Comune di Campi Bisenzio

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1 Bilancio di Previsione 2012 Bilancio pluriennale Comune di Campi Bisenzio Piano Esecutivo di Gestione (PEG) del Settore / Servizio Autonomo SERVIZIO AUTONOMO STAFF DEL SINDACO Dirigente / Responsabile Servizio Autonomo ROSSELLA ZARA Funzione Funzione / Servizi / Centro di costo Servizio SEGRETERIA DEL SINDACO UFFICIO COMUNICAZIONE E PARTECIPAZIONE Pag. 1

2 PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE ESERCIZIO Attività gestionali anno 2012 N. Descrizione 1 Segreteria del Sindaco - L Ufficio garantisce l assistenza all attività istituzionale del Sindaco e degli Assessori riconducibile a tre funzioni: attività di segreteria, attività di rappresentanza istituzionale, attività di supporto agli uffici e gestione dei rapporti della Giunta e dell Ente con cittadini e soggetti esterni. 1.1 Attività di segreteria: gestione agenda appuntamenti del Sindaco; convocazione delle riunioni politiche della Giunta; gestione spostamenti del Sindaco e degli Assessori; gestione pratiche amministrative specifiche su incarico del Sindaco; partecipazione alle istruttorie e cura dei rapporti istituzionali per i vari accordi di programma; segreteria per petizioni ed istanze dirette al Sindaco; gestione agenda sale comunali (Sala consiliare Sandro Pertini e Sala Oriana Fallaci al Palazzo comunale, Sala Biliardo Villa Rucellai); 1.2 Attività di rappresentanza istituzionale: gestioe attività del gonfalone comunale; gestione amministrativa concessione patrocinio del Comune; organizzazione, allestimento e gestione tecnica di cerimonie pubbliche; organizzazione e gestione delle manifestazioni pubbliche organizzate dall Ente o alle quali è stato chiamato a partecipare; gestione relazioni esterne del Sindaco e degli Assessori; 1.3 Supporto uffici e gestione dei rapporti della Giunta e dell Ente con cittadini e soggetti esterni: convocazione e assistenza alle assemblee pubbliche; gestione rapporti con organi di partecipazione; pubblicazioni di interesse specifico; gestione agenda sindaco e assessori per matrimoni civili e conf. cittadinanza. 2. Ufficio Comunicazione e Partecipazione L Ufficio cura e coordina l 80 per cento della comunicazione dell Ente verso i cittadini e parte dei rapporti con gli organi di informazione; cura l Albo comunale delle libere forme associative e gestisce lo sportello associazioni; elabora la rassegna stampa quotidiana e gestisce l archivio fotografico dell Ente; gestisce il servizio segnalazioni ed il calendario degli eventi e della manifestazioni sul territorio; 2.1 Attività di comunicazione: gestione amministrativa e coordinamento redazionale del periodico dell Amministrazione DiSegno Comune e relativi speciali e inserti; gestione della news letter settimanale alle associazioni iscritte all Albo comunale; invio Sms alle associazioni per segnalare incontri ed eventi; progettazione grafica campagne di informazione; realizzazione del materiale informativo su servizi ed eventi promossi dall Ente; gestione del servizio segnalazioni dei cittadini; 2.2 Attività di informazione: realizzazione della rassegna stampa quotidiana e delle rassegne monotematiche; gestione del primo piano del sito internet comunale; pubblicazione sul sito istituzionale delle pagine relative a iniziative e manifestazioni; convocazione delle conferenze stampa per sindaco e assessori; invio comunicati stampa agli organi di informazione; 2.3 Sportello associazioni: aggiornamento annuale dell Albo comunale delle libere forme associative; collaborazione con l ufficio mobilità ai procedimenti per l organizzazione di manifestazioni promosse dall Ente e dalle associazioni su aree pubbliche; redazione ed aggiornamento del calendario degli eventi sul territorio. Pag. 2

3 2 Risorse umane assegnate Comune di Campi Bisenzio Situazione al 1 gennaio 2012 Tipologia N TOT. Personale di ruolo a tempo pieno di cui: 8 Cat. A Cat. B 5 Cat. C 2 Cat. D 1 I dir. Personale di ruolo a part-time, di cui: Cat. A Cat. B Cat. C Cat. D I dir. Personale non di ruolo a tempo determinato, di cui: Cat. A Cat. B Cat. C 1 1 Cat. D TOTALE 9 Pag. 3

4 PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE ESERCIZIO Obiettivi anno Obiettivi strategici OTTIMIZZARE LE PROCEDURE DI BACK OFFICE MIGLIORARE I RAPPORTI CON CITTADINI E IMPRESE VALORIZZARE IL TERRITORIO Obiettivi organizzativi SERVIZIO SEGNALAZIONI Situazione attuale Come in molte realtà medio piccole, i cittadini di Campi Bisenzio hanno un rapporto diretto e consolidato con il Comune a cui si rivolgono come interlocutore privilegiato a 360 gradi su tutti gli aspetti che riguardano la comunità. Un dialogo che il cittadino instaura con strumenti diversi e su temi diversi spesso non riconducibili al classico reclamo. Dopo una fase sperimentale nel 2008 l Amministrazione con l obiettivo di strutturare l ascolto ha attivato sulla home del sito istituzionale un canale specifico dove il cittadino può inserire la segnalazione. E nato quindi uno sportello virtuale gestito dall Ufficio Comunicazione e partecipazione che prende in carico le segnalazioni, le classifica ai fini statistici per macro e micro causali e a fronte di ogni segnalazione esterna ricevuta, apre una o più segnalazioni interne agli uffici competenti. Lo sportello concluso il processo interno elabora la risposta al cittadino e la invia secondo la modalità richiesta. All attivazione del servizio è stata costituita una rete di referenti individuati nella struttura organizzativa dell Ente, che dialogano via web con lo Sportello. Per trasferimenti del personale deve essere ridefinita la rete dei referenti interni e per migliorare il servizio offerto al cittadino fissati, secondo le casistiche tempi massimi risposta. Obiettivo è la verifica della rete dei referenti interni e la riduzione dei tempi di risposta al cittadino. Indicatore target GG Percentuale riduzione tempi medi di risposta al cittadino INFORMATIZZAZIONE AGENDA SALE COMUNALI Situazione attuale Il Comune di Campi Bisenzio può concedere ad enti ed associazioni, per iniziative di interesse generale alcune sale del Palazzo comunale e di Villa Rucellai, sale che sono gestite sia dalla segreteria generale che dalla segreteria del sindaco. Questa organizzazione in linea di massima funziona perché evita il sovrapporsi di iniziative e riunioni, ma per ottimizzare il lavoro e ridurre i tempi di gestione l obiettivo è quello di dotare l ente di uno strumento che consenta l immediata visibilità dell agenda sale da parte di tutti gli uffici del Comune. CALENDARIO EVENTI SUL TERRITORIO Situazione attuale- Con l obiettivo di potenziare la partecipazione alla vita della comunità l Amministrazione comunale ha attivato presso l Ufficio Comunicazione e Partecipazione uno Sportello associazioni, che tra le diverse attività svolge un ruolo di coordinamento per gli adempimenti relativi Indagine con uffici su miglioramento servizio e riduzione tempi prenotazione Indagine con uffici su miglioramento che il servizio ha apportato loro lavoro Pag. 4

5 all organizzazione di eventi e manifestazioni promosse dalle associazioni negli spazi pubblici, raccogliendo le varie richieste (utilizzazione sale, occupazione suolo pubblico, somministrazione) e trasmettendole agli uffici di competenza con un parere rispetto alla non concomitanza per luogo e data con altre iniziative. L obiettivo è quello di dotare l ente di uno strumento che consenta l immediata visibilità del calendario da parte di tutti gli uffici del Comune e una volta testata la validità del servizio estenderne la visione ai soggetti esterni. N. Obiettivi operativi RIORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO SEGNALAZIONI Verifica rete dei referenti interni e riduzione dei tempi di risposta al cittadino N. Azioni 2012 Fine prevista Indicatori 1 Analisi criticità rete referenti e analisi tempi attuali risposta dei singoli uffici allo sportello Maggio 2012 N. Segnalazioni pervenute N. Referenti 2 Incontri con dirigenti settori/servizi autonomi per esame rete referenti e dei tempi attuali risposta 3 Definizione rete referenti e secondo tipologia tempi max di risposta 15 luglio 2012 Tempi medi annuali risposta uffici allo sportello Settembre 2012 Tempi medi annuali risposta sportello al cittadino Indagine qualità servizio con iscritti a canale segnalazioni Azione Indicatori 2012 Valore iniziale Valore atteso 1 N. Segnalazioni pervenute N. Referenti 29 Da definire 3 Tempi medi annuali risposta uffici allo sportello 4 Tempi medi annuali risposta sportello al cittadino 5 Indagine qualità servizio con iscritti a canale segnalazioni Non rilevato 40 gg. 63, % positivo N. Obiettivi operativi 2012 Pag. 5

6 2 INFORMATIZZAZIONE AGENDA SALE COMUNALI Riduzione tempi gestione e impedire sovrapposizioni di riunioni N. Azioni 2012 Fine prevista Indicatori 1 Regolamentazione iter utilizzazione o Ottobre 2012 n. sale gestite concessione sale e definizione competenze uffici (sola consultazione o gestione) 2 Realizzazione agenda e aggiornamento Novembre 2012 n. appuntamenti inseriti Azione Indicatori 2012 Valore iniziale Valore atteso 1 n. sale gestite n. appuntamenti inseriti N. Obiettivi operativi CALENDARIO EVENTI SUL TERRITORIO Regolare procedure ed uso spazi pubblici, fornire uffici di un calendario che consenta di evitare sovrapposizioni di eventi e programmare eventuali loro attività N. Azioni 2012 Fine prevista Indicatori 1 Realizzazione calendario e aggiornamento luglio 2012 n. eventi inseriti Azione Indicatori 2012 Valore iniziale Valore atteso 1 n. eventi inseriti Pag. 6