Indice della guida alla conservazione sostitutiva

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2 Indice della guida alla conservazione sostitutiva Conservazione sostitutiva dei registri contabili...4 Digitalizzazione dei documenti...4 Prima fase: Nomina del responsabile della conservazione...4 Stampa nomina del responsabile della conservazione sostitutiva...4 Seconda fase: gestione imposta di bollo per il libro giornale...5 Conteggio numero registrazioni...5 Imposta di bollo per il libro giornale in conservazione sostitutiva...5 Terza fase: Stampe dei documenti...6 Tipi di documento...6 Documenti dell anno...7 Stampa del libro giornale...8 Stampa Partitari...8 Stampa Registro cespiti...9 Stampa dei registri iva...9 Stampa delle liquidazioni Iva...10 Struttura...11 Documenti relativi agli anni pregressi...12 Forzatura flags libro giornale...12 Forzatura flags Registri Iva...13 Forzatura flags registro cespiti...14 Quarta fase: passaggio a IsoWork Sostituisco Pro...14 Accesso al database...14 Importazione Ditte...15 Importazione Documenti...17 Creazione pacchetti di archiviazione e apposizione firma digitale...19 Creazione lotti e generazione impronta digitale (abrogata)...22 Ristampe dei registri...22 Riepilogo ponderato delle prossime scadenze Conservazione Registri (da confermare)...23 Fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione...24 Premessa...24 Reperimento codice ISO-CUF...24 Prima Fase Amico2.Win - Fatturazione Elettronica...25 Predisposizione procedura Amico2.Win...25 Operazioni preliminari...25 Dati Anagrafici...25 Tipi documento e Protocolli fiscali...28 Codice ISO-CUF...29 Preparazione documenti...30 Creazione File xml...30 Prima Fase Studio2.Win - Fatturazione Elettronica...31 Predisposizione procedura Studio2.Win...31 Operazioni preliminari...31 Registri sezionali Pagina 2

3 Codice ISO-CUF...31 IBAN...31 Preparazione documenti e file xml...32 Seconda Fase comune sia a Amico2.Win che a Studio2.Win...35 Controllo file da firmare...35 Firma del file da inviare...35 Applicazione firma digitale con Firma certa...35 Invio del file xml...36 Gestione ricevute...36 Casi particolari...37 Terzo intermediario...37 Archiviazione Fattura elettronica in Isowork Sostituisco Pro...37 Archiviazione dei documenti firmati e notifica di ricezione...37 Associazione Ricevuta di invio (notifica di ricezione)...38 Marcatura temporale della fattura e della ricevuta...39 Riepilogo ponderato scadenze per la Fatturazione Elettronica...43 Copie ed estrazione dati dall'archivio...44 Tipi di copia...44 Copia dell'archivio completo...44 Copia degli archivi di un cliente...44 Estrazione del pacchetto di archiviazione...44 Copie di singoli documenti...47 e alla fatturazione elettronica con le procedure Amico2.Win, Studio2.Win e Isowork Sostituisco Pro a cura di: Via delle Crede, 4/b Pordenone Telefono: info@elmas.net Tutti i diritti riservati Pagina 3

4 Conservazione sostitutiva dei registri contabili Digitalizzazione dei documenti La Conservazione Sostitutiva dei documenti si effettua rispettando poche essenziali fasi operative. Si possono ricondurre a quattro: Prima fase: nomina del responsabile della conservazione sostitutiva Seconda fase: gestione dell'imposta di bollo per il libro giornale. Terza fase: produzione delle stampe dell anno di imposta da passare in conservazione, ed eventualmente, nel primo anno di opzione, stampa per la conservazione degli anni pregressi. Quarta fase: passaggio dei documenti a IsoWork Sostituisco Pro Le operazioni relative alla conservazione sostitutiva sono raggruppate alla voce di menù 01Contabilità 11-Conservazione sostitutiva. Prima fase: Nomina del responsabile della conservazione Stampa nomina del responsabile della conservazione sostitutiva Per poter iniziare la gestione della conservazione sostitutiva, si deve nominare il responsabile della conservazione. Tale nomina avviene attraverso una specie di attribuzione dell'incarico da parte del cliente (Titolare della contabilità). Si accede al punto 5 del menù conservazione sostitutiva per generare la relativa stampa. Si dovranno impostare il periodo di durata della nomina ed il responsabile della conservazione. Si ricorda che può essere lo studio stesso produttore dei documenti o un soggetto terzo. Figura 1: Scelte di stampa della nomina del responsabile della conservazione 2014 Pagina 4

5 La stampa risultante sarà simile alla seguente: Figura 2: Stralcio della stampa per la nomina del responsabile della conservazione Seconda fase: gestione imposta di bollo per il libro giornale Conteggio numero registrazioni Il calcolo del numero delle registrazioni è necessario per determinare l'imposta di bollo da versare per il libro giornale. L'importo dovuto si determina in misura di 16,00 euro ogni 2500 registrazioni o frazioni di queste. Come si può notare, la normativa riguardante la conservazione sostitutiva non prevede differenze sulla misura dell'imposta di bollo da versare tra chi è tenuto al versamento della tassa di concessione governativa e chi no. Tuttavia, si ricorda che i soggetti non obbligati al versamento della tassa di concessione governativa, sarebbero tenuti al versamento dell'imposta di bollo in misura doppia. A discrezione dello studio, l'eventuale via cautelativa da adottare. Il versamento dell'imposta di bollo si deve eseguire entro 120 giorni dalla data di chiusura dell'esercizio (esempio: con chiusura esercizio al 31/12/2014 la scadenza è il 30/04/2015). Imposta di bollo per il libro giornale in conservazione sostitutiva Dal punto di vista della gestione dell'imposta di bollo sul libro giornale, con l'entrata in vigore del decreto MEF 17/06/2014, si sono notevolmente semplificate le azioni da compiere. Innanzi a tutto, non si utilizza più il modello F23, bensì il modello F24. Il codice tributo da utilizzare è il Per quanto riguarda la gestione del credito per acconto versato in dicembre 2013, siamo In attesa di conferme normative Pagina 5

6 Terza fase: Stampe dei documenti Tipi di documento L Agenzia delle Entrate, nel Provvedimento Direttoriale attuativo della Comunicazione dell impronta, fa un elenco dei tipi documento contrassegnandoli con uno specifico codice. Per ottemperare a quanto sopra precisato, si è reso necessario introdurre un nuovo campo nei numeratori contenente il codice relativo a ciascuno dei registri interessati. L Agenzia ha contraddistinto come documenti a sé stanti anche quelli che nella pratica sono normali registri acquisti/vendite/corrispettivi o sezionali di questi. Non potendo traslarli in maniera automatica in quanto non identificabili separatamente, è richiesto l intervento manuale di allocazione in questi specifici casi: Acquisti Cee: Il numeratore del registro acquisti utilizzato per le operazioni CEE non può mantenere il codice dei normali acquisti, cioè 15, bensì gli deve venir attribuito il codice 27: Figura 3: Integrazione numeratori È necessario variare il Tipo documento con: Per rendere agevole questa variazione, considerando la presenza del sezionale dedicato agli acquisti cee piuttosto frequente, è stata inserita una apposita utilità, in 01 Contabilità 06 Utilità 09 Forzatura Flags. Cliccando sul pulsante F, posto accanto al tipo documento, è possibile effettuare la forzatura del numero codice 27, per gli anni e per le ditte selezionate. Vengono proposti tutti i registri con numero registro superiore a Pagina 6

7 Figura 4: Numeratori acquisti CEE Dopo la forzatura: Lo stesso tipo di intervento deve essere fatto anche per le ditte che applicano il regime speciale delle agenzie di viaggio. Gli acquisti delle agenzie di viaggio debbono essere ricollocati usando il numero di indice 16. Quindi, di seguito: Acquisti agenzie di viaggio: Figura 5: Variazione numeratori registro acquisti Iva agenzie di viaggio E necessario variare il tipo documento con: Documenti dell anno Le stampe dei vari registri seguono le ordinarie modalità. Vediamo alcuni esempi: 2014 Pagina 7

8 Stampa del libro giornale Figura 6: Esempio scelte di stampa sostitutiva del libro giornale Selezionare le ditte interessate ed impostare la stampa di tipo definitivo, usare il pulsante Archiviazione Sostitutiva. La stessa operazione verrà fatta su tutti i documenti che possono essere interessati alla conservazione. Stampa Partitari Figura 7: Esempio scelte di stampa sostitutiva dei partitari 2014 Pagina 8

9 Stampa Registro cespiti Figura 8: Esempio scelte di stampa sostitutiva del libro cespiti Stampa dei registri iva Figura 9: Esempio scelte di stampa sostitutiva dei registri Iva Per facilitare e velocizzare le operazioni di stampa dei registri iva è necessario stampare la liquidazione sul registro Liquidazioni. In questo modo diviene utilizzabile il flag stampa di più periodi, che permette di effettuarla per l intero periodo di imposta. In ditta contabile, su avanzamento iva dell anno interessato, il Tipo Registro Liquidazioni dovrà essere impostato in questo modo: 2014 Pagina 9

10 Per permettere un cambio veloce del tipo registro a coloro che lo dovessero effettuare, è stata prevista una utilità da 01 Contabilità 06 Utilità Forzatura Flags che effettua automaticamente per tutte le ditte selezionate e per tutti gli anni richiesti i seguenti interventi: 1) la forzatura del registro Liquidazioni nell avanzamento iva; 2) la creazione nei numeratori del registro 4 Liquidazioni ; 3) l azzeramento della data di ultima liquidazione iva memorizzata sugli avanzamenti iva. Figura 10: Forzatura del registro liquidazioni sugli avanzamenti iva E' necessario impostare l intervallo degli anni e selezionare le ditte su cui intervenire. Verranno effettuate contemporaneamente le operazioni descritte al punto 1) e al punto 2). Stampa delle liquidazioni Iva 2014 Pagina 10

11 Figura 11: Esempio scelte di stampa sostitutiva del registro liquidazioni iva In presenza del registro liquidazioni, anche nella Stampa della Liquidazione Iva si può usare l opzione Stampa più periodi e stampare quindi l intero periodo di imposta. Struttura Le stampe hanno generato, nel percorso indicato nelle costanti di contabilità, questa struttura: La cartella Ditte contiene tanti files.xml quante sono le ditte che sono state elaborate. La cartella Documenti contiene tante cartelle quante sono le ditte elaborate. In ogni cartella sono contenuti i file in formato.pdf dei documenti stampati ed i relativi file.xml Pagina 11

12 Esempio del contenuto di una cartella documenti relativa ad una singola ditta Documenti relativi agli anni pregressi La stampa dei documenti degli anni precedenti, che si vogliono portare in conservazione sostitutiva seguono le stesse modalità operative descritte nei capitoli precedenti. Lo stato di tali documenti, però, risulta già stampato in definitivo, per cui si è provveduto all'integrazione della voce 01 Contabilità 06 Utilità Forzatura Flags, introducendo nuove opzioni al fine di rendere agevole e veloce l operazione di ripristino necessaria per la nuova stampa con modalità sostitutiva. Forzatura flags libro giornale Figura 12: Esempio di forzatura flag di stampa libro giornale (riabilitazione stampa anni pregressi) Sulle forzature del libro giornale è stato inserito il flag azzera numeratori che riporta a zero automaticamente il numeratore del registro per l anno scelto Pagina 12

13 Forzatura flags Registri Iva Figura 13: Esempio di forzatura flag di stampa registri iva (riabilitazione stampa anni pregressi) La stessa modifica è disponibile sulle forzature dei registri iva. Oltre ai registri iva selezionati, è possibile azzerare il numeratore anche del registro liquidazioni. Si ricorda che, per quanto attiene la liquidazione iva, la data dell ultima liquidazione iva presente negli avanzamenti iva della ditta contabile, deve essere azzerata per poter procedere alla ristampa del registro. A questo scopo si può utilizzare la nuova utilità descritta precedentemente. Figura 14: Esempio di riabilitazione stampa Liquidazione Iva per gli anni pregressi 2014 Pagina 13

14 Forzatura flags registro cespiti Figura 15: Esempio di forzatura flag di stampa libro cespiti (riabilitazione stampa anni pregressi) Anche nella forzatura dati e flags del Registro Cespiti (raggiungibile da 05 Gestione cespiti 12 Utilità Cespiti 04 Forzatura dati e flags) è stata inserita la possibilità di azzerare i numeratori scegliendo gli anni interessati. Questo può essere fatto contemporaneamente alla necessaria forzatura dell ultimo anno di stampa, antecedente al primo anno da ristampare. Quarta fase: passaggio a IsoWork Sostituisco Pro Accesso al database All'avvio del programma Isowork Sostituisco Pro viene proposto il server a cui collegarsi, già predisposto, e la richiesta di Verifica della connessione. E' necessario cliccare sul pulsante relativo. Verrà proposto il database su cui lavorare; cliccare sul pulsante Conferma. Inserire il nome utente e la password alla videata successiva e confermare: 2014 Pagina 14

15 E si accede alla videata principale del programma: Sulla sezione di sinistra, sono elencate le annate contenenti i documenti in archivio, suddivisi per ditta. Sulla sezione di destra, la lista delle ditte interessate all'archiviazione per l'anno selezionato. Importazione Ditte Dalla videata principale cliccare sul pulsante voce Importa Ditte. e dal menù che appare selezionare la Si aprirà la finestra di selezione delle cartelle. Selezionare la carte Ditte che si trova all'interno della cartella che abbiamo scelto per memorizzare le stampe per la sostitutiva 2014 Pagina 15

16 Eseguendola si importano tutti i file.xml presenti. Sono presenti tanti files quante sono le ditte da importare. Le ditte importate con successo vengono visualizzate in elenco. Dal menù Anagrafe, scegliendo la voce Gestione Ditte è possibile visualizzare nel dettaglio i dati di ogni ditta, compreso il relativo stato di lavorazione: Se dovesse essere necessario eliminare una ditta, basterà selezionarla e cliccare sul pulsante Pagina 16

17 Un doppio clic sulla ditta interessata permette di accedere ai dettagli. A seconda dello stato di lavorazione, sarà possibile intervenire manualmente se necessario. Importazione Documenti Dalla videata principale cliccare sul pulsante voce Importa Documenti e dal menù che appare selezionare la Si aprirà la finestra di selezione delle cartelle: La cartella documenti può essere completamente importata. Se si desidera invece effettuare l'importazione di una singola ditta, basterà selezionarne la cartella relativa: A fine operazione, verrà visualizzato un elenco recante l'esito dell'elaborazione Pagina 17

18 Il programma di importazione documenti genera in automatico anche il rapporto di versamento (RdV prodotti). A questo punto, selezionando per anno la ditta, vengono visualizzati tutti i documenti importati e da elaborare. Sulla colonna di sinistra, suddivisa cronologicamente per ogni anagrafica, si troveranno l le sezioni disponibili evidenziate in grassetto con all'interno i documenti relativi. Le singole sezioni corrispondono agli stati di lavorazione dei documenti. È possibile visualizzare i files.pdf contenuti in ogni tipo documento, accompagnati dagli estremi essenziali che lo caratterizzano, quali il numero di inizio/fine delle pagine, la data di inizio/fine registrazione ecc. Usando il tasto, sulle singole righe sarà possibile visualizzarne il relativo documento: 2014 Pagina 18

19 L importazione delle ditte e dei documenti rinomina i rispettivi files.xml, in modo che ad un eventuale successivo ciclo di importazioni non vengano presi in considerazione. Nel nostro esempio vedremo quindi nella cartella Ditte : E, dalla cartella relativa alla ditta contenuta in Documenti : Creazione pacchetti di archiviazione e apposizione firma digitale Un pacchetto di archiviazione è un raggruppamento di documenti. Si possono creare quanti pacchetti di archiviazione si desiderano, secondo le necessità. Sarà sicuramente necessario averne almeno due, a causa delle diverse scadenze di stampa degli altri registri rispetto al libro cespiti. Inserire il token di firma digitale su un connettore usb disponibile. Dalla colonna di sinistra, posizionarsi sulla denominazione della ditta che si intende elaborare e sulla voce Pacchetti di archiviazione 2014 Pagina 19

20 Attraverso l'apposito il pulsante, si accede alla creazione guidata dei pacchetti di archiviazione. Sulla finestra che apparirà, cliccare sul pulsante Successivo. Verrà visualizzata una videata di conferma del periodo di riferimento con la possibilità, se si desidera, di attribuire un nome ed una descrizione aggiuntiva al pacchetto. Sebbene non sia obbligatorio è bene indicare un nome del pacchetto ed una descrizione. Ad esempio: Il programma esegue un controllo e avvisa se il periodo è incogruente. Cliccando su Successivo si accede alla finestra di scelta dei documenti che comporranno il pacchetto di archiviazione Pagina 20

21 La selezione può essere eseguita per singolo documento oppure agendo sulla casella è possibile selezionarli tutti in una sola volta. Cliccando sul pulsante Successivo, si accede alla finestra della firma digitale vera e propria. Il token di firma digitale verrà immediatamente riconosciuto. Inserire il codice pin sull'apposita casella e cliccare sul pulsante Successivo. Verrà visualizzata la finestra di apposizione della marca temporale obbligatoria. Cliccare su successivo e terminare. A questo punto, i registri che si 2014 Pagina 21

22 trovavano sulla voce Documenti sono stati trasferiti, firmati e marcati temporalmente, su Pacchetti di archiviazione. Creazione lotti e generazione impronta digitale (abrogata) Non è più necessaria a partire da giugno Rimane per compatibilità con le archiviazioni degli anni precedenti. Ristampe dei registri Se si dovesse avere la necessità di ristampare i registri già stampati in definitivo e portati in archiviazione sostitutiva, è possibile riabilitare le stampe. A seconda dei diversi stati di lavorazione, si dovrà procedere a ritroso Pagina 22

23 Riepilogo ponderato delle prossime scadenze Conservazione Registri (da confermare) Si propone un elenco delle scadenze, partendo dal primo anno fino ad arrivare a quella che sarà la gestione a regime. L'esempio fissa l'anno 2014 come primo anno di archiviazione sostitutiva per tutti i registri disponibili. Le scadenze seguenti sono temporanee e da confermare, perché la normativa è in fase di approvazione. Entro il Operazioni 31/12/ stampa libro giornale, registri iva, partitari 2013; - creazione pacchetto e rapporto di versamento; - creazione pacchetto di archiviazione; - firma e marcatura temporale del pacchetto di archiviazione. 31/01/ saldo imposta di bollo per il giornale 2014? e comunicazione all'agenzia delle Entrate? 30/04/ saldo imposta di bollo per il giornale Rimane da confermare come utilizzare l'eventuale credito dovuto al versamento in acconto a dicembre 2013 (preventiva: primo anno di conservazione sostitutiva) o gennaio 2014 (acconto per l'anno 2014 a regime) 30/09/ opzione in dichiarazione dei redditi. Comunicazione di inizio conservazione sostitutiva per l'anno /09/ stampa libro cespiti 2014; - creazione pacchetto e rapporto di versamento; - creazione pacchetto di archiviazione, firma e marcatura temporale; 31/12/ stampa libro giornale, registri iva, partitari 2014; - creazione pacchetto e rapporto di versamento; - creazione pacchetto di archiviazione, firma e marcatura temporale 30/04/ Saldo imposta di bollo del libro giornale 2015 N.B.: Le operazioni evidenziate con sfondo grigio verranno ripetute tutti gli anni, cambiando opportunamente gli anni di riferimento Pagina 23

24 Fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione Premessa La fattura elettronica è obbligatoria per i rapporti con l'amministrazione Pubblica. E' obbligatorio che le fatture e/o i ddt emessi nei confronti di una pubblica amministrazione abbiano una numerazione autonoma e progressiva. Non è possibile, quindi, utilizzare i normali sezionali vendite, è necessario crearne uno o più dedicati. Il processo operativo si compone di due fasi, la prima è alternativa a seconda della procedura Elmas utilizzata: prima fase riguardante la procedura Amico2.win, per le aziende; prima fase riguardante la procedura Studio2.Win, per gli studi; una seconda fase comune alle due precedenti, riguardante la conservazione sostitutiva vera e propria. Reperimento codice ISO-CUF Ogni ufficio dell'amministrazione Pubblica ha un proprio codice identificativo, chiamato codice ISO-CUF. Dal sito è possibile reperire i codici di ogni ufficio. Si accede al sito: Si clicca sul pulsante Ricerca Avanzata e si sceglie la ricerca per codice fiscale o per social network. A seconda della scelta, indicare il codice fiscale o in caso di ricerca per social network, il nominativo 2014 Pagina 24

25 Il codice univoco Ufficio è il codice ISO-CUF. Prima Fase Amico2.Win - Fatturazione Elettronica Predisposizione procedura Amico2.Win Prima di iniziare si devono impostare alcune operazioni preliminari, in modo da abilitare Amico2.Win alla gestione della Fatturazione Pubblica Amministrazione. Operazioni preliminari Dati Anagrafici Per adattare le informazioni al tracciato previsto per la fattura elettronica, è necessario intervenire anche nei dati anagrafici, 01 - Archivi 02 - Tabelle Contabilità 01 - Dati Aziendali : Scheda Dati anagrafici : a) Se la ditta è Persona Fisica, mettere 2 spazi tra il Cognome e Nome (non usare caratteri speciale Tipo & - à ) b) indicare il regime fiscale (menù ad elenco) 2014 Pagina 25

26 Scheda Sostitutiva: a) indicare il percorso di default dove salvare i file ad esempio: C:\AMICO2\EOSSRV\SOSTITUTIVA b) indicare il codice ditta contabile (se la ditta è seguita da uno studio per la sostitutiva indicare il codice della stesso presso lo studio, in modo che quando gli si passano i dati non ci siano errori) c) indicare la natura giuridica (se P.F. quindi 0, compilare anche: data di nascita; provincia di nascita; stato di nascita; sesso Scheda Sede Legale: Sono da compilare sempre tutti i campi 2014 Pagina 26

27 Scheda Resp. Conservazione per i clienti che archiviano in proprio su IsoWork Sostituisco Pro: a) indicare l amministratore unico (se lasciare 2 spazi tra il cognome e il nome. Completare con i seguenti dati: data di nascita; provincia di nascita; stato di nascita; sesso. per i clienti che si fermano alla firma e trasferiscono l'invio e l'archiviazione allo studio: a) indicare i dati dello studio che si assumerà la parte di invio e archiviazione con IsoWork Sostituisco Pro: 2014 Pagina 27

28 Scheda Tenutario scritture: per i clienti che archiviano in proprio su IsoWork Sostituisco Pro: a) Indicare la ditta stessa per i clienti che si fermano alla firma e trasferiscono l'invio e l'archiviazione allo studio: a) Indicare i dati dello studio che farà la parte IsoWork Sostituisco Tipi documento e Protocolli fiscali Come già precisato in premessa, la fatturazione elettronica deve avere un documento ed un numeratore autonomo. Da 01 Archivi 04 Tabelle Bolle /Fatture/Magazzino 03 - Tipi documento creare un nuovo tipo documento (ddt fattura immediata note) specifico per tutti i documenti della P.A Pagina 28

29 Da 01 Archivi 04 Tabelle Bolle /Fatture/Magazzino 04 - Protocolli fiscali creare un nuovo protocollo fiscale (Fattura immediata / differita) specifico per tutti i documenti della P.A. Codice ISO-CUF Da 01 Archivi 01 Gestione anagrafiche 03 clienti compilare il campo Codice ISOCUF 2014 Pagina 29

30 Preparazione documenti La creazione dei documenti viene eseguita normalmente (ddt fattura ). Dopo aver creato ed emesso il documento, si procede con la creazione del file.xml Creazione File xml Da 02 Vendite 05 Fatturazione Differita 03 - Gestione archivio fatture, si clicca sul Tasto di funzione e si sceglie la voce La prima volta che si genera il file.xml si crea in automatico la struttura delle cartelle per la conservazione sostitutiva, come già indicato nella parte dedicata alla conservazione sostitutiva registri contabili capitolo Struttura. Attenzione! il nome file non deve essere modificato, perché le specifiche normative prevedono una composizione fissa Pagina 30

31 Prima Fase Studio2.Win - Fatturazione Elettronica Predisposizione procedura Studio2.Win Operazioni preliminari Registri sezionali Come più volte accennato la normativa sulla fatturazione elettronica obbliga a tenere sezionali separati e quindi fatture con numerazione propria. Sarà necessario, quindi, istituire un nuovo numeratore: 01 - Contabilità 06 - Utilità 01 - Numeratori. Figura 16: Esempio di Numeratore per sezionale separato fatturazione elettronica Codice ISO-CUF Su Studio2.Win si deve indicarlo in anagrafica generale al campo Sigla societaria. IBAN In caso di pagamento tramite banca è necessario inserire una posizione in Nostre banche, indicando il relativo IBAN Pagina 31

32 Preparazione documenti e file xml Si prepara la parcella con le normali modalità e la si rende definitiva. Si accede a 11 Parcellazione Studio 02 Parcellazione 02 - Gestione e stampa parcelle, si clicca sul Tasto di funzione e si sceglie la voce Verranno richieste una serie di informazioni che andranno ad integrare quelle già contenute in parcella: I campi hanno il seguente significato (lasciare la scelta predefinita se non si ha il caso): 1) Regime Fiscale ditta emittente: indicare il tipo di contabilità della ditta che emette la parcella/fattura. Può assumere i seguenti valori: 2014 Pagina 32

33 2) Tipo ritenuta: indicare se l'eventuale ritenuta è di tipo persona fisica o giuridica. 3) Causale pagamento ritenuta: indicare l'eventuale tipo di onorario su cui è stata calcolata l'eventuale ritenuta: 4) Tipo cassa previdenziale: indicare l'eventuale tipo di cassa previdenziale, scegliendolo dalla lista proposta: 2014 Pagina 33

34 5) % cassa di previdenza: indicare l'eventuale percentuale relativa al contributo cassa di previdenza; 6) N. Ordine Fornitore: indicare il numero ordine del fornitore; 7) Data Ordine Fornitore: indicare la data dell'ordine fornitore; 8) Codice CIG: ad ogni ordine viene attribuito un numero di CIG che deve essere indicato su questo campo; 9) Codice CUP: indicare il codice CUP. Dopo aver terminato le integrazioni, cliccare sul pulsante OK. Il documento xml verrà creato sulla cartella predefinita per la conservazione sostitutiva indicata sulle tabelle contabili (normalmente C:\Studio\Sostitutiva). Attenzione! il nome file non deve essere modificato, perché le specifiche normative prevedono una composizione fissa Pagina 34

35 Seconda Fase comune sia a Amico2.Win che a Studio2.Win Controllo file da firmare E' possibile controllare il file xml creato, collegandosi al sito Attraverso il pulsante sfoglia, selezionare il file xml da controllare, che si trova sulla cartella preimpostata della conservazione sostitutiva, di solito: C:\Sostitutiva\(anno)\Documenti\ (cod.ditta)\file documento.xml. Inserire il codice sicurezza corrispondente al testo dell'immagine sopra e cliccare su Controlla. E' possibile anche visualizzare il contenuto del file xml, scegliendo la voce Visualizzare la FatturaPA : Firma del file da inviare Dopo aver controllato con esito positivo il file xml, si provvede a firmarlo. Lo strumento che Elmas raccomanda per la firma è Firma certa, ma è possibile firmare digitalmente anche con altre procedure. Applicazione firma digitale con Firma certa Cliccare su prima icona (firma) e sfogliare le cartelle per importare il file.xml (C:\Amico2\EosSrv\Sostitutiva\2014\Documenti\0001) dove 0001 è il codice della ditta: 2014 Pagina 35

36 Confermando ed inserendo il codice pin del token il file viene trasformato in.xml.p7m Invio del file xml Il file firmato (con estensione.xml.p7m) si spedisce via pec all'indirizzo Gestione ricevute Via pec, si riceverà, da parte dell'agenzia delle Entrate, una mail di notifica della ricezione, di conferma della correttezza dei dati inviati e l'indirizzo corretto di destinazione della mail con il file firmato. Questa ricevuta, come vedremo in seguito, verrà associata al file archiviato con IsoWork Sostituisco Pro. Successivamente arriverà la notifica da parte dell'ente destinatario della fattura. Si consiglia di salvare in una apposita cartella tutte le ricevute dell agenzia Pagina 36

37 Casi particolari Terzo intermediario Normalmente chi spedisce i documenti corrisponde con l'emittente. Nel caso in cui l'emittente sia sprovvisto di firma digitale, il documento può essere spedito anche da un terzo (es. lo studio commercialista). In questo caso, si deve integrare il file con le generalità del terzo intermediario, colui (nel nostro esempio lo studio) che apporrà anche la propria firma al documento. Archiviazione Fattura elettronica in Isowork Sostituisco Pro Archiviazione dei documenti firmati e notifica di ricezione Dal menù Documenti selezionare Acquisizione PdV : Dalla finestra di selezione della cartella Sostitutiva, selezionare la cartella relativa alla ditta : Verrà importato il file firmato xml.p7m: 2014 Pagina 37

38 Associazione Ricevuta di invio (notifica di ricezione) Attraverso l'apposito pulsante, entrare in modifica del file importato e associargli la ricevuta dell agenzia delle entrate (file.xml) 2014 Pagina 38

39 Marcatura temporale della fattura e della ricevuta La fattura firmata e la relativa ricevuta di invio devono essere marcate temporalmente e portate in sostitutiva entro 15 gg dalla data di emissione della fattura. Posizionarsi sulla voce Pacchetti di Archiviazione : 2014 Pagina 39

40 e cliccare sul pulsante Genera nuovo PdA : Si avviera una procedura guidata per l'apposizione della marca temporale: 2014 Pagina 40

41 Selezionare i documenti da archiviare : tutti o ilsingolo documento Sulla finestra successiva, inserire il codice PIN per il token di firma Pagina 41

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43 Riepilogo ponderato scadenze per la Fatturazione Elettronica Si propone un esempio delle scadenze, Entro il 15/01/ /02/ /03/ /04/ /05/ /06/ /07/ /08/ /09/ /10/ /11/ /12/2014 Operazioni - Creazione file.xml - Controllo del file - Firma del file - Spedizione via pec Attenzione! Ad ogni spedizione, l'agenzia delle Entrate verificherà la correttezza della fattura e invierà una notifica di esito, che potrebbe essere: - di accettabilità: il file è corretto e la fattura è definitivamente accettata; - di rifiuto: è necessario correggere gli errori e rispedire via pec. Per ogni spedizione via pec si riceveranno una notifica di ricezione da parte dell'agenzia delle Entrate e una notifica di esito da parte dell'ente destinatario della fattura 31/12/2015 Archiviazione di tutte le fatture elettroniche (.xmlp7), delle ricevute di notifica (una di ricevimento da parte dell'agenzia delle Entrate ed una di esito da parte dell'ente destinatario della fattura) relative all'anno 2014; 2014 Pagina 43

44 Copie ed estrazione dati dall'archivio Tipi di copia Copia dell'archivio completo E' un adempimento obbligatorio del responsabile della conservazione, prevedere ed eseguire le copie dell'intero archivio della conservazione sostitutiva. Serve ad assicurare la possibilità di ripristinare l'archivio eventualmente corrotto. Le copie periodiche dell'archivio completo si eseguono attraverso il programma di copia del database sql. Normalmente, tale copia è già stata selezionata e verrà eseguita con le normali copie di Studio2.Win o Amico2.Win. Vale la pena di ricordare che tali copie si devono eseguire dall'apposito programma Backup/Restore, contenuto in Studio2.Win Server o Amico2.Win Server. Copia degli archivi di un cliente Si può eseguire una copia di originali, contenenti sia i documenti firmati e marcati temporalmente che tutte le altre informazioni necessarie, estraendo il pacchetto di archiviazione di un singolo cliente. Effettivamente sarà una estrazione di più pacchetti di archiviazione, uno per ogni anno di conservazione sostitutiva. Si sottolinea che questa copia costituisce un originale ed ha valore legale, essendo munita sia di firma che di marcatura temporale. Estrazione del pacchetto di archiviazione In IsoWork Sostituisco Pro, selezionare successivamente dal menù di sinistra l'anno che si desidera estrarre, la ditta e la voce pacchetto di archiviazione. Sulla finestra di destra, appariranno tutti i documenti archiviati in sostitutiva per l'anno considerato. Cliccare sul pulsante Dettagli che si trova in basso a destra: 2014 Pagina 44

45 Dalla finestra che apparirà, cliccare sul pulsante Esporta Cartella PdA : 2014 Pagina 45

46 Verrà chiesto il percorso alla cartella, preventivamente creata, che dovrà contenere i documenti originali e che sarà consegnata al cliente: Cliccare su OK. Verranno estratti tutti i documenti relativi al cliente e all'anno selezionato, un file di indice (index.html) utile per la consultazione in una comoda pagina web e un file xml contenente le cifrature di firma e di marcatura temporale. Un doppio click sul file index.html produrrà una pagina web consultabile: 2014 Pagina 46

47 Copie di singoli documenti La copia di singoli documenti si esegue attraverso il pacchetto di Distribuzione. Dal menù di sinistra, selezionare successivamente dal menù di sinistra l'anno che si desidera estrarre, la ditta e la voce Archivio Sostitutiva Sulla finestra di destra, selezionare i documenti che si intende estrarre dall'archivio Pagina 47

48 E' possibile una selezione multipla attraverso i pulsanti: cliccare sul pulsante Estrai PdD. Verrà chiesto il percorso alla cartella su cui si desidera esportare i documenti e cliccando su OK verranno estratti Pagina 48