Access 2010: panoramica Access 2010: panoramica generale Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto...

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1 Guida al prodotto Microsoft Access 2010

2 Access 2010: panoramica... 1 Access 2010: panoramica generale... 2 Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto Compilare i database in modo ancora più rapido e semplice Creare maschere e report di grande effetto Aggiungere automazione ed espressioni complesse in modo più intuitivo Ottenere un area di destinazione centralizzata per i dati Accedere al database in nuovi modi Access 2010: ulteriori informazioni... 6 Barra multifunzione Miglioramento... 6 Visualizzazione Microsoft Office Backstage Novità... 7 Modelli di database predefiniti Miglioramento... 9 Parti applicazioni Novità Strumenti tabella Miglioramento Campi di Avvio rapido Novità Visualizzazione Layout Miglioramento Maschera di spostamento Novità Raccolta immagini Novità Gestione regole formattazione condizionale Miglioramento Barre dei dati Novità Temi di Office Novità Controllo Web browser Novità Generatore di espressioni Miglioramento Campo calcolato Novità Progettazione macro Miglioramento Macro di dati Novità Collegamento, importazione e raccolta di dati Miglioramento Connessione e supporto di servizi Web per Servizi di integrazione applicativa (BCS) di Microsoft SharePoint 2010 Novità... 26

3 Documenti attendibili Novità Strumenti per le lingue Miglioramento Database Web Novità Verifica compatibilità Novità Memorizzazione nella cache e sincronizzazione dei dati Miglioramento Microsoft SharePoint Online Conclusioni...33 Orientarsi nell interfaccia...34 Versioni a confronto...41 Domande frequenti su Access Disponibilità delle caratteristiche e diffusione...56 Microsoft SharePoint Online Collegamenti forniti in questa guida al prodotto Attività generali... 56

4 La caratteristica principale di Microsoft Access 2010 è la semplicità, grazie a modelli pronti per l utilizzo e a strumenti avanzati in grado di gestire anche grandi volumi di dati. Access consente di sfruttare al massimo le informazioni disponibili, anche se non si è esperti di database, con poche difficoltà e un alta curva di apprendimento. La collaborazione raggiunge livelli ottimali grazie alla semplicità delle connessioni a diverse origini dati, nonché a strumenti che consentono di raccogliere le informazioni. Non sono necessari costosi back-end. Access 2010 accresce le potenzialità dei dati facilitandone il rilevamento, l inserimento nei report e la condivisione con altri utenti. I nuovi database Web consentono di pubblicare i database nei nuovi Access Services in Microsoft SharePoint Server 2010 e di condividerli all interno di un organizzazione. 1 È possibile migliorare la protezione dei dati in modo da soddisfare i requisiti di controllo, backup e conformità dei dati e ottenere una maggiore flessibilità e gestibilità. Con i database Web, le informazioni saranno sempre disponibili da qualsiasi Web browser. 2 Grandi aziende, titolari di piccole aziende, organizzazioni no-profit o utenti che hanno semplicemente bisogno di gestire le informazioni personali in modo efficiente, grazie ad Access 2010, possono eseguire le operazioni necessarie in modo semplice e rapido, con maggiore flessibilità e migliori risultati. Access 2010: la versione più avanzata e intuitiva mai realizzata. 1 Per questa funzionalità, è necessario che siano abilitati Microsoft SharePoint Server 2010 e Access Services. 2 Sono necessari un dispositivo appropriato, una connessione Internet e un browser supportato, quale Windows Internet Explorer 7 per Windows, Safari 4 o versione successiva per Mac e Firefox 3.5 o versione successiva per Windows, Mac o Linux. 1

5 Di seguito verrà illustrato come Access 2010 consenta di ottimizzare la produttività tramite il PC e il browser. Nelle sezioni seguenti verranno descritte dettagliatamente le nuove caratteristiche avanzate. I database sono oggi utilizzati per svariate attività, ad esempio l inventario di beni mobili e la gestione di magazzini, nonché la gestione di informazioni per contatti di lavoro e personali o documenti scolastici. Anche qualora le esigenze relative alla gestione dei dati diventino maggiori, non è assolutamente necessario ricorrere a un consulente esterno per risolvere il problema. Con Access 2010 non è necessario essere esperti di database per usare al meglio le informazioni. Sono stati aggiunti nuovi modelli e strumenti di progettazione e sono state potenziate le funzionalità più utilizzate, per consentire una facile creazione di database avanzati e affidabili. È possibile iniziare immediatamente a raccogliere e analizzare le informazioni in tempo reale. Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto. Le caratteristiche nuove e migliorate possono contribuire a potenziare la produttività, a patto però che siano sempre a portata di mano al momento giusto. La barra multifunzione personalizzabile avanzata di Access 2010 consente di scoprire facilmente altri comandi in modo da potersi concentrare sull operazione da eseguire e non su come eseguirla. Se si desidera gestire il database più velocemente, pubblicarlo in modo più rapido e diretto o magari salvarlo più facilmente in un altro formato, la nuova visualizzazione Microsoft Office Backstage è lo strumento ideale. Con Access 2010 è possibile condividere, pubblicare e personalizzare i dati più facilmente e agevolmente e da una sola posizione. Compilare i database in modo ancora più rapido e semplice. È tempo di dimenticare la curva di apprendimento. Modelli predefiniti e componenti riutilizzabili fanno di Access 2010 la soluzione di database più rapida e semplice. 2

6 Sarà possibile iniziare solo con pochi clic. Sono disponibili nuovi modelli predefiniti utilizzabili da subito senza personalizzazioni e modelli creati da altri utenti che è possibile selezionare nella community online di Access e personalizzare in base alle proprie esigenze. È possibile creare i propri database con nuovi componenti modulari. Le nuove Parti applicazioni consentono di aggiungere al database con pochi semplici clic un set di normali componenti di Access, ad esempio una tabella e una maschera per la gestione di attività. Mediante i nuovi campi di Avvio rapido, inoltre, è possibile aggiungere alle tabelle gruppi di campi utilizzati di frequente. Lo spostamento all interno del database ora è più semplice. È possibile creare maschere di spostamento e rendere più accessibili le maschere e i report utilizzati di frequente senza scrivere codici o regole. Creare maschere e report di grande effetto. Indipendentemente dal tipo di informazioni gestite, è importante disporre di strumenti che consentono di conferire una maggiore visibilità ai dati e di creare maschere e report curati e professionali. Che si tratti di un inventario o di un database di vendite clienti, Access 2010 offre quegli strumenti innovativi che caratterizzano Microsoft Office e che consentono di dare vita alle proprie idee. Individuare facilmente le tendenze e mettere i dati in evidenza. La formattazione condizionale supporta ora le barre dei dati. I riempimenti sfumati consentono di conferire più facilmente maggiore visibilità ai valori agevolando il processo decisionale. Inoltre è possibile gestire le regole di formattazione condizionale da un unica intuitiva visualizzazione. Creare database curati e professionali coordinando tabelle, maschere e report. L aggiunta di temi di Office in Access 2010 consente di modificare la formattazione di diversi oggetti di database con pochi clic e di poter dedicare più tempo alla progettazione. Gestire il database tramite il Web. Con il nuovo controllo Web browser è possibile aggiungere contenuto Web dinamico alle maschere e recuperare i dati archiviati sul Web quando è necessario. 3

7 Aggiungere automazione ed espressioni complesse in modo più intuitivo. Se è necessaria una progettazione database più affidabile, ad esempio per evitare l eliminazione di record in condizioni specifiche o se è necessario creare calcoli per la previsione del budget, Access 2010 consente di operare come un vero sviluppatore. Strumenti semplificati e facili da utilizzare consentono di eseguire questo tipo di attività, anche se non si è esperti di database. Creare espressioni e formule è semplice. Il Generatore di espressioni avanzato semplifica considerevolmente la creazione di espressioni grazie a IntelliSense. Riducendo gli errori e impiegando meno tempo per memorizzare la sintassi e i nomi delle espressioni, si disporrà di più tempo per compilare il database. Automatizzare il database è facile. Con la Progettazione macro aggiornata, è ora ancora più semplice aggiungere al database la logica di base. Gli utenti esperti di Access scopriranno che i miglioramenti apportati consentono di creare una logica complessa in modo più intuivo e di estendere l applicazione database. Archiviare la logica in una sola posizione. Utilizzare le nuove macro di dati per associare la logica ai dati, centralizzando la logica sulla tabella e non sugli oggetti che aggiornano i dati. Molti database utilizzano dati provenienti da diverse origini e vengono aggiornati e utilizzati da più persone. È possibile che si lavori con un team o che sia necessario raccogliere i dati da altri utenti. In entrambi i casi è importante concentrarsi sull attività e non sui processi che semplificano la condivisione. In Access 2010 sono disponibili nuove caratteristiche avanzate per collaborare in modo efficiente e utilizzare dati provenienti da altre origini. Ottenere un area di destinazione centralizzata per i dati. Access 2010 consente di raggruppare facilmente i dati e di migliorare la qualità del lavoro. Le nuove tecnologie aiutano a superare gli ostacoli e a condividere i database per una maggiore collaborazione, aumentando l efficienza e la produttività dei team. Utilizzare nei report dati provenienti da diverse origini. Importare e collegare i dati da un ampia gamma di altre origini esterne o raccogliere e aggiornare i dati tramite posta elettronica. 4

8 Connettersi ai dati sul Web. Il protocollo dei servizi Web consente di includere i dati dei servizi Web e delle applicazioni line-of-business nelle applicazioni compilate e di connettersi alle origini dati. Collaborare più facilmente con gli altri utenti. Considerare attendibili i database ora è più semplice. Considerare attendibili i propri database e quelli creati da altri utenti è facile grazie alla nuova caratteristica Documenti attendibili. Abbattere le barriere linguistiche. Sono disponibili strumenti per le lingue migliorati ed è possibile impostare le preferenze per le lingue senza uscire da Access. Questa versione offre molto di più della semplice archiviazione dei dati in SharePoint Server. Ora è possibile spostare l intera applicazione in SharePoint Server 2010, incluse tabelle, query, maschere, report e logica. Accedere all applicazione quando e da dove si desidera, praticamente ovunque sia disponibile un Web browser. 3 Ora è ancora più facile gestire la modifica, la condivisione e la pubblicazione dei database tramite un interfaccia Web. Accedere al database in nuovi modi. Il Web consente agli utenti di superare le barriere della comunicazione, di collaborare con persone di tutto il mondo in tempo quasi reale e di archiviare le informazioni importanti in una posizione centralizzata per potervi accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. E ora, in Access 2010, utilizzando i nuovi Access Services in SharePoint Server 2010, è possibile rendere i database disponibili sul Web tramite i nuovi database Web. La collaborazione può iniziare immediatamente. Pubblicare i database Web online e quindi accedervi, visualizzarli e modificarli dal Web. Gli utenti privi di un client Access possono aprire le maschere e i report Web tramite un browser e le modifiche vengono sincronizzate automaticamente. Se non si dispone di SharePoint Server 2010, non è un problema. Microsoft offre in abbonamento soluzioni di SharePoint ospitate come parte del servizio Microsoft SharePoint Online che è possibile utilizzare per pubblicare il database Web o usufruire di altre caratteristiche di SharePoint. 4 3 I browser supportati includono Windows Internet Explorer 7 per Windows, Safari 4 o versione successiva per Mac e Firefox 3.5 o versione successiva per Windows, Mac o Linux. 4 L'inizio del supporto per Access Services in Microsoft SharePoint Online è previsto per la seconda metà del

9 Con Access 2010 è possibile completare le attività in modi nuovi indipendentemente dal fatto che si stia lavorando da soli, con altri utenti o mentre si è in viaggio. Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto. Barra multifunzione Miglioramento È possibile individuare facilmente i comandi necessari, quando e dove servono. La barra multifunzione migliorata, disponibile nelle applicazioni Office 2010, consente di scoprire facilmente altri comandi in modo da potersi concentrare sull operazione da eseguire e non su come eseguirla. La barra multifunzione sostituisce i menu e le barre degli strumenti tradizionali consentendo di personalizzare maggiormente l esperienza di lavoro. È pensata per permettere di individuare altri comandi e utilizzare la gamma completa di caratteristiche di Access in modo da ottenere maggiori risultati in meno tempo. Personalizzando o creando le proprie schede nella barra multifunzione, è possibile adattare l utilizzo di Access 2010 alle proprie esigenze. Le schede standard presenti nella barra multifunzione sono organizzate in modo da visualizzare i comandi relativi a una determinata attività e trovare così ciò che serve più rapidamente. La barra multifunzione contiene inoltre schede contestuali che rendono disponibili gli strumenti esattamente necessari quando servono. Quando, ad esempio, si progetta un report, nella barra multifunzione vengono visualizzate schede contestuali con gli strumenti necessari, come illustrato nella Figura 1. 6

10 Figura 1: gli strumenti contestuali vengono visualizzati automaticamente, ad esempio quando si progetta un report. Visualizzazione Microsoft Office Backstage Novità Sul lato sinistro della barra multifunzione è presente la scheda File. Fare clic su questa scheda per accedere a tutti gli elementi che consentono di gestire i file e di personalizzare l utilizzo di Access in modo quanto mai semplice. La nuova visualizzazione Backstage, che sostituisce il menu File tradizionale, consente di eseguire le attività di database da un unica posizione. Ad esempio: Nella scheda Salva e pubblica, illustrata nella Figura 2, è possibile salvare una copia del database come modello per poterlo riutilizzare, pubblicare il database in SharePoint 2010 tramite i nuovi Access Services per renderlo disponibile attraverso un Web browser e altro ancora. 7

11 Figura 2: la scheda Salva e pubblica nella visualizzazione Backstage costituisce una posizione centrale per la gestione del file di database. La visualizzazione Backstage è estendibile. Per le aziende, il reparto IT può incorporare i flussi di lavoro e informazioni da altri sistemi ed evidenziarli nell applicazione Microsoft Office più appropriata. La visualizzazione Backstage, ad esempio, consente di trasferire i flussi di lavoro di contabilità back-end direttamente in Access Suggerimento rapido: per un elenco dei file aperti di recente, controllare la scheda Recenti nella visualizzazione Backstage. Aggiungere i file alla scheda per spostarli nella parte superiore e renderli facilmente accessibili. È inoltre possibile rimuovere un database utilizzato di recente facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla voce di elenco e quindi scegliendo Rimuovi da elenco. 8

12 Compilare i database in modo ancora più rapido e semplice. Modelli di database predefiniti Miglioramento È possibile iniziare rapidamente con i modelli predefiniti. In Access 2010 sono disponibili modelli di database utilizzabili come punto di partenza o personalizzabili in base alle proprie esigenze. In questo modo è possibile verificare che l applicazione sia stata compilata correttamente e ottimizzata per essere riutilizzata all interno dell organizzazione. Modelli progettati per le esigenze degli utenti. Access 2010 offre a grandi aziende, titolari di piccole aziende, organizzazioni no-profit o utenti che hanno semplicemente bisogno di gestire le informazioni personali in modo efficiente diversi modelli di database per poter iniziare a lavorare rapidamente. Access consente di mettere in pratica le proprie idee, che si tratti dall organizzazione di un evento, di progetti di vendite e marketing, di monitorare studenti e insegnanti o di registrare donazioni. Figura 3: utilizzare un modello predefinito per creare rapidamente un database per un attività specifica. Adottare i modelli di altri utenti. Scegliere un modello di database nella community online di Access. tra quelli disponibili in categorie relative, ad esempio, a beni, contatti, progetti o attività no-profit. In alternativa, cercare altri modelli in Office.com senza uscire da Access. Sono disponibili anche modelli di esempio per attività di database specifiche. Suggerimento rapido: è possibile creare un modello di database e condividerlo con la community online di Access. Fare clic sulla scheda File per aprire la visualizzazione Backstage, fare clic su Salva e pubblica e quindi salvare il database come file di tipo Modello. Includere un nome per il database, una descrizione, un icona applicazione, un immagine di anteprima e anche alcuni dati di esempio. 9

13 Parti applicazioni Novità Le parti applicazioni semplificano la creazione del database consentendo di aggiungere i componenti comuni, ad esempio tabelle, maschere e report, necessari per tenere traccia dei contatti, all interno dei database o dell organizzazione con pochi clic. Risparmiare tempo e fatica riutilizzando per il proprio database parti di un database compilate da altri utenti. Creare un pacchetto con le parti di database comuni da riutilizzare all interno dei database e dell organizzazione. Figura 4: aggiungere le parti applicazioni costituite da più componenti o selezionare un layout di maschera vuoto. Suggerimento rapido: per aggiungere una parte applicazione personalizzata alla raccolta di parti applicazioni, nella scheda Salva e pubblica della visualizzazione Backstage salvare il database come file di tipo Modello. Individuare l opzione Parte applicazione nella finestra di dialogo Crea nuovo modello da questo database. 10

14 Strumenti tabella Miglioramento Gli strumenti tabella migliorati semplificano la creazione e la modifica delle tabelle grazie alle opzioni aggiuntive disponibili in una visualizzazione facile da utilizzare. La visualizzazione Foglio dati migliorata della tabella rende disponibili altre opzioni relative a campi e tabelle consentendo di individuare facilmente impostazioni che nelle versioni precedenti sono meno evidenti. Figura 5: gli strumenti tabella migliorati mettono in evidenza gli strumenti per la progettazione di tabelle. Inserire rapidamente nuovi campi nella tabella. Scegliere tra i tipi di base, ad esempio Numero, Testo o Valuta, e tra quelli aggiuntivi, ad esempio Formato RTF ed Euro. I campi inseriti vengono formattati automaticamente in base alla selezione. Le impostazioni in precedenza disponibili solo nella visualizzazione Struttura tabella, ad esempio la possibilità di impostare valori predefiniti e di convalidare l immissione di dati, sono ora disponibili nella barra multifunzione e più facili da utilizzare. Campi di Avvio rapido Novità In Access è possibile creare tabelle in modo semplice e rapido con pochi clic. Digitare i nomi dei campi e modificarne le diverse impostazioni, tuttavia, può richiedere tempo. Con Access 2010 e i nuovi campi di Avvio rapido però è possibile aggiungere più campi correlati e preformattati in modo rapido ed efficiente. In questo modo è possibile non solo risparmiare tempo, ma anche assicurare la coerenza quando si creano tabelle in cui si utilizzano campi analoghi nel database corrente o in altri database. 11

15 Figura 6: utilizzare i campi di Avvio rapido per aggiungere gruppi di campi alla tabella. Aggiungere nuovi campi con pochi clic. Selezionare un singolo campo di Avvio rapido e aggiungere contemporaneamente campi quali Indirizzo, Città, Provincia, CAP e Paese. Creare un campo di Avvio rapido. Utilizzare un singolo campo o gruppo di campi da riutilizzare in altre tabelle e database. Creando, ad esempio, un gruppo di campi per i calcoli utilizzati di frequente, è possibile includere anche il risultato calcolato. Suggerimento rapido: per creare un campo di Avvio rapido, selezionare uno o più campi nella tabella, nella scheda Campi in Strumenti tabella fare clic su Altri campi e quindi su Salva selezione come nuovo tipo di dati. Visualizzazione Layout Miglioramento In Microsoft Access 2007 è stata introdotta una nuova innovativa visualizzazione, denominata visualizzazione Layout, per la progettazione di maschere e report. La visualizzazione Layout consente di verificare l aspetto dei dati in una maschera o un report in fase di progettazione, eliminando la necessità di passare da una visualizzazione all altra per controllare la formattazione e altre modifiche alla struttura. In Access 2007, inoltre, è stato aggiunto il layout controllo, che consente di raggruppare i controlli e di trattarli come una singola unità in modo 12

16 da poterli ridimensionare o spostare contemporaneamente oppure di trascinare e rilasciare facilmente i controlli per spostarli all interno del gruppo. In Access 2010 il layout controllo è stato migliorato nella visualizzazione Layout e funziona come una tabella, con colonne, righe e celle che consentono di posizionare i controlli in modo flessibile. Figura 7: utilizzare la visualizzazione Layout migliorata per le maschere Web, illustrate nella figura, o per le tradizionali maschere database client. Di seguito sono elencati alcuni modi in cui è possibile progettare maschere e report in modo più efficiente grazie a questo miglioramento: Dividere una cella orizzontalmente e aggiungere il nuovo contenuto, ad esempio una didascalia o un altro campo, a destra o a sinistra oppure suddividere una cella verticalmente e aggiungere il nuovo contenuto in alto o in basso. Selezionare una cella vuota e iniziare a digitare. Access la convertirà automaticamente in un etichetta. Inserire facilmente intere righe o colonne nelle maschere e nei report. 13

17 Utilizzare le opzioni di selezione per selezionare una riga, una colonna o l intero layout e modificare rapidamente il gruppo selezionato. Selezionare, ad esempio, l intero layout e modificare la dimensione carattere con pochi semplici clic. Maschera di spostamento Novità È possibile consentire lo spostamento nel database grazie alla funzionalità di trascinamento e rilascio. Utilizzare una maschera di spostamento e rendere più accessibili e facilmente disponibili le maschere e i report utilizzati di frequente, quando è necessario. Se invece si sta creando un database per altri utenti, ad esempio un database Web, è possibile creare una maschera di spostamento in modo che gli utenti possano eseguire rapidamente le attività più comuni e trovare facilmente quelle meno comuni. Figura 8: creare una maschera di spostamento per il database senza scrivere il codice. Non è necessario alcun codice o logica. Iniziare creando una maschera di spostamento in cui trascinare e rilasciare semplicemente le maschere e i report. Layout predefiniti facili da utilizzare. Scegliere uno dei sei modelli di spostamento predefiniti con schede orizzontali o verticali. È possibile implementare le maschere di spostamento anche nei database complessi. Le applicazioni con un numero elevato di maschere o report di Access possono essere visualizzate mediante schede orizzontali e verticali a più livelli. 14

18 Suggerimenti rapidi: migliorare i controlli di spostamento con i nuovi strumenti forma disponibili nella scheda Formato in Strumenti layout maschera del gruppo Formattazione controlli. Utilizzare la raccolta Stili veloci e selezionare le opzioni di formattazione corrispondenti al tema di Office selezionato. Utilizzare la raccolta Cambia forma per convertire i controlli in rettangoli con angoli arrotondati o ritagliati e altro ancora. Consentire di passare a qualsiasi maschera con il nuovo controllo di spostamento e spostarsi rapidamente tra maschere e report correlati. Raccolta immagini Novità Condividere le immagini all interno del database. La nuova Raccolta immagini consente di riutilizzare nelle maschere e nei report le immagini condivise, dedicando così più tempo alla progettazione. Utilizzare la Raccolta immagini per archiviare il logo aziendale, gli sfondi delle maschere o le icone per altri oggetti che supportano le immagini, quali pulsanti e controlli di spostamento. La Raccolta immagini costituisce un archivio centrale per le immagini condivise. Aggiornare facilmente l immagine. Se è necessario modificare l immagine, ad esempio un nuovo logo aziendale, non serve modificare le maschere e i report che utilizzano l immagine. Aggiornare semplicemente l immagine nella Raccolta immagini e tutti gli oggetti che utilizzano l immagine condivisa verranno automaticamente aggiornati. 15

19 Un esperienza Web semplificata. Poiché in un database Web le immagini condivise vengono memorizzate nella cache, il caricamento delle pagine nel Web browser avviene in modo ottimale. Suggerimenti rapidi: gestire facilmente le immagini condivise nella Raccolta immagini. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un immagine della raccolta e scegliere Elimina, Aggiorna o Rinomina. Se non si dispone dell immagine originale da aggiungere alla Raccolta immagini, non è un problema. Aggiungere le immagini esistenti alla Raccolta immagini visualizzando la finestra delle proprietà dell immagine e impostando la proprietà Tipo immagine su Condivisa. Creare maschere e report di grande effetto. Gestione regole formattazione condizionale Miglioramento Accedere più facilmente alle regole di formattazione condizionale. Gestione regole formattazione condizionale è stato considerevolmente migliorato in Access È ora possibile passare rapidamente da un campo all altro per modificare, aggiungere o eliminare le regole di formattazione condizionale in una sola visualizzazione semplificata, ma soprattutto è possibile aggiungere ai campi fino a 50 condizioni, oltre alle barre dei dati, per un maggiore impatto e un analisi più approfondita. 16

20 Gestire le regole di formattazione condizionale da una sola posizione. Visualizzare immediatamente i risultati. Applicare la regola di formattazione condizionale senza uscire da Gestione regole formattazione condizionale e, se necessario, ottimizzarla. Accedere a tutti i campi. Passare rapidamente da un campo all altro per visualizzare tutte le regole di formattazione condizionale e modificarle facilmente o aggiungerne di nuove. Modificare l ordine delle regole con pochi clic. È ora possibile modificare l ordine di precedenza con cui le regole vengono applicate ai campi mediante i pulsanti Sposta su e Sposta giù. Non è necessario ricreare le regole. Barre dei dati Novità La formattazione condizionale ha un nuovo aspetto. In Access 2010 è ora possibile aggiungere alle maschere e ai report le barre dei dati con riempimenti sfumati e confrontare i valori o identificare le tendenze visivamente. Con le barre dei dati, è possibile analizzare i dati con maggiore precisione e prendere così decisioni migliori. 17

21 Figura 9: confrontare i valori o identificare le tendenze visivamente grazie alla formattazione condizionale e alla nuova caratteristica delle barre dei dati. Proporzioni automatiche. Le barre dei dati vengono disegnate automaticamente in base ai valori massimo e minimo. Proporzioni personalizzate. Definire la soglia e impostare valori specifici per la lunghezza della barra più lunga e di quella più breve oppure utilizzare un espressione per la lunghezza delle barre dei dati. Suggerimento rapido: per una maggiore enfasi, visualizzare solo la barra dei dati ed eliminare i valori. Temi di Office Novità Applicare strutture professionali nel database di Access. È ora possibile utilizzare i noti temi di Office dall aspetto professionale e applicarli fedelmente ai database sia nel client Access che sul Web. Scegliere tra svariati temi o creare un tema personalizzato per conferire a maschere e report un aspetto professionale. Con i nuovi temi di Office aggiunti in Access 2010 è possibile modificare i tipi di carattere e i colori per l intero database con pochi clic. 18

22 Figura 10: utilizzare i temi di Office e modificare la formattazione per più oggetti di database selezionando un altro tema di Office. Predefinire la formattazione. Impostare un tema di Office come predefinito del database e, quando si aggiungono nuovi oggetti, ad esempio maschere e report, Access 2010 utilizzerà automaticamente il tema predefinito. Utilizzare più temi di Office. È possibile applicare temi di Office diversi per selezionare maschere e report. Se si cambia o si modifica un tema di Office, tutti gli elementi che lo utilizzano vengono automaticamente aggiornati. Coordinare la formattazione. In Access 2010 vengono utilizzati esattamente gli stessi temi disponibili in Microsoft Word 2010, Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Excel 2010 e Microsoft Outlook 2010, consentendo di creare facilmente documenti di Office coerenti. Condividere facilmente la personalizzazione. Quando si crea un tema personalizzato, questo è immediatamente disponibile in tutte le applicazioni Office che supportano i temi di Office. Suggerimento rapido: anche le tabelle di Access supportano i temi di Office. Selezionare i tipi di carattere tema disponibili all inizio di un elenco di tipi di carattere (tipi di carattere Intestazione o Corpo) e i colori tema da una tavolozza di colori. Se si seleziona un tema di Office diverso per il database o si modifica il tema, le tabelle verranno automaticamente aggiornate nella nuova selezione di formattazione. 19

23 Controllo Web browser Novità In Access 2010 è stato aggiunto un nuovo controllo Web browser che consente a un utente di creare facilmente mashup in base ai dati. Se, ad esempio, una maschera contiene informazioni sull indirizzo dell ufficio, è possibile aggiungere un controllo Web browser che visualizza un sito Web contenente una mappa dell indirizzo per il record corrente nella maschera. Se si passa a un altro record, la mappa verrà aggiornata in modo dinamico. Figura 11: aggiungere un controllo Web browser e visualizzare contenuto Web dinamico. Aggiungere automazione ed espressioni complesse in modo più intuitivo. Generatore di espressioni Miglioramento Se non si è esperti di generazione di espressioni, potrebbe sembrare un operazione difficile e complessa. Nel Generatore di espressioni migliorato, tuttavia, con il nuovo IntelliSense (completamento automatico, descrizioni comandi e informazioni rapide), viene illustrato nei dettagli il processo di creazione di espressioni per i componenti di Access. 20

24 Figura 12: il Generatore di espressioni è ora dotato di IntelliSense. Di seguito è illustrato come le nuove caratteristiche di IntelliSense consentano di creare rapidamente e facilmente le espressioni e di ridurre gli errori: Informazioni rapide: quando si crea un espressione che include una funzione, ovvero una formula complessa che può utilizzare più elementi denominati argomenti, Informazioni rapide fornisce ulteriori informazioni sulla costruzione della funzione e sull utilizzo degli argomenti. Se, ad esempio, la funzione utilizzata include argomenti facoltativi, tali argomenti verranno visualizzati tra parentesi quadre, consentendo di determinare rapidamente gli elementi da specificare. Completamento automatico: mentre si digitano i nomi dei campi o il nome di un altro elemento, ad esempio una funzione, in Access verranno immediatamente visualizzati tutti gli elementi che corrispondono al profilo ortografico e, quando si utilizza il Completamento automatico, premendo TAB per completare l elemento selezionato, verrà automaticamente inserita la sintassi aggiuntiva eventualmente necessaria. Descrizioni comandi: vengono visualizzate accanto all elemento selezionato nell elenco Completamento automatico e forniscono una descrizione che consente di trovare immediatamente e con sicurezza l elemento desiderato. 21

25 Suggerimenti rapidi: Per visualizzare manualmente tutte le opzioni di IntelliSense disponibili, ad esempio il Completamento automatico, premere CTRL+BARRA SPAZIATRICE. Visualizzare immediatamente la Guida relativa a una funzione. Passare il mouse sopra il nome della funzione in Informazioni rapide, fare clic sul nome della funzione. Verrà visualizzato il relativo argomento della Guida. Campo calcolato Novità In Access 2010 le funzionalità delle tabelle sono state migliorate in modo da creare i calcoli una sola volta e utilizzarli all interno del database. Non è necessario ricreare le espressioni in ogni maschera o report o creare query per renderle più accessibili. È ora possibile creare nelle tabelle campi calcolati in cui archiviare i dati utilizzati nel calcolo. Ma soprattutto con i campi calcolati non è più necessario ripetere i calcoli all interno di un espressione. Progettazione macro Miglioramento Compilare le macro senza fatica tramite IntelliSense. Con Progettazione macro migliorato è ancora più semplice creare macro da zero in modo rapido e facile. Per gli utenti esperti di Access, inoltre, grazie a Progettazione macro sarà più semplice creare, modificare e gestire le macro per estendere l applicazione database. Progettazione macro, illustrato nella Figura 13, include un Catalogo azioni che supporta la ricerca, il contenuto della Guida e frammenti di codice modello. Utilizzare IntelliSense per creare rapidamente le macro e ridurre gli errori. Ottimizzare i miglioramenti di Progettazione macro per aumentare la produttività grazie alla codifica più rapida e alla facilità di riutilizzo delle macro esistenti. Suggerimento rapido: Condividere in modo efficiente le macro con altri utenti o riutilizzare quelle scritte da altri. Incollare semplicemente il codice in un editor di testo e, quando viene incollato in Progettazione macro, verrà convertito da Access nel formato corretto. 22

26 Macro di dati Novità È ora possibile aggiungere la logica direttamente alle tabelle e qualsiasi maschera, query, persino un applicazione esterna, connessa alla tabella erediterà automaticamente le macro di dati. Le macro vengono archiviate nella tabella, non negli oggetti che utilizzano la tabella. Figura 13: utilizzare la macro di dati Prima dell eliminazione per evitare l eliminazione di un record nella tabella se viene soddisfatta una condizione specificata. Di seguito vengono illustrati alcuni scenari in cui le macro di dati consentono di creare un database più efficiente: In un database Inventario, se la quantità di un articolo scende al di sotto di un numero specifico, viene automaticamente creato un record in un altra tabella per ordinare tale articolo. In un database Beneficenza viene inviato un messaggio di posta elettronica a un donatore per ringraziarlo dell elargizione. 23

27 In un database Vendite viene automaticamente calcolato uno sconto se il totale dell ordine supera un importo specifico. In un database Contatto l utente riceve una notifica se non vengono completati tutti i campi indirizzo obbligatori. Se un record viene eliminato, viene automaticamente aggiunto un record a un altra tabella per conservare un audit trail. In un database Attività il valore di un campo relativo alla percentuale di completamento viene impostato su 100% se l attività viene contrassegnata come completata. Suggerimento rapido: utilizzare una macro denominata per condividere le azioni di macro nelle macro di dati e nel codice dell evento 24

28 Ottenere un area di destinazione centralizzata per i dati. Collegamento, importazione e raccolta di dati Miglioramento Se non si ha familiarità con Access o si desidera conoscere nuove caratteristiche, Access semplifica l importazione e il collegamento di dati da fogli di calcolo e database tramite ODBC (Open Database Connectivity) e la raccolta di dati tramite la posta elettronica. 5 È possibile ottenere i dati da più origini e utilizzare gli strumenti conosciuti di Access per connetterli e analizzare o compilare facilmente i report mediante i dati collegati o importati. Di seguito vengono illustrati alcuni modi per aumentare la produttività utilizzando i dati collegati e importati: Stabilire un collegamento a una cartella Contatto in Outlook ed evitare la duplicazione. Aggiornare i dati dei contatti da Access, creare un modulo di immissione dati e includere le regole di convalida dei dati o utilizzare un report di Access per creare etichette postali. Stabilire un collegamento ai dati archiviati in una cartella di lavoro di Microsoft Excel o in un elenco di SharePoint Server e raggruppare e riepilogare in modo efficiente i dati in un report di Access o utilizzare le query di Access avanzate e affidabili in modo da visualizzare con precisione le informazioni corrette. Usufruire del motore dati di Microsoft SQL Server e utilizzare Access per compilare un front-end, costituito da maschere e report di Access, per il database SQL. Raccogliere nuovi dati e aggiornare quelli esistenti tramite posta elettronica. 6 Utilizzare la procedura guidata Raccolta dati tramite messaggi di posta elettronica per generare un modulo HTML o di Microsoft InfoPath e inviarlo tramite posta elettronica per l immissione dei dati. 7 Quando i destinatari rispondono al messaggio, possono compilare il modulo senza uscire dalla Posta in arrivo. Quando il modulo completato viene ricevuto, è possibile aggiornare in modo dinamico la tabella di Access o scegliere di rivedere i moduli completati e di elaborarli da Outlook. Con la procedura guidata Raccolta dati tramite messaggi di posta 5 Alcune origini di dati collegati, ad esempio Microsoft Excel, non possono essere aggiornate da Access. 6 Per inviare e ricevere i moduli completati, è necessario Microsoft Outlook 2007 o versione successiva. Outlook non è necessario per il completamento dei moduli. 7 Se si invia un modulo di Microsoft InfoPath, il destinatario del messaggio deve disporre di InfoPath 2007 o versione successiva per completare il modulo. 25

29 elettronica, non è necessario copiare e incollare i dati o immetterli manualmente per raccoglierli dagli utenti esterni alla Intranet. Suggerimento rapido: se si importano i dati, salvare la procedura di importazione per riutilizzarla in modo rapido ed efficiente. Access consentirà inoltre di creare un attività di Outlook come promemoria per la ripetizione dell importazione. Connessione e supporto di servizi Web per Servizi di integrazione applicativa (BCS) di Microsoft SharePoint 2010 Novità I servizi Web e le applicazioni line-of-business, ad esempio i dati contabili della società o i dati relativi ai clienti, possono essere inclusi direttamente nelle applicazioni compilate. Con Access 2010 è possibile visualizzare i dati considerati attendibili e convalidati dal personale IT. 8 Collaborare più facilmente con gli altri utenti. Documenti attendibili Novità È importante essere protetti da potenziali minacce per il computer e i file. Ma perché ripetere i controlli relativi alla sicurezza anche dopo avere confermato l attendibilità di un file? Proprio per questo motivo, la nuova caratteristica Documenti attendibili, disponibile anche in Word 2010, Excel 2010 e PowerPoint 2010, ha lo scopo di far risparmiare tempo senza compromettere la protezione. Dopo avere confermato che un database con contenuto attivo (ad esempio, macro) è considerato attendibile per l abilitazione, non più è necessario ripetere l operazione. In Access 2010 i file considerati attendibili vengono memorizzati in modo da non ricevere una richiesta ogni volta che si apre un database considerato attendibile in precedenza. 8 Il supporto per i Servizi di integrazione applicativa di Microsoft SharePoint 2010 è configurato in SharePoint Server

30 Figura 14: se l origine del database è attendibile, fare clic su Attiva contenuto per considerare sempre attendibile il database. Se si desidera ottenere ulteriori informazioni prima di considerare attendibile un database, fare clic sul collegamento Il contenuto attivo è stato in parte disattivato. Fare clic per ulteriori dettagli nella barra dei messaggi. Suggerimenti rapidi: se per errore si considera attendibile un database che non lo è o se il contenuto viene aggiunto a un database considerato attendibile in precedenza, il Centro protezione, disponibile tramite la finestra di dialogo Opzioni di Access, consente l accesso rapido per reimpostare i database attendibili o disabilitare la possibilità di considerare attendibili i database. Strumenti per le lingue Miglioramento L esperienza multilingue può essere semplificata e personalizzata. Gli utenti multilingue possono accedere facilmente a un unica finestra di dialogo in Access 2010, in cui è possibile impostare le preferenze per le lingue per la modifica, la visualizzazione e la Guida. Le modifiche apportate alle impostazioni della lingua in Access vengono inoltre propagate automaticamente in tutte le applicazioni Office Modificare rapidamente le impostazioni senza particolari istruzioni. Se il software o il layout di tastiera necessario non è installato, si riceve una notifica contenente i collegamenti che consentono di risolvere facilmente questi problemi. 9 Applicazioni applicabili per Impostazioni lingua: Access 2010, Excel 2010, Microsoft OneNote 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Microsoft Publisher 2010, Microsoft InfoPath 2010 e Microsoft SharePoint Workspace

31 Figura 15: impostare lingue distinte per la modifica, la Guida e la visualizzazione senza uscire da Access. 28

32 Accedere al database in nuovi modi. Database Web Novità Il Web si è rivelato una comoda posizione in cui raccogliere, archiviare centralmente e distribuire soluzioni per un accesso facile e globale e per condividere e collaborare con altri utenti. Con Access 2010, è possibile compilare database Web, pubblicarli in un sito di SharePoint 2010 abilitato per Access Services e utilizzare le autorizzazioni di SharePoint per determinare gli elementi visualizzabili dai singoli utenti. 10 I visitatori di SharePoint, anche se non dispongono di un client Access, possono utilizzare l applicazione database in un Web browser e sincronizzare automaticamente le modifiche apportate. Figura 16: pubblicare il database Web in SharePoint Server 2010 e accedervi tramite un Web browser. 10 Per questa funzionalità, è necessario che siano abilitati Microsoft SharePoint Server 2010 e Access Services. 29

33 È possibile iniziare rapidamente con un modello. Selezionare un modelli di database Web vuoto o iniziare con un modello di database Web predefinito, ad esempio un database Web Beneficenza. In entrambi i casi l applicazione risulterà sicuramente compatibile con il Web e sarà possibile risparmiare tempo prezioso. Con Access 2010 e SharePoint Server 2010, è possibile migliorare la protezione dei dati in modo da soddisfare i requisiti di controllo, backup e conformità dei dati e ottenere una maggiore accessibilità e gestibilità. Suggerimento rapido: Creare una maschera di spostamento per il database Web e impostarla come maschera di visualizzazione Web prima della pubblicazione. Fare clic sulla scheda File per aprire la visualizzazione Backstage e quindi fare clic su Opzioni. Individuare Maschera di visualizzazione Web tra le opzioni Database corrente. Verifica compatibilità Novità Poiché non tutte le caratteristiche sono supportate in un database Web, potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche prima della pubblicazione del database. Utilizzare la nuova Verifica compatibilità per determinare se è necessario apportare modifiche prima della pubblicazione del database. 30

34 Figura 17: verificare la compatibilità con il Web prima di pubblicare il database. Non è necessario formulare ipotesi. Se il database non supera la Verifica compatibilità, non è necessario stabilirne la causa. Tutti gli errori vengono segnalati in un log relativo alla compatibilità con il Web in cui è indicata la causa esatta, oltre a una descrizione e agli argomenti della Guida, in modo da poter eseguire le revisioni necessarie. Suggerimento rapido: per utilizzare la Verifica compatibilità per un solo oggetto, fare clic con il pulsante destro del mouse sull oggetto nel Riquadro di spostamento e quindi scegliere Controlla compatibilità Web. Memorizzazione nella cache e sincronizzazione dei dati Miglioramento Prestazioni più veloci. Quando si è connessi a un origine dati tramite servizi Web o un database Web, alla prima apertura del database i dati vengono memorizzati nella cache locale e vengono salvati in modo permanente nelle sessioni di Access. Durante i successivi utilizzi, la sincronizzazione viene eseguita solo sul contenuto modificato. 31