N.B.: per poter eseguire la 1ª chiusura I.V.A. periodica dell'anno occorre avere eseguito la Chiusura I.V.A. a fine anno.

Transcript

1 Registrazione Movimenti Contabili di Apertura Per registrare manualmente i movimenti di apertura ad inizio anno, occorre: creare una causale contabile per registrare i movimenti di apertura (dovrà essere utilizzata esclusivamente per registrare i movimenti di apertura e dovrà essere inserita nella TABELLA PARAMETRI (CAUSALI CONTABILI) nel campo Apertura di Bilancio). registrare i movimenti di apertura con la scelta REGISTRAZIONE PRIMA NOTA. N.B.: la data di registrazione deve essere uguale alla data inizio esercizio. Chiusura I.V.A. a fine periodo Per poter effettuare la chiusura dell'i.v.a. a fine periodo occorre selezionare CONTABILITA' / CONTABILITA' I.V.A. DEL PERIODO ed eseguire, in modo definitivo, i seguenti punti: Stampa del giornale I.V.A. Vendite. Stampa del giornale I.V.A. Vendite in Sospensione d'imposta. Stampa del giornale I.V.A. Corrispettivi. Stampa del giornale I.V.A. Acquisti. Queste scelte possono essere effettuate per ogni ditta gestita o per tutte le ditte gestite. Le scelte successive, invece, possono essere eseguite solo per ditta: Stampa riepiloghi registri I.V.A. (da eseguirsi solo nel caso in cui siano state eseguite le scelte precedenti per tutte le ditte gestite). Stampa della denuncia I.V.A. periodica. N.B.: per poter eseguire la 1ª chiusura I.V.A. periodica dell'anno occorre avere eseguito la Chiusura I.V.A. a fine anno. Chiusura I.V.A. a fine anno Per poter effettuare la chiusura dell'i.v.a. a fine anno occorre avere effettuato la chiusura I.V.A. a fine Dicembre. Selezionare CONTABILITA' / CONTABILITA' I.V.A. A FINE ANNO ed eseguire Stampa denuncia I.V.A. annuale. Chiusura e Apertura Esercizio Contabile Dopo essersi accertati di avere eseguito la stampa del giornale contabile relativo ai movimenti dell'esercizio precedente (data operazione compresa nell'esercizio precedente), occorre eseguire i seguenti punti: Selezionare CONTABILITA' / CHIUSURA ESERCIZIO CONTABILE / CHIUSURA E APERTURA DI BILANCIO per poter eseguire la chiusura dell'esercizio precedente e la riapertura dell'esercizio attuale. Selezionare CONTABILITA' / CONTABILITA' DEL PERIODO / STAMPA GIORNALE CONTABILE per eseguire la stampa del giornale contabile relativa ai movimenti di chiusura creati al punto precedente. Selezionare CONTABILITA' / CONTABILITA' DEL PERIODO / VISUAL.-STAMPA SCHEDE CONTABILI per eseguire la stampa delle schede contabili di tutti i conti gestiti relativa all'esercizio precedente. Selezionare CONTABILITA' / CHIUSURA ESERCIZIO CONTABILE / ANNULLAMENTO MOVIMENTI CONTABILI ESERCIZIO PRECEDENTE nel caso si vogliano annullare tutti i movimenti contabili dell'esercizio precedente. Gestione Insoluti Per registrare gli insoluti dei clienti, senza gestire lo scadenzario, occorre utilizzare la scelta REGISTRAZIONE PRIMA NOTA scegliendo una causale contabile che abbia INSOLUTI = SI e TIPO SCADENZARIO = NO. Per registrare gli insoluti dei clienti, utilizzando lo scadenzario, occorre utilizzare la scelta REGISTRAZIONE PRIMA NOTA DEGLI INSOLUTI DA SCADENZE scegliendo una causale contabile che abbia INSOLUTI = SI e TIPO SCADENZARIO = SCADENZARIO ATTIVO. Integrazione al Manuale Utente 1

2 Giornali e Registri Bollati unici Esistono quattro possibilità: Giornale contabile unico per tutte le ditte gestite. Registro I.V.A. unico per tutte le ditte gestite. Registro I.V.A. vendite unico (contenente vendite, vendite in sospensione di imposta, corrispettivi e denunce I.V.A.) per tutte le ditte gestite. Registro I.V.A. acquisti unico (contenente acquisti) per tutte le ditte gestite. E' chiaro che la 2ª possibilità è in alternativa alla 3ª e alla 4ª possibilità, mentre la 1ª è separata dalle altre. Per poter gestire queste possibilità occorre selezionare ARCHIVI / PARAMETRI COMUNI / TABELLA NUMERAZIONE FOGLI BOLLATI. Chi utilizza la gestione Numerazione unica per tutte le ditte gestite è obbligato a stampare il riepilogo delle pagine stampate sui registri bollati. Stampe Differite automatiche Eseguendo una stampa definitiva da una delle seguenti scelte verrà effettuata automaticamente anche la stampa in differita: Stampa Giornale Contabile Stampa Riepilogo Pagine Stampate sui Giornali Contabili Bollati Stampa Registro I.V.A. Vendite Stampa Registro I.V.A. Vendite in Sospensione d'imposta Stampa Registro I.V.A. Acquisti Stampa Registro I.V.A. Corrispettivi Stampa Denuncia I.V.A. Periodica Stampa Denuncia I.V.A. Annuale Stampa Riepilogo Pagine Stampate sui Registri I.V.A. Bollati Stampa Riepilogo Registri I.V.A. del periodo Stampa Riepilogo Registri I.V.A. dell anno Stampa Giornale Cespiti Stampa Distinta di Presentazione in Banca Operazioni da eseguire il primo giorno del nuovo esercizio Selezionare UTILITA' ed eseguire la scelta OPERAZIONI DA ESEGUIRE IL 1 GIORNO DEL NUOVO ESERCIZIO (prima di eseguire questa scelta per il nuovo anno (es.: 2006) occorre avere eseguito la chiusura dell'esercizio contabile precedente (es.: 2004), in quanto Picam gestisce solo due esercizi contabili in linea (la chiusura del 2005 verrà poi eseguita nel corso del 2006)). Nella versione Picam.com, la procedura può essere eseguita per più ditte. Operazioni da eseguire il primo giorno dell'anno solare Selezionare UTILITA' ed eseguire la scelta OPERAZIONI DA ESEGUIRE IL 1 GIORNO DELL'ANNO SOLARE. Nella versione Picam.com, la procedura può essere eseguita per più ditte. Tenuta Registri I.V.A. Corrispettivi anche per le Fatture di Vendita La causale utilizzata per la registrazione delle fatture di vendita deve avere: Tipo Registrazione = Vendite Tipo Documento = Fattura CLIENTE DARE TOTALE REGISTRAZIONE CONTO RICAVI AVERE TOTALE REGISTRAZIONE Integrazione al Manuale Utente 2

3 Libro Inventario Per stampare sul libro inventario ulteriori informazioni (descrizioni e/o valori dettagliati), occorre selezionare CONTABILITA' / CHIUSURA ESERCIZIO CONTABILE / DESCRIZIONI PER LIBRO INVENTARIO per inserirle, modificarle od annullarle. Gestione Storico Effetti / Scadenze Tutte le scadenze incassate, pagate o annullate verranno inserite in questo archivio con Data Passaggio in Storico uguale alla data di registrazione dell'operazione. Se l'incasso/pagamento di una singola scadenza viene effettuato in diversi momenti per importi parziali, per ogni singolo incasso/pagamento verrà creata una scadenza nello storico con importo effetto uguale all'importo parziale che è stato pagato/incassato. Gestione Scadenze in Valuta Picam, durante l'immissione di fatture in valuta, crea le scadenze con gli importi espressi nell'unità monetaria del documento. Nell'archivio delle scadenze verranno memorizzati l'unità monetaria del documento, il relativo rapporto di cambio, gli importi (totale documento, importo effetto, importo bolli) in valuta e quelli in Euro. Al momento della contabilizzazione delle fatture in valuta verrà creato un movimento di arrotondamento (attivo/passivo) nel caso in cui il totale degli effetti (in Euro) sia diverso dal netto a pagare (in Euro). Al momento in cui verrà registrato l'incasso / pagamento di una o più scadenze in valuta (tramite la scelta Registrazione Prima Nota), sarà possibile selezionare se gestire o meno le scadenze in valuta. Nel caso non si voglia gestire l'incasso/pagamento delle scadenze in valuta, verranno comunque visualizzate tutte le scadenze con le relative unità monetarie, ma sarà possibile selezionare solo quelle in Euro. Nel caso si voglia gestire l'incasso/pagamento delle scadenze in valuta, verrà richiesta un'unità monetaria e il relativo rapporto di cambio: verranno visualizzate solo le scadenze che sono state create con l'unità monetaria inserita e si dovrà inserire l'importo incassato/pagato (espresso nell'unità monetaria inserita). Se il rapporto di cambio inserito per registrare l'incasso/pagamento è diverso da quello utilizzato al momento della creazione della scadenza (immissione fattura), verrà creato un movimento di utile/perdita su cambi (per le vendite) o differenza positiva/negativa su cambi (per gli acquisti). Per poter utilizzare questi automatismi occorre inserire nella Tabella Parametri i seguenti conti: o Gestione differenze su cambi (Vendite): => Utilizzato in Registrazione Prima Nota (incasso fatture) o Utile su cambio o Perdita su cambio o Gestione differenze su cambi (Acquisti): => Utilizzato in Registrazione Prima Nota (pagamento fatture) o Differenza su cambio negativa (Esercizio Attuale) (se la data operazione rientra nell'es. att.) o Differenza su cambio positiva (Esercizio Attuale) ( " " " " " " " " ) o Differenza su cambio negativa (Esercizio Precedente) (se la data operaz. rientra nell'es. prec.) o Differenza su cambio positiva (Esercizio Precedente) ( " " " " " " " " ) o Arrotondamenti => Utilizzato in Contabilizzazione Fatture di Vendita/Acquisto o Attivi o Passivi Registrazione Prima Nota degli insoluti da scadenze Nell'elenco delle scadenze da selezionare viene indicata l'unità monetaria della scadenza, il relativo importo e l'importo in Euro che, in caso di scadenze in valuta, sarà calcolato utilizzando il rapporto di cambio inserito al momento della creazione della fattura. Quando verrà selezionata una scadenza in valuta comparirà una videata in cui viene proposto il rapporto di cambio della scadenza, con la possibilità di modificarlo (ottenendo un nuovo importo convertito nell'unità monetaria di gestione). N.B.: in fase di immissione/variazione di un documento in valuta (ordine, D.d.T., fattura), non è possibile utilizzare un codice pagamento relativo a tratte, ricevute bancarie o RI.BA. (non vengono gestite in valuta). Integrazione al Manuale Utente 3

4 Nota di Accredito / Addebito di sola I.V.A. Per registrare una nota di accredito / addebito di sola I.V.A. (ad esempio per errata aliquota I.V.A. nella fattura), occorre: o Emettere nota di accredito per l intero importo della fattura o Emettere nuova fattura con aliquota I.V.A. corretta. Oppure: o Registrazione Prima Nota: nella pagina I.V.A. occorre lasciare vuoto il campo imponibile e, dopo la conferma della segnalazione di imponibile a 0, occorre immettere l importo dell I.V.A. o Immissione Fatture di Vendita: immettere un rigo libero in cui specificare il codice I.V.A. e nella pagina dei Totali immettere l importo dell I.V.A. Sbilancio Stato Patrimoniale / Conto Economico Elenco dei controlli da effettuare nel caso si verifichino degli sbilanci nello Stato Patrimoniale / Conto Economico o nel Bilancio a Sezioni Contrapposte: 1) Eseguire la Verifica di Contabilità (verificando anche i movimenti già stampati sul Giornale Contabile) 2) Verificare che le causali di contabilità di Chiusura / Apertura di Bilancio (immesse nella Tabella Parametri) non siano state utilizzate per operazioni diverse da quelle di apertura / chiusura 3) Verificare che i conti relativi alla Gestione Chiusura / Apertura di Bilancio (immessi nella Tabella Parametri) non siano stati utilizzati per registrazioni manuali (in particolare, i conti Profitti e Perdite e Apertura / Chiusura di Bilancio devono avere saldo 0) 4) Se si vuole stampare un bilancio dell'esercizio attuale e non sono ancora state registrate le operazioni di chiusura dell'esercizio precedente, occorre immettere nell'elenco "Imputazione Dare/Avere dei Sottoconti non movimentati" il conto Utile/Perdita dell'esercizio Precedente (diverso dal conto Utile/Perdita d'esercizio della Tabella Parametri) con il relativo importo 5) Se si vuole stampare un bilancio dell'esercizio attuale e sono già state registrate le operazioni di chiusura dell'esercizio precedente, occorre avere registrato il movimento relativo alla destinazione dell Utile / Perdita oppure immettere tale movimento nell'elenco "Imputazione Dare/Avere dei Sottoconti non movimentati" Sbilancio nel Bilancio 4ª Normativa CEE Verifica del Bilancio 4ª Normativa CEE: 1) Verificare i punti precedenti 2) Verificare che nell'archivio delle destinazioni dei conti non sia presente anche l'utile o la perdita (questi conti non devono essere "destinati" ma vengono calcolati in automatico dal programma) 3) Verificare che nella Tabella di Stesura del Bilancio il conto Imposte Reddito Es. sia Bilancio 4ª Normativa CEE: segno Se il saldo del conto ha eccedenza DARE viene utilizzato il conto presente nel riquadro Dare: o se il segno è positivo (+), il saldo sarà sommato all importo del conto; o se il segno è negativo (-), il saldo sarà sottratto dall importo del conto. Se il saldo del conto ha eccedenza AVERE viene utilizzato il conto presente nel riquadro Avere: o se il segno è positivo (+), il saldo (in valore assoluto) sarà sommato all importo del conto; o se il segno è negativo (-), il saldo (in valore assoluto) sarà sottratto dall importo del conto. Esempi: Crediti Verso Clienti: il conto ha eccedenza DARE per cui occorre immettere nella sezione Dare il segno + nel conto Crediti Verso Clienti. Fondo Svalutazione Crediti: il conto ha eccedenza AVERE per cui occorre immettere nella sezione Avere il segno - nel conto Crediti Verso Clienti (per sottrarlo dall importo dei crediti). Debiti Verso Fornitori: il conto ha eccedenza AVERE per cui occorre immettere nella sezione Avere il segno + nel conto Debiti Verso Fornitori. Ricavi da Vendite: il conto ha eccedenza AVERE per cui occorre immettere nella sezione Avere il segno + nel conto Ricavi delle Vendite e delle Prestazioni. Integrazione al Manuale Utente 4

5 Costi della Produzione: il conto ha eccedenza DARE per cui occorre immettere nella sezione Dare il segno + nel conto Costi della Produzione. SALDO = DARE AVERE DESTINAZIONE SEGNO + + SALDO SALDO POSITIVO (ECCEDENZA DARE) DESTINAZIONE SEGNO SALDO DESTINAZIONE SEGNO + SALDO (SALDO NEGATIVO => SALDO NEGATIVO VALORE POSITIVO) (ECCEDENZA AVERE) DESTINAZIONE SEGNO + SALDO (SALDO NEGATIVO => VALORE NEGATIVO) Anticipi nei D.d.T. Clienti Nei D.d.T. Clienti è possibile imputare il valore dell anticipo ricevuto dal cliente. Per registrare contabilmente l anticipo si può operare in due modi: 1) Contabilizzare l anticipo (anche prima dell emissione della fattura) utilizzando la scelta Contabilizzazione Anticipi D.d.T. Clienti. 2) Emettere la fattura da D.d.T. e contabilizzarla selezionando l opzione per creare i movimenti di anticipo per le fatture da D.d.T. In entrambi i casi la registrazione prevede la creazione di un movimento contabile in avere del cliente e in dare del conto cassa. Integrazione al Manuale Utente 5