Panoramica di Document Portal

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1 Per visualizzare o scaricare questa o altre pubblicazioni Lexmark Document Solutions, fare clic qui. Panoramica di Document Portal Lexmark Document Portal è una soluzione software che offre funzioni di memorizzazione ed elaborazione dei moduli prestampati su richiesta. Grazie a questa soluzione, non è necessario disporre di notevoli quantità di moduli prestampati. Per eseguire Document Portal, è richiesto Internet Explorer. Document Portal è costituito dai seguenti elementi: Software Document Server Document Portal Sono inoltre incluse due opzioni per i client: Document Portal su stampante MFP Novità! Document Portal su desktop: un'interfaccia desktop per l'applicazione Document Portal. Document Portal Lo strumento di amministrazione Document Portal consente di creare soluzioni Document Portal personalizzate per i client e di eseguire le seguenti operazioni: Aggiungere ed eliminare i moduli Aggiungere ed eliminare gli script Gestire le stampanti MFP Gestire i Document Portal installati su desktop Creare categorie personalizzate Creare report sull'uso dei moduli Per ulteriori informazioni, vedere "" a pagina 3. Document Portal su stampante MFP Consente di accedere all'applicazione Document Portal installata su una stampante MFP Lexmark tramite il touch screen della stampante stessa. Panoramica di Document Portal 1

2 Document Portal su desktop Consente di accedere all'applicazione Document Portal installata su desktop dal computer e include le stesse funzioni della versione per stampanti MFP. Per ulteriori informazioni, vedere "Strumento dell'utente (stampanti MFP e desktop)" a pagina 2. Moduli I moduli sono file PDF standard associabili a uno script per l'elaborazione (stampa, fax, posta elettronica o archivio) oppure file.fdd in grado di unire i dati provenienti da un'origine esterna (ad esempio, database, file di testo e così via). Uso di Document Portal Document Portal è costituito da due elementi distinti: un'interfaccia utente che consente di selezionare ed elaborare i moduli (versioni per stampanti MFP e desktop) e uno strumento di amministrazione che consente di gestirli. Strumento dell'utente (stampanti MFP e desktop) L'interfaccia utente consente di eseguire alcune operazioni fondamentali: Individuazione di un modulo attraverso le categorie Visualizzazione delle informazioni sul modulo Elaborazione di un modulo Individuazione di un modulo attraverso le categorie È possibile individuare un modulo effettuando una ricerca in base alle categorie. Le categorie, che consentono di raggruppare i moduli con caratteristiche comuni, vengono create dall'amministratore. Le categorie per le quali sono disponibili dei moduli sono visualizzate in nero, le altre appaiono in grigio e non possono essere selezionate. È possibile visualizzare diverse categorie alla volta. Nota: il numero di categorie è illimitato. Se una categoria contiene solo un modulo, esso viene selezionato per impostazione predefinita. Se una categoria contiene più di un modulo, nessuno di essi appare selezionato. Document Portal su desktop 2

3 Visualizzazione delle informazioni sul modulo Dopo aver selezionato un modulo specifico, vengono visualizzate le seguenti informazioni: Miniatura: una miniatura del modulo. Nome del modulo: il nome del modulo. Numero del modulo: il numero del modulo. Revisione: la data dell'ultima revisione. Riepilogo: una breve descrizione del modulo. Numero di pagine: il numero di pagine del modulo. Nota: se non è stata effettuata alcuna revisione del modulo, nel campo Revisione viene visualizzata l'indicazione "Modulo originale". Se il modulo è stato modificato da quando è stato aggiunto al sistema, nel campo Revisione viene visualizzato il simbolo "#" seguito dal <numero di revisione> (ovvero la data e l'ora della revisione). Ad esempio, se un modulo è stato modificato una volta da quando è stato aggiunto al sistema, il campo Revisione conterrà i seguenti dati: #1 (18/01/02 15:09). Elaborazione di un modulo Dopo aver selezionato un modulo, è possibile avviarne l'elaborazione selezionando il numero di copie (ed eventualmente la casella di controllo per la compilazione automatica, se il modulo supporta tale funzione) e premendo Avvia. Lo strumento di amministrazione è l'interfaccia utente che consente di gestire Document Portal. Questo strumento viene eseguito tramite un browser (Internet Explorer). Connessione È possibile connettersi come amministratore di Document Portal usando la password creata durante l'installazione. Per modificare la password, selezionare la scheda Preferenze. 3

4 Gestione dei moduli È possibile aggiungere, eliminare e modificare i moduli selezionando la scheda Moduli. Aggiunta di un modulo Per aggiungere un modulo a Document Portal, selezionare la scheda Moduli. Viene visualizzato un elenco dei moduli attualmente disponibili sul sistema. Per aggiungere un modulo, fare clic su Aggiungi. Quando si aggiunge un modulo, sono disponibili tre sezioni: Informazioni sul modulo Categorie Impostazioni stampante Informazioni sul modulo Consente di specificare tipo, file, nome, numero, parole chiave, script, script AF (per i moduli) e riepilogo relativi a un modulo specifico. Solo il file e il nome del modulo sono obbligatori. Categorie Consente di riunire un gruppo di moduli in una categoria. Un modulo non deve necessariamente essere associato a una categoria, è però possibile associarlo a più categorie. Impostazioni stampante Consente di selezionare le impostazioni predefinite della stampante quando si stampa un modulo specifico. Modifica di un modulo Selezionare la scheda Moduli. Per modificare un modulo specifico, selezionarlo nell'elenco. A destra, vengono visualizzate le informazioni attualmente disponibili su di esso. Eliminazione di un modulo Selezionare la scheda Moduli. Selezionare il modulo da eliminare e fare clic su Elimina. Gestione degli script Gli script creati tramite il software Lexmark Workflow Composer vengono utilizzati per elaborare i moduli (stampa, fax, posta elettronica e così via). È possibile aggiungere ed eliminare gli script nonché associarli ai moduli disponibili su Document Portal. Aggiunta di uno script Dopo aver creato uno script tramite Workflow Composer, è possibile aggiungerlo a Document Portal. Selezionare la scheda Script e fare clic su Aggiungi. 4

5 Eliminazione di uno script È possibile eliminare uno script dal server Document Portal se non è associato ad alcun modulo. Selezionare la scheda Script, evidenziare lo script e fare clic su Elimina. Associazione di uno script a un modulo È possibile associare uno script a un modulo quando quest'ultimo viene aggiunto alla scheda Moduli. Per ulteriori informazioni sull'associazione degli script ai moduli, consultare la Guida dell amministratore di Document Portal. Gestione di Document Portal su una stampante MFP È possibile aggiungere, modificare ed eliminare l'applicazione Document Portal installata su una stampante MFP nella rete. Aggiunta di Document Portal su una stampante MFP 1 Selezionare la scheda MFP. Viene visualizzato un elenco dei Document Portal attualmente disponibili sul sistema. 2 Per aggiungere un Document Portal, fare clic su Aggiungi. Per impostazione predefinita, il nome dell'icona Document Portal è impostato su "Moduli". È possibile modificare tale valore predefinito tramite la scheda Preferenze. Modifica di un Document Portal Per modificare una specifica applicazione Document Portal installata su una stampante MFP, selezionarla nell'elenco. Nel campo a destra, verranno visualizzate le informazioni attualmente disponibili su di essa. Eliminazione di un Document Portal Per eliminare Document Portal dal sistema, selezionare l'applicazione e fare clic su Elimina. Aggiunta di licenze Document Portal La scheda MFP consente di visualizzare anche il numero totale delle licenze disponibili per le stampanti MFP. Per aggiungere altre licenze, fare clic su Licenze. 5

6 Gestione di Document Portal su un desktop Allo strumento di amministrazione Document Portal è stata aggiunta la nuova scheda Desktop. Tale scheda è costituita da tre campi: Gestione stampanti Impostazioni stampante Gestione licenze Gestione stampanti Il campo Gestione stampanti consente di definire quali stampanti di rete possono essere selezionate dall'utente finale. È possibile aggiungere, rimuovere e modificare l'elenco delle stampanti disponibili. Impostazioni stampante Il campo Impostazioni stampante consente di impostare i diritti di accesso dell'utente alle stampanti disponibili contenute nell'elenco. Sono incluse le opzioni che consentono di: selezionare le stampanti da un elenco definito dall'amministratore delle stampanti specificare qualsiasi stampante di rete supportata fornendo l'indirizzo IP e una descrizione. Gestione licenze Il campo Gestione licenze fornisce un rapporto aggiornato sul numero di licenze di tipo desktop attualmente in uso. Per visualizzare o aggiungere altre licenze, fare sul pulsante Licenze. Gestione delle categorie Una categoria rappresenta una modalità di raggruppamento dei moduli. È ad esempio possibile raggruppare tutti i moduli da 401 K nella categoria "Vantaggi". Le principali funzioni di gestione disponibili sono l'aggiunta, la modifica e l'eliminazione delle categorie dei moduli. Aggiunta di una categoria Per aggiungere una categoria al sistema Document Portal, selezionare la scheda Categorie. Viene visualizzato un elenco delle categorie attualmente disponibili sul sistema. Per aggiungere una categoria, fare clic su Aggiungi. Quando si aggiunge una categoria, è necessario specificarne il nome. È inoltre possibile specificare i moduli contenuti nella categoria e i Document Portal che possono accedervi. Modifica di una categoria Per modificare una categoria, selezionare la scheda Categorie. Selezionare la categoria nell'elenco. A destra, vengono visualizzati i campi modificabili con le informazioni attualmente disponibili sulla categoria selezionata. 6

7 Eliminazione di una categoria Per eliminare una categoria dal sistema, selezionare la scheda Categorie. Selezionare la categoria da eliminare e fare clic su Elimina. Report È il metodo che consente di tenere traccia dell'uso dei Document Portal. Ogni volta che si invia un modulo, vengono raccolte diverse informazioni (ad esempio, il modulo inviato più di frequente, il Document Portal utilizzato con maggiore frequenza e così via). Tali informazioni consentono di distribuire le risorse dove sono più necessarie. Per visualizzare un report: selezionare il report e l'intervallo temporale desiderato. Alcuni report consentono di specificare altre informazioni (ad esempio, un modulo o un Document Portal in particolare). È inoltre possibile esportare le informazioni del report in un file. Per eseguire tale operazione, fare clic su Esporta report. Preferenze Questa scheda permette all'amministratore di: modificare la password selezionare le impostazioni predefinite della stampante impostare lo script predefinito impostare alcune opzioni di debug impostare il nome predefinito per il Document Portal impostare il numero di giorni per i quali un modulo viene considerato nuovo o aggiornato. Lo strumento di amministrazione consente di impostare il numero di giorni (selezionando un intervallo compreso tra 1 e 31) per il quale un modulo viene considerato nuovo o aggiornato. 7