DISCIPLINA RIMBORSI PER MISSIONI E TRASFERTE

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1 DISCIPLINA RIMBORSI PER MISSIONI E TRASFERTE Art. 1) OBIETTIVI E SCOPI Il presente regolamento disciplina la finanza e la contabilità, le modalità di conferimento ed il trattamento economico degli incarichi di missione. Per missione si intende la prestazione di un attività di servizio svolta fuori dal comune o dell area intercomunale dov è collocata la propria sede di lavoro. L area intercomunale non può avere un estensione superiore ad una distanza di 25 Km dai confini del comune di assegnazione della propria sede di lavoro. Gli scopi della missione devono essere consoni ai fini propri della Fondazione. Art. 2) AUTORIZZAZIONE E consentito inviare in missione sia in Italia che all estero i dirigenti, i dipendenti ed i collaboratori della Fondazione. La missione del collaboratore dovrà rientrare nell oggetto del contratto di collaborazione coordinata e continuativa. La missione viene proposta dal Dirigente competente ed autorizzata dal Direttore Generale, mediante l apposizione di firma sul modello in uso presso la Fondazione. Copia della suddetta autorizzazione dovrà essere inviata con un anticipo di almeno 5 giorni all Ufficio del Personale, per le tempestive comunicazioni agli uffici competenti, e da questi trasmessa all Ufficio Ragioneria per consentire i necessari adempimenti, anche ai fini della corresponsione dell eventuale anticipo. Nel modello di cui al secondo comma devono risultare i seguenti elementi: a) nome e cognome; b) qualifica e livello; c) località di missione; d) data presunta di inizio e fine missione; e) oggetto della missione; f) mezzo di trasporto usato (con idonea motivazione quando trattasi di mezzi straordinari); g) centro di costo sul quale deve gravare la spesa. Il giorno e l ora di inizio e fine della missione debbono risultare da una dichiarazione scritta del richiedente, controfirmata dal dirigente del settore/servizio d appartenenza. Art. 3) DURATA DELLA MISSIONE La missione su territorio nazionale eseguita, anche saltuariamente, nella medesima località non può mai superare i 240 giorni. Tale limite è ridotto a 180 giorni per le missioni effettuate all estero. 1

2 Art. 4) MEZZI DI TRASPORTO Per lo svolgimento dell incarico di missione è previsto l utilizzo di mezzi ordinari di trasporto, salvo l autorizzazione ad avvalersi di mezzi straordinari. Sono considerati mezzi ordinari: a) il treno, la metropolitana, l autobus, l aereo, la nave, il servizio di trasporto collettivo da/per gli aeroporti; b) gli eventuali mezzi di trasporto della Fondazione; c) i taxi, purché limitati a tragitti urbani e al collegamento tra l aeroporto ed il luogo di svolgimento della missione. Sono considerati mezzi straordinari; a) i mezzi noleggiati; b) il mezzo di proprietà dell interessato; c) i taxi in tragitti extraurbani. L impiego di mezzi straordinari, sia per missioni in Italia che all estero, è sempre subordinato a preventiva autorizzazione del Direttore Generale e alla sussistenza di una delle seguenti condizioni: - Quando esiste una convenienza economica. - Quando il luogo della missione non è servito da ferrovia né da altri mezzi ordinari di linea. - Quando sia necessario raggiungere la località di missione e/o rientrare nella sede di servizio con motivata urgenza o, comunque, quando non siano conciliabili gli orari e le modalità delle missioni con gli orari dei mezzi pubblici. - Quando debbano essere trasportati materiali e strumenti delicati e/o ingombranti indispensabili per il disimpegno del servizio. Per l uso del proprio mezzo di trasporto, il richiedente dovrà rilasciare preventiva dichiarazione scritta, redatta secondo l allegato fac-simile (all. n. 1), di esonero dell amministrazione da qualsiasi responsabilità per eventuali danni arrecati a terzi e per quelli subiti dal conducente, dalle persone trasportate e dal mezzo di trasporto stesso. Art. 5) RIMBORSO SPESE DI VIAGGIO Per determinare il rimborso delle spese di viaggio, si considera sede di partenza la sede di lavoro. Sono sedi di lavoro anche quella distaccata (Chieri) e quelle che la Fondazione dovesse eventualmente aprire in località diverse da Roma. Se la destinazione della missione corrisponde al comune di domicilio del dipendente non sono riconosciute spese di missione. Qualora risulti più conveniente per l Amministrazione si considera sede di partenza e sede di arrivo il domicilio del soggetto in missione. Il rimborso delle spese effettivamente sostenute compete, per i viaggi in ferrovia, mezzi di navigazione o aereo, nel limite del costo del biglietto a tariffa d uso per la classe di diritto, come da allegata tab.1. 2

3 Oltre al rimborso del biglietto di viaggio, spetta il rimborso dell eventuale spesa sostenuta per l uso di: a) un compartimento singolo in carrozza con letti, (I^ classe) per il personale appartenente al gruppo B dell allegata tab. 1; b) un posto letto (II^ classe) per il personale appartenente al gruppo C dell allegata tab. 1; c) supplementi obbligatori; d) prenotazione posti; e) depositi bagagli. Nei viaggi in aereo, in Italia e all estero, l uso della classe superiore a quella economica è limitato al personale che nell allegata tab. 1 è individuato dalle lettere A e B. Al restante personale è consentito l uso della classe economica. Al personale autorizzato a servirsi del proprio mezzo di trasporto, compete un indennità chilometrica commisurata ad un quarto del costo medio in Italia di un litro di benzina super verde. L interessato deve indicare, sotto la propria responsabilità, il numero dei chilometri percorsi. Per i viaggi compiuti con mezzi di trasporto di proprietà della Fondazione, non compete alcuna indennità chilometrica. E consentito il rimborso della spesa per il pedaggio autostradale su presentazione del relativo documento giustificativo. E pure consentito il rimborso delle spese sostenute per il parcheggio a pagamento dell autovettura su presentazione di idonea documentazione. Il rimborso della spese di taxi avviene mediante il documento di spesa che deve comunque contenere la data, la sigla del taxi, l importo pagato, il percorso effettuato, e deve essere firmato sia dal tassista che dall incaricato alla missione. Il rimborso delle spese di viaggio può avvenire esclusivamente previa presentazione del biglietto di viaggio originale. Se il biglietto di viaggio è privo del prezzo, sarà possibile allegare un autodichiarazione. Sono altresì rimborsabili, purché debitamente documentate, le eventuali spese di prenotazione del biglietto aereo e dei servizi alberghieri effettuate tramite agenzia viaggi. Qualora la società ferroviaria straniera ritiri il biglietto originale, sarà cura dell interessato farsi rilasciare una dichiarazione sostitutiva che puntualizzi il prezzo, la data ed il percorso. Art. 6) RIMBORSO SPESE DI SOGGIORNO Sono rimborsate le spese sostenute entro i limiti di cui alle allegate tab. 1 e 2; più precisamente, per le missioni in Italia ed all estero, il rimborso riguarda: - spese per la consumazione dei pasti, compresi anche i piccoli pasti; - spese di pernottamento; - spese per alloggio in appartamento, se più conveniente dell albergo, purché regolarmente documentate; - spese telefoniche documentate per motivi di servizio e motivate con dichiarazione del richiedente. 3

4 Le spese di pernottamento sono ammissibili rispettando i limiti di normalità di cui alla allegata tab. 1. Qualora tali limiti non possano essere rispettati, la maggiore spesa è ammissibile purché la circostanza venga adeguatamente dichiarata e spiegata. Il personale delle diverse qualifiche inviato in missione al seguito e per collaborare con dipendenti il cui trattamento di missione è più elevato, può essere autorizzato con provvedimento motivato, a fruire dei rimborsi per il dipendente il cui trattamento è più elevato. Per le spese sostenute in Italia, la documentazione deve essere regolare sotto il profilo fiscale e può consistere di fattura o ricevuta fiscale intestate alla SNC, o di scontrino purché vi siano indicati codice fiscale del dipendente, qualità e quantità dell operazione. Per le spese sostenute in un paese estero è idonea la documentazione conforme alla norme del paese stesso, anche se diversa da quella prescritta dalle norme italiane. La documentazione per la consumazione dei pasti deve comunque contenere l intestazione del ristorante, la somma pagata e la causale del pagamento (dettaglio spese). E ammissibile quale documentazione sostitutiva anche il documento di addebitamento della carta di credito dell incaricato della missione. Al fine del rimborso totale delle spese sostenute in missione è necessario presentare una nota riepilogativa indirizzata all Ufficio Ragioneria. Tale nota dovrà contenere i dati dell incaricato alla missione e la sua firma. Con provvedimento annuale il Dirigente del Servizio Amministrativo può adeguare i limiti di spesa, tenuto conto degli aumenti intervenuti nel costo della vita in base agli indici ISTAT. Qualora la documentazione di spesa sia carente di alcuni elementi di riscontro, è richiesta una dichiarazione integrativa esplicativa a firma dell interessato. Si può prescindere dalla presentazione della documentazione in originale di tutte le spese sostenute qualora questa sia stata rubata o smarrita, nel qual caso ciò deve risultare da apposita denuncia all autorità di polizia o comunque competente. Art. 7) SPESE DI ISCRIZIONE A CONVEGNI Sono rimborsabili tutte le spese documentate sostenute per l iscrizione ad un convegno. Qualora queste comprendano spese di vitto e alloggio, ciò deve risultare dalla documentazione e, per i pasti o pernottamenti corrispondenti, non possono essere rimborsate ulteriori spese sostenute allo stesso titolo. Se non è possibile avere la documentazione della tipologia di spese coperte dall iscrizione al convegno, si può ricorrere ad una dichiarazione del comitato organizzatore del convegno stesso. 4

5 Art. 8) INDENNITA GIORNALIERA Al personale in missione al di fuori del territorio del comune o dell area intercomunale dove è collocata la propria sede di lavoro, oltre al rimborso delle spese, secondo quanto previsto dal precedente art.6, compete un indennità di trasferta. 8.1 TRASFERTE IN ITALIA GRUPPO A: - Per ogni 24 ore di trasferta è dovuta un indennità pari a Euro 150,00. - Per missioni o trasferte di durata superiore alle 6 ore ed inferiore alle 12 ore, è dovuta un indennità pari a Euro 75,00 GRUPPO B - Per ogni 24 ore di trasferta è dovuta un indennità pari a Euro 100,00 - Per missioni o trasferte di durata superiore alle 6 ore ed inferiore alle 12 ore, è dovuta un indennità pari a Euro 50,00 GRUPPO C: - Per ogni 24 ore di trasferta è dovuta un indennità pari a Euro 32,00. - Per missioni o trasferte di durata superiore alle 6 ore ed inferiore alle 12 ore, è dovuta un indennità pari a Euro 16,00 Per le ore residuali oltre le 24 ovvero comprese tra le 12 e le 24, l indennità di trasferta è dovuta in ragione di un ventiquattresimo dell importo giornaliero per ogni ora di trasferta effettuata; le frazioni di ora inferiori a trenta minuti non sono considerate, quelle superiori sono arrotondate ad ora intera. 8.2 TRASFERTE ALL ESTERO GRUPPO A: - Indennità giornaliera pari ad Euro 200,00 GRUPPO B: - Indennità giornaliera pari ad Euro 130,00 GRUPPO C: - Indennità giornaliera pari ad Euro 64,00. Per le ore eccedenti le 24 è dovuto un importo determinato proporzionalmente per ogni ora di trasferta; ove l impegno ulteriore vada oltre le 12 ore, sarà riconosciuta un ulteriore indennità giornaliera. 8.3 TRASFERTE DISAGIATE In via del tutto eccezionale e solo previa autorizzazione scritta del Direttore Generale, rilasciata su proposta motivata del Dirigente competente, al personale inviato in missione caratterizzata da particolare disagio operativo e dall indeterminatezza dell orario di lavoro, può essere riconosciuta un indennità giornaliera pari a : - Euro 64,00 per ogni 24 ore di trasferta; - Euro 32,00 per ogni trasferta superiore alle 6 e inferiore alle 12 ore; - Per le ore di trasferta comprese tra le 12 e le 24 o per le ore eccedenti le 24, è dovuto un importo determinato proporzionalmente per ogni ora di trasferta; le frazioni di ora inferiori a trenta minuti non sono considerate, quelle superiori sono arrotondate ad ora intera. 5

6 Per eventuali trasferte al di fuori del territorio nazionale le indennità di cui sopra saranno aumentate in misura pari al 50%. Ai fini della liquidazione del trattamento di missione, il giorno e l ora di inizio e fine della missione debbono risultare da una dichiarazione dell interessato da apporre al modello in uso presso la Fondazione. Art 9) RIPOSO COMPENSATIVO Qualora, in relazione alle esigenze di servizio, i dipendenti inviati in missione debbano effettuare il viaggio di andata/ritorno (o la prestazione) in giornata festiva o coincidente con il riposo settimanale, agli interessati dovrà essere concessa una giornata di riposo compensativo in data da stabilire a cura del dirigente del Servizio/Settore di appartenenza, possibilmente nel corso della settimana in cui è stata effettuata la missione o in quella immediatamente successiva. Art.10) ANTICIPAZIONI Il personale incaricato di effettuare una missione ha facoltà di richiedere un anticipazione pari al 75% del costo presunto spettante per la missione. L eventuale richiesta di anticipazione potrà essere soddisfatta solo se l interessato indicherà il costo delle spese previste per viaggio, albergo, pasti e ulteriori spese da effettuare in nome e per conto della Fondazione. La richiesta dovrà essere inoltrata all Ufficio Ragioneria con un anticipo di almeno 5 giorni rispetto alla data di inizio della missione, salvo in casi eccezionali e di urgenza da dimostrare. Il personale che ha richiesto ed ottenuto l anticipazione in questione è tenuto, una volta terminato l incarico di missione, a far o pervenire all Ufficio Ragioneria, entro e non oltre 30 giorni dall effettuazione, tutta la documentazione comprovante l utilizzo dell anticipazione stessa. In caso di inosservanza l anticipazione verrà trattenuta per intero dalle competenze del mese successivo a quello di effettuazione della missione. Coloro che, ottenuta l anticipazione, siano impossibilitati ad effettuare la missione, debbono provvedere alla restituzione dell anticipo ricevuto entro e non oltre 5 giorni dalla data in cui avrebbe dovuto avere inizio la missione. Art. 11) PRESCRIZIONE Il diritto al rimborso delle spese sostenute per missioni e alla corresponsione del trattamento economico di missione si prescrive, ove non richiesto, nel termine di 12 mesi. L inizio della prescrizione decorre dalla data in cui ha avuto termine la missione. 6

7 TABELLA 1 GRUPPO TRENO NAVE AEREO ALBERGHI A (1) CLASSE -NOTTE CLASSE CLASSE CATEGORIA Senza limitazione di classe e Senza limitazione di classe e B (2) 1^ -WL-singolo Senza limitazione di classe e Senza limitazione di classe e Senza limitazione di classe e Senza limitazione di classe e I^ (4 stelle) o grandi catene internazionali C (3) 2^-posto letto 2 classe Classe turistica II^ (3 stelle) N.B.: Il personale di altre aree inviato in trasferta al seguito e per collaborare con personale di area dirigenziale o facente parte di delegazione ufficiale dell ente, può essere autorizzato a fruire dei rimborsi e delle agevolazioni previste per la dirigenza o per i componenti della predetta delegazione. (1) Appartengono al gruppo A: - Il Presidente - Il Direttore Generale - Il Vice Direttore Generale (2) Appartengono al gruppo B: - I Dirigenti dei Servizi e dei Settori (3) Appartengono al gruppo C: - I Dipendenti 7

8 TABELLA 2 RIMBORSO PASTI Italia GRUPPO A (1) GRUPPO B (2) GRUPPO C (3) Fino a 4 ore Da 4 a 8 ore Più di 8 ore - 40,00 80,00-40,00 80,00-27,50 55,00 Estero GRUPPO A (1) GRUPPO B (2) GRUPPO C (3) 100,00 100,00 70,00 N.B.: Il personale di altre aree inviato in trasferta al seguito e per collaborare con personale di area dirigenziale o facente parte di delegazione ufficiale dell ente, può essere autorizzato a fruire dei rimborsi e delle agevolazioni previste per la dirigenza o per i componenti della predetta delegazione. (2) Appartengono al gruppo A: - Il Presidente - Il Direttore Generale - Il Vice Direttore Generale (2) Appartengono al gruppo B: - I Dirigenti dei Servizi e dei Settori (3) Appartengono al gruppo C: - I Dipendenti 8