NOTE E.R.P. (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) LA PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ AZIENDALI STRATEGIA E FUNZIONALITÀ

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1 LA PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ AZIENDALI E.R.P. (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) STRATEGIA E FUNZIONALITÀ L INTEGRAZIONE DELLE ATTIVITÀ LA COMUNICAZIONE TRA LE UNITA AZIENDALI I PROCESSI DECISIONALI RILEVANZA STRATEGICA E CRITICITÀ EFFETTI DEI SISTEMI ERP

2 FUNZIONI DI SUPPORTO I I SISTEMI ERP ERPSUPPORTANO LA LA GESTIONE AZIENDALE SU SU DIVERSI PIANI: PIANI: 1 INTEGRAZIONE INTEGRAZIONE DELLE DELLE ATTIVITA ATTIVITA 2 COMUNICAZIONE COMUNICAZIONE FRA FRA LE LE UNITA UNITA AZIENDALI AZIENDALI 3 PROCESSI PROCESSI DECISIONALI DECISIONALI I sistemi ERP supportano la gestione aziendale su diversi piani: quello della integrazione delle attività nei diversi processi aziendali, quello della comunicazione fra le unità aziendali, quello della tempestività e qualità delle decisioni.

3 L INTEGRAZIONE DELLE ATTIVITÀ UNA TRANSAZIONE IN UN MODULO APPLICATIVO COMPORTA AGGIORNAMENTO DEI DATI A TUTTI I GRUPPI FUNZIONALI Sul piano della integrazione delle attività, in un sistema ERP le procedure operative riferite ai diversi eventi gestionali vengono sistematicamente correlate in modo da creare catene di processi e qualsiasi transazione avviata in un modulo applicativo comporta automaticamente il relativo aggiornamento dei dati inerenti quella transazione in tutti i gruppi funzionali correlati. Ad esempio nel caso di una operazione di acquisto, il sistema segnala il fabbisogno di acquisto, tiene traccia della richiesta di acquisto, segue l iter successivo all autorizzazione sino al ricevimento della merce ordinata alla liquidazione del debito nei confronti del fornitore.

4 LA COMUNICAZIONE TRA LE UNITA AZIENDALI OGNI OPERATORE HA ANALOGA VISIBILITA SUI PRINCIPALI PROCESSI AZIENDALI PARLARE LO STESSO LINGUAGGIO AIUTA A CREARE UNA VISIONE CONDIVISA DELL AZIENDA E FAVORISCE IL GIOCO DI SQUADRA Sul versante della comunicazione, un sistema informativo unico integrato offre a ciascun operatore una analoga visibilità sui principali processi aziendali. In un sistema informativo tradizionale i dati delle singole funzioni possono essere disallineati (e quindi diversi) perché diversi sono i sistemi informativi in dotazione in ciascuna area e perché diversi sono i linguaggi aziendali sviluppati localmente per interfacciare i diversi ambienti di riferimento. Codifiche e raggruppamenti differenti rendono le informazioni tra loro non integrabili né confrontabili. La mancanza di standard comuni rallenta e rende difficoltoso il flusso delle informazioni fra le diverse unità ed aree. Pertanto i dati risultano poco affidabili e le decisioni poco tempestive. La diversa organizzazione dei dati porta ogni funzione ad approcciare differentemente lo stesso problema. La mancanza di linguaggio comune rende difficili le decisioni di gruppo e può portare a soluzioni locali inadeguate a livello aziendale. I sistemi ERP hanno saputo cogliere i frutti dell evoluzione dell Information Technology che ha reso accessibili data base comuni in grado di rendere disponibili le informazioni in tempo reale, garantendo trasparenza e visibilità su ogni singolo processo e consentendo risposte tempestive ai bisogni del cliente. La disponibilità immediata delle informazioni aggiornate favorisce la trasparenza ad ogni livello dell organizzazione favorendo i processi di comunicazione.

5 I PROCESSI DECISIONALI LAVORARE SU DATI AGGIORNATI PRENDERE DECISIONI IN UN CONTESTO DI MAGGIOR CERTEZZA Sul versante dei processi decisionali, poter lavorare su dati aggiornati in tempo reale, affidabili e comuni alle diverse unità funzionalità, oltre a migliorare la qualità del lavoro (spostando le energie dall aggiornamento dei dati al loro utilizzo) consente di prendere decisioni in un contesto di maggior certezza. In un sistema integrato la comunanza di data base consente infatti a tutte le unità operative di poter disporre in tempo reale di dati univoci e condivisi su cui condurre analisi sia standard che ad hoc.

6 RILEVANZA STRATEGICA E CRITICITA DEI SISTEMI ERP CICLO DI VITA DEI SISTEMI INFORMATICI Livello degli investimenti in tecnologie dell informazione FASE I Introduzione Facilitazione delle tecnologie dell informazione Natura delle applicazioni Paghe e stipendi Contabilità clienti Contabilità fornitori Fatturazione FASE II Espansione Impiego diffuso delle tecnologie dell informazione Natura delle applicazioni Gestione tesoreria Contabilità generale Budgeting Analisi progetti di investimento Analisi previsionali Gestione ordini Controllo magazzini FASE III Controllo e razionalizzazione Gestione selettiva dell impiego delle tecnologie dell informazione Natura delle applicazioni Integrazione tra sistema contabile e sistemi operativi alimentanti Integrazione tra sistema civilistico e sistema gestionale Unificazione data base e gestione unitaria dei processi di trattamento dati FASE I Maturità Estensione dell impiego delle tecnologie dell informazione Natura delle applicazioni Modelli di simulazione Modelli di pianificazione finanziaria Sistemi di interrogazione online Tempo Fonte: Nolan, Gibson, Managing the Stages of Edp Growth, Harvard Business Review) 1974 L uso dei sistemi integrati cambia il modo di lavorare delle persone in azienda: ogni persona introduce un tassello di informazione che arricchisce il corredo informativo di una transazione o di un altro oggetto di informazione. Ogni operatore utilizza al meglio le componenti di informazione messe a disposizione da chi è intervenuto precedentemente sul processo e lascia a sua volta un corredo utile per chi seguirà. In tale contesto, la necessità di lavorare in modo coordinato è molto più forte che in un sistema tradizionale, il che spinge non solo all integrazione all interno della propria unità, ma anche con le altre funzioni. Se ciò per un verso evita duplicazioni e inefficienze, per altro verso comporta però una maggiora responsabilizzazione sulla qualità dei dati immessi nel sistema. Per apprezzare appieno il percorso che l informatica aziendale ha dovuto compiere per giungere ai sistemi ERP può essere utile rifarsi alla schematizzazione del processo di introduzione e diffusione delle tecnologie informatiche in azienda proposta da Nolan e Gibson riportato in figura.

7 RILEVANZA STRATEGICA E CRITICITA DEI SISTEMI ERP SECONDO UNO SCHEMA RIGIDAMENTE SEQUENZIALE, NEL CORSO DELLA SUA ESISTENZA OGNI AZIENDA SI TROVA A DOVER PERCORRERE, PIÙ O MENO VELOCEMENTE, CON MAGGIORI O MINORI PROBLEMI, UN PERCORSO EVOLUTIVO DI SVILUPPO INFORMATICO SCANDITO DA ALCUNE FASI: La fase di introduzione, solitamente avviata con l automazione di procedure locali, vede nell informatica la possibilità di ridurre i costi connessi alla gestione di attività ripetitive e routinarie. Si pensi alle procedure di contabilità generale. La fase di espansione, vede un ampliamento dello spazio di impiego delle tecnologie informatiche anche ad attività meno strutturate: ad esempio nell area amministrativa l impiego dell informatica valica i confini della contabilità generale e comincia a supportare l area del budgeting e del controllo di gestione. La fase di controllo e razionalizzazione si caratterizza per i primi sforzi di integrazione delle diverse applicazioni appartenenti alla stessa area funzionale e, soprattutto, per la crescente attenzione rivolta alla gestione del patrimonio aziendale dei dati. Sempre con riferimento all area amministrativa, sono tipici di questa fase interventi di centralizzazione delle attività di progettazione del sistema informativo volti a mettere ordine nella varietà di sistemi locali diffusisi nella fase precedente. La fase di maturità è caratterizzata dall enfasi posta sulla integrazione fra procedure e sistemi appartenenti ad aree funzionali diverse ma dalla cui connessione discende la possibilità di gestire in modo efficiente flussi di transazioni e processi.

8 RILEVANZA STRATEGICA E CRITICITA DEI SISTEMI ERP L INTEGRAZIONE INTERESSA: 1 L INTERCONNESSIONE INFORMATIVA TRA LE DIVERSE UNITA COINVOLTE NELLA GESTIONE DEI PRINCIPALI PROCESSI AZIENDALI 2 LA CONDIVISIONE DEI LINGUAGGI FUNZIONALI AL FINE DI CONSENTIRE UNA LEGGIBILITA DEI PROCESSI (E UNA FACILE IDENTIFICAZIONE DELLE LORO DISFUNZIONI) A TUTTI COLORO CHE VI SIANO IMPEGNATI 3 L INTEGRAZIONE COGNITIVA CONSEGUENTE ALLA SOCIALIZZAZIONE DELLE PROBLEMATICHE OPERATIVE E DELLE CONOSCENZE LOCALI SULLE MODALITA DI SVOLGIMENTO DEI PROCESSI L introduzione dei sistemi ERP in azienda si propone come fase evoluta del processo di informatizzazione: richiede dunque di essere adeguatamente preparata e guidata giacché rappresenta un vero e proprio salto di qualità, ma anche di complessità rispetto ai sistemi precedenti. L integrazione ricercata attraverso i sistemi ERP interessa infatti tutti i diversi piani di governo delle interdipendenze di cui in precedenza si è detto, ed in particolare: l interconnessione informativa la condivisione dei linguaggi funzionali l integrazione cognitiva

9 L INTRODUZIONE DEI SISTEMI ERP HA RILEVANZA STRATEGICA CONDIZIONA L OPERATIVITA DELLE IMPRESE Rilevanza strategica alta bassa Sistemi di Reporting Direzionali Applicazioni a supporto del Budgeting Sistemi di General Ledger* Applicazioni per la gestione centralizzata delle note spese bassa Criticità operativa Applicazioni integrate di gestione del ciclo logistico Sistemi MRP/MRP II Sistemi ERP Sistemi CRP Sistemi di Home Banking Applicazioni per la fatturazione centralizzata alta (*) CONTABILITÀ GENERALE E INDUSTRIALE INTEGRATO Secondo lo schema riportato in figura, presentano elevata criticità operativa le applicazioni informatiche che supportano le attività di gestione operativa. Senza un adeguato funzionamento di queste la qualità del servizio erogato ai clienti (o anche solo la funzionalità interna del sistema aziendale) risulterebbe pregiudicata. Rivestono rilevanza strategica le applicazioni da cui dipende in misura decisiva il vantaggio competitivo (di costo o di differenziazione) dell impresa.

10 L INTRODUZIONE DEI SISTEMI ERP CONCLUSIONI VANTAGGI SVANTAGGI SISTEMI INFORMATIVI TRADIZIONALI Il malfunzionamento di uno dei sottosistemi non pregiudica lo svolgimento della gestione Sono sistemi obsoleti, poveri in termini di efficienza e flessibilità SISTEMI ERP Sono sistemi che consentono di costruire strategie di efficienza e flessibilità da cui dovrebbe derivare un vantaggio competitivo significativo e sostenibile Ogni disfunzione ha profonde e dirette ripercussioni sulla gestione complessiva I sistemi ERP si collocano dunque fra le applicazioni di maggior portata strategica ma anche a più elevata criticità operativa. Ciò può spiegare i legittimi timori espressi da coloro i quali si avvicinano ai sistemi ERP partendo da sistemi informativi estremamente articolati e poco collegati fra loro: si tratta di preoccupazioni legate per un verso al rischio che l organizzazione rigetti l integrazione totale che i sistemi propongono, per altro verso alla capacità dell organizzazione stessa di risolvere le complessità intrinseca di questi sistemi. Si tratta di preoccupazioni legittime giacché il livello delle attese di miglioramento è almeno proporzionale all entità degli investimenti (finanziari e di risorse umane) da allocare ad un progetto la cui complessità è innegabile ed il cui successo dipende in larga misura dalla capacità di aggregare attorno ad esso le migliori energie e menti dell azienda, in uno sforzo unitario di cambiamento non solo delle procedure e delle prassi ma della cultura e del modo di essere organizzazione.