circolare n. Il Flussi documentali.- Direttive in ordine alle procedure di formazione e identificazione dei fascicoli.
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- Teodoro Cicci
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1 I Scettri» Gmerafc Ai direttori di Servizio Al responsabile della Prevenzione della corruzione, Trasparenza A tutto il personale LORO SEDI Oggetto; circolare n. Il Flussi documentali.- Direttive in ordine alle procedure di formazione e identificazione dei fascicoli. Con determinazione 28 gennaio 2014, n. 45 "Istituzione delle aree, degli uffici e delle funzioni direzionali di staff presso il Consiglio regionale. Revoca delle determinazioni 13 ottobre 2010, n. 806 e successive modifiche e 16 maggio 2011, n. 312 e successive modifiche" e successive modifiche, sono state istituite le nuove strutture a responsabilità dirigenziale, tra le quali, anche l'ufficio "Archivi, flussi documentali" incardinato presso la Segreteria generale, preposto alla gestione unica e coordinata dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi del Consiglio. In particolare, l'ufficio "Archivi, flussi documentali" è deputato, con il necessario supporto e la collaborazione di tutte le strutture dell'amministrazione, alla gestione dei flussi documentali volta ad organizzare e governare la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall'amministrazione per l'esecuzione dei procedimenti di pertinenza. I flussi documentali sono descritti e codificati nel "Manuale di gestione della documentazione e del protocollo informatico", approvato con deliberazione dell'ufficio di Presidenza 4 settembre 2012, n. 71, pubblicato sulla rete intranet (SOS) nella sezione
2 Gestione documentale, che rappresenta sicuramente lo strumento più strettamente correlato al corretto ed efficace funzionamento del sistema di protocollo, dei procedimenti informatici e dell'intero sistema documentale, ivi compreso quello archivistico. Il rispetto delle procedure codificate nel succitato manuale da parte di tutte le strutture del Consiglio regionale, è condizione essenziale e imprescindibile per una corretta gestione, anche informatica, dei flussi documentali e per l'efficace formazione degli archivi. La condivisione e il rispetto delle procedure di gestione della documentazione, non solo contribuiscono a una compiuta attuazione del principio di trasparenza e alla realizzazione di una più funzionale organizzazione del lavoro, ma evita anche l'eccessiva duplicazione di documenti o l'inutile frammentazione delle pratiche, in grado di ingenerare un significativo aggravio di lavoro in tutte le successive operazioni di scarto e di versamento. Appare opportuno al riguardo ricordare che l'archivio è, in generale, il risultato di una sedimentazione nel tempo dei documenti necessari all'esercizio delle attività in corso di trattazione. E', quindi, indispensabile che i documenti vengano organizzati e conservati attraverso una corretta classificazione (Titolario di classificazione) e fascicolazione, in modo razionale e coerente con le specifiche esigenze lavorative, anche al fine di assicurare una loro facile e rapida reperibilità in caso di necessità. Per quanto concerne, in particolare, l'archivio corrente, siricordache lo stesso deve essere organizzato e gestito in modo da rispondere alle specifiche esigenze di funzionalità dell'intero sistema documentario e in modo da assicurare la pronta individuazione e acquisizione di ogni documento che lo costituisce e permettere le migliori condizioni di conservazione di quanto in esso custodito. L'adozione di specifici strumenti e di condivise procedure costituisce, quindi, un aspetto di fondamentale importanza per la migliore gestione dell'archivio corrente la cui unità archivistica minima è rappresentata dal Fascicolo e dai Repertori generali. La corretta organizzazione di questa prima fase di formazione dell'archivio è in grado di influenzare significativamente la tenuta e conservazione dei documenti. Dette procedure consentono l'univoca e certa identificazione, tanto dei singoli documenti, quanto dell'insieme delle relazioni amministrative o documentarie. Definiscono, in sostanza, le modalità concrete per la formazione dell'archivio corrente e per la creazione di un vincolo archivistico che collega logicamente tutti i documenti prodotti dal Consiglio regionale. Si evidenzia a tale proposito, che ai sensi del menzionato Manuale, "/a formazione dell'archivio di deposito avviene work in progress ad opera dei R.P.A".
3 (Responsabili dei procedimenti amministrativi) "«/ quali spetta di versare il materiale dagli archivi correnti." Per le su esposte motivazioni, s'invitano i soggetti in indirizzo a un puntuale rispetto delle disposizioni previste dal menzionato Manuale, soprattutto per quanto concerne il processo di formazione dei fascicoli degli atti e documenti che costituiscono l'archivio corrente, destinati a confluire, prima, nell'archivio di Deposito e, successivamente, nelf Archivio storico. A tal fine, siriportano di seguito le disposizioni previste dal Manuale in ordine alle modalità di formazione dei fascicoli: "2.3 Formazione e Identificazione dei fascicoli Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati secondo le modalità di cui al precedente punto, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. I fascicoli dell 'Amministrazione si dividono in due grandi classi: fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi; fascicoli del personale e dei consiglieri. II fascicolo prevede la scrittura sulla camicia delle seguenti informazioni: Titolo scritto in numeri arabi (codice di classificazione); Il titolo è separato da altri gradi divisionali (livelli) da un punto (.) e da un ulteriore punto per ulteriori gradi divisionali (sottolivello); numero del fascicolo; oggetto del fascicolo scritto tra virgolette caporali («descrizione del contenuto e/o materia trattata»; data di apertura e di chiusura. (Il modello delle camicie del fascicolo e sottofascicolo è visibile nel glossario del manuale). Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di competenza ad opera del R.P.A. (Responsabile del procedimento). / documenti sono archiviati all'interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l'ordine cronologico di registrazione ovvero in base al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla data. Qualora un documento dia luogo all'avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il R.P.A. provvede all'apertura di un nuovo fascicolo apponendo la relativa classificazione. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all'esaurimento
4 dell'affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto. Il fascicolo viene archiviato rispettando l'ordine di classificazione e la data della sua chiusura. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal R.P.A., il quale tiene il repertorio dei fascicoli. 2.4 Fascicoli relativi al personale e ai consiglieri Per ogni dipendente è istruito un apposito fascicolo nominativo. Il fascicolo viene aperto al momento dell'assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro. Il fascicolo viene chiuso al momento in cui cessa il rapporto di lavoro. Per ogni consigliere è istruito un apposito fascicolo nominativo. Il fascicolo viene aperto al momento della convalida dell'incarico istituzionale e chiuso alla cessazione del rapporto. I fascicoli del personale e dei consiglieri costituiscono una serie archivistica da conservare in ordine alfabetico. 2.5 Repertorio dei fascicoli dei procedimenti amministrativi Nel repertorio dei fascicoli vengono annotati i fascicoli istruiti all'interno di ciascun codice del Titolano. La struttura del repertorio rispecchia quella del Titolano di classificazione e quindi varia in concomitanza con l'aggiornamento di quest 'ultimo. Gli elementi costitutivi del repertorio sono: Anno, mese e giorno di istruzione del fascicolo; Classificazione completa (titolo, livello e sottolivello); Numero difascicolo (ed altre eventuali partizioni in sottofascicoli e inserti) Anno, mese e giorno di chiusura; Oggetto del fascicolo (ed eventualmente l'oggetto dei sottofascicoli e inserti) Annotazione dello status relativo all'età: corrente, deposito, storico; Annotazione del versamento ali 'archivio di deposito; Annotazione del versamento all'archivio storico o, in alternativa, dello scarto. II repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale, cioè inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno, o quinquennale (per legislatura). 2.6 Repertori generali e serie archivistiche Ali 'interno del Consiglio regionale del Lazio sono istituiti i repertori generali. Ciascun complesso di: proposte di legge, proposte di delibera consiliare, delibere U.d.P., determinazioni, verbali, decreti, ordinanze, contratti, ecc. prodotto dall'amministrazione
5 costituisce una serie archivistica corredata da un proprio repertorio generale. (ALLEGATO 5 Repertori generali) Per ogni atto afferente a tali repertori generali sono prodotti due originali: uno viene conservato nella rispettiva serie ed ordinato secondo il numero di repertorio; uno viene conservato nel rispettivo fascicolo, ossia assieme ai documenti che offeriscono al medesimo affare o procedimento amministrativo. Nel repertorio generale sono riportati gli elementi costitutivi obbligatori, che identificano il documento all'interno della serie. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annidale, cioè inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. I repertori generali e le serie esaurite sono trasmesse alla sezione di deposito dell 'archivio al termine di ogni anno.** L'ufficio "Archivi, flussi documentali" è a disposizione delle diverse strutture per tutte le informazione e i chiarimenti che si rendano necessari e per ogni eventuale proposta di ottimizzazione e/o modifica al Manuale. Il Segretario vicario Aw. Costantino Vespa/iano Il funzionario responsabile dell'ufficio "Archivi, flussi documentali" Ayy. Enrico Laurentì Roma, 6 febbraio 2015
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