Analisi dei processi di dematerializzazione. Università di Napoli Federico II. Valentina Casola Forum PA, maggio 2008

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1 Analisi dei processi di dematerializzazione Università di Napoli Federico II Valentina Casola Forum PA, maggio 2008

2 ESPERIENZA DEL DIS Il DIS ha in cura una serie di attività volte alla definizione di sistemi informativi per l Università; il Direttore è presidente di una commissione per il coordinamento delle revisioni dei processi della didattica che sono stati rivoluzionati con l avvento del meccanismo di valutazione degli studenti basato sui crediti. siamo coinvolti in progetti di Enti terzi su tematiche di: Dematerializzazione (RC, Notariato), architetture di e-gov (RC, Min.Giustizia), gestione documentale (RC, Min.Giustizia), sicurezza nell accesso ai dati (accessibilità!= disponibilità).

3 Motivazioni Il meccanismo dei crediti formativi ha stravolto completamente il modo di trattare lo stato dello studente : i crediti possono essere acquisiti in modalità differenti, possono essere di varie tipologie; Rappresentano il patrimonio dello studente per acquisire un titolo; Sono spendibili in differenti contesti (vanno rivalutati nei trasferimenti degli studenti tra vari corsi di laurea) e su tutto o il territorio nazionale (il CINECA sta progettando l anagrafe nazionale degli studenti universitari); CONCLUSIONE: è ammessa una grandissima mobilità dello studente nella scelta del percorso formativo che vede necessariamente coinvolti numerosi attori

4 I processi interni di interesse Processi che coinvolgono i corsi di laurea e la didattica in generale (iscrizione ai corsi, valutazione piani di studio, verbalizzazione esami, richiesta tirocini e tesi di laurea); Processi amministrativi per gestire le carriere degli studenti (prenotazione esami, assegnazione piani di studio, assegnazione tesi); Processi amministrativi delle varie strutture universitarie (segreterie, presidenze, poli,.);

5 Caratteristiche dei processi interni I processi citati sono fortemente interconnessi ma vengono gestiti indipendentemente con software di supporto ed in regime cartaceo; I volumi di carta sono elevatissimi (circa studenti, iscritti all anno, ogni studente è iscritto mediamente a 3 corsi a semestre) I tempi sono piuttosto lunghi (circa 1 mese per la registrazione degli esami, ad Aprile non ci sono esami)

6 I processi tra gli enti interni con l occasione del D.L. 270 si è colta l occasione di ridefinire e disegnare i processi. Il sistema informativo dell università è disegnato nell ottica della cooperazione tra processi in cui la nuova offerta formativa agli studenti viene pensata come un servizio a valore aggiunto in cui integrare sia i processi della didattica lato erogatore (docenti), sia lato fruitore (studenti) sia lato amministrativo. L università sta lavorando ad un sistema aperto interoperabile in cui docenti studenti ed amminisrativi trovano i loro servizi.

7 UTILIZZATORI STUDENTI ORGANI DI GOVERNO DOCENTI UFFICI DIPARTIMENTI FACOLTA CITTADINI AZIENDE Portale = aggregazione e distribuzione di contenuti e servizi DISTRIBUTORI Dati Dati Dati pagine HTML documenti Contenuti strutturati XML DBMS contenuti webmasters servizi web altri servizi informatici ESIS / GEDAS ASIP FORNITORI ORGANI DI GOVERNO STRUTTURE DI ATENEO CGF

8 Esempio: processi re-ingegnerizzati P.01 Programmazione didattica P.02 Ammissione a corsi di studio P.03 Immatricolazione P.04 Iscrizione P.05 Mobilità: Opzione, Passaggio, Trasferimento. Operazione di riconoscimento cfu P.06 Gestione percorsi formativi P.07 Acquisizione dei crediti P.08 Gestione Tirocinio P.09 Gestione Elaborato/Tesi Di Laurea

9 Esempio: gestione percorsi formativi -> presentazione piano di studio Attori: Obiettivo: Sistema di riferimento: Pre-Condizioni: Post-Condizioni per Successo: Post-Condizioni per Fallimento: Studente, Segreteria, Presidente del Corso di Studio, Consiglio CdS. Permette ad uno studente di presentare il proprio Piano di Studio al fine di ottenerne la validazione. Gedas Registrazione Piani di Studio, GPStudio Gestione Piani di Studio Lo studente deve essere iscritto al Corso di Studio per il quale sta presentando il Piano di Studio. Il Piano di Studio deve essere scelto tra uno di quelli previsti per il Corso di Studio. Il Piano di Studio risulta registrato ed assegnato allo studente Il Piano di Studio non è registrato

10 Esempio: gestione percorsi formativi -> presentazione piano di studio 1. Lo Studente accede (con matricola e PIN) in apposita area riservata del sistema GPStudio. Inserisce un nuovo Piano di Studio che viene inviato alla Segreteria studenti e al Presidente del CdS ed invia una mail PEC per formalizzare la sua domanda. Riceve dalla Segreteria, per posta certificata, un attestato dell avvenuto invio.

11 Esempio: gestione percorsi formativi -> presentazione piano di studio 2. Il Presidente del Corso di Studio accede in apposita area riservata del sistema GPStudio e visualizza l elenco dei piani di studio sottoposti, divisi per tipologie (alternativi o individuali). Prende visione di quelli alternativi. 3. La Segreteria accede in apposita area riservata del sistema GPStudio, qui trova l elenco dei piani alternativi sottoposti per cui consolida la registrazione nelle carriere degli studenti e invia ad ogni studente, con posta certificata interna, comunicazione dell avvenuta registrazione.

12 I processi che vedono coinvolti enti esterni il CINECA, consorzio interuniversitario, è un erogatore di servizi legacy per la gestione delle carriere dei docenti a supporto dei progetti di ricerca; Il CINECA sta lavorando all anagrafe nazionale degli studenti universitari ; La strategia che stiamo perseguendo è quella di integrare tali servizi progettando appositi moduli software che garantiscono l interoperabilitl interoperabilità con parte dei servizi dell Ateneo (architetture e-gov)

13 Re-ingegnerizzazione dei processi Non solo analisi degli attori coinvolti e del processo in se, ma occorre anche valutare vincoli normativi nell utilizzo appropriato delle tecnologie come: FD ad uso interno (prossima sperimentazione per la verbalizzazione degli esami); FD qualificata (abbiamo esperienza da RC e Notai ma la useremo il meno possibile); Conservazione (non è un problema perché dobbiamo conservare quasi tutto a breve e medio termine, l unico processo di archiviazione a lungo termine è quello dei certificati di laurea); PEC (per la formalizzazione di tutte le comunicazioni ufficiali tra segreteria, studenti e docenti);