Istruzioni operative per l utilizzo del Portale Acquisti GDE nei Procedimenti di Qualificazione

Transcript

1 Istruzioni operative per l utilizzo del Portale Acquisti GDE nei Procedimenti di Qualificazione Trento, Giugno 2016

2 Indice INDICE 2 ART. 1 DEFINIZIONI 1 ART. 2 REGISTRAZIONE NEL PORTALE ACQUISTI GDE 3 ART. 3 CONSULTAZIONE ELENCO CATEGORIE MERCEOLOGICHE DELL ALBO FORNITORI GDE 3 ART. 4 RICHIESTA ATTIVAZIONE DEL PROCEDIMENTO DI QUALIFICAZIONE 3 ART. 5 ACCESSO AL PORTALE ACQUISITI GDE 4 ART. 6 ATTIVAZIONE DELLE NOTIFICHE IN AUTOMATICO RELATIVE ALLA MESSAGGISTICA DI QUALIFICAZIONE 5 ART. 7 CONSULTAZIONE DELLE NORME DI QUALIFICAZIONE 6 ART. 8 COMPILAZIONE DEI QUESTIONARI DI VALUTAZIONE 6 ART. 9 DEPOSITO DELLA DOCUMENTAZIONE 8 ART. 9.1 DEPOSITO DOCUMENTAZIONE SENZA DATA DI SCADENZA 10 ART. 9.2 DEPOSITO DOCUMENTAZIONE CON DATA DI SCADENZA 12 ART. 9.3 AGGIORNAMENTO/SOSTITUZIONE DOCUMENTAZIONE GIÀ DEPOSITATA 14 ART. 9.4 DEPOSITO DOCUMENTAZIONE IN CONTENITORI GIÀ PREIMPOSTATI NELL AREA DOCUMENTALE 15 ART. 9.5 COMPILAZIONE DOCUMENTAZIONE PRECARICATA NELL AREA DOCUMENTALE 15 ART. 9.6 NOMENCLATURA DELLA DOCUMENTAZIONE DA DEPOSITARE NEL PORTALE ACQUISTI 16 ART. 10 MODALITÀ DI COMUNICAZIONE: MESSAGGISTICA 17 ART. 11 INSERIMENTO DI UN WEB LINK 18

3 Art. 1 Definizioni Nel presente documento, i termini evidenziati dal carattere maiuscolo hanno il significato indicato di seguito: (A) Albo Fornitori Potenziali: si intende l elenco dei Fornitori Potenziali del Gruppo Dolomiti Energia e la relativa documentazione mantenuta con la soluzione informatica SQM per ogni fase del processo (candidatura, valutazione, registrazione, monitoraggio, provvedimenti limitanti l eleggibilità dei Fornitori ecc.). (B) Albo Fornitori Qualificati: si intende l elenco dei Fornitori Qualificati del Gruppo Dolomiti Energia e la relativa documentazione presente in SQM per ogni fase del processo (candidatura, valutazione, qualificazione, registrazione, monitoraggio ) (C)Area Documentale o Area Collaborativa: area condivisa con il Fornitore all interno del Portale Acquisti per la conservazione e lo scambio sia documentale che di messaggistica. (D) Categoria merceologica: indica l'oggetto del Sistema di Qualificazione. La codifica si basa, per quanto possibile, sul vocabolario comune per gli appalti pubblici (CPV) adottato dal regolamento CE n. 213/2008. (E) CPV: vocabolario comune per gli appalti volto a unificare i riferimenti utilizzati per la (F) descrizione dell'oggetto degli appalti. Firma digitale: si intende la firma elettronica certificata, in conformità alle disposizioni del D.Lgs. n. 82/2005 come modificato dal D.Lgs. n. 235/2010. (G)Fornitore Potenziale: l Operatore Economico che ha completato l autocandidatura (Registrazione) per collaborare con il Gruppo Dolomiti Energia. Questo Fornitore è già pienamente eleggibile per tutte le categorie merceologiche ad esclusione dei Prodotti Critici, per i quali l eleggibilità avviene al superamento della Qualificazione. (H) Fornitore Qualificato: il Fornitore Potenziale di Prodotti Critici che ha completato (I) positivamente il procedimento di Qualificazione. Fornitore Sospeso: il Fornitore Qualificato che, in seguito all esito negativo di campagne di valutazione o in seguito a controversie contrattuali, viene temporaneamente inibito. 1

4 (J) Fornitore o Operatore Economico: una persona fisica o giuridica o un ente aggiudicatore o un raggruppamento di tali persone e/o enti, compresa qualsiasi associazione temporanea di imprese, che offre sul mercato la realizzazione di lavori e/o un opera, la fornitura di prodotti o la prestazione di servizi. (K) GDE: Collettivamente Dolomiti Energia e tutte le Società dalla stessa controllate e/o alla stessa collegate ai sensi dell art del Codice Civile. (L) HSE (Health, Safety, Environment): Qualità, Sicurezza, Ambiente. (M) Portale Acquisti: la piattaforma informatica che il Gruppo Dolomiti Energia utilizza per la gestione delle proprie attività di procurement, in particolare per la gestione della Qualificazione, delle Gare e richieste d Offerta, della fase di Ordine e di gestione contrattuale come canale di comunicazione contrattualmente previsto ( Area Fornitori Portale Acquisti). (N) Prodotti Critici: comprendono i lavori, servizi e forniture per le Società del Gruppo Dolomiti Energia aventi diretta influenza sulla qualità e sicurezza del prodotto/lavoro/servizio finale e sugli impatti ambientali dell organizzazione. (O)Qualificazione dei Fornitori o Procedimento di Qualificazione: procedimento necessario ad accertare se un Fornitore sia in grado di fornire un Prodotto Critico con i requisiti richiesti da GDE. (P) Questionario di Valutazione: informazioni che il Gruppo Dolomiti Energia acquisisce dai Fornitori Potenziali interessati ai fini della qualificazione. Il sistema dei Questionari di Valutazione indaga tre macro categorie di requisiti: generali, qualità-sicurezzaambiente e tecnici. (Q)Registrazione del Fornitore: processo semplificato necessario ad accertare se un fornitore sia in grado di fornire beni, lavori e servizi non rientranti nei Prodotti Critici (R) Revisione: attività di controllo e verifica per il mantenimento dei requisiti richiesti. (S) SQM: acronimo di Supplier Qualification Management sistema informatico per la gestione del Procedimento di Qualificazione. (T) Team di Valutazione: composto dai referenti dell area approvvigionamenti e delle aree tecniche interessate coinvolti nello svolgimento del procedimento di Qualificazione dei Fornitori Potenziali. 2

5 Art. 2 Registrazione nel Portale Acquisti GDE Preliminarmente l Operatore Economico, qualora non lo avesse già fatto, accede al sito web GDE per registrarsi nell Albo Fornitori ( - Area Fornitori - Diventare fornitori Qualificazione) indicando come contatto una persona ed un indirizzo di posta elettronica specifico (ma non PEC) al quale, e solo a questo indirizzo di posta elettronica, perverranno tutte le comunicazioni relative al Procedimento di Qualifica. Nel caso in cui vengano selezionate categorie merceologiche che prevedono un iter di qualificazione aggiuntivo alla registrazione, le credenziali di accesso al Portale Acquisti del Gruppo Dolomiti Energia verranno fornite in un secondo momento. Art. 3 Consultazione elenco categorie merceologiche dell Albo fornitori GDE L elenco delle categorie merceologiche con la relativa classificazione è pubblicato alla seguente pagina web: - Elenco delle categorie merceologiche. Art. 4 Richiesta attivazione del procedimento di qualificazione Per chiedere l attivazione del Procedimento di Qualificazione, l Operatore Economico dovrà inviare notifica a GDE utilizzando la sezione Contatti per fornitori presente sulla pagina web di GDE ( selezionando come oggetto Richiesta attivazione procedimento qualificazione e comunicando le informazionin minimi richieste nelle Norme di Qualificazione. Tipicamente: (A) Ragione sociale dell Operatore Economico (specificare se come Impresa Singola/ATI/Consorzio; nel caso di Consorzi di cui all Art. 34 comma 1 lettere b) e c) del D.Lgs. 163/2006 indicare anche la Consorziata per conto della quale si chiede di essere qualificati). (B) Categoria/e merceologica/he per la/e quale/i attivare la qualificazione. 3

6 Il Team di Valutazione attiverà, quindi, il procedimento di qualificazione ed invierà all Operatore Economico le credenziali (username e password) per accedere al Portale Acquisti ed iniziare l iter di qualificazione. Di seguito sono riportate in dettaglio le modalità operative. Art. 5 Accesso al Portale Acquisiti GDE Una volta in possesso di username e password inviate dal Team di Valutazione, sarà possibile accedere al Portale Acquisti GDE ( Di seguito la videata che apparirà all accesso nel Portale Acquisti (Figura 1). La freccia in Figura 1 indica la posizione dei collegamenti alle seguenti sezioni: o o o aggiornamento dei dati di registrazione (Aggiorno i miei dati); compilazione dei questionari elettronici (Compilo i questionari); navigazione nell Area Documentale del Portale Acquisiti GDE per la consultazione ed il deposito della documentazione (Cartelle documenti fornitore). Figura 1: schermata che si presenta accedendo al Portale degli Acquisti GDE con le credenziali rilasciate al Fornitore Potenziale. 4

7 Art. 6 Attivazione delle notifiche in automatico relative alla messaggistica di qualificazione È necessario attivare la funzione di notifica in automatico, sul proprio indirizzo e mail fornito in sede di registrazione, di ogni messaggio e azione inerente il Procedimento di Qualificazione. Le istruzioni sono le seguenti (Figura 2): (A) Entrare nel menù Qualifica Fornitore (Figura 1). (B) Cliccare Cartelle Documenti Fornitore (Figura 1) presente nella colonna a sinistra. (C)Espandere l albero delle cartelle cliccando sulla freccia a sinistra della cartella Cartelle Documenti (Figura 2). (D) Posizionarsi sulla cartella Documenti di Qualifica (Figura 2). (E) Inserire un flag sulla casella Sottoscr. Abbonamento (Figura 2). (F) Cliccare il tasto Salvare (Figura 2). Figura 2: schermata di attivazione delle notifiche. In tal modo il Fornitore Potenziale riceve un avviso ogni qualvolta venga caricato un documento o un messaggio nell area documentale; in Figura 3 si riporta un esempio di notifica. 5

8 Figura 3: esempio di di segnalazione al Fornitore Potenziale dell avvenuto deposito di documenti/messaggi nell area documentale. Art. 7 Consultazione delle Norme di Qualificazione Le Norme di Qualificazione sono depositate nella cartella ISTRUZIONI QUALIFICAZIONE presente nell Area Documentale del Portale Acquisti GDE. Per accedere a tale cartella è necessario: (A) Accedere al Portale Acquisti GDE con le credenziali in proprio possesso (vedi Art. 5 e Figura 1). (B) Cliccare Cartelle Documenti Fornitore (Figura 1) presente nella colonna a sinistra. (C)Espandere l albero delle cartelle cliccando sulla freccia a sinistra della cartella Cartelle Documenti (Figura 2) presente nella colonna a sinistra. (D) Espandere l albero delle cartelle cliccando sulla freccia a sinistra della cartella Documenti di Qualifica (Figura 2) presente nella colonna a sinistra. (E) Selezionare la cartella ISTRUZIONI QUALIFICAZIONE. Art. 8 Compilazione dei Questionari di Valutazione Le attività di qualificazione iniziano compilando una serie di informazioni contenute in tre tipologie di Questionari elettronici di Valutazione: (A) Questionario relativo ai requisiti di carattere Generale, Amministrativo e Finanziario. (B) Questionario relativo ai requisiti HSE (Qualità, Sicurezza, Ambiente). 6

9 (C)Questionario relativo ai requisiti Tecnici. Accedendo al Portale Acquisti GDE con le credenziali in proprio possesso, nel menù Qualifica fornitore è necessario cliccare Compilo i questionari (Figura 4) nella colonna a sinistra. Quindi appare la lista dei Questionari di Valutazione pubblicati (Figura 5); la pubblicazione dei Questionari viene segnalata con una notifica contenente un link al questionario stesso (Figura 6). Figura 4: schermata per l accesso alla compilazione dei questionari. Figura 5: schermata con l elenco dei questionari da compilare. 7

10 Figura 6: notifica al Fornitore Potenziale con un messaggio della pubblicazione di Questionari di Valutazione da compilare. Si informa che non è possibile salvare la compilazione parziale del questionario. Art. 9 Deposito della documentazione Il procedimento di qualificazione richiede anche il deposito di documentazione nel Portale Acquisti GDE. In particolare, l Allegato A alle Norme di Qualificazione raccoglie le indicazioni dei requisiti minimi per la qualificazione ed identifica i documenti da depositare, la relativa scadenza da inserire durante il caricamento (Art. 9.2), la cartella di deposito ed il nome da assegnare (Art. 9.6). Accedendo al Portale Acquisti GDE con le credenziali in proprio possesso, nel menù Qualifica fornitore (Figura 1), è necessario cliccare Cartelle Documenti Fornitore nella colonna a sinistra e selezionare cartella di deposito indicata nell Allegato A alle Norme di Qualificazione (Figura 7). 8

11 Figura 7: area collaborativa dove depositare la documentazione richiesta. La sezione dell area documentale dedicata alla qualifica è rappresentata dalla cartella Documenti di Qualifica (Figura 7). All interno di tale cartelle si possono individuare due ulteriori sezioni: (A) Cartella Documentazione generale di Qualifica: raccoglie la documentazione relativa alle aree di Valutazione Generale, Amministrativo e Finanziario e HSE (Qualità Sicurezza Ambiente). (B) Cartella Richieste di Qualifica/Richiesta di Qualifica-di estensione-di rinnovo (XX) (numero qualifica in oggetto): raccoglie la documentazione relativa all area di valutazione dei requisiti Tecnici. Tale sezione viene creata per ogni procedimento di qualificazione pertanto è possibile che siano presenti più posizioni contraddistinte da un numero identificativo. Si raccomanda di depositare la documentazione in corrispondenza del procedimento di qualificazione corretto; il riferimento del procedimento di qualificazione viene comunicato via alla persona di contatto una volta attivato il procedimento informatico. In caso di smarrimento di tale informazione è possibile chiedere chiarimenti utilizzando la sezione Contatti per fornitori del sito web del Gruppo Dolomiti Energia ( 9

12 Nel caso in cui il procedimento di qualificazione coinvolga più di una categoria merceologica, la sezione di valutazione Generale, Amministrativo e Finanziario e HSE (Qualità Sicurezza Ambiente) verrà effettuata una sola volta mentre quella tecnica sarà replicata considerando i relativi requisiti specifici. Art. 9.1 Deposito documentazione senza data di scadenza Ad esempio, per caricare un documento nell area documentale senza l inserimento della data di scadenza, l Operatore Economico deve: (A) Cliccare sulla cartella dove depositare il documento (albero nella parte a sinistra della videata). (B) Attendere l apertura della cartella dove inserire il documento, quindi è necessario cliccare Creare (Figura 8) e selezionare l opzione Documento (Figura 9). Figura 8: schermata per il caricamento di documenti nell area collaborativa con riferimento al Certificato di iscrizione alla CCIAA. 10

13 Figura 9: selezione del tipo di oggetto da creare. (C)Inserire il nome del documento che si vuole caricare (vedi Art. 9.6) e selezionare Upload di un file locale. Figura 10: assegnazione del nome. (D) Cliccare Continuare. (E) Premere il tasto sfoglia e selezionare il documento da caricare. (F) Cliccare salva. A questo punto il documento è caricato nell area documentale. 11

14 Per creare una cartella nell area documentale, è necessario operare come sopra indicato avendo l accortezza di selezionare l opzione Cartella anziché Documento (vedi Figura 9). Art. 9.2 Deposito documentazione con data di scadenza Nel caso in cui il documento da caricare sia soggetto a scadenza (vedi le indicazioni contenute nell Allegato A alle Norme di Qualificazione), è necessario creare la versione pdf e: (A) Cliccare sulla cartella dove depositare il documento. (B) Creare un documento come indicato all Art. 9.1 attribuendo il relativo nome (Art. 9.6). (C)Dopo aver cliccato il tasto Creare (Figura 8), attribuire la corretta classificazione selezionando il documento di riferimento (Figura 11). Nel caso in cui il documento in esame non abbia corrispondenza nella lista disponibile a sistema (Figura 11), selezionare ALTRO dalla suddetta lista. Figura 11: assegnazione della classificazione ad un documento per abilitare l inserimento della relativa scadenza. (D) Inserire il nome del documento che si vuole caricare (vedi Art. 9.6) e selezionare Upload di un file locale. (E) Cliccare Continuare. (F) Premere il tasto sfoglia e selezionare il documento da caricare. (G)Cliccare salva. 12

15 (H) Per assegnare la data di scadenza al documento è necessario cliccare sulla cartella dove è stato caricato il file, quindi cliccare in corrispondenza del campo in corrispondenza della colonna Nome (Figura 12). Figura 12: assegnazione della data di scadenza di un documento (parte 1). (I) Indicare la data scadenza del documento nella casella Data Scadenza (Figura 13) e cliccare Salvare. Figura 13: assegnazione della data di scadenza di un documento (parte 2). 13

16 Art. 9.3 Aggiornamento/sostituzione documentazione già depositata Qualora si dovesse procedere ad aggiornare/sostituire documenti già depositati nell area documentale del Portale Acquisti GDE, è necessario operare come segue: (A) Posizionarsi nella cartella contenente il documento da aggiornare. (B) Cliccare sul nome indicato nella colonna Nome (Figura 12). (C)Cliccare il tasto Creare posizionato in basso a destra (Figura 14). Figura 14: aggiornamento documento già depositato (parte 1/2). (D) Inserire il nome della nuova versione del documento, selezionare Upload di un file locale (non selezionare mai Copia del file attuale) quindi cliccare Continuare. 14

17 Figura 15: aggiornamento documento già depositato (parte 2/2). (E) Selezionare il file da inserire e cliccare Salvare. (F) Aggiornare, se necessario la data di scadenza del documento (Figura 13) e cliccare Salvare. Art. 9.4 Deposito documentazione in contenitori già preimpostati nell Area Documentale Qualora all interno delle cartelle dell Area Documentale del Portale Acquisti GDE fossero presenti dei documenti contenitore preimpostati (senza alcun file depositato all interno), per procedere al caricamento del file è necessario seguire le indicazioni contenute nell Art Art. 9.5 Compilazione documentazione precaricata nell Area Documentale Qualora all interno delle cartelle dell Area Documentale del Portale Acquisti GDE fossero presenti dei documenti contenitore preimpostati con all interno un file già depositato da compilare a cura dell Operatore Economico (es. facsimili, ), per procedere al caricamento del file compilato è necessario: (A) Scaricare il file sul proprio computer. (B) Compilare il file. (C)Caricare il file compilato seguendo le indicazioni contenute nell Art

18 Art. 9.6 Nomenclatura della documentazione da depositare nel Portale Acquisti L assegnazione dei nomi ai documenti deve essere coerente con il tipo di file che si desidera caricare. Il Portale Acquisti crea automaticamente una struttura standard per la cartella Documentazione generale Qualifica (Figura 16) dando indicazione immediata del luogo di deposito della documentazione relativa ai requisiti di carattere Generale, Amministrativo e Finanziario ed HSE; pertanto, ove presente, è necessario attenersi alla nomenclatura già utilizzata nel sistema. Figura 16: struttura documentale della cartella Documentazione generale Qualifica. Qualora non vi fosse un indicazione specifica del nome del documento né nella struttura dell Area Documentale nel Portale Acquisti né nei documenti allegati al Procedimento di Qualificazione (Allegato A), è necessario assegnare un nome al file tale da garantire un immediata comprensione della tipologica di documento. 16

19 Art. 10 Modalità di comunicazione: messaggistica Una volta avviato il Procedimento di Qualificazione, le comunicazioni inerenti la qualificazione stessa vanno inoltrate utilizzando esclusivamente la funzionalità di messaggistica del Portale Acquisti come di seguito indicato: (A) Posizionarsi nella cartella Messaggistica all interno di Documenti di Qualifica (Figura 17). (B) Cliccare ed entrare nella sotto-cartella Messaggistica e digitare il messaggio nel box Contributo (Figura 17). (C)Premere Salvare per inviare il messaggio (Figura 18). In fondo alla pagina è possibile visualizzare il riepilogo dei messaggi inviati e ricevuti. Figura 17: messaggistica nell Area Documentale (parte 1). 17

20 Figura 18: messaggistica nell Area Documentale (parte 2). Per poter ricevere notifica via dei messaggi è necessario seguire le indicazioni contenute all Art. 6. Art. 11 Inserimento di un web link All occorrenza, è possibile caricare nell Area Documentale del Portale Acquisti un web link. Le operazioni sono analoghe al deposito di un documento (Art. 9): (A) Cliccare prima sulla cartella di interesse e poi in corrispondenza di Creare (Figura 8). (B) Scegliere l opzione Bookmark (Figura 19). 18

21 Figura 19: inserimento di un web link nell area documentale del Portale degli Acquisti. (C)Inserire il nome corrispondente al link che si vuole caricare. (D) Inserire il collegamento ipertestuale desiderato. (E) Cliccare salva. 19