Manuale del Sistema di Gestione Integrato per la Qualità e l Ambiente INDICE

Transcript

1 Pag. 1 di 8 SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO PER LA QUALITÀ E L AMBIENTE INDICE 1. Requisiti generali Requisiti relativi alla documentazione Procedure Istruzioni Operative Moduli del Sistema di Gestione Integrato per Registrazioni del Sistema di Gestione Integrato per Controllo dei documenti e dei dati Documenti del SGI Identificazione della documentazione Gestione modifiche Distribuzione Archiviazione Documenti di origine esterna... 7

2 Pag. 2 di 8 1. Requisiti generali Per garantire ai propri clienti che i servizi offerti siano sempre conformi ai requisiti specificati e che le attività dello Studio Valle siano sempre svolte nel pieno rispetto dell Ambiente, l Organizzazione ha adottato e mantiene attivo un Sistema di Gestione Integrato per (SGI) che soddisfa tutti i requisiti della Norma UNI EN ISO 9001:2008 e delle norma UNI EN ISO 14001:2004. Il SGI, sviluppato dal RSGI in collaborazione con i responsabili di tutti i processi aziendali e considerando le direttive di DIR, coinvolge tutte le attività che influenzano la qualità dei servizi offerti e aventi influenza sull ambiente, a partire dalla identificazione dei bisogni del Cliente e degli aspetti ambientali fino al completamento dell erogazione del servizio. Il SGI è costituito dall insieme di tutte le risorse e le strutture organizzative utilizzate per attuare la politica e gli obiettivi del. Il SGI assicura che: - i servizi forniti soddisfino le aspettative dei clienti nel pieno rispetto dell ambiente e dell impegno alla prevenzione dell inquinamento; - siano definiti i processi aziendali, le loro interrelazioni, le relative responsabilità e gli aspetti ambientali ad essi connessi; - siano monitorati, misurati ed analizzati i dati e le informazioni riguardanti i suddetti processi e le relative prestazioni ambientali; - vengano rese disponibili le informazioni necessarie ed assegnate adeguate risorse umane e strutturali; - siano intrapresi interventi di miglioramento volti a prevenire i problemi e a migliorare continuamente il sistema; Per assicurare quanto sopra esposto sono stati predisposti opportuni strumenti per la misurazione, analisi e monitoraggio dei processi aziendali e delle relative prestazioni. Il sistema attraverso periodici controlli sull erogazione del servizio, sulla soddisfazione dei clienti assicura un adeguato controllo delle prestazioni aziendali sia per la Qualità che per l Ambiente; in particolare il Sistema Integrato dello Studio Valle Progettazioni: - è dotato di mezzi e procedure per evidenziare e prevenire eventuali non conformità ed in generale un inadeguato livello della qualità e un mancato rispetto dell ambiente; - è in grado di intraprendere le necessarie azioni correttive e/o preventive al fine di migliorare l efficacia e quindi l affidabilità del SGI applicato dall organizzazione; - prevede strumenti finalizzati alla pianificazione e raggiungimento di obiettivi per la qualità e l Ambiente. Il Sistema di Gestione Integrato per è descritto da una serie di documenti che fissano le modalità gestionali e operative per assicurare la qualità dei servizi offerti dall Organizzazione, nel pieno rispetto della legislazione ambientale. Tali documenti risultano così suddivisi: - ; - Procedure Gestionali; - Istruzioni Operative; - Documenti di registrazione del sistema integrato.

3 Pag. 3 di 8 2. Requisiti relativi alla documentazione Le modalità di gestione (identificazione, redazione, approvazione, distribuzione, aggiornamento ed archiviazione) dei documenti di seguito descritti sono riportate in dettaglio nella procedura PG05/A Controllo documentazione del Sistema Integrato Qualità e Ambiente. 2.1 Il descrive le regole ed i principi di conduzione aziendale impiegati per garantire che il SGI sia conforme ai requisiti della Norma UNI EN ISO 9001:2008 e della norma UNI EN ISO 14001:2004. A tale scopo nel sono riportati: - Lo scopo ed il campo d applicazione del Sistema di Gestione Integrato per la Qualità e l Ambiente - la descrizione della struttura dell Organizzazione (organigramma); - la Politica e gli obiettivi per ; - i processi aziendali, le loro interazioni e gli aspetti ambientali ad essi connessi; - i riferimenti alle Procedure ed Istruzioni documentate; - le responsabilità funzionali e le mansioni di tutto il personale coinvolto in attività che influenzano ; - gli elementi del Sistema Integrato di Gestione per. Il è strutturato in 6 sezioni, tutte con indice di revisione proprio e gestione indipendente, più un frontespizio che contiene l indice di revisione generale di tutte le sezioni Lo stato di revisione delle singole sezioni del la Qualità e l Ambiente è riassunto nell apposita tabella presente nella seconda pagina del frontespizio, che viene aggiornata ad ogni revisione di qualsiasi sezione e dove viene anche riportato l indice di revisione generale. 2.2 Procedure Le Procedure descrivono nel dettaglio le modalità operative, i compiti, le responsabilità e le risorse da impiegare per lo svolgimento di specifiche attività in conformità alla Politica per la Qualità e l Ambiente dichiarata dalla direzione, alle norme UNI EN ISO 9001:2008 e UNI EN ISO 14001:2004 ed alla prassi aziendale fornendo un riferimento univoco per l esecuzione delle attività stesse. In ciascuna procedura sono richiamati i moduli da utilizzare durante l esecuzione delle attività descritte nel documento.

4 Pag. 4 di 8 Ogni procedura contiene almeno le seguenti informazioni: - Scopo; - Campo d applicazione; - Modalità operative; - Modulistica ed allegati. Le Procedure possono essere distribuite, previa autorizzazione di DIR, solo in forma controllata e la lista di distribuzione viene mantenuta aggiornata da RSGI. 2.3 Istruzioni Operative Le Istruzioni Operative (IO) sono documenti a carattere operativo che descrivono in modo dettagliato alcune attività particolari. 2.4 Moduli del Sistema di Gestione Integrato per Sono parte integrante delle procedure e istruzioni cui sono collegati ma vengono gestiti autonomamente in quanto dotati di indice di revisione proprio. RSGI in caso di modifica alla modulistica aggiorna il modulo M.05/A Elenco e stato dei documenti del Sistema Integrato Qualità e Ambiente sul quale, per ogni procedura, modulo ed istruzione di lavoro, sono riportati i seguenti dati: codice; titolo; indice di revisione; data di emissione. 2.5 Registrazioni del Sistema di Gestione Integrato per I documenti presi a riferimento per attestare il raggiungimento dei requisiti specificati nei contratti, compresi requisiti di carattere ambientale ed il rispetto delle prescrizioni del Sistema Integrato dello studio sono: Offerte e riesami dei contratti; Documenti di Riesame del Progetto; Piano qualità-ambiente di commessa e relativi allegati; Verbali di validazione da parte degli enti incaricati dal committente; Certificati di collaudo; Rapporti sullo Stato del Sistema di Gestione Integrato per e verbali di Riesame del Sistema. Rapporti di Non Conformità e dei correttivi intrapresi; Moduli di Azione Correttiva/Preventiva; Rapporti di qualifica dei fornitori; Rapporti di Verifiche Ispettive;

5 Pag. 5 di 8 Moduli dei Reclami dei committenti e richiesta di informazioni sulle proprie prestazioni ambientali delle parti interessate esterne. Documentazione relativa alla qualifica dei fornitori; Documentazione relativa alle attività di formazione. Analisi ambientale di progetto. STUDIO VALLE conserva tutti gli originali dei documenti di Registrazione del Sistema di Gestione Integrato per all interno degli archivi di commessa e del settore qualità-ambiente per almeno 5 anni dalla fine delle attività previste dal contratto, per i documenti relativi a commesse, o dalla data di emissione per i documenti relativi al Sistema Qualità Ambiente. In relazione ai documenti relativi alla qualifica dei fornitori ed alla formazione dei collaboratori interni, tali registrazioni vengono mantenuti per i 5 anni successivi al termine dei rapporti intercorrenti con lo Studio. I responsabili della corretta esecuzione di quanto previsto sono i responsabili di progetto per le azioni riferite alle commesse ed RSGI per le attività pertinenti al Sistema Integrato. L archiviazione e la reperibilità delle registrazioni è gestita secondo quanto descritto nei documenti PG 05/B, IO 05/A. 3. Controllo dei documenti e dei dati La disponibilità di documentazione aggiornata, nel luogo appropriato e il ritiro tempestivo di quella superata, consente l utilizzo d informazioni idonee al corretto funzionamento del sistema. La documentazione considerata è rappresentata da: - Documenti del SGI; - Documenti di origine esterna. 3.1 Documenti del SGI Identificazione della documentazione Il è diviso sezioni identificate dal codice del tipo: SezioneXX dove: XX= (00, 01, 02, 03, 04, 05, 06) Ogni Sezione ha un suo indice di revisione. L indice di revisione della sezione introduttiva del MSGI coincide con l indice di revisione del MSGI stesso. Lo stato di revisione delle singole sezioni del la Qualità e l Ambiente è riassunto nell apposita tabella presente in copertina. In particolare ogni modifica ad una qualsiasi sezione modifica anche l indice del MSGI stesso. Le Procedure sono identificate da un codice del tipo

6 PG.X.Y dove: PG = Procedura Gestionale; X = carattere numerico; Y = carattere alfabetico. Pag. 6 di 8 L elaborazione, l emissione e l approvazione sono di competenza del RSGI, eventualmente supportato dai responsabili dei processi aziendali, il quale è responsabile di verificare la conformità del documento elaborato rispetto alla norma UNI EN ISO 9001:2008 e della norma UNI EN ISO 14001: Nella procedura vengono individuati: - l elenco delle revisioni e relativa descrizione; - la firma d approvazione; - lo scopo; - il campo di applicazione; - le modalità operative; - la modulistica allegata alla Procedura se presente. I Moduli sono univocamente identificati in base ad un codice del tipo: M.X.Y dove: M = Modulo X = cifra relativa alla procedura di riferimento Y = carattere alfabetico Le Istruzioni Operative sono identificate da un codice del tipo IO.X.YZ dove: IO = Istruzione Operativa X = carattere numerico Y = carattere alfabetico Z = numero progressivo L elaborazione, l emissione e l approvazione sono di competenza del RSGI, eventualmente supportato dai responsabili dei processi aziendali, il quale è responsabile di verificare la conformità del documento elaborato rispetto alla norma UNI EN ISO 9001:2008 e della norma UNI EN ISO 14001:2004. Nell Istruzione vengono individuati: - l elenco delle revisioni e relativa descrizione; - la firma d approvazione; - le modalità operative;

7 Pag. 7 di 8 - la modulistica allegata se presente Gestione modifiche Chiunque all interno dell Organizzazione può proporre, in forma verbale e/o scritta, ad RSGI di modificare, in tutto o in parte, il contenuto di un qualsiasi documento del SGI. RSGI, con l eventuale collaborazione del Responsabile del processo interessato, decide se accogliere le richieste di modifica. Lo stato di aggiornamento di ogni singolo documento é individuato da un numero progressivo di Revisione e dalla data di effettuazione della stessa. La modifica del documento implica l immediata sostituzione delle revisioni superate. Le modalità di gestione delle modifiche alla documentazione sono riportate nel dettaglio nella procedura PG05/A Controllo documentazione del Sistema Integrato per. Le parti oggetto di modifica sono evidenziate sulla tabella delle revisioni presente nella prima pagina di ogni documento Distribuzione Tutti i documenti sono disponibili in rete e in occasione della revisione o emissione di documenti RSGI effettua la notifica, utilizzando la Intranet dello Studio o, in casi eccezionali, un apposito modulo in cui è riportato il tipo di documento, l indice di revisione dello stesso, l identificazione di chi effettua la distribuzione con la firma, il destinatario. Ciascun destinatario quando riceve il documento appone la data di ricezione e la sua firma per ricevuta. La gestione di tale attività è disciplinata nella PG05/A Controllo documentazione del Sistema Integrato per Archiviazione RSGI gestisce tutta la documentazione del SGI attraverso il controllo dell apposito archivio nel quale sono conservati: - tutti i Documenti originali del SGI - tutti i Moduli in vigore. L Organizzazione per assicurare la protezione dei documenti e dati archiviati in formato elettronico ha previsto specifiche attività di back-up descritte nella Procedura PG 05/B. 3.2 Documenti di origine esterna I documenti di origine esterna sono rappresentati da: - Documenti di commessa: incarichi, documenti ricevuti (disegni, planimetrie, ecc.) ed in genere documenti di natura tecnica o contrattuale ricevuti; - Norme di riferimento per la Gestione del Sistema Integrato per ; - Normative e leggi cogenti connesse con le attività svolte dall Organizzazione.

8 Pag. 8 di 8 - Autorizzazioni e relative prescrizioni di carattere ambientale e di sicurezza. Tutta la documentazione viene archiviata per commessa a cura del Responsabile di Progetto (RP), all interno delle apposite cartelle. Per la gestione di tali documenti si rimanda alla procedura PG 05/B. Il continuo aggiornamento normativo viene garantito tramite le fonti seguenti: Gazzetta Ufficiale (serie generale e supplemento) Bollettino di legislazione tecnica UNI Ente di Normazione Italiana Altre fonti di informazione sono costituite dai contratti con consulenti ed altre strutture con cui STUDIO VALLE collabora per eseguire le commesse /progetti. Tutta la normativa di interesse aziendale viene archiviata a cura del responsabile della funzione normative il quale provvede a mantenere ed aggiornato l archivio ed il suo indice.