Fatturazione e Conservazione Elettronica. Mauro Conconi

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1 Come gestire la Fatturazione Elettronica e la conservazione dei documenti Fatturazione e Conservazione Elettronica Mauro Conconi Responsabile Conservazione Sostitutiva mauro (dot) conconi (at) it (dot) bosch (dot) com Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

2 Il Gruppo Bosch in Italia Aziende che utilizzano la Conservazione Sostitutiva: RBIT, PERBIT, BEIT, VHIT, STIT, TDIT, PTIP, PTIM, DCIT, DCOC Documenti 2013: CA , CP , DDT tot Documenti Pagine = Raccoglitori = 6000 (200 pagine a raccoglitore) Superficie = 45 metri cubi 2 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

3 Menù del giorno. Document Management System Le Aziende e.. La Fattura Elettronica La Carta Le Informazioni Gli obblighi e le regole Il business Come armonizzare tutto questo? 3 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

4 Fatturazione Elettronica Regole DM 55/2013 Ministeri, Agenzie fiscali e Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale dal Tutte le fatture emesse o trasmesse solo elettroniche Dal pagabili solo con documento elettronico Tutte le altre PA (DL n aprile 2014) termine per l adozione dalla FE viene anticipato al 31 marzo 2015 Obbligo di Conservazione Elettronica per tutti i documenti 4 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

5 Fatturazione Elettronica Canali di trasmissione FE Dove controllare I documenti XML 5 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

6 6 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, Il Gruppo Bosch in Italia

7 Fatturazione Elettronica Versione del formato della FatturaPA La versione del formato attualmente in vigore 1.0 Già disponibile per consultazione la versione 1.1 Lo SDI supporterà questa versione dal Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

8 Tra Ieri e Domani Generare Cultura in Azienda La Carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere I processi cartacei sono spesso non-razionali Basati su tradizione, consuetudine e orientata al controllo I processi Informatici disorientano Sono neutri Misurano efficienza Misurano efficacia 8 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

9 Document Management System Che cos è Che cosa si può fare con un DMS Catalogare i documenti (protocollo) Creare associazioni logiche tra documenti (cartelle) Definire eventi temporali (trigger) Definire processi (work flow) Definire ruoli e responsabilità (profili Utente) Integrarsi con i sistemi informativi (Input/Output) Accesso ai documenti (Permission Policy) 9 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

10 Document Management System Quali i vantaggi per le aziende Lo strumento di per sé anche se flessibile e potente è sufficiente? Siamo sicuri di essere pronti a gestire i Documenti senza carta? Abbiamo chiari i vantaggi da un cambiamento epocale? Siamo in grado di misurare le opportunità e i vantaggi? Come affrontare questo cambiamento 10 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

11 Document Management System Quali i vantaggi per le aziende Gestire i documenti senza carta Necessario pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti) Dobbiamo agire sugli ortodossismi consolidati Razionalizzare i processi e le procedure Coinvolgere il Top management In conclusione: è necessario agire sulla cultura aziendale 11 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

12 Document Management System Quali i vantaggi per le aziende I vantaggi del cambiamento Ridurre i costi di gestione dei documenti Razionalizzare la gestione dei documenti eterogenei Aumentare l efficienza Cancellare ritardi e omissioni Tenere traccia (log) di eventi e decisioni Aumentare la sicurezza sul bene aziendale le informazioni 12 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

13 Document Management System Fonte InfocCamere 13 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

14 Quali i vantaggi per le aziende Come prepararsi al cambiamento Document Management System Valutare il vantaggio economico Valutare l impatto organizzativo Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento Valutare lo sforzo formativo (soprattutto culturale) Pianificare il cambiamento evolutivo o radicale 14 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

15 Paperless La gestione Elettronica dei Documenti in Robert Bosch S.p.A. Sistema Arianna Comunicazioni Work Flow e Note Spese Conservazione Sostitutiva Fatture Clienti avvio 09/2007 Work Flow autorizzativo Fatture Fornitori avvio 06/2008 Ver 1 Gestione work flow ciclo passivo 09/2009 e Conservazione Ver Plus Conservazione Libri e scritture contabili 01/2009 Conservazione Conservazione Sostitutiva produzione 01/2010 CA 15 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

16 Lo stato iniziale Azienda Geograficamente Distribuita 16 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

17 Prerequisiti obiettivi La sicurezza informatica Chi può accedere Affidabilità del sistema Disponibilità del sistema La sicurezza dei dati Strategia di Backup Sistema di disaster recovery 17 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

18 Prerequisiti Approccio Oltre i risparmi economici Controllo del processo Immagine dell Azienda Qualità dei processi e certificazione Technical Advisor Graduale con la visione Aziendale La crisi si abbatte anche con gli investimenti 18 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

19 Focus Centralizzazione Condividere i documenti fra le sedi sul territorio, centralizzare le funzioni di registrazione. Controllo Tenere sotto controllo la fattura fornitore, dall arrivo al pagamento, attraverso tutte le sue fasi. Verifica Verifica per il pagamento con tutte le funzioni coinvolte nel ciclo di approvazione. Conservazione Sostitutiva Registrata la fattura, scansione o documento elettronico fornitore, importare i metadati, portare i documenti in Conservazione Sostitutiva. 19 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

20 L avvicinamento Il Document Management La gestione documentale è soprattutto un fattore organizzativo. Processo Condiviso Forte spinta dal Management dell azienda, organizzazione e condivisione fra le funzione coinvolte, definizione obiettivi intermedi. Gruppo di lavoro Progetto condiviso fra tutti i ruoli aziendali coinvolti, concordate e definite le specifiche, fissati tutti punti di controllo. Sicurezza e policies aziendali È necessario il rispetto delle politiche di sicurezza, per gli accessi, per i dati e garantire l affidabilità e le performance. 20 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

21 Vantaggi per l azienda Riduce i costi di gestione Eliminando i costi di stampa, di produzione e distribuzione delle copie, di archiviazione e di ricerca dei documenti. Riduce i tempi di distribuzione Tramite notifiche inviate via il destinatario viene informato istantaneamente dell arrivo del documento, con sistema di Recall manuale e automatico Razionalizza e condivide le informazioni aziendali L applicazione del work-flow documentale consente di organizzare e di condividere in modo ottimale i documenti tra tutti gli utenti coinvolti nel processo Migliora la sicurezza nel trattamento dei dati I documenti e le informazioni chiave sono memorizzate su uno storage replicato geograficamente e sottoposta a strategie di back-up. L accesso alle informazioni viene permesso solo agli utenti autorizzati 21 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

22 Infrastruttura hardware Sistemi DB SQL Network Attached Storage Geografica WEB Server Scheduler Multifunzione 22 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

23 Ruoli Ruoli degli utenti Segreteria: acquisisce/inserisce i documenti fiscali e non Referente amministrativo: certifica i dati (fattura) Funzione competente: approva (fattura) Responsabile: autorizza il pagamento (fattura) Lettore: accesso ai documenti con permesso di lettura Attributi: Administrator: consente all utente di gestire le anagrafiche del sistema e gli utenti 23 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

24 Fatture fornitori 2. Archiviazione senza Funz. Competente 3. Flusso Completo Informazioni Mancanti Utente che effettua un azione Termine del flusso 24 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

25 Esempio di caricamento In questa pagina si archiviano i documenti e si da inizio al workflow scegliendoli da un elenco di file disponibili Le chiavi di ricerca sono associate in modo automatico tramite il barcode. Sulla parte sinistra dello schermo appare l anteprima del documento che può essere consultato in tutte le sue parti. 25 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

26 Esempio di ricerca In questa pagina si possono ricercare tutti i documenti presenti in Doc2Net. Nella parte superiore sono presenti numerosi campi di ricerca che permettono di filtrare i risultati della ricerca (1) Nella parte inferiore appaiono i risultati (2) e con un click sull icona si può accedere alla scheda del documento (3) Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

27 Condivisione documenti Work Flow Documentale e Conservazione Sostitutiva Duplicazione dei documenti Semplici PDF e Documenti Firmati Dopo il passaggio di un documento in Conservazione Sostitutiva Modifica in DOC2NET del link al collegamento del documento firmato Cancellazione del PDF non firmato Conservazione Sostitutiva NAS 27 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,

28 Ringraziamenti Grazie a tutti per l attenzione Mauro Conconi mauro (dot) conconi (at) it (dot) bosch (dot) com 28 Internal Department 25/09/2014 Robert Bosch S.p.A All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation,