenza dell obbligo (06/04/ /03/ 2015). Conservazione delle fatture L Agenzia delle Entrate, con circolare 19 ottobre 2005, n. 45/E, ha chiarito che la prescelta modalità di conservazione (sia essa analogica o elettronica) in relazione ad un periodo d imposta, implica l adozione della stessa per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria, anche in presenza di modalità alternative di conservazione. Nel caso di convivenza di fatture analogiche e fatture elettroniche nell ambito della tipologia di fatture attive e fatture passive, è stato altresì chiarito che tale coesistenza è possibile a condizione che siano adottate distinte serie di numerazioni progressive ed istituiti appositi registri sezionali, e che per ogni singolo cliente o fornitore sia utilizzata un unica modalità di conservazione per l intero periodo di imposta, in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nel medesimo registro sezionale (cfr. risoluzione n. 260/E/2008 e dalla risoluzione n. 195/E/2009). Distinti saluti 5