CONTABILITA ANALITICA

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1 CONTABILITA ANALITICA Manuale Operativo Rel. 5.20

2 Indice GUIDA DI RIFERIMENTO... 3 INTRODUZIONE... 3 ARCHIVI DI BASE... 4 P.d.C. Analitici... 4 Anagrafica P.d.C... 4 Piano dei Conti... 4 Abbinamento PdC/PdC Generale... 5 C.d.C. Analitici... 5 Anagrafica C.d.C Centri di Costo... 6 Abbinamento CdC/PdC Generale... 6 Aziende... 7 Anagrafica Azienda... 7 Budget / Contabilità... 8 Tabelle Preventivo... 8 Ripartizioni C.I Stampa Ripartizioni C.I Parametri Ripartizioni C.I... 9 Tabelle Consuntivo Ripartizioni C.I Stampa Ripartizioni C.I Parametri Ripartizioni C.I Tabella Esclusioni Formule Ripartizione Stampa Formule Ripartizioni Tabelle Paghe Abbinamento Tot./PdC Generale Formule di Ripartizione Stampa Formule UTILITÀ Aggiornamento Ripartizioni C.I. (P) Aggiornamento Ripartizioni C.I. (C) Duplicazione Tabelle Import PdC Generale BUDGET Preventivo Stampa Brogliaccio Bilancio Preventivo Consuntivo Extracontabile Gestione Contabile Generazione Movimenti Analitici Stampa Brogliaccio Bilancio Consuntivo Contabilizzazione Paghe Maturato Estrazione Maturato Accodamento Maturato Bilancio Maturato Controllo Budget Manuale CONTABILITA ANALITICA Indice Pagina 2

3 Contabilità Analitica Guida di Riferimento Introduzione L applicativo si rivolge a tutte le società, associazioni, società di servizi, aziende associate, che intendono monitorare e analizzare in maniera puntuale costi e ricavi ed è totalmente integrato con la contabilità generale e la parcellazione/gestione associazioni. Da un punto di vista funzionale consente di integrare la Prima Nota di Contabilità Generale (PNGenerale) basata sul Piano dei Conti (PdcGenerale), con un nuovo elemento definito Prima Nota Analitica (PNAnalitica) basato su altri elementi di identificazione e classificazione definiti per semplicità Piani dei conti (PdcAnalitici) e Centri di Costo (CdcAnalitici). Non sono necessarie funzioni di import e di export, se non quelle già in uso per aggiornare la Sede Centrale con i dati delle periferie poiché si condivideranno già tutte le informazioni necessarie (anagrafiche, movimenti contabili, prestazioni da fatturare, ecc). Per quanto riguarda le modalità di trattamento dei dati ci sono tre possibilità: la prima è rappresentata dalla PNAnalitica che integra quella contabile (Budget consuntivo); la seconda è rappresentata dalle prestazioni da fatturare che integrano la prima nota analitica (Budget maturato); la terza è rappresentata dal Budget preventivo che poi sarà raffrontato con le voci di consuntivo indicate sopra. Nella PNAnalitica, utilizzando i PdcAnalitici ed i CdcAnalitici, si potranno effettuare delle registrazioni sia legate alla contabilità che extracontabili. Vengono dunque previste le seguenti classificazioni: il Pdc utilizzato in PNGenerale che rispecchia sostanzialmente quelle che sono le esigenze civilistiche e fiscali dell azienda; il Pdc Analitico, più o meno dettagliato rispetto al PdcGenerale, con griglie di corrispondenza; fino a due tabelle di Cdc per classificare, in base alle esigenze aziendali, le destinazioni dei costi e dei ricavi (es..uffici/servizi.). La riclassificazione dei movimenti contabili su più dimensioni consente di effettuare dei bilanci trasversali rispetto alla codifica scelta. Grazie a questa possibilità infatti si possono effettuare bilanci sia per PdcAnalitico sia per CdcAnalitico (per Ufficio, Servizio, Natura) ma soprattutto è possibile incrociare i PdcAnalitici con il CdcAnalitico ottenendo quindi bilanci: per Ufficio diviso per Servizi per Servizio diviso per Uffici per Natura diviso per Ufficio, diviso per Servizio. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 3

4 Contabilità Analitica Guida di Riferimento Archivi di base All interno del menu in oggetto vengono gestiti gli archivi e le tabelle principali, da popolare prima di procedere con il flusso operativo. Segnaliamo che la procedura permette di utilizzare Pdc e CdC diversi per ogni annualità, per cui in tutte le principali funzioni viene richiesta l annualità per le quali tali funzioni vengono attivate. Per tutte le tabelle non è gestita un apposita voce di menu per poterne effettuare la stampa ma è possibile selezionare Dati in archivio + <Fx> Stampa dall help di campo presente nelle tabelle stesse. P.d.C. Analitici Anagrafica P.d.C. La funzione richiede l inserimento delle principali informazioni del Piano dei Conti analitico, ossia l anno di riferimento, il codice e la descrizione, il numero di livelli del PdC (massimo 4 livelli) e l etichetta che si vuole assegnare al PdC stesso (l etichetta viene utilizzata nelle intestazioni di colonna sia in gestione che in stampa). Si consiglia, almeno per il primo anno di gestione, di utilizzare un PdC analitico a 3 livelli per avere una uniformità con il Piano dei Conti contabile. GESTIONE BUDGET - Gestione Anagrafica Piano dei Conti Anno : 2005 Codice P.d.C. : 1 Descrizione : PdC analitica 1 Livelli : 3 Etichetta : PdC 1 Piano dei Conti Con questa funzione viene creata la struttura del Piano dei Conti fino al livello scelto. Nell esempio vengono creati mastri, conti e sottoconti (PdC a 3 livelli) con codice, descrizione, tipo (costo o ricavo) e alias (chiave di ricerca alternativa). Si segnala che, in alternativa alla creazione manuale, è possibile duplicare l intero Piano dei Conti contabile nel Piano dei Conti analitico utilizzando la procedura Import PdC Generale presente tra le Utilità, per poi procedere con la personalizzazione del PdC analitico tramite la cancellazione dei conti non utilizzati e l inserimento di nuovi conti più propriamente analitici. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 4

5 GESTIONE BUDGET - Gestione Piano dei Conti Anno : 2005 Codice P.d.C. : 1 - PdC analitica 1 C o n t o Livello 1 : 8 - COSTI Livello 2 : 01 - ACQUISTI Livello 3 : ACQUISTO DI MATERIE PRIME Livello 4 : - Descrizione : ACQUISTO DI MATERIE PRIME Tipo : C Alias : Abbinamento PdC/PdC Generale Con questa funzione viene effettuato l abbinamento tra i conti del PdC generale (cioè quello contabile) e quelli del PdC analitico, selezionando sempre l ultimo livello del PdC. A ciascun conto del PdC contabile possono essere abbinati uno o più conti del PdC analitico. Nel caso in cui sia stata effettuata la duplicazione del PdC generale descritta nel paragrafo precedente, si troveranno automaticamente già abbinati tutti i conti (uno ad uno, codice conto contabile uguale a codice conto analitico); partendo da tale struttura si potrà procedere con la cancellazione o con la disabilitazione dei conti non utilizzati (test Abilitato impostato a N ). GESTIONE BUDGET - Abbinamento P.d.C. Generale/P.d.C. Analitico P.d.C. COGE : 1 - piano dei conti uno Anno : 2005 Codice P.d.C.: 1 - PdC analitica 1 Conto COGE : ACQUISTO DI MATERIE PRIME Conto : ACQUISTO DI MATERIE PRIME Abilitato : S C.d.C. Analitici Anagrafica C.d.C. La funzione permette di inserire le informazioni principali del Centro di Costo, ossia l anno di riferimento, il codice e la descrizione, il numero di livelli fino al quale di vuole discendere in fase di codifica dei CdC (massimo 3 livelli) e l etichetta che si vuole assegnare al CdC stesso. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 5

6 GESTIONE BUDGET - Gestione Anagrafica Centro di Costo Anno : 2005 Codice C.d.C. : 1 Descrizione : Servizi Livelli : 2 Etichetta : Serv. Centri di Costo Con questa funzione viene creata la struttura dei Centri di Costo fino al livello prescelto, dopo aver richiamato il CdC anagrafico impostato con la funzione precedente. Occorre prestare attenzione alla particolare modalità di caricamento che prevede che, dopo la conferma del Livello 1, il caricamento del Livello 2 sia possibile solo a seguito della digitazione del Livello 1 (non si può richiamare il Livello 1 tramite help F2, in quanto in questo caso viene saltato l input sul Livello 2). Analoga modalità si deve utilizzare per il caricamento del Livello 3 in riferimento al precedente Livello 2. GESTIONE BUDGET - Gestione Centro di Costo Anno : 2005 Codice C.d.C. : 1 - Servizi Centro di Costo Livello 1 : 001 SERVIZI CONTABILI E FISCALI Livello 2 : Tenuta Contabilità Livello 3 : - Descrizione : Tenuta Contabilità Alias : +- Selezione CENTRI DI COSTO C.Costo Descrizione Alias 001 SERVIZI CONTABILI E FISCALI Tenuta contabilit Dichiarazione Redditi 002 SERVIZI LEGALI Consulenza Legale Consulenza separazione Consulenza tributaria Nella fase di parametrizzazione della struttura dei Centri di Costo si consiglia di inserire un centro di costo 999 Tutti i CdC da ripartire (CdC virtuale) utlizzato nel caso di quei costi indiretti per i quali in fase di registrazione della fattura non si conosce la precisa destinazione; questo specifico centro di costo deve essere creato per tutti i livelli della struttura. Per i CdC in oggetto dovranno poi essere create delle Ripartizioni da applicare in fase di stampa del bilancio analitico, per ripartire appunto il centro di costo virtuale negli specifici centri di costo reali. Abbinamento CdC/PdC Generale Con questa funzione viene effettuato l abbinamento tra i conti del PdC contabile e quelli del CdC analitico (selezionando sempre l ultimo livello del CdC). Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 6

7 Al conto del PdC contabile possono essere abbinati uno o più CdC analitici. In questo modo la procedura è in grado, in fase di caricamento di un documento dalla contabilità, di proporre il CdC più opportuno in relazione al conto di costo o di ricavo impostato in nel castelletto CO.GE. GESTIONE BUDGET - Abbinamento P.d.C. Generale/C.d.C. Analitico P.d.C. COGE : 1 - piano dei conti uno Anno : 2005 Codice P.d.C.: 1 - Servizi Conto COGE : ACQUISTI MODULISTICA X RIVENDITA C.Costo : Tenuta Contabilità Abilitato : S Aziende Anagrafica Azienda Dopo aver creato i PdC analitici ed i CdC analitici occorre scegliere le anagrafiche delle aziende che si intende gestire con la contabilità analitica. Sul campo Codice Azienda è possibile caricare una nuova azienda utilizzando il tasto funzione <F x> Caricamento azienda (e richiamarla con il tasto funzione <F x> Help Aziende Caricate ) oppure è possibile richiamare un azienda gestita in contabilità con il tasto funzione di help standard. Vengono poi richiesti l anno, il codice del PdC analitico ed il codice del/dei CdC analitici (fino ad un massimo di 2). GESTIONE BUDGET - Anagrafica AZIENDA Codice Azienda : xxxxx - Codice Fiscale : XXXXXXXXXXXXXXXX Partita Iva : Anno Budget : 2005 Codice Pdc : 1 - PdC analitico 1 Codice Cdc 1 : 1 - SERVIZI Codice Cdc 2 : 2 SEDI TERRITORIALI L azienda gestita in contabilità, per avere l aggancio automatico alla contabilità analitica in fase di caricamento o variazione dei movimenti contabili, deve avere il test Contabilità analitica valorizzato ad S. Si sottolinea inoltre che le aziende che gestiscono i Centri di Costo in contabilità devono continuare a valorizzare il test Gestione Centri Costo ad S in quanto i CdC sui conti patrimoniali continueranno ad essere gestiti dalla contabilità; la gestione dei CdC sui costi e ricavi verrà invece demandata alla contabilità analitica (vedi videata sotto riportata). Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 7

8 Codice ABI : Codice CAB : Codice Conto Corrente : Codice concessione : TORINO Gestione centri costo : N Tipo utilizzo c/costo : N Codice lingua : Italiano Gestione part. aperte : Nessuna gestione Gestione Beni Usati : N Codici abituali : N Contabilita' analitica: S Budget / Contabilità Questa funzione permette di abbinare l azienda (gestita per specifico anno budget) con l esercizio contabile e decidere se abilitarla o meno alla gestione analitica. GESTIONE BUDGET - Abbinamento Budget - Contabilita' Codice Azienda : xxxxx - Codice Fiscale : XXXXXXXXXXXXXXXX Partita Iva : Esercizio CoGe : 05/05 Abilitato : S Tabelle Preventivo Ripartizioni C.I. La funzione Ripartizioni C.I. viene utilizzata per ripartire i costi indiretti imputati al centro di costo 999 Tutti i cdc da ripartire. Le ripartizioni create vengono applicate solo in fase di stampa, senza generare né modificare i movimenti di contabilità analitica Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget:2005 Ripartizione : Cdc 1 (Serviz) : 999 Tutti i servizi da ripartire Cdc 2 (Sedi ) : 999 Tutte le sedi da ripartire Pdc (PdC 1 ) : Numero : 1 Dt. Inizio: 01/01/2005 Dt. Fine: 31/12/2005 Tipo : P Anno Param.Bil.: 0000 Nome Param.Bil.: Attiva: S Note : Numero Perc Cdc 1 Cdc , , Azienda : Tot. % : 100,00 Cdc 1 (Serviz) : Dichiarazione dei redditi Cdc 2 (Sedi ) : Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 8

9 Elenco campi di testata : - Azienda: indicare l azienda - Ripartizione: serve a definire il tipo di formula. Può essere indicato 1, 2 o 3 per definire se la formula vale per la prima classificazione, la seconda classificazione oppure entrambe. - Cdc1/Cdc2/Pdc: indica la classificazione da considerare. L ordine di Cdc1 e Cdc2 è subordinato al tipo ripartizione impostato nel campo precedente. - Numero/Dt. Inizio/Dt. Fine : servono per impostare regole diverse nel corso dell anno. - Tipo: indicare il tipo di ripartizione ossia P per percentuale oppure C per conto. La ripartizione dei costi indiretti può essere effettuata per valori percentuali ( Tipo = P ), con gestione manuale delle regole di ripartizione, oppure per conto ( Tipo = C ) con la gestione di formule dinamiche legate ad esempio a dati ricavati dalla contabilità analitica stessa (es. volume d affari...). In quest ultimo caso verrà associata la regola impostata nel campo Nome param.bil. e creata dalla scelta Parametri Ripartizioni C.I.. - Anno Param.Bil. : indicare l anno budget di riferimento. - Nome Param.Bil. : indicare il nome della parametrizzazione salvata nei parametri ripartizioni. - Attiva: indicare se la formula è attiva o meno; solo se la formula risulta attiva verrà valutata in stampa. - Note: indicare le annotazioni desiderate. Dopo aver confermato la testata viene richiesto come ripartire i movimenti cui la formula deve essere applicata. Se il campo Ripartizione è stato impostato a 1 o 2 viene richiesta la sola compilazione di Cdc1 o Cdc2, se invece lo stesso campo è stato impostato a 3 devono essere compilati entrambi. Stampa Ripartizioni C.I. La funzione Ripartizioni C.I. viene utilizzata per stampare le ripartizioni create con la precedente funzione. GESTIONE BUDGET - Stampa Formule di Ripartizione Costi Indiretti Codice Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget : 2005 Formule : Viene richiesto di imputare l azienda, l anno e, nel campo Formule, se si vogliono stampare tutte le formule create oppure solo quelle prenotate (valori T utte o P renotate). In quest ultimo caso viene aperto il seguente help nel quale possono essere prenotate con il tasto tag/untag le formule che si desidera stampare. + HELP FORMULE RIPARTIZIONE COSTI INDIRETTI R T CdC1 CdC2 PdC Num. Dal Al Note 1 P /01/ /12/ Fine + Parametri Ripartizioni C.I. Con questa procedura si definisce e memorizza il criterio di stampa di bilancio che rappresenta la base di calcolo; in pratica viene detto al programma di effettuare le ripartizioni dei costi indiretti sulla base dei parametri parametri impostati (es. volume d affari). Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 9

10 GESTIONE BUDGET - Gestione Parametri Formule di Ripartizione tipo 'P' - Codice Azienda : xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget : 2005 Nome : RICAVI Altre Aziende : N Data Inizio : 00/00/0000 Data Fine : 99/99/9999 Tipo Movimenti : T Classificazione Selezione Pdc (PdC 1 ) : P Elenco campi: - Azienda: indicare l azienda. - Anno budget: indicare l anno budget. - Nome: indicare il nome da assegnare al parametro. - Altre aziende: come per la stampa dei bilanci è possibile prenotare altre aziende nel caso in cui si voglia gestire un bilancio consolidato del gruppo. - Data inizio/fine: indicare il periodo di riferimento. - Tipo movimenti: come per la stampa dei bilanci è possibile decidere se considerare solo i movimenti contabili, solo quelli extracontabili oppure entrambi (valori C ontabili E xtracontabili T utti). - Selezione: occorre indicare T utti per selezionare tutti i sottoconti oppure P renotati per selezionare con il tag/untag i sottoconti del PdC analitico che rappresentano ad esempio il volume d affari. Tabelle Consuntivo Ripartizioni C.I. Vedere l omonima funzione presente nelle Tabelle Preventivo. Stampa Ripartizioni C.I. Vedere l omonima funzione presente nelle Tabelle Preventivo. Parametri Ripartizioni C.I. Vedere l omonima funzione presente nelle Tabelle Preventivo. Tabella Esclusioni La funzione viene utilizzata per escludere eventuali sottoconti del PdC dalla gestione analitica. Questa procedura viene utilizzata ad esempio per escludere i sottoconti Ratei/Risconti oppure Fatture da emettere/ricevere perché questi tipi di conti possono essere gestiti con l ausilio dei movimenti temporali analizzati più avanti. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 10

11 GESTIONE BUDGET - Esclusione Conti per generazione analitica Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Eser. CoGe : 05/ Conto contabile Descrizione RATEI PASSIVI RATEI ATTIVI RISCONTI ATTIVI RISCONTI PASSIVI Formule Ripartizione Tra le tabelle relative al consuntivo troviamo anche la tabella che permette di impostare delle formule per la ripartizione automatica degli importi dei costi/ricavi imputati, ripartizione applicata sia in fase di inserimento manuale della PNAnalitica che in fase di generazione automatica. Le formule di ripartizione o, meglio definite, causali di analitica, permettono di definire, anche post startup cliente, come generare in automatico un movimento di analitica; vengono solitamente applicate ai ricavi ma possono essere gestire anche per i costi Azienda : xxxxx - Anno Budget:2005 Formula : centro di costo contabile 1 P.d.C. COGE: 01 Conto Coge: VENDITE ITALIA Numero : 1 Dt. Inizio: 01/01/2005 Dt. Fine : 31/12/2005 Note : centro di costo Numero Perc Pdc Cdc 1 Cdc , , Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tot. % : 100,00 Pdc (PDC1 ) : VENDITE ITALIA Cdc 1 (Serviz) : Tenuta contabilità Stampa Formule Ripartizioni La funzione viene utilizzata per stampare tutte le formule di ripartizione create oppure solo quelle prenotate (impostando il valore P nel campo Formule viene aperto l help sulle formule stesse). GESTIONE BUDGET - Stampa Formule di Ripartizione Codice Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget : 2005 Formule : T Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 11

12 Tabelle Paghe Abbinamento Tot./PdC Generale La procedura in oggetto genera dalle paghe la partita contabile ed il movimento analitico. Dal modulo paghe deve essere prodotto un file «Nopaco» per ogni singola azienda che conterrà le seguenti informazioni : mese/anno/azienda/totalizzatori con importi + segno (D/A) con dettaglio Cdc/Reparto + riepilogo nello stesso file. GESTIONE BUDGET - Abbinamento P.d.C. Generale/Totalizzatori Paghe Anno : 2005 Totalizzatore : 001 (Stipendi/Salari) Codice P.d.C. : 1 - piano dei conti contabile Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Reparto : 1 Conto Dare P.d.C. : COSTO DEL PERSONALE Conto Avere P.d.C.: Si aggancia il totalizzatore paghe ad un sottoconto di Contabilità Analitica. Si può operare una personalizzazione a livello di azienda/reparto. Occorre obbligatoriamente creare un totalizzatore virtuale (nel senso che non sarà presente sul file del DataBase Paghe) con codice ARR da agganciare sia in Dare che in Avere per accogliere eventuali differenze presenti sul file. Formule di Ripartizione Azienda : xxxxx - Anno Budget:2005 Reparto : Totalizz. : 001 Numero : 1 Dt. Inizio: 01/01/2005 Dt. Fine : 31/12/2005 Note : Numero Perc Pdc Cdc 1 Cdc , , Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tot. % : 100,00 Pdc (PDC1 ) : ACQUISTO DI MATERIE PRIME Cdc 1 (Serviz) : Tenuta contabilità Questa tabella serve alla generazione della Contabilità Analitica. In questa fase si specifica la destinazione di un reparto paghe (che corrisponde all unità minima di contabilizzazione, quindi un singolo dipendente od un gruppo di dipendenti) con possibilità di personalizzazione per periodo e totalizzatore. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 12

13 Stampa Formule GESTIONE BUDGET - Stampa Formule di Ripartizione Paghe Codice Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget : 2005 Formule : T E la stampa delle formule di ripartizione illustrate in precedenza. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 13

14 Contabilità Analitica Guida di Riferimento Utilità All interno del menu in oggetto vengono gestite i programmi di utilità di carattere generale. Aggiornamento Ripartizioni C.I. (P) Questa funzione serve per determinare automaticamente le percentuali ed a memorizzarle sulle formule prima di lanciare i bilanci. Tale procedura deve essere eseguita una volta inizialmente e poi solo quando i criteri di ripartizione devono essere rivisti (o la base di calcolo è mutata); in questo caso, se dalla stampa di Bilancio si richiede la ripartizione, i costi indiretti legati a queste formule verranno ripartiti. In pratica, dopo aver impostato i parametri di ripartizione, occorre lanciare tale aggiornamento per avere per avere in Ripartizioni C.I. (P) la ripartizione aggiornata. GESTIONE BUDGET - Aggiornamento Formule Rip. Costi Indir. (tipo P) Codice Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget : 2005 Formule : P I campi richiesti sono : - Azienda : indicare l azienda. - Anno budget : indicare l anno budget. - Formule : indicare T utte per selezionarle tutte oppure P renotate per poter selezionare, dall help sotto riportato, le formule che si desidera aggiornare. + HELP FORMULE RIPARTIZIONE COSTI INDIRETTI R T CdC1 CdC2 PdC Num. Bilancio riferimento calcolo Anno 1 P xxxxxxxxxx Fine + Aggiornamento Ripartizioni C.I. (C) Vedere il paragrafo Aggiornamento Ripartizioni C.I. (P) sopra descritto. Duplicazione Tabelle Con questa funzione è possibile duplicare le tabelle sotto visualizzate. La procedura deve essere utilizzata per duplicare le tabelle di anno in anno sulla stessa azienda ma può essere anche utilizzata per duplicare le informazioni da un azienda ad un altra. Per ogni tabella viene richiesto se duplicare in sostituzione T (scelta solitamente usata), in accodamento D oppure se non duplicare N. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 14

15 GESTIONE BUDGET - Duplicazione Tabelle/Apertura Anno Codice Azienda : xxxxx - Anno Budget : 2005 Duplica in : Codice Azienda : xxxxx xxxxx Anno Budget : 2005 Anagrafica - Azienda : N Preventivo - Formule Costi Indiretti : N Anagrafica - Budget/Contab. : N Preventivo - Parametri di Bilancio : N Pdc Analitici - Anagrafica : N Consuntivo - Formule Costi Indiretti : N Pdc Analitici - Abbinamento : N Consuntivo - Parametri di Bilancio : N Cdc Analitici - Anagrafica : N Consuntivo - Formule di Ripartizione : N Cdc Analitici - Abbinamento : N Consuntivo - Tabella Esclusioni : N Paghe - Abbinamento Totaliz./Pdc : N Paghe - Formule di Ripartizione : N Travaso Movimenti Temporali : N -F S+F7 ---F SEL-- (N)-Non duplicare / (D)-Duplica in accodamento / (T)-Duplica in sostituzione Import PdC Generale Utilizzando questa procedura è possibile duplicare uno specifico PdC contabile (selezionato nel campo P.d.C. COGE ) in un PdC analitico (selezionato con anno + codice PdC). Confermando i dati parte l elaborazione al termine della quale si chiude automaticamente la procedura. Questa funzione può essere utilizzata ogni qualvolta viene effettuata una modifica sul PdC contabile (o, ad esempio, lanciata ogni giorno). GESTIONE BUDGET - Acquisizione Piano dei Conti Generale P.d.C. COGE : 1 - piano dei conti uno Anno : 2005 Codice P.d.C.: 1 - PdC analitica ELABORAZIONE IN CORSO Per quanto riguarda i Cdc non esiste invece una importazione dell archivio dalla contabilità generale a quella analitica; ho la possibilità, però, di creare un Cdc indiretto (bidone) dove appoggio i movimenti desiderati, i quali verrano poi ripartiti nei vari Cdc specifici utilizzando le Ripartizioni. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 15

16 Contabilità Analitica Guida di Riferimento Budget Preventivo La funzione in oggetto viene utilizzata per caricare manualmente dei movimenti analitici di tipo preventivo. GESTIONE BUDGET - Budget Preventivo Codice Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Codice Fiscale : XXXXXXXXXXXXXXXX Partita Iva : Anno Budget : 2005 Num. Budget : 1 Dt. Operazione : 01/01/2005 Importo : 1.500,00+ Pdc (PDC1 ) : ACQUISTO DI MATERIE PRIME Cdc 1 (Serviz) : Piemonte Note : N. Riferimento : 1 Dt.Riferimento : 01/01/2005 I campi richiesti sono : - Codice Azienda : indicare l azienda. - Anno Budget : indicare l anno budget. - Numero Budget : è il progressivo del movimento caricato proposto automaticamente dal programma. Sul campo è attivo il tasto funzione di help che apre la seguente maschera dalla quale è possibile scegliere un movimento precedentemente caricato per visualizzarlo oppure modificarlo. + Selezione BUDGET PREVENTIVO Numero Dt.Oper. Importo Conto C.Costo1 C.Costo2 Note 1 01/01/ , Fine + - Data operazione : indicare la data dell operazione. - Importo : indicare l importo del movimento. - PdC : indicare il sottoconto del Piano dei Conti analitico al quale collegare il movimento. Da notare che si possono inserire tutti i livelli del Pdc, dal primo al quarto. - CdC : indicare il Centro di Costo analitico al quale collegare il movimento. Nell ultima parte possono essere inserite delle informazioni aggiuntive quali Note, N. Riferimento e Dt. Riferimento. Stampa Brogliaccio Utilizzando tale scelta è possibile stampare il brogliaccio dei movimenti analitici di tipo preventivo. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 16

17 GESTIONE BUDGET PREVENTIVO - Stampa Brogliaccio Codice Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget : 2005 Data Inizio : 00/00/0000 Data Fine : 99/99/9999 Pdc (PDC1 ) : T Cdc 1 (Serviz) : T I campi richiesti sono l azienda, l anno, la data inizio/fine con le quali leggere il range dei movimenti desiderati, il sottoconto ed il centro di costo; in questi ultimi due campi è possibile inserire il valore T (tutti) oppure P (prenotati), selezionando con il tag/untag dalla maschera presentata i Conti/CdC desiderati. Bilancio Preventivo Utilizzando tale funzione è possibile fare la stampa grafica di un bilancino analitico di tipo preventivo. Si sottolinea che, in questa come in tutte le altre stampe dell analitica, non vengono gestiti i progressivi ossia non viene congelata la situazione ad una certa data di stampa effettiva in quanto non trattiamo con bilanci di tipo fiscale ma gestionale. GESTIONE BUDGET - Stampa Bilancio Preventivo Codice Azienda : xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Anno Budget : 2005 Altre Aziende : N Data Inizio : 00/00/0000 Data Fine : 99/99/9999 Data Stampa : 27/01/2005 Tipo Movimenti : T Sim. Ripartiz. : S Tipo Output : S - Stampa Classificazione Selezione Esposizione Dett. Tot. Sal.0 Salto Pdc (PDC1 ) : T 2 3 N N N Cdc 1 (Serviz) : T 1 2 N N N I campi da indicare sono : - Codice Azienda : indicare l azienda. - Anno Budget : indicare l anno budget. - Altre aziende : indicare N (nessuna) oppure P (prenotate) se si desidera selezionare una o più altre aziende i cui movimenti vogliono essere inclusi nel bilancino; selezionando le aziende che si intende raggruppare viene prodotto un bilancio di tipo consolidato. - Data inizio/fine : indicare la data inizio/fine movimenti. - Data Stampa : indicare la data stampa. - Tipo movimenti : l input viene saltato in quanto è un campo utilizzato per la stampa del bilancio consuntivo e del controllo budget. In tali stampe i valori che può assumere il campo sono C per stampare solo i movimenti contabili, E per stampare solo i movimenti extracontabili oppure T per stamparli entrambi. - Simulazione Ripartizioni : indicare uno dei valori spiegati nell help sotto riportato. Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 17

18 ++ Simulazione ripartizioni Definisce se e come effettuare le ripartizioni dei costi o dei ricavi indiretti ricavandoli dalle formule di riparti- zione. Impostando: S = vengono applicate le ripartizioni. (come da archivio) N = non vengono applicate le ripartizioni. D = esposizione dei soli Cdc diretti (non vengono applica- (no cdc indiretti 999 ) te le ripartizioni). R = esposizione dei soli Cdc indiretti (vengono applicate (solo cdc indiretti) le ripartizioni). P = esposizione separata dei Cdc indiretti con lo stesso (cdc diretti+indiretti) dettaglio dei Cdc diretti (vengono applicate le ripar- tizioni). E' la "somma" delle stampe D e R. T = esposizione dei soli totali dei Cdc indiretti dopo i (cdc diretti + indiretti relativi Cdc diretti (vengono applicate le ripartizio- con i soli totali) ni) Tipo output : indicare S (stampa) oppure F (file). Indicando F viene richiesto il percorso ed il nome del file da produrre; in questo caso viene in pratica generato un file formattato Excel. Specchietto dettaglio stampa ; nello specchietto viene definita la logica di stampa del bilancio. Devono essere valorizzati i seguenti campi : - PdC : valorizzato a T (tutti) o P (prenotati) - CdC : valorizzato a T (tutti) o P (prenotati). Su entrambi i campi viene aperto l help sotto riportato : ++ Selezione Consente di selezionare TUTTI gli elementi della classificazione corrente, oppure di prenotarne solo alcuni. T = Tutti gli elementi P = Prenotazione degli elementi Esposizione : indicare 1,2 o 3 secondo la logica sotto riportata (campo presente per PdC e CdC). In pratica occorre definire in che ordine stampare i 3 livelli e quali stampare. ++ Esposizione Definisce la logica con cui i dati verranno esposti. Con spazio si evita la stampa della classificazione. Natura : Ufficio di xxxxxxx Uffici : 1 +-> 001 Servizio Contabilita' Servizi: Acquisto cancelleria Natura : Acquisto cancelleria Uffici : 2 +-> 001 Ufficio di xxxxxxx Servizi: Ufficio di yyyyyyy Dettaglio : indicare Spazio, 1, 2 o 3 (campo presente per PdC e CdC). ++ Dett. (Dettaglio) Per ogni classificazione e' possibile impostare il dettaglio con cui verra' stampata. Ad esempio, se il Pdc e' strutturato su 3 livelli (Mastro/Conto/Sotto- conto), impostando 2 si avrebbe la stampa dei soli 2 livelli piu' alti (Mastro e Conto) Totali : indicare S o N (campo presente per PdC e CdC). Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 18

19 ++ Tot. (totali intermedi) E' possibile ottenere dei totali intermedi (o totali parziali) nella stampa valorizzando il campo con S. Impostando N si avra' solo il totale generale. Da notare che questa funzionalita' riveste partico- lare importanza qualora si intenda produrre un file con i soli dati di dettaglio senza alcun totale Saldo : indicare S o N (campo presente per PdC e CdC). ++ Sal. 0 (Saldo = 0) Consente di stampare anche i sottoconti / centri di costo che hanno il saldo uguale a zero. S = stampa anche i Pdc/Cdc con saldo = 0 (tutti) N = stampa solo i Pdc/Cdc con saldo diverso da Salto pagina : indicare S o N per effettuare o meno il salto pagina quando cambia il valore della classificazione. All interno della procedura, e anche per il bilancio maturato, consuntivo e per il controllo budget, sono presenti i seguenti tasti funzione : - <F x> Salva Paramametri Bilancio per salvare con un nome la/le parametrizzazioni volute. - <F x> Apri Paramametri Bilancio per aprire una parametrizzazione precedentemente salvata. - <F x> Cancella Paramametri Bilancio per cancellare la/le parametrizzazioni volute. - <F x> Data proiezione per effettuare la stampa del bilancio con la proiezione desiderata. Esempio di stampa xxxxx s.r.l. Sede Legale xxxx IVREA (TO) Bilancio dal 01/01/2005 al 31/12/2005 con ripartizioni Numero Pagina 1 Anno Budget 2005 Data Stampa 08/02/2005 B I L A N C I O P R E V E N T I V O Conto Descrizione PDC Pdc 1 CDC Servizi SERVIZI FISCALI RICAVI DA SERVIZI FISCALI ACQUISTO DI LIBRI E CANCELLERIA SPESE TELEFONICHE SPESE DI LOCAZIONE SPESE DEL PERSONALE TENUTA CONTABILITÀ RICAVI DA TENUTA CONTABILITA ACQUISTO DI LIBRI E CANCELLERIA SPESE TELEFONICHE SPESE DI LOCAZIONE SPESE DEL PERSONALE , , , , , , , , , , , ,00+ Totale Costi Totale Ricavi Utile/Perdita Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 19

20 Consuntivo Extracontabile La funzione in oggetto permette di caricare manualmente dei movimenti analitici di tipo consuntivo senza passare dalla gestione contabile. Azienda : xxxxx - Anno Budget : 2005 Nr. Partita : 1 Data Operazione : 31/01/ Numero S Importo Pdc Cdc 1 Cdc D 6.000, Pdc (PDC1 ) : ACQUISTO DI MATERIE PRIME Data Fine : 00/00/0000 Cdc 1 (Serviz) : Tenuta contabilità Totale DARE : 6.000,00+ Totale AVERE : 0,00+ Note : Differenza : 6.000,00+ D I campi richiesti sono : - Azienda : indicare l azienda. - Anno budget : indicare l anno budget. - Nr. Partita : è un numeratore progressivo proposto automaticamente. Sul campo è attivo il tasto funzione di help (sotto riportato) per vedere le partite già caricate. + Selezione MOVIMENTI Partita Dt.Operaz. Annotazioni S Importo 1 31/01/2005 D 6.000, Fine + Si sottolinea che l archivio dei numeri di partita dei movimenti extracontabili è tenuto separato rispetto a quello dei movimenti contabili. - Data operazione : indicare la data dell operazione Nella griglia del dettaglio operazione occorre imputare i seguenti dati : - Numero : è il numero progressivo del rigo movimentato. - Segno : inserire il segno dell operazione ossia (D)are o (A)vere. - Importo : indicare l importo del movimento - Pdc : inserire il sottoconto del Pdc analitico. - Cdc1 : indicare il centro di costo 1. - Cdc2 : indicare il centro di costo 2. Su tutti i campi della griglia di dettaglio (eccetto il campo Numero ) è attivo il tasto funzione <F x> Gestione Altri Dati che permette di inserire le note e la data di fine operazione. È opportuno precisare che la data fine serve a gestire la competenza di un costo/ricavo, nel tempo; corrisponde alla funzione attiva ratei e risconti della contabilità generale. Il risultato sarà che nell anno in corso nei bilanci verrà riproporzionata l incidenza del movimento rispetto alle date inizio e fine richieste; la stessa cosa avverrà negli anni successivi perché, in fase di duplicazione tabelle (che corrisponde ad una apertura anno), si potrà selezionare S nel campo Travaso Movimenti Temporali. Gestione Contabile La funzione viene utilizzata per visualizzare e/o manutenere il movimento di analitica generato dalla Prima Nota ordinaria; in pratica la maschera sotto riportata viene visualizzata attivando la scelta in oggetto ed altresì confermando il Manuale CONTABILITA ANALITICA Guida di Riferimento Pagina 20