MANUALE UTENTE PROCEDURA PLANET WEB INTERPRISE (II edizione)

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1 UNIVERSITA DEGLI STUDI DI MACERATA AREA PERSONALE SETTORE P.T.A. Ufficio presenze e affari generali P.T.A. MANUALE UTENTE PROCEDURA PLANET WEB INTERPRISE (II edizione) Ufficio presenze affari generali P.T.A. Sig.ra Simonetta Riccardi - Sig.ra Antonella Avarucci in collaborazione con il Resp. dell Ufficio informatico Area Personale ed Economale-Tecnica Sig. Diego Munafò

2 PROCEDURA di Login Per collegarsi al sistema di rilevazioni presenze digitare il seguente indirizzo sul browser di Internet Explorer: FIG. 1 Per poter utilizzare il prodotto Planet Time Web bisogna essere in possesso di un profilo utente (nome utente e password), creato dall amministratore di sistema. L User Name da utilizzare per ognuno di voi è il seguente: Nome + Cognome, esempio: Diego Munafò sarà: diegomunafo La password da digitare è stata mantenuta uguale alla versione precedente di Planet Time Web..

3 1. RECUPERO PASSWORD Questa procedura permette all utente di recuperare la password dimenticata. Prima dell identificazione possiamo recuperare la password dimenticata. Dalla videata precedente, cliccare sull icona una nuova finestra. e di conseguenza verrà visualizzata FIG. 2 Inserire i dati richiesti: Nome utente: nome + cognome Indirizzo Cliccare sul tasto OK, il programma invierà sull indirizzo specificato la vostra password.

4 2. SICUREZZA Se il nome utente non corrisponde con la sua registrata nel database di Planet TimeWeb, la risposta sarà la seguente FIG. 3 Se invece i dati inseriti corrispondono, si otterrà questo risultato FIG. 4 Dopo aver effettuata l identificazione sarà proposta la successiva finestra

5 3. HOME PAGE. Gruppo Dipendente Gruppo Responsabili Nei punti 1 e 2 vengono specificate le seguenti informazioni: FIG vengono visualizzati il cognome e nome del dipendente 2- viene identificato il gruppo di appartenenza: Identificazione Gruppi: a) Dipendente appartiene al gruppo Dipendente b) Responsabile appartiene al gruppo Responsabile di Struttura o Responsabile di Ufficio c) Direttore di Dipartimento, Istituto, Preside di Facoltà, appartiene al gruppo Direttore Cliccando sull icona 3 si esegue il Logout della procedura Cliccando sull icona 4 si cambia la password di identificazione Le icone numerato con il 5, 6, 7 e 8 eseguono le seguenti operazioni: 5- Visualizza il cartellino. 6- Stampa cartellino (non ancora attivo, la stampa può essere richiesta nella visualizzazione del cartellino) 7- Richiesta giustificativi. 8- Richiesta timbrature. Gruppo Dipendenti -Numero di giustificativi richiesti in attesa di essere autorizzati -Numero di mancate timbrature in attesa di essere autorizzate Gruppo Responsabili - Numero di giustificativi da autorizzare - Numero di mancata timbrature da autorizzare

6 VIDEATA dopo identificazione (Dipendente) FIG. 6 In alcune situazioni la riga indicata con la freccia viene mostrata con un colore diverso e di seguito viene indicato un numero. Questo indica che è stata eseguita una richiesta di giustificativo in attesa di approvazione da parte del responsabile di struttura o ufficio. Lo stesso per quanto riguarda le mancate timbrature.

7 VIDEATA dopo identificazione (Responsabile) FIG. 7 In alcune situazioni la riga indicata con la freccia viene mostrata con un colore diverso e di seguito viene indicato un numero. Questo indica che è stata eseguita una richiesta di giustificativo in attesa di autorizzazione da parte del responsabile di struttura o ufficio. Lo stesso per quanto riguarda le mancate timbrature.

8 Riprendiamo dalla figura 6 Notiamo che in riferimento alla dicitura Richiesta di autorizzazione giustificativi di assenza appare un numero 1. Come spiegato precedentemente, significa che esiste un giustificativo in attesa di autorizzazione da parte del responsabile. Infatti, Se andiamo a cliccare con il mouse proprio sul riferimento della scritta in figura, ci verrà proposta la seguente videata. FIG. 8 Questa è una richiesta di giustificativo che ancora deve essere autorizzato dal Responsabile. Appartenendo al Gruppo: Dipendenti, possiamo solamente stampare la singola riga, oppure dal menu a tendina possiamo scegliere lo stato dei giustificativi da visualizzare. Di seguito è riportata la videata. FIG. 9 Scegliendo per ipotesi tutte quelle inserite (cioè tutte quelle accettate dal Responsabile (inserite in Planet Time), apparirà la seguente videata

9 FIG. 10 Possiamo in questo caso visionarle, oppure cliccare con il mouse sull icona oppure sull icona. La prima ci permetterà di espandere la riga selezionata e quindi apparirà la seguente videata. FIG. 11 Altrimenti è possibile stampare la singola richiesta cliccando sull icona con il simbolo della stampante.

10 4. CARTELLINO In riferimento alla figura 5, clicchiamo sull icona 5. Questa operazione ci permette di visualizzare il nostro cartellino mensile. FIG. 12 Come la precedente versione, cliccando sulle frecce a sinistra e destra cartellino di un mese, precedente o successivo. si scorre il Lettera E colore sfondo Verde, indica che la giornata è stata elaborata con successo. Lettera G colore sfondo Giallo, indica che la giornata è stata elaborata manualmente. Lettera S colore sfondo Azzurro, indica che è stata elaborata ed è presente almeno una segnalazione (non grave). Lettera A colore sfondo Rosso, indica che la giornata è stata elaborata ed è presente un anomalia. Nessun colore, quando le giornate non sono state ancora elaborate. Possiamo notare che la visualizzazione del cartellino è molto simile alla versione precedente.

11 Fine pagina cartellino FIG. 13 Come si può notare, esistono diverse schede con diverse informazioni: Info, Totali, Totalizzatori, Voci mese, Timbrature, Giustificativi, Risultati, Eventi, Note. Ognuna nel suo specifico dà delle informazioni diverse. Ad esempio la schede Info mostra informazioni sul nominativo del dipendente, il suo badge, il suo profilo orario, ecc., ecc..

12 Testata Cartellino FIG. 14 Voci di menu corrispondenti alle operazione delle icone FIG. 15 Menu Home passando con il mouse sopra la scritta Home si apre la tendina. FIG. 16 Menu Gestione, passando con il mouse sopra la scritta Gestione si apre la tendina. Stessa cosa vale per le altre voci di Menu, con esclusione delle voci: Elaborazione, Applicazioni

13 FIG. 17 FIG. 18 Sulla voce Utilità è attivo solo la funzione Cambio password

14 Stampa Cartellino FIG. 19 Una volta scelto il tipo di stampa: cartellino, giustificativi, timbrature variate, il programma elabora un file di tipo pdf che potrà essere visualizzato, memorizzato e stampato. Infatti, dopo aver cliccato sull operazione da svolgere, apparirà la seguente finestra: FIG. 20

15 5. Richiesta GIUSTIFICATIVI Per richiedere un giustificativo, appena eseguito il login (vedi figura 5 o 6), lo si può fare cliccando sull icona 7 ; oppure, cliccando sull icona 5, si evidenzia il cartellino e poi si clicca sull icona con il simbolo. Dopo aver eseguito l operazione sopra descritta, apparirà la seguente videata: FIG: 21 Da qui per eseguire la richiesta dell inserimento del giustificativo bisogna cliccare sull icona qui indicata. Una volta eseguita l operazione, apparirà la successiva finestra di dialogo:

16 FIG. 22 Come si può notare è simile alla precedente versione. Per confermare la richiesta cliccare sul tasto OK, altrimenti, per rinunciare, cliccare sul tasto Chiudi La richiesta, se confermata, verrà inoltrata al Responsabile di Struttura o Ufficio, in attesa di essere accettata.

17 Richiesta TIMBRATURE Questa è una funzione nuova per quanto riguarda il Planet Web. C è la possibilità di inserire le mancate timbrature di Entrata ed Uscita, tramite una richiesta sempre rivolta al Responsabile di Struttura o Ufficio per mezzo di Planet Web Per la richiesta della timbratura, la procedura da eseguire è simile alla richiesta dei Giustificativi: 1 dopo il login, l icona sarà quella contrassegnata con il n 8 2 oppure, come per i giustificativi, cliccando sull icona 5 si evidenzia il cartellino e poi si clicca sull icona con il simbolo. Effettuata la richiesta, dovrà comparire la seguente videata: Come si può notare è simile alla richiesta del giustificativi. Per eseguire la richiesta della timbratura cliccare sull icona indicata. Una volta eseguita la richiesta, apparirà la seguente finestra di dialogo:

18 Richiedente Data di riferimento della timbratura mancante L ora e i minuti della timbratura mancante E importante specificare se la timbrature mancante è una ENTRATA (E) o una USCITA (U): il sistema per default propone E Nella tendina identificata con Terminale la scelta è obbligatoria. Lasciare la scritta WEB Questo servirà ad identificare sulla procedura Planet le timbrature inserite su richiesta. Nella tendina Causale utilizzare i codici voce già in uso nei terminalini: 0111 Un ora di lavoro straordinario 0112 Due ore di lavoro straordinario 0113 Tre ore di lavoro straordinario 0114 Quattro ore di lavoro straordinario 0005 lavoro extra (master ecc. ecc.) 0003 Uscita per Assemblea 0000 causale da utilizzare quando è lavoro normale. La richiesta, se confermata, verrà inoltrata al Responsabile di Struttura o Ufficio, in attesa di essere accettata.

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