DISPOSIZIONI NEL MANUALE DI GESTIONE PER LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO DIGITALE
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1 Prof. Stefano Pigliapoco DISPOSIZIONI NEL MANUALE DI GESTIONE PER LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO DIGITALE piglias@gmail.com
2 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Riferimenti normativi: DPR n. 445/2000 Testo unico delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico Circolare AGID n. 60/2013 Informazioni minime associate ai messaggi scambiati tra le pubbliche amministrazioni DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
3 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale DPCM 13 novembre 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
4 Adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti Il DPCM 3/12/2013 è entrato in vigore l 11/4/2014 per cui da questa data cessa di avere efficacia l DPCM 31 ottobre Le pubbliche amministrazioni devono adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre 18 mesi dall entrata in vigore del presente decreto, cioè entro il 12 ottobre 2015
5 Adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti Il DPCM , recante le regole tecniche sul documento informatico e diverse disposizione in materia di protocollo informatico, è entrato in vigore l 11/2/2015. Le pubbliche amministrazioni devono adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall'entrata in vigore del presente decreto, cioè entro l 11/08/2016.
6 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 3, DPCM 3/12/2013] Le pubbliche amministrazioni devono: Individuare le AOO di cui all art. 50 del DPR n. 445/2000 Nominare in ciascuna AOO il Responsabile della gestione documentale e un suo vicario Nel caso di più AOO occorre nominare anche un Coordinatore della gestione documentale e un suo vicario
7 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Adottare un Manuale di gestione dei documenti su proposta del Responsabile della gestione documentale Definire, su indicazione del Responsabile della gestione documentale, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all eliminazione dei protocolli interni diversi dal protocollo informatico. Tali elementi devono essere riportati nel Manuale di gestione
8 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 5, DPCM 3/12/2013] Manuale di gestione Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Il Manuale deve essere predisposto dal Responsabile della conservazione, il quale ne deve curare l approvazione da parte dell organo deliberante e la pubblicazione sul sito istituzionale
9 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 4, DPCM 3/12/2013] Il Responsabile della gestione documentale deve: Predisporre il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, d intesa con i Responsabili della conservazione, dei sistemi informativi e della privacy Riportare nel manuale di gestione la descrizione funzionale ed operativa del componente sistema di protocollo informatico, con particolare riferimento alle modalità di utilizzo, e il piano di sicurezza dei documenti informatici
10 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 7, DPCM 3/12/2013] Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico: univoca identificazione ed autenticazione degli utenti; protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri; garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati; registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne l identificazione
11 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Il sistema di protocollo informatico deve rispettare le misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui all allegato B del codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al d. lgs. n. 196/2003
12 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Nel Manuale di gestione devono essere indicati: Le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici e per lo scambio degli stessi all interno ed all esterno dell AOO, ivi comprese le caselle di posta elettronica, anche certificata, utilizzate La descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati
13 Firma elettronica L art. 1, c. 1, lett. q), del codice dell amministrazione digitale (CAD), recependo l art. 2, c. 1, direttiva UE n. 1999/93, definisce firma elettronica l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica. È generata con un dispositivo che può essere un software o un hardware usato per applicare i dati per la creazione di una firma (codici o chiavi crittografiche private)
14 Firma elettronica [Art 21, c. 1, CAD] - Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità
15 Regolamento eidas (n. 910/2014/UE) Il Regolamento UE n. 910/2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (regolamento eidas, electronic IDentification Authentication and Signature) si applica ai regimi di identificazione elettronica notificati da uno Stato membro, nonché ai prestatori dei servizi fiduciari stabiliti nell Unione europea. Disegna un quadro giuridico omogeneo, unico e interoperabile a livello europeo, per le firme elettroniche, i sigilli elettronici, le validazioni temporali elettroniche, i servizi elettronici di recapito certificato e i servizi relativi ai certificati di autenticazione di siti web. È entrato in vigore il 17 settembre 2014 e si applicherà dal 1 luglio 2016, fatte salve alcune eccezioni
16 Sistema SPID [Art. 64 del CAD] 2-bis) Per favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID). 2-ter. Il sistema SPID è costituito come insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo accreditamento da parte dell'agid, gestiscono i servizi di registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per conto delle pubbliche amministrazioni
17 Soggetti partecipanti al SPID DPCM 24 ottobre 2014 Definizione delle caratteristiche del SPID di cittadini e imprese, nonché dei tempi e delle modalità di adozione da parte della pubbliche amministrazioni e delle imprese Le pubbliche amministrazioni devono aderire allo SPID, con le modalità stabilite dall'agenzia, entro i ventiquattro mesi successivi all'accreditamento del primo gestore dell'identità digitale Il processo di accreditamento è iniziato il 15 settembre 2015
18 Strumenti per l accesso ai servizi in rete Con l'istituzione del sistema SPID, le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso in rete ai propri servizi solo mediante la CIE o la CNS, ovvero mediante servizi offerti dal medesimo sistema SPID
19 Firme digitale [Art. 1, c. 1, lett. r)] Per firma digitale s intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici
20 Firma digitale [Art 21, c. 2, CAD] - Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria
21 Efficacia di una firma digitale L art. 4, c. 3, del DPCM 22 febbraio 2013 dichiara che il documento informatico sottoscritto con una firma elettronica qualificata o digitale ( ) non soddisfa il requisito di immodificabilità previsto dall art. 21, c. 2, del CAD, se contiene macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.
22 Requisiti dei formati elettronici [Allegato n. 2, DPCM 3/12/2013] Criteri di scelta dei formati elettronici idonei alla formazione e gestione dei documenti informatici, i quali devono essere indicati nel manuale di gestione. Nel manuale si devono specificare anche i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni I formati elettronici indicati per la conservazione: PDF-PDF/A, TIFF, JPG (JPEG 2000), Office Open XML (OOXML), Open Document Format (ODF), XML, TXT, nel formato di cui alla RFC 2822/MIME
23 Efficacia di una firma digitale La verifica tecnica di una firma digitale non esaurisce il controllo dell efficacia giuridica di una firma digitale. Infatti, ai sensi dell art. 62 del DPCM 22/02/2013 le firme elettroniche qualificati o digitali, ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile a terzi che collochi la generazione della firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.
24 Efficacia di una firma digitale Ai sensi dell art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013, oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico uifficiale o di una pubblica amministrazione Il riferimento temporale ottenuto attraverso l utilizzo del servizio di posta elettronica certificata Il riferimento temporale ottenuto attraverso l utilizzo della marcatura postale elettronica (convenzione postale universale)
25 Produzione dei documenti informatici Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile è associato un riferimento temporale Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione
26 Produzione dei documenti informatici DPCM , art. 3 Il documento informatico è formato mediante: a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
27 Produzione dei documenti informatici c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
28 Documenti amministrativi informatici Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di cui all'art. 3, anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti.
29 Documenti amministrativi informatici Il documento amministrativo informatico, di cui all'art 23 ter del CAD, formato mediante una delle modalità di cui all'art. 3, comma 1, del DPCM 13/11/2014, è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti, comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri di cui all'art. 53, c. 5, del DPR n. 445/2000, dei repertori e degli archivi, nonché degli albi, degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all'art. 40, comma 4, del CAD
30 Documenti amministrativi informatici Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5 bis, 40 bis e 65 del CAD sono identificate e trattate come i documenti amministrativi informatici nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al comma 3 ovvero, se soggette a norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti per riassunto, memorizzate in specifici archivi informatici dettagliatamente descritti nel manuale di gestione.
31 Documenti amministrativi informatici Al documento amministrativo informatico viene associato l'insieme minimo dei metadati di cui all'art. 53 del DPR n. 445/2000, fatti salvi i documenti soggetti a registrazione particolare che comunque possono contenere al proprio interno o avere associati l'insieme minimo dei metadati di cui all'art. 3, comma 9, come descritto nel manuale di gestione. I metadati associati al documento amministrativo informatico, di tipo generale o appartenente ad una tipologia comune a più amministrazioni, sono definiti dalle PA competenti, ove necessario sentito il MIBACT, e trasmessi all AGID che ne cura la pubblicazione online sul proprio sito
32 Metadati minimi del documento informatico [DPCM 3/12/2013, allegato 5] Metadati minimi del documento amministrativo informatico codice identificativo dell amministrazione codice identificativo dell AOO codice identificativo del registro numero e data di protocollo oggetto mittente destinatario o destinatari
33 Metadati minimi del documento informatico persona o ufficio della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento; indice di classificazione; identificazione degli allegati; informazioni sul procedimento a cui si riferisce e sul trattamento da applicare al documento.
34 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Nel Manuale di gestione occorre: Descrivere il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici pervenuti attraverso canali diversi da quelli previsti dagli articoli 16 (posta elettronica) e 17 (cooperazione applicativa) del DPCM 3/12/2013, nonché tramite fax, raccomandata o assicurata
35 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Specificare le regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti, con l indicazione dei criteri per l ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso AOO della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni Elencare le unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno dell AOO Esplicitare i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali
36 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Elencare le tipologie documentarie escluse dalla registrazione di protocollo e quelle soggette a registrazione particolare Elencare i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche, repertori, albi, elenchi e ogni raccolta di dati concernenti stati, qualità personali e fatti, prodotti dall amministrazione su supporto informatico in sostituzione dei registri cartacei
37 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate per quelli cartacei con l aggiunta, tra i dati obbligatori, dell impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto [Art. 19, DPCM 3/12/2013] - L impronta va calcolata per ciascun documento informatico associato alla registrazione di protocollo
38 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 8, DPCM 3/12/2013] L annullamento delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo L annullamento anche di un solo campo, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l ora e all autore della modifica.
39 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 53, c. 2, DPR n. 445/200] - Il sistema di gestione informatica dei documenti deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno [Art. 7, c. 5, DPCM 3/12/2013] Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l immodificabilità del contenuto
40 Produzione del registro giornaliero informatico di protocollo Nel Manuale di gestione si devono specificare le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire l immodificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione.
41 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 63, c. 1, DPR n. 445/2000] - Il Responsabile della gestione documentale autorizza la registrazione su uno o più registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione e di ripristino della funzionalità del sistema Nel manuale di gestione si deve descrivere le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente
42 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale Nel manuale di gestione dei documenti occorre: Riportare il sistema di classificazione, con l indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto Descrivere le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l insieme minimo dei metadati ad essi associati
43 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [Art. 3, DPCM 3/12/2013] - il sistema di conservazione deve assicurare, dalla presa in carico dal produttore fino all eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: i fascicoli informatici e le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad esse associati
44 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale il fascicolo informatico è definito come un aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito ai sensi dell art. 41 del CAD.
45 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale L aggregazione documentale informatica, invece, viene indicata come una raccolta di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell ente
46 Metadati minimi del fascicolo informatico [DPCM 3/12/2013, allegato 5] Metadati minimi del fascicolo informatico Identificativo univoco e persistente Amministrazione titolare (titolare del procedimento che cura la costituzione e la gestione del fascicolo o dell ADI) Amministrazioni partecipanti (all iter del procedimento) Responsabile del procedimento (nome, cognome, c. fiscale) Oggetto Documento (elenco identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo)
47 Gestione informatica dei documenti e archiviazione digitale [DPCM 13/11/2014, art. 13] - I fascicoli di cui all'art. 41 del CAD e all'art. 64, comma 4, e all'art. 65 del DPR n. 445/2000, fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contengono l'insieme minimo dei metadati indicati al comma 2 ter del predetto art. 41 del CAD, nel formato specificato nell'allegato 5 del presente decreto, e la classificazione di cui al citato art. 64 del citato decreto n. 445 del 2000 Eventuali aggregazioni documentali informatiche sono gestite nel sistema di protocollo informatico e sono descritte nel Manuale di gestione
48 Normativa vigente in materia di conservazione digitale D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e smi - Codice dell amministrazione digitale DPCM 3/12/2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione, emanate in sostituzione della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, che, per i sistemi esistenti alla data del 12/4/2014, resta valida per un arco temporale massimo di 36 mesi
49 Scarto dei documenti informatici [Art. 3, DPCM 3/12/2013] - Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell intero ciclo di gestione dell oggetto conservato (dalla sua acquisizione alla sua eliminazione o selezione). Il sistema di conservazione garantisce l accesso all oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico.
50 Conservazione di archivi digitali [Art. 5, c. 3, DPCM 3/12/2013] - Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione all interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all articolo 44-bis, comma 1, del CAD, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni
51 Conservazione di archivi digitali [Art. 9, DPCM 3/12/2013] Il processo di conservazione prevede: l acquisizione da parte del sistema di conservazione del SIP per la sua presa in carico; la verifica che il SIP e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e i formati elettronici abilitati; il rifiuto del SIP, nel caso in cui le verifiche di cui sopra abbiano evidenziato delle anomalie;
52 Conservazione di archivi digitali la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più SIP, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento all UTC, e una o più impronte, calcolate sull intero contenuto del SIP, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione; l eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione;
53 Conservazione di archivi digitali la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione dell AIP sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell allegato 4 e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione; la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del DIP ai fini dell esibizione richiesta dall utente;
54 Conservazione di archivi digitali lo scarto dell AIP dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore; nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono particolare interesse storico-artistico, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali rilasciata al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia.
55 Conservazione di archivi digitali [Art. 7, DPCM 3/12/2013] Il Responsabile della conservazione opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, oltre che con il responsabile della gestione documentale per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato
56 Conservazione di archivi digitali [Art. 8, DPCM 3/12/2013] Manuale di conservazione Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
57 Conservazione di archivi digitali Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del Responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato Nelle pubbliche amministrazioni, il Responsabile della conservazione può essere la stessa persona che ricopre l incarico di Responsabile della gestione documentale ovvero dal Coordinatore della gestione documentale.
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