COME CREARE UNA COMUNICAZIONE / NEWSLETTER

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2 COME CREARE UNA COMUNICAZIONE / NEWSLETTER Benvenuti nella MINI GUIDA di Centrico per la creazione di una nuova Comunicazione o Newsletter. Grazie a questa guida, potrai creare delle comunicazioni ad hoc per le tue campagne Marketing o semplicemente per inviare delle mail. CREAZIONE DI UNA NUOVA COMUNICAZIONE Per creare una nuova comunicazione, entrate nella piattaforma Centrico tramite il bottone Accedi presente sul sito Inserite Username e Password ed entrate nel pannello Comunicazioni. 1

3 Cliccando sul pulsante per la creazione di una nuova , verrà visualizzata a piena pagina la procedura per la creazione e l invio della comunicazione. Essa non rappresenta una singola da inviare ad un singolo contatto, ma rappresenta una comunicazione per tutti i contatti iscritti ad una lista, il cui contenuto può essere personalizzato. Il primo passo consiste nell inserire una descrizione per identificare meglio la comunicazione nel tempo e per renderla comprensibile agli altri utenti: la descrizione ha solo il compito di aiutare gli utenti a catalogare meglio una comunicazione in mezzo a tante create nel tempo; è anche possibile scegliere una cartella di destinazione in cui organizzarla. 2

4 MODELLO Il secondo passo consiste nello scegliere un modello grafico per la comunicazione, in modo da partire con un layout pre-impostato e modificarlo a proprio piacimento. Nel caso nessuno dei modelli disponibili sia di proprio gradimento, sarà possibile inserire direttamente il codice HTML di un modello esterno o utilizzare un modello vuoto per crearne uno es-novo. MODELLO Il terzo passo consiste nella composizione del messaggio in tutte le sue parti: Oggetto HTML dell l in versione testo e grafica, tipica delle newsletter; qualora sia stato selezionato un modello preimpostato, troveremo già un contenuto modificabile attraverso l editor. Testo dell è la versione solo testo del messaggio ; questo formato rappresenta il messaggio che vedranno i dispositivi non sufficientemente avanzati da interpretare il messaggio in formato HTML. 3

5 Nonostante questa opzione stia andando in disuso, Centrico offre la possibilità di gestione per realtà particolari. Il messaggio verrà inviato con entrambi i messaggi (html e testo) incapsulati. Nella composizione del messaggio, il nostro consiglio è di optare per la semplicità in modo che, chi lo riceva, lo visualizzi correttamente. INSERIRE CAMPI DINAMICI Attraverso le combo (in alto a destra) è possibile inserire dei segnaposto che verranno sostituiti dal server durante l invio con i valori inseriti in anagrafica: utilizzando, per esempio, il segna posto Nome dalla combo dei Campi contatto, il Signor Mario Rossi vedrà Mario al posto di %contact_name%. Utilizzando le combo con i campi aziendali, verranno sostituiti i valori dell azienda cui è collegato il contatto, ma se non è collegato a nessuna azienda, verrà inserito uno spazio vuoto. Questi segnaposto, chiamati anche campi dinamici, possono essere inseriti sia nel formato HTML che nel formato testo. 4

6 ATTENZIONE! l utilizzo dei campi dinamici dovrebbe avvenire preferibilmente quando siamo sicuri che i riceventi abbiano valorizzato i campi usati, altrimenti potrebbero leggerla con pezzi mancanti. INSERIRE IMMAGINI O LINK A FILE All interno di una comunicazione si sente spesso la necessità di inserire le i magini dell azienda, dei prodotti da vendere, relative ad un evento o una fiera; nelle comunicazioni di Centrico è possibile fare questo accedendo all area di gestione dei file, dove è possibile caricare file o immagini da inglobare come contenuti (non come allegati). La finestra che si apre dà la possibilità di organizzare i file per cartelle e, una volta selezionati, di inserirli come link o come immagini (qualora lo siano). Esempio 1: dovendo condividere il nuovo catalogo dei prodotti aziendali, impossibile da allegare perché molto pesante, è possibile caricarlo attraverso questa finestra ed inserirlo poi come link; questo darà modo a chi lo riceverà di scaricarlo come file, ma allo stesso tempo di tracciarne il click. Scegli l immagine da inserire o il file da collegare 5

7 UNA VOLTA SCELTO IL LINK O L IMMAGINE, CLICCA PER INSERIRLO NELLA COMUNICAZIONE IMMAGINE LINK Esempio 2: volendo inserire il logo dell azienda in fondo alla , si carica il logo su Centrico, qualora non sia già stato caricato, lo si seleziona e lo si inserisce come immagine. L immagine selezionata verrà inserita nel messaggio dove era stato posizionato il cursore. ALLEGATI Il quarto passaggio riguarda il caricamento di file da allegare: la filosofia da seguire sarebbe quella di non allegare mai file nelle perché si rischia di intasare la posta di chi riceve la comunicazione, soprattutto se il file è grande: inserire un link al file è già un ottima alternativa. Ricorda inoltre che la dimensione massima standard per gli allegati, su Centrico, è 600 KB, qualora si abbiamo necessità particolari, invitiamo a contattare il supporto tecnico per valutare un estensione di tale valore per il tuo account. I file allegati alla comunicazione saranno elencati in una tabella, come mostrato in figura. 6

8 DESTINATARI Viene poi la selezione dei destinatari, ovvero il target di riferimento per cui è stata studiata la comunicazione e chi la riceverà. La scelta dei destinatari è molto importante e comprende: Selezionare la lista. Selezionare eventuali gruppi per inviare la comunicazione solo ai contatti che appartengono a determinati gruppi. Selezionare eventuali filtri per inviare la comunicazione solo ai contatti che rispondono a determinati criteri. In fondo al pannello è possibile vedere i contatti che risultano dalla combinazione delle selezioni (lista, gruppi e filtri) e che riceveranno la comunicazione: questo dà modo di capire quanti e quali sono i contatti. ATTENZIONE! trattandosi di una comunicazione la comunicazione verrà inviata solo ai contatti che avranno l indirizzo associato. 7

9 REVISIONA E FINALIZZA L ultimo passo della creazione riepiloga le informazioni della comunicazione, verificandone la correttezza per un invio senza problemi: oltre ai contenuti, viene controllata anche la configurazione della lista: se tutto è stato fatto a dovere, verranno visualizzate spunte verdi e i pulsanti che permettono l invio della comunicazione saranno attivati, altrimenti no. Si vuole precisare che la spedizione fisica delle viene effettuato dal server di Centrico in modo efficiente, così che le comunicazioni non finiscano nello spam delle caselle di posta elettronica dei contatti a cui si sta spedendo: l utente Centrico, o il computer dalla persona che ha creato la comunicazione, non è assolutamente vincolato dall invio della comunicazione, quindi può scollegarsi dalla piattarma ed essere spento senza problemi. ANTEPRIMA Permette una veloce revisione e visualizzare il messaggio in formato HTML e TESTO, per vedere se tutto è corretto. 8

10 INVIO DI PROVA Permette di inviare la comunicazione a un massimo di dieci contatti per effettuare delle prove di ricezione, per la revisione o la verifica di funzionamento dei link. Il consiglio è di effettuarne qualcuno prima di inviare definitivamente la comunicazione. INVIO SCHEDULATO Permette d impostare una data e ora d invio della comunicazione per prepararle con largo anticipo ed inviarle alla data impostata (e quindi dover essere in ufficio per avviare l invio) o far partire l invio in orari in cui sicuramente non potremmo essere collegati. Invia adesso Permette di avviare la spedizione della comunicazione subito: verrà comunque richiesta una conferma. INVIA ADESSO Permette di avviare la spedizione della comunicazione subito: verrà comunque richiesta una conferma. 9