Toshiba Tec. Il sistema è stato sviluppato in ottemperanza alla riforma del condominio. (Legge n )

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2 Toshiba Tec Italia in collaborazione con Sinapsi Network ha sviluppato la soluzione TOP GI che mira ad offrire servizi in Cloud Computing per il mercato della Gestione Immobiliare. La nuova legge per l amministrazione condominiale, oltre a prevedere la possibilità di aprire un sito del condominio, spinge ad una maggiore informatizzazione delle comunicazioni e ad una vera innovazione digitale Toshiba, in collaborazione con Sinapsi Network, ha sviluppato una soluzione dedicata agli Amministratori Condominiali, totalmente in outsourcing, sfruttando i vantaggi del Cloud Computing. Il sistema è stato sviluppato in ottemperanza alla riforma del condominio. (Legge n )

3 Funzionalità della soluzione TOP GI La soluzione prevede la fornitura di device multifunzionali di riproduzione e stampa (MFP), direttamente connessi con il portale TOP GI di Sinapsi, in grado di sfruttare le seguenti funzionalità Scan to Cloud: attraverso un interfaccia grafica integrata nella MFP è possibile effettuare la scansione di un documento depositandolo in un archivio remoto preimpostato. I documenti vengono archiviati oppure Conservati in modalità sostitutiva a norma di legge. Scan To Post: invio di comunicazioni e documenti direttamente dalla MFP, oltre che dal portale web, attraverso il sistema di Postalizzazione evoluta. Grazie all integrazione dei sistemi in cloud è possibile inviare comunicazioni singole e massive attraverso canali che forniscono certezza di invio e ricezione: /P.E.C./P.E.R. Cartacea (Raccomandata o posta ordinaria) Fax/sms/mms

4 POSTALIZZATORE: Permette di inviare le comunicazioni dirette o massive via , SMS, PEC, PER, ecc. Include l archiviazione semplice dei documenti Modulo indispensabile OCR: Permette l indicizzazione automatica dei documenti scansitiattraverso MFP Toshiba (per archiviazione semplice / conservazione sostitutiva) Funzionalità della soluzione TOP GI LEGENDA: Moduli base in listino TOP GI Moduli di conservazione sostitutiva in base al numero documenti (in listino TOP GI) Connettore Multifunzionale (Meta Scan) in listino Toshiba RENDICONTATORE: Permette di contabilizzare automaticamente i costi variabili di TOP GI (es. SMS, valori bollati, marche temporali, ecc.) e di attribuirli al Condominio di competenza CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: Permette di conservare a norma di legge i documenti fiscali (dematerializzazione) CONNETTORE MULTIFUNZIONALE: Permette di scansire con modalità «guidata» i documenti da MFP Toshiba ed inviarli al Portale TOP GI POSTALIZZAZIONE E ARCHIVIAZIONE SEMPLICE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

5 Postalizzazione e archiviazione semplice GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE - Estrazione delle anagrafiche presenti nel software gestionale dello studio con: - Inserimento e modifica manuale. - Estrazione e importazione con file excel. - Sincronizzazione delle anagrafiche dei principali gestionali di settore.

6 Postalizzazione e archiviazione semplice POSTALIZZAZIONE EVOLUTA LA PIATTAFORMA MULTICANALE PERMETTE L INVIO DI COMUNICAZIONI SINGOLE E MASSIVE UTILIZZANDO I PRICIPALI SISTEMI DI COMUNICAZIONE: Pec/Per, FAX/sms, Posta tradizionale Per qualsiasi canale garanzia e certificazione di: DATA di invio, di Consegna e di Lettura, CONTENUTO Spedizione Contemporanea per tutti i Condòmini: PEC, PER, FAX, SMS, Posta Tradizionale, Consegna a Mano Certezza della consegna per ogni invio in tempi definiti: se i messaggi inviati attraverso i canali digitali PEC/PER, FAX, SMS non sono letti vengono automaticamente inviati ai canali di postalizzazione tradizionale. Invio di ALERT via SMS e/o e reminder, in caso di non lettura della PER/PEC, FAX, SMS Rendicontazione costi per ciascun condòmino: in base alla tipologia di comunicazione utilizzata PEC, PER, FAX, SMS, Posta Tradizionale

7 Conservazione sostitutiva DEFINIZIONE E FUNZIONALITA TOP GI La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente la dematerializzazione degli archivi cartacei e la gestione dei documenti digitali, assicurando agli stessi pieno valore probatorio sia ai fini fiscali che ai fini civilistici. Attraverso un interfaccia grafica integrata nel multifunzionale Toshiba è possibile effettuare la scansione di un documento, depositandolo in un archivio del portale TOP GI predisposto alla Conservazione Sostitutiva a norma di legge.

8 Conservazione sostitutiva REQUISITI E DOCUMENTI CONSERVABILI PRINCIPALI DOCUMENTI CONSERVABILI Preventivi Ordini Fatture Fornitori Estratti conto PEC Rendiconto Verbali di assemblea Pratiche di sinistro REQUISITI DI LEGGE Firma digitale Marca temporale per lotti di periodo Responsabile della conservazione

9 Scansione e postalizzazione Connettore Multifunzionale SCANSIONE DOCUMENTALE DA DEVICE TOSHIBA Scansione e invio diretto via postalizzatore, web, fax, sms Scansione e archiviazione Scansione e archiviazione digitale su Portale TOP GI Scansione e pubblicazione Scansione, collegamento ad evento e pubblicazione su portale di accesso selettivo per i condòmini Scansione e conservazione sostitutiva Scansione ed invio alla conservazione sostitutiva (registro anagrafica condominiale) Scansione e registrazione Scansione, lettura elettronica (OCR) del contenuto della fattura e registrazione della stessa verso gestionale