COMUNE DI MONEGLIA MANUALE DI GESTIONE INTEGRATO SISTEMA AMBIENTE ED ENERGIA REV. N. 10 DEL

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1 COMUNE DI MONEGLIA MANUALE DI GESTIONE INTEGRATO SISTEMA AMBIENTE ED ENERGIA DATA N. REVISIONE DESCRIZIONE Prima stesura Modifiche a seguito della edizione 2004 della norma ISO Modifiche ai par. 4.1, 4.4.1, e Modifiche ai par Modifiche par (programma ambientale) e par. 4.6 (tempistiche e scadenze riesame) Aggiornamento organigramma Aggiornamento organigramma Costituzione nuovo GLI, aggiornamento organigramma Aggiornamento organigramma e modifiche al par. 4.6 (tempistiche e scadenze riesame) Revisione generale a seguito dell integrazione ISO14001-UNI CEI EN Revisione generale a seguito del passaggio alla norma ISO e ridefinizione dei capitoli Redazione: Verifica: RSGI Segretario Comunale Estremi di approvazione: Deliberazione di G.C. n. del

2 SOMMARIO 1 AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE ASPETTI GENERALI RIFERIMENTI NORMATIVI TERMINI E DEFINIZIONI REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO REQUISITI GENERALI POLITICA AMBIENTALE ED ENERGETICA PIANIFICAZIONE Aspetti ambientali ed energetici Prescrizioni legali e altre Obiettivi, traguardi e programmi ambientali ed energetici ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO Struttura e responsabilità Formazione, sensibilizzazione e competenze Comunicazione Documentazione del Sistema di Gestione Ambientale Controllo della documentazione Controllo operativo Preparazione alle emergenze e risposta CONTROLLI E AZIONI CORRETTIVE Sorveglianza e misurazioni valutazione del rispetto delle prescrizioni Non conformità, azioni correttive e preventive Registrazioni Audit del Sistema di Gestione Ambientale RIESAME DELLA DIREZIONE Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 2/19

3 Glossario SGI GC CC RSGI GLI Sistema di Gestione Integrato Ambiente ed Energia Giunta Comunale Consiglio Comunale Responsabile del Sistema di Gestione Integrato Gruppo di Lavoro Interno per il SGI, costituito da membri tecnici e politici dell Amministrazione Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 3/19

4 1 AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE Le sezioni del manuale descrivono i criteri con cui il Comune di Moneglia ha recepito ed attuato al proprio interno i requisiti della norma ISO e della norma ISO ed illustrano il Sistema di Gestione Integrato Ambiente ed Energia adottato, i suoi elementi e le interrelazioni fra i vari documenti che lo compongono. Il Manuale si applica: - a tutti i servizi erogati direttamente dal Comune che determinano un impatto ambientale reale o potenziale sull ambiente e che determinano consumi di energia - alle attività di controllo che il Comune esercita su attività affidate a terzi che possono determinare un impatto sul territorio gestito - alle attività di amministrazione e controllo del territorio. Relativamente ai requisiti della norma ISO si evidenzia che il SGI si applica esclusivamente agli aspetti energetici delle seguenti attività di competenza diretta dell ente: - la gestione del patrimonio immobiliare; - la gestione dell autoparco comunale - la gestione della pubblica illuminazione, comprese le gallerie di collegamento con Sestri Levante e Deiva Marina - le attività di regolamentazione e pianificazione urbanistica e territoriale di competenza. 2 ASPETTI GENERALI Moneglia è l estremo comune orientale della provincia di Genova, situato nel golfo compreso tra la punta di Moneglia e punta Rospo, delimitato a nord dal crinale marittimo della dorsale del Bracco. Il territorio comunale è ripartito tra il capoluogo e i nuclei rurali storici di Crova, Facciù, Casale, Roverano, Tessi, S. Saturnino, Comeglio, Litorno, Lemeglio e Bracco. L Amministrazione gestisce in economia la manutenzione del verde e delle aree ed edifici pubblici, le attività cimiteriali. I principali servizi a carattere ambientale sono gestiti da terzi: il ciclo idrico (acquedotto fognatura trattamento reflui) è gestito dall ATO della Provincia di Genova, mentre altri servizi sono affidati a ditte private mediante contratto di appalto, convenzioni o concessioni, come nel caso della gestione dei rifiuti urbani e della raccolta differenziata, delle attività di igiene urbana (spazzamento e lavaggio strade), dell illuminazione pubblica, della distribuzione di metano, della gestione degli impianti sportivi di proprietà comunale. 3 RIFERIMENTI NORMATIVI Il Sistema di Gestione Integrato è sviluppato secondo i requisiti delle norme UNI EN ISO 14001:2004 ed UNI EN ISO 50001: Termini e definizioni MIGLIORAMENTO CONTINUO AMBIENTE Processo di accrescimento del sistema di gestione integrato per ottenere miglioramenti della prestazione ambientale complessiva e dell efficienza energetica in accordo con la politica ambientale ed energetica dell organizzazione Contesto nel quale un organizzazione opera, comprendente l aria, l acqua, il terreno, le risorse naturali, la flora, la fauna, gli essere umani e le loro interrelazioni Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 4/19

5 ASPETTO AMBIENTALE ASPETTO ENERGETICO IMPATTO AMBIENTALE SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO OBIETTIVO AMBIENTALE OBIETTIVO ENERGETICO PRESTAZIONE AMBIENTALE PRESTAZIONE ENERGETICA POLITICA AMBIENTALE ED ENERGETICA TRAGUARDO AMBIENTALE TRAGUARDO ENERGETICO USO DELL ENERGIA CONSUMO DI ENERGIA EFFICIENZA ENERGETICA PARTE INTERESSATA Elemento di attività, prodotti o servizi di una organizzazione che può interagire con l ambiente. elementi derivanti dalle attività, dai prodotti o dai servizi di un organizzazione che hanno effetti sull utilizzo dell energia o sul consumo dell energia Qualunque modificazione dell ambiente, negativa o benefica, totale o parziale, conseguente ad attività, prodotti o servizi di una organizzazione La parte del sistema di gestione generale che comprende la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le prassi, le procedure, i processi, le risorse per elaborare, mettere in atto, conseguire, riesaminare e mantenere attiva la politica ambientale ed energetica Processo di verifica sistematico e documentato per conoscere e valutare, con evidenza oggettiva, se il sistema di gestione integrato di un organizzazione è conforme ai criteri definiti dall organizzazione stessa per l audit del sistema di gestione integrato e per comunicare i risultati di questo processo alla direzione Il fine ultimo ambientale complessivo, derivato dalla politica ambientale, che un organizzazione decide di perseguire e che è quantificato ove è possibile Risultato energetico complessivo, coerente con la politica energetica, che l'organizzazione si impegna a conseguire per migliorare le proprie prestazioni Risultati misurabili del sistema di gestione ambientale, conseguenti al controllo esercitato dall organizzazione sui propri aspetti ambientali, sulla base della sua politica ambientale, dei suoi obiettivi e dei suoi traguardi Risultato misurabile correlato all efficienza energetica, agli usi dell energia e al consumo Dichiarazione fatta da un organizzazione delle sue intenzioni e dei suoi principi in relazione alle sue globale prestazioni ambientale ed energetica, che fornisce uno schema di riferimento per l attività e per la definizione degli obiettivi e dei traguardi in campo ambientale ed energetico Dettagliata richiesta di prestazione, possibilmente quantificata, riferita ad una parte o all insieme di un organizzazione, derivante dagli obiettivi ambientali e che bisogna fissare e realizzare per raggiungere questi obiettivi Requisito di prestazione dettagliato e quantificabile, riferito ad una parte o all insieme di un organizzazione, derivante dagli obiettivi energetici e che bisogna fissare e realizzare per raggiungere questi obiettivi. Modalità di uso dell energia applicata dall organizzazione Quantità di energia utilizzata Rapporto o altra relazione quantitativa tra il risultato di una prestazione, servizio, bene o energia e l energia richiesta per raggiungerlo Individuo o gruppo coinvolto o influenzato dalla prestazione ambientale ed energetica di un organizzazione Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 5/19

6 4 REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO 4.1 Requisiti generali La struttura interna dell Amministrazione è articolata in 5 Settori e in un Area di Coordinamento dei Servizi a cui afferiscono affari generali, servizi legali, contratti e sviluppo organizzativo e del personale. In allegato A. è riportato l organigramma nominativo dell Amministrazione Comunale. : Regolamento Comunale ordinamento degli uffici e dei servizi Delibera Giunta Comunale Programmazione Triennale del fabbisogno del personale 4.2 Politica ambientale ed energetica La politica ambientale ed energetica è la dichiarazione di principi che impegna il Comune al miglioramento continuo delle proprie prestazioni ambientali ed energetiche e al contenimento degli impatti e dei consumi di energia che derivano dallo svolgimento delle proprie attività e individua le linee di indirizzo per l impostazione di obiettivi di miglioramento ambientale e di efficienza energetica nell ambito del territorio amministrato. Tale impegno è commisurato alle risorse umane, tecniche e finanziarie disponibili. La politica, redatta dal Sindaco, viene approvata con Deliberazione del Consiglio Comunale, con le modalità previste dal Regolamento Comunale e sottoscritta dal Sindaco. Il documento di Politica Ambientale ed Energetica approvato viene comunicato a tutti i dipendenti del Comune allegandolo alla prima busta paga utile. Il Sindaco individua tutti i soggetti esterni al Comune ai quali far pervenire copia della Politica, secondo le modalità definite per la comunicazione con le parti esterne. In particolare la Politica viene inviata agli Enti sovraordinati e ai fornitori coinvolti in attività a valenza ambientale e servizi energetici, mantenendo una lista di distribuzione periodicamente aggiornata. Annualmente la Giunta riesamina la politica ambientale ed energetica sulla base delle informazioni derivanti da: - I risultati delle verifiche ispettive interne e le eventuali non conformità rilevate - gli indirizzi di sviluppo della normativa regionale, nazionale e comunitaria; - le richieste delle parti interessate e stabilisce le eventuali revisioni necessarie. La politica modificata è sottoposta a nuova approvazione da parte del Consiglio e successivamente ridistribuita a tutti i dipendenti, con le modalità già individuate in precedenza. La Politica Ambientale ed Energetica è resa disponibile a chiunque ne faccia richiesta e pubblicata sul sito web del Comune. Deliberazione di approvazione della Politica Ambientale ed Energetica 4.3 Pianificazione I principali elementi che concorrono alla pianificazione per la realizzazione della politica ambientale ed energetica sono: - gli aspetti ambientali e la valutazione degli impatti ad essi associati; Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 6/19

7 - le prescrizioni di legge; - gli obiettivi e i traguardi ambientali ed energetici; - l analisi energetica (Energy review) OBIETTIVI AMBIENTALI ED ENERGETICI ANALISI ENERGETICA (Energy review) PRESCRIZIONI DI LEGGE PIANIFICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO ASPETTI AMBIENTALI ASPETTI AMBIENTALI ED ANALISI ENERGETICA Il Comune ha stabilito una procedura per l identificazione degli aspetti ambientali ed energetici e degli impatti e consumi di energia ad essi associati, derivanti dallo svolgimento delle proprie attività e per la loro periodica valutazione, al fine di stabilire quali fra questi siano significativi nell ambito della gestione integrata ambiente ed energia. La valutazione degli aspetti ambientali ed energetici viene periodicamente ripetuta, almeno in previsione del Riesame del Sistema e comunque a seguito di variazioni significative nelle attività del Comune. La procedura stabilisce i criteri in base ai quali valutare, in condizioni operative normali, anomale e di emergenza, gli aspetti ambientali ed energetici catalogati come: - diretti, cioè derivanti da attività proprie dell Ente e da questo svolte con proprio personale dipendente; - indiretti derivanti da attività proprie dell Ente, il cui svolgimento però è affidato, mediante convenzioni, appalti, concessioni o altre forme, a soggetti esterni non dipendenti dall Ente; - indiretti del territorio, derivanti da attività di terzi nell ambito del territorio amministrato dall Ente. (solo per gli aspetti ambientali, non applicabile agli aspetti energetici). Al fine di assicurare una corretta pianificazione dei processi legati all uso di energia, la valutazione degli aspetti ambientali ed energetici è supportata dalla Analisi energetica (Energy Review) che prevede: l analisi degli usi e dei consumi di energia sulla base di misure e altri dati disponibili, attuali e pregressi; l identificazione delle aree in cui l impiego di energia sia significativo, sulla base degli usi e dei consumi Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 7/19

8 l identificazione delle opportunità di miglioramento delle prestazioni energetiche, opportunamente registrate e ordinate in base alla priorità. L Analisi energetica viene aggiornata di norma su base annuale o comunque a fronte di cambiamenti significativi nelle attività e nei processi dell Ente. Procedura per la valutazione degli Aspetti Ambientali ed Energetici Istruzione per la redazione e l aggiornamento dell analisi energetica Registro degli Aspetti Ambientali ed Energetici PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE Il Comune ha stabilito una procedura per identificare le prescrizioni normative di carattere ambientale ed energetico alle quali deve ottemperare nell esercizio delle proprie attività ed in particolare: - nell erogazione di servizi; - nel controllo da esercitare su fornitori e appaltatori aventi in carico servizi ad impatto ambientale reale o potenziale e/o che determinano consumi energetici La procedura consente di mantenere aggiornato l elenco delle disposizione normative a carattere ambientale ed energetico, ne facilita il reperimento e permette di valutare periodicamente la conformità del Comune a quanto disposto dalle leggi e dai regolamenti applicabili alle proprie attività. Procedura per la gestione della normativa ambientale ed energetica Registro delle leggi ambientali OBIETTIVI, TRAGUARDI E PROGRAMMI AMBIENTALI ED ENERGETICI Entro il il primo trimestre di ogni anno, sulla base: - dell andamento delle prestazioni ambientali ed energetiche del Comune, - dei risultati della gestione integrata Ambiente ed Energia e dell adeguatezza del Sistema, - della valutazione della significatività degli aspetti ambientali ed energetici, anche alla luce di eventuali modifiche intervenute nelle attività del Comune, nella normativa ambientale ed energetica applicabile e nel contesto ambientale amministrato, - delle considerazioni inserite nell aggiornamento annuale dell Analisi Energetica la Giunta comunale individua i possibili obiettivi di miglioramento ambientale ed energetico che intende perseguire, definendo per ciascuno: - uno o più traguardi da raggiungere e le azioni necessarie per il loro conseguimento - le emissioni di CO2 evitate dalla realizzazione dell obiettivo, ove applicabile e quantificabile - gli aspetti ambientali e/o energetici collegati all obiettivo - la funzione interna responsabile della programmazione dell obiettivo e del coordinamento delle attività necessarie al suo raggiungimento - i tempi e le risorse finanziarie necessarie - gli indicatori o i metodi definiti per verificare il raggiungimento dei risultati attesi. RSGI riporta tali informazioni sul Documento degli Obiettivi Ambientali ed Energetici e lo sottopone all approvazione del GLI che dà mandato al Responsabile del Servizio Finanziario affinché comprenda tali proposte nell ambito del progetto di bilancio da presentare alla Giunta Comunale. Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 8/19

9 Il Documento degli Obiettivi Ambientali ed Energetici viene approvato dalla Giunta comunale nella seduta di valutazione finale sui contenuti del bilancio annuale da mandare in approvazione. Lo stato di avanzamento degli obiettivi sottoscritti e l attuazione dei relativi programmi di miglioramento vengono monitorati con frequenza quadrimestrale dal RSGI; i risultati della verifica vengono riportati sui rispettivi Programmi ambientali, che vengono trasmessi in copia al Sindaco per conoscenza e, se necessario, per l adozione di eventuali interventi correttivi. Gli obiettivi ambientali ed energetici vengono aggiornati ed eventualmente rivisti, in particolare per quanto riguarda i tempi di realizzazione e i traguardi da raggiungere a seguito di: - riesame del Sistema, sia individuale che comprensoriale; - rilevazione di non conformità nell ambito dei programmi di attuazione degli obiettivi - altro. Il Documento degli Obiettivi aggiornato è sottoposto ad approvazione degli organi competenti con le modalità individuate nei paragrafi precedenti. A seguito della approvazione, verranno aggiornati anche i relativi programmi di miglioramento ambientale ed energetico. Sulla base degli obiettivi individuali approvati dalla Giunta, ciascun Responsabile individuato, in collaborazione con RSGI, predispone il programma di miglioramento, compilando l apposita scheda che definisce la successione delle azioni da realizzare per conseguire i traguardi previsti. Nella scheda vengono indicati: - l obiettivo di riferimento e il/i traguardi da conseguire; - la tempistica prevista per l avvio e il termine del programma; - la descrizione sintetica delle azioni necessarie per il conseguimento dell obiettivo con indicazione del responsabile delle singole azioni e della data prevista di avvio di ciascuna azione, oltre ad ogni altra informazione necessaria a descrivere chiaramente il programma di miglioramento. I programmi ambientali ed energetici di miglioramento vengono approvati dal Sindaco e le schede compilate vengono conservate dai Responsabili di riferimento per ciascuno degli obiettivi. Ogni Responsabile di obiettivo ha cura di aggiornare periodicamente il relativo programma, indicandovi la data di effettiva realizzazione di ogni azione ed ogni ulteriore informazione necessaria a descrivere lo stato di avanzamento del progetto. Regolamento di contabilità Deliberazioni di approvazione degli obiettivi individuali Documento Obiettivi e programmi ambientali ed energetici 4.4 Attuazione e funzionamento STRUTTURA E RESPONSABILITÀ Al fine di garantire un efficace implementazione del Sistema di Gestione Integrato, il Comune ha identificato, nell ambito delle procedure del Sistema, i ruoli e le responsabilità del personale che svolge e controlla le attività che hanno un impatto, attuale o potenziale, sull ambiente e/o che determinano usi e consumi di energia. Per assicurare che i requisiti del Sistema siano stabiliti, applicati e mantenuti il Comune ha individuato nella Giunta Comunale l Alta Direzione, nell Assessore all Ambiente il Rappresentante della Direzione (DIR) e costituito un Gruppo di Lavoro interno (GLI) composto dal Responsabile del SGI e dalle funzioni elencate in tabella. Il Responsabile del SGI viene nominato con atto di Giunta. Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 9/19

10 Gruppo di lavoro interno (GLI) costituito da: - Vicesindaco - Assessore Ambiente - Responsabile Sistema di Gestione Integrato (RSGI) - Responsabile Settore Edilizia Ambiente e Demanio - Responsabile Settore Lavori Pubblici Il GLI si riunisce almeno una volta all anno per predisporre il riesame del Sistema da inviare alla Giunta comunale e comunque ogni volta uno dei suoi componenti lo ritenga opportuno. Gli incontri del GLI vengono verbalizzati dal RSGI. Responsabile del Sistema di Gestione Integrato (RSGI) Il RSGI partecipa al GLI, verbalizza gli incontri e coordina tutte le attività del SGI del Comune, in particolare: redazione relazione di riesame, valutazione di significatività degli aspetti ambientali ed energetici e gestione del registro degli aspetti, gestione del registro delle leggi ambientali, coordinamento attività formative del personale e gestione dell archivio fornitori, aggiornamento della documentazione del SGI, gestione delle registrazioni degli audit, gestione data base dati ambientali ed energetici, aggiornamento data base degli acquisti verdi. Segretario comunale (SC) Il SC approva le procedure del SGI Consiglio Comunale (CC) Il CC approva la Politica ambientale ed energetica. Almeno una volta all anno, a seguito del Riesame del Sistema condotto dalla GC, viene da questa informato sull andamento del Sistema, al fine di condividerne l impostazione e i risultati. Giunta comunale (GC) La GC stabilisce gli indirizzi della Politica ambientale ed energetica, approva gli obiettivi ambientali ed energetici e stabilisce gli indirizzi per l impostazione dei programmi attuativi e delle risorse necessarie alla loro attuazione, approva il Programma annuale di formazione, effettua il Riesame annuale del Sistema, tiene informato il CC sull andamento del SGI. Assessore all Ambiente Con il supporto del GLI e di RSGI assicura il mantenimento in efficienza del SGI e tiene informata la Giunta dei risultati del Sistema Settore viabilità, traffico, polizia municipale La Polizia Municipale effettua controllo sistematico sul territorio comunale, segnala problematiche ambientali, raccoglie lamentele e comunicazioni da parte di cittadini ed esegue verifiche in materia ambientale. Nell ambito del SGI, in particolare, partecipa alle seguenti attività: rispetto delle prescrizioni normative, gestione del registro delle ordinanze sindacali, gestione delle manutenzioni per quanto concerne la pulizia delle strade mediante spazzatrice (regolamentazione del traffico). Settore Edilizia Ambiente e Demanio Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 10/19

11 Il Settore si suddivide in Servizio Ambiente, Servizio Demanio e Servizio Edilizia Privata ed Urbanistica. Sono di competenza del Servizio Ambiente: la responsabilità delle procedure relative alle autorizzazioni in campo ambientale, la gestione di segnalazioni/esposti in materia ambientale, il coordinamento la gestione ed il controllo delle attività di igiene del territorio e di nettezza urbana (sia in economia che in appalto) e la cura di acquisti di materiali e mezzi per lo svolgimento delle attività operative. Il Servizio Demanio gestisce le aree demaniali marittime e ha la responsabilità delle procedure relative alle concessioni. Il Servizio Edilizia Privata ed urbanistica coordina e gestisce le attività di programmazione e pianificazione territoriale, le autorizzazioni edilizie, le attività di condono ed il controllo sull abusivismo edilizio. Il Settore fornisce anche il supporto tecnico al RSGI per la valutazione di significatività degli aspetti ambientali ed energetici, e svolge ruoli nell ambito delle seguenti attività del SGI: rispetto degli adempimenti e delle prescrizioni normative; gestione dei dati ambientali di competenza, gestione delle segnalazioni provenienti dall esterno, comunicazione dati ambientali al RSGI, gestione delle manutenzioni delle attività di igiene urbana, manutenzione dei cimiteri e aree verdi e gestione delle sostanze pericolose Settore Lavori Pubblici Il Settore coordina, gestisce e controlla le attività di manutenzione (sia in economia che in appalto) del patrimonio immobiliare, degli impianti, delle infrastrutture stradali, delle aree pubbliche, verdi e del cimitero. Si occupa degli acquisti di materiali e mezzi per le attività operative; coordina le attività di protezione civile come indicato nel Piano comunale di Protezione Civile. Inoltre fornisce supporto tecnico al RSGI per la valutazione di significatività degli aspetti ambientali ed energetici e svolge un ruolo nell ambito delle seguenti attività del SGI: ; rispetto degli adempimenti e delle prescrizioni normative; gestione dei dati ambientali ed energetici di competenza, gestione delle segnalazioni provenienti dall esterno, comunicazione dati ambientali ed energetici al RSGI, gestione delle manutenzioni delle strade, degli edifici pubblici, dell illuminazione pubblica e delle sostanze pericolose; gestione di alcune categorie di acquisti verdi Settore servizi amministrativi e servizi informatici Il Settore è articolato in 4 Servizi. Il Servizio Affari generali gestisce la documentazione del Sistema di Gestione Integrato e la sua distribuzione, coordina le attività di educazione ambientale nelle scuole e cura l acquisto di materiali di consumo per gli uffici comunali e la scuola, applicando ove possibile procedure di acquisti verdi. Il Servizio Protocollo, Archivio elettorale, Assicurazioni gestisce la comunicazioni e può essere coinvolto per questioni di natura legale. Il Servizio stato civile, anagrafe, servizi demografici e socio assistenziali, URP ha competenza nell ambito del sistema per quanto riguarda le attività relative alle comunicazioni ambientali verso l esterno attraverso l URP. I Servizi informatici sono coinvolti nella gestione della comunicazione dei dati e delle informazioni ambientali ed energetiche attraverso la rete interna ed il sito Web istituzionale. Settore Finanziario Il Settore è articolato in 3 Servizi. Il Servizio Contabilità Generale- economato gestisce gli acquisti dell Amministrazione comunale, è coinvolto nella predisposizione del PEG e cura la raccolta di alcuni dati ambientali inerenti i consumi delle proprietà pubbliche (acqua potabile, metano carburanti e energia elettrica). Cura inoltre alcuni acquisti e ove possibile o richiesto applica procedure di acquisti verdi. Il Servizio Personale gestisce l organizzazione della formazione ambientale e tiene le relative registrazioni Il Servizio Tributi si occupa della gestione e riscossione dei tributi comunali Statuto comunale Regolamento Comunale ordinamento degli uffici e dei servizi Organigramma del Comune Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 11/19

12 4.4.2 FORMAZIONE, SENSIBILIZZAZIONE E COMPETENZE Il Comune ha stabilito una procedura per identificare le necessità di formazione, affinché il proprio personale sia sensibilizzato ed informato su: - le prescrizioni normative a carattere ambientale ed energetico applicabili alle proprie attività; - la Politica Ambientale ed Energetica e gli obiettivi di miglioramento sottoscritti; - gli impatti ambientali significativi, reali o potenziali, derivanti dalle attività svolte, compresi quelli riferiti agli usi di energia; - le attività e le prassi per controllare l utilizzo dell energia, aumentare l efficienza energetica e per migliorare le prestazioni energetiche dell ente; - le responsabilità di ciascuno per il mantenimento della conformità del Sistema, attraverso la corretta applicazione di procedure e istruzioni operative; - le possibili situazioni di emergenza e gli interventi di correzione previsti; - le conseguenze derivanti da situazioni di non-conformità. L identificazione delle necessità formative e la loro realizzazione si svolgono in accordo a quanto stabilito in procedura. La procedura stabilisce inoltre i criteri per la verifica delle competenze dei fornitori e appaltatori che svolgono per conto dell Amministrazione servizi e/o attività che possono causare impatti significativi sull ambiente e sui consumi di energia. Procedura di formazione e sensibilizzazione del personale Piano annuale della formazione COMUNICAZIONE Il Comune ha predisposto una procedura per la gestione delle comunicazioni interne ed esterne relative al SGI, in maniera tale da: - garantire la comunicazione interna tra i diversi livelli dell organizzazione comunale, in riferimento al SGI, agli aspetti ambientali ed alle prestazioni energetiche del Comune; - garantire la comunicazione con fornitori e appaltatori; - ricevere e rispondere alle richieste di informazioni a carattere ambientale provenienti da parti interessate esterne; - diffondere all esterno informazioni relative alla gestione ambientale e alle prestazioni energetiche del Comune. Oltre alle modalità di comunicazione previste dalla procedura, il Comune gestisce le comunicazioni a carattere ambientale con le modalità derivanti dalle proprie funzioni istituzionali, attraverso l emissione di deliberazioni, ordinanze, determinazioni. Regolamento del protocollo Procedura per la gestione della comunicazione ambientale ed energetica DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE Il Comune ha predisposto e mantiene aggiornata la documentazione necessaria, in parte su carta e in parte su supporto elettronico, per: - descrivere gli elementi fondamentali del SGI e le loro interazioni; Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 12/19

13 - fornire direttive sulla documentazione correlata. I documenti vengono redatti con modalità standardizzate, sono datati e facilmente identificabili attraverso numerazione. La documentazione del SGI è costituita da: Manuale Procedure Istruzioni operative Registrazioni Documentazione di origine esterna descrive il SGI ed i suoi elementi e indica i criteri in base ai quali il Comune attua la norma ISO e la norma ISO descrivono le modalità gestionali e operative per lo svolgimento di un processo/attività e individuano le diverse responsabilità coinvolte ed i reciproci ruoli descrivono in maniera dettagliata le modalità di svolgimento di un attività specifica a carico di un solo responsabile sono l evidenza oggettiva e documentata di quanto accaduto nel corso di un processo/attività È costituita da leggi, prescrizioni, autorizzazioni, documentazione tecnica e disposizioni varie di origine esterna al Comune ma che questi deve recepire, sottoscrivere, rispettare. Procedura di gestione della documentazione del Sistema Elenco della documentazione del Sistema CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE Il Comune ha stabilito una procedura per la corretta gestione della documentazione prodotta ai fini del SGI. La procedura identifica: - le responsabilità per la redazione, verifica ed approvazione dei documenti; - le modalità e le responsabilità per la distribuzione controllata della documentazione; - le modalità e le responsabilità per il riesame e la revisione della documentazione; - la localizzazione e l archiviazione dei documenti prodotti. Procedura di gestione della documentazione del Sistema CONTROLLO OPERATIVO Il Comune ha stabilito procedure operative, relative alle attività associate agli aspetti ambientali significativi e agli usi significativi di energia, che siano in linea con la politica, gli obiettivi ed i programmi ambientali ed energetici di miglioramento dell Amministrazione Le procedure operative vengono aggiornate in base a: - variazioni della significatività degli aspetti ambientali - variazioni nell uso e consumo di energia; - modifiche, cambiamenti e innovazioni delle attività e/o degli impianti; - variazioni delle prescrizioni normative. Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 13/19

14 I requisiti e i criteri operativi stabiliti nelle procedure vengono comunicati, ove opportuno, anche ai fornitori e appaltatori del Comune, affinché operino in accordo con i principi sottoscritti dall Amministrazione. Procedure operative PREPARAZIONE ALLE EMERGENZE E RISPOSTA Le potenziali situazioni di emergenza identificate dal Comune possono essere suddivise in due tipologie: - emergenze relative al territorio locale quali frane, incendi, alluvioni, ecc. - emergenze relative ai servizi e alle attività direttamente gestite e/o controllate dal Comune. Per le emergenze di tipo territoriale il Comune ha predisposto un Piano di Protezione Civile, mentre per le emergenze legate a servizi e attività individuali, le modalità operative vengono disciplinate nell ambito delle procedure che disciplinano i servizi e le attività in questione. Le procedure individuano le azioni a carico del Comune per la realizzazione di interventi di prevenzione, al fine di evitare potenziali situazioni di emergenza, o di interventi di attenuazione dell impatto ambientale eventualmente già occorso. Procedure operative Piano Protezione Civile 4.5 Controlli e azioni correttive SORVEGLIANZA E MISURAZIONI Le attività di sorveglianza e misurazione si applicano a: - principali caratteristiche delle attività svolte dal Comune che presentano un impatto, reale o potenziale, sull ambiente e/o che ne influenzano le prestazioni energetiche; - dati qualitativi e quantitativi che descrivono lo stato dell ambiente nell ambito del territorio amministrato; - dati qualitativi e quantitativi sugli usi di energia e sulle prestazioni energetiche - raffronto tra consumi energetici effettivi e attesi - stato di avanzamento degli obiettivi, efficacia delle azioni programmate e grado di raggiungimento dei traguardi stabiliti nella pianificazione del Sistema; - conformità alla normativa ambientale, comprese le prescrizioni sull efficienza energetica e sull uso dell energia,vigente ed altre prescrizioni a carattere ambientale applicabili al Comune. La sorveglianza e le misurazioni inerenti le caratteristiche delle attività svolte dal Comune vengono condotte con le modalità individuate nelle procedure ed istruzioni operative relative alle attività stesse. Il monitoraggio dei dati ambientali ed energetici viene realizzato attraverso una procedura che consente una corretta gestione ed interpretazione dei dati, ai fini di un loro utilizzo per le attività di pianificazione del Sistema e per la predisposizione dell Analisi energetica. La sorveglianza su obiettivi e traguardi viene condotta con le modalità definite nel paragrafo relativo agli obiettivi ambientali ed energetici. Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 14/19

15 La sorveglianza sulla conformità alla normativa ambientale viene effettuata nell ambito dello svolgimento delle verifiche ispettive interne e attraverso controlli periodici disciplinati dalla procedura di riferimento. Procedure e istruzioni operative Procedura di gestione dei dati ambientali ed energetici Procedura di audit VALUTAZIONE DEL RISPETTO DELLE PRESCRIZIONI Il mantenimento della conformità normativa è realizzato attraverso una specifica procedura per la gestione degli adempimenti legislativi e di altre prescrizioni che il Comune deve rispettare. La verifica del rispetto delle prescrizioni è realizzata, a campione, nel corso delle verifiche ispettive interne (audit). Sono previsti inoltre controlli periodici con le modalità previste dalla procedura di gestione della normativa. Le registrazioni dei risultati delle valutazioni periodiche sono conservate così come indicato nella procedura per l audit del sistema di gestione ambientale e per la gestione della normativa. Procedura di gestione della normativa ambientale ed energetica Procedura di audit del Sistema di Gestione Integrato NON CONFORMITÀ, AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE La non conformità identifica una situazione di non soddisfacimento dei requisiti del SGI, che può essere ricondotta a: - mancato soddisfacimento di uno specifico requisito della norma ISO o della norma Iso 50001; - inadempienze nell ambito del SGI (mancata applicazione di procedure, incompletezza della documentazione, mancata ottemperanza alle disposizioni normative vigenti, ecc.) Le azioni correttive sono le misure adottate al fine di eliminare le non conformità esistenti ed evitarne il ripetersi. Le azioni preventive sono invece quei provvedimenti utili a rimuovere le cause di potenziali errori (non conformità) per evitarne l insorgere. Il Comune ha stabilito una procedura per identificare le funzioni, le responsabilità e le modalità per l'analisi e la risoluzione, tramite azioni correttive e/o preventive, delle non conformità rilevate in corso di audit, segnalate dal personale o direttamente rilevate dal RSGI. Le non conformità rilevate vengono documentate e registrate, in modo da poter essere valutate in sede di riesame. Procedura per la gestione di non conformità, azioni correttive e preventive REGISTRAZIONI Nell ambito delle procedure, il Comune ha previsto, per ogni attività che ne preveda l utilizzo, l individuazione, la conservazione e la rimozione delle registrazioni ambientali ed energetiche. Tali registrazioni hanno lo scopo di dimostrare la realizzazione operativa del SGI. L obiettivo consiste nel raccogliere i dati al fine di rilevare i punti di debolezza e di valutare in modo più dettagliato gli aspetti e gli impatti ambientali ed energetici. Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 15/19

16 Le registrazioni si possono distinguere in due tipologie: - registrazioni riguardanti il Sistema di Gestione Integrato (risultati degli audit, registrazioni non conformità ed azioni correttive e preventive, risultati del riesame, ecc.); - registrazioni riguardanti i controlli operativi (controlli di processo, manutenzioni, consumi di risorse, ecc.). I responsabili e le modalità di registrazione vengono individuati in ogni procedura che ne richieda impiego. Le registrazioni sono facilmente identificabili e riconducibili all attività e/o al servizio a cui si riferiscono; vengono archiviate e conservate in modo tale da essere facilmente rintracciate e protetti da eventuali danneggiamenti o perdite. La durata di conservazione è stabilita ed indicata per ogni registrazione nella procedura di riferimento. Procedura per la gestione della documentazione AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO Il Comune ha predisposto una procedura per lo svolgimento periodico dell'audit del SGI, al fine di verificare la conformità del Sistema ai requisiti della norma UNI EN ISO e della norma UNI EN ISO 50001e a quanto previsto in fase di pianificazione. Annualmente il Gruppo di Lavoro Interno (GLI) approva il Programma delle Verifiche Ispettive Interne per individuare gli elementi del proprio Sistema da sottoporre ad audit e definire il periodo di esecuzione della verifica. Gli audit sono condotti da uno o più Auditor, che possono essere dipendenti del Comune istruiti attraverso specifica formazione o in alternativa possono essere incaricati esterni in possesso delle necessarie competenze. I risultati degli audit interni vengono comunicati dal RSGI al GLI per la predisposizione del riesame del Sistema. Procedura di audit del Sistema di Gestione Integrato Programma degli audit 4.6 Riesame della Direzione Il Riesame del Sistema viene condotto, almeno una volta all anno, entro il primo trimestre dalla Giunta Comunale al fine di valutare l adeguatezza degli elementi del Sistema e i risultati raggiunti nel campo delle prestazioni ambientali ed energetiche e degli obiettivi di miglioramento. Prima del Riesame il GLI predispone una relazione da presentare alla Giunta comunale che prende in considerazione: - i risultati degli audit interni e di quelli dell Ente di certificazione e le non conformità emerse; - l efficacia delle azioni correttive e preventive adottate - le registrazioni del SGI relative alle prestazioni ambientali ed energetiche del Comune e ai risultati dei monitoraggi; - lo stato di avanzamento dei programmi ambientali ed energetici e degli obiettivi; - le attività di formazione svolte nel corso dell anno e le necessità emerse per l anno successivo; - l insieme delle comunicazioni ambientali interne ed esterne ricevute e delle comunicazioni relative alle performance energetiche e all uso dell energia; - le modifiche intervenute nelle attività o nell organizzazione del Comune; - l adeguatezza della Politica ambientale ed energetica; Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 16/19

17 - eventuali variazioni relative agli aspetti ambientali significativi, alle prestazioni energetiche e alla normativa ambientale applicabile. Nel corso della Riunione di riesame la Giunta comunale/ discute in merito ai contenuti della relazione predisposta dal GLI, approfondendo in particolare gli aspetti relativi a: - riesame della Politica e degli Obiettivi e necessità di modifiche o adeguamenti; - esame dell organizzazione generale del sistema di gestione e dell efficienza dei suoi elementi; - attività, programmi e progetti che potrebbero essere portati avanti in collaborazione con altri soggetti esterni al Comune; - valutazione delle necessità formative del personale; - comunicazione e attività di informazione e sensibilizzazione rivolte alle parti interessate. I risultati del Riesame vengono verbalizzati dal Segretario ed emessi come Deliberazione. La Giunta provvede quindi ad informare il Consiglio Comunale degli esiti del Riesame e dell andamento generale del SGI, affinché questi possa condividerne impostazione e risultati. A seguito dell approvazione del Riesame del Sistema, il GLI ne valuta le decisioni, che verranno recepite in particolare nell ambito delle seguenti attività: - pianificazione delle attività formative, - programmazione degli obiettivi di miglioramento individuali, - programmazione interne degli audit interni, - pianificazione delle attività di informazione e sensibilizzazione delle parti interessate, - eventuali modifiche alla politica ambientale, alla pianificazione in corso, alle risorse necessarie con riferimento alle procedure che disciplinano le modalità di svolgimento e le responsabilità connesse a tali processi. Deliberazione di approvazione del Riesame Informative alla Giunta Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 17/19

18 TABELLA DI CORRELAZIONE TRA I PUNTI DELLA NORMA ISO14001:2004 E DELLA NORMA ISO50001:2011 ISO 14001:2004 ISO 50001:2011 Punto Requisito Punto Requisito 1 Scopo e campo di applicazione 1 Scopo e campo di applicazione 2 Riferimenti normativi 2 Riferimenti normativi 3 Termini e definizioni 3 Termini e definizioni 4 Requisiti del Sistema di Gestione Ambientale 4 Requisiti del Sistema di Gestione dell Energia 4.1 Requisiti generali 4.1 Requisiti generali 4.2 Politica ambientale 4.3 Politica energetica 4.3 Pianificazione 4.4 Pianificazione energetica Generalità Aspetti ambientali Energy review (Analisi energetica) Prescrizioni legali ed altre prescrizioni Prescrizioni legali ed altre prescrizioni Obiettivi, traguardi e programmi Obiettivi energetici, traguardi energetici e piani di azione per la gestione dell energia 4.4 Attuazione e funzionamento 4.5 Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Alta Direzione Rappresentate della Direzione Competenza, formazione e consapevolezza Competenza, formazione e consapevolezza Comunicazione Comunicazione Documentazione Requisiti della documentazione Controllo dei documenti Controllo dei documenti Controllo operativo Generalità Preparazione e risposta alle emergenze Controllo operativo 4.5 Verifica 4.6 Verifica Sorveglianza e misurazione Sorveglianza, misurazione e analisi Valutazione del rispetto delle prescrizioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni legali e altre prescrizioni Non conformità, azioni correttive e azioni preventive Non conformità, correzione, azioni correttive e azioni preventive Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 18/19

19 ISO 14001:2004 ISO 50001:2011 Punto Requisito Punto Requisito Controllo delle registrazioni Controllo delle registrazioni Audit interno Audit interno del SGE 4.6 Riesame 4.7 Riesame Generalità Elementi in ingresso al riesame Elementi in uscita dal riesame Energy baseline Indicatori di prestazione energetica Progettazione Approvvigionamento di servizi energetici, prodotti, attrezzature ed energia Documento originale firmato in archivio, il presente si intende valido all atto della stampa 19/19