Cruscotto Richieste di personale

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1 Cruscotto Richieste di personale Documento aggiornato al 27 Aprile 2022 Applicativi coinvolti: HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PROJECT PREMESSA... 2 STRUTTURA CRUSCOTTO RICHIESTE DI PERSONALE... 3 ELENCO RICHIESTE... 4 FUNZIONI AGGIUNTIVE SULLA SINGOLA RICHIESTA... 6 APPROVAZIONE RICHIESTA... 6 STORICO STORICO RICHIESTA... 6 COPIA RICHIESTA DI PERSONALE... 6 CREA CAMPAGNA DI SELEZIONE... 7 ASSOCIA A CAMPAGNA DI SELEZIONE... 8 FUNZIONI AGGIUNTIVE MASSIVE SULLE RICHIESTE... 9 CREA CAMPAGNA DI SELEZIONE DA RICHIESTA... 9 ASSOCIA RICHIESTE A CAMPAGNA DI SELEZIONE... 9 CAMPAGNE DI SELEZIONE PUBBLICAZIONI STAMPA Pag. 1/12

2 PREMESSA Il presente documento ha lo scopo di esporre l'utilizzo e le funzionalità del cruscotto Richieste di personale, messo a disposizione degli utenti che fanno parte del gruppo Uff. del personale o Uff. del personale modulo selezione. Il cruscotto sostituisce il precedente punto di menu Richieste di personale (la descrizione è rimasta la stessa) e deve essere utilizzato dagli utenti del gruppo Uff. del personale o Uff. del personale modulo selezione per creare e approvare le richieste di personale. All'interno della maschera, inoltre, è possibile definire e gestire le campagne di personale pubblicate sul CV Online. Da notare che la configurazione e la logica del workflow della selezione NON hanno subito modifiche: i responsabili possono ancora creare delle richieste di personale, ed eventualmente inviarle ai responsabili superiori, utilizzando l'apposito cruscotto light disponibile nel menu Selezione. Attenzione! Per poter usufruire di questa funzionalità, è necessario possedere il modulo Selezione all'interno della propria licenza. Pag. 2/12

3 STRUTTURA CRUSCOTTO RICHIESTE DI PERSONALE Il cruscotto Richieste di personale presenta una struttura snella e funzionale: le viste standard permettono di effettuare tutte le operazioni utili nella gestione delle richieste di personale e nella pubblicazione delle campagne. Viene anche data la possibilità di configurare le viste e la scheda della richiesta, aggiungendo o togliendo i campi utilizzati dall'utente. Il cruscotto, inoltre, viene messo a disposizione degli utenti che fanno parte del gruppo Responsabile : al suo interno viene data la possibilità di effettuare diverse operazioni (tra cui l'inserimento e l'approvazione delle richieste) mentre la creazione e la pubblicazione delle campagne spettano esclusivamente agli utenti che fanno parte del gruppo Ufficio del personale o Ufficio del personale modulo selezione. Per la configurazione tecnica delle viste, fare riferimento al manuale operativo Configurazione avanzata Personalizzazione maschere. Di seguito il dettaglio delle viste: Pag. 3/12

4 ELENCO RICHIESTE Questa vista permette di creare, approvare, sospendere o annullare una richiesta di personale (in base a come è stata configurata l'apposita tabella Status richiesta di personale, nel percorso Tabelle Selezione Richieste di selezione). In questa schermata l'ufficio del personale visualizza tutte le richieste gestite, sia quelle create autonomamente che quelle registrate dai propri dipendenti (nel caso in cui venisse gestito il workflow). Per inserire una nuova richiesta di personale, è necessario cliccare sul pulsante In automatico viene visualizzata la scheda standard della richiesta, nella quale definire tutte le informazioni utili, ad esempio tipologia (assunzione, sostituzione, tirocinio), n di persone ricercate e richiedente. La designazione del richiedente permette di definire la posizione organizzativa che verrà ricoperta dalla risorsa nel momento dell'assunzione: cliccando sul campo Seleziona da modello organizzativo, il sistema mostra la sezione di organigramma relativa al soggetto richiedente, con le unità di riferimento e le posizioni disponibili. In fase di creazione della richiesta viene data anche la possibilità di indicare i valutatori e il referente della stessa. I valutatori sono dipendenti che possiedono determinate conoscenze e capacità tecniche, grazie alle quali risultano idonei per esprimere giudizi sulle candidature. Nella schermata di inserimento i valutatori possono essere definiti come valutatori tecnici e/o valutatori del colloquio: nel primo caso il loro compito è quello di inserire un giudizio sul Curriculum Vitae del candidato (utilizzando l'apposito link Valutazione candidati all'interno dell'activity list); nel secondo caso, invece, il dipendente deve dare un parere sul colloquio sostenuto dal soggetto (in questo caso viene messo a disposizione il link Valutazione colloqui candidati nell'activity list). I referenti, invece, sono soggetti delegati dall Ufficio del personale che si occupano della gestione amministrativa delle richieste, compresa la ricerca dei candidati: le loro utenze devono essere associate al gruppo Referente selezione. A sistema è possibile configurare un filtro di popolazione che permette ai soggetti aventi il gruppo Referente selezione all interno dell utenza, di visualizzare solo le richieste di cui i soggetti sono referenti. Attenzione! Il filtro va in aggiunta ad altri filtri di popolazione potenzialmente configurati, aggiungendolo è possibile quindi stringere la visualizzazione delle richieste. Gli utenti che fanno parte di questa categoria hanno accesso al cruscotto dei candidati. Una volta salvata, la richiesta viene mostrata nell'elenco con alcune informazioni essenziali, quali per esempio la descrizione, il richiedente, il numero di persone ricercate e lo status. Per modificare la richiesta è necessario cliccare sulla seguente icona Per eliminare un record, al contrario, cliccare sull'icona del cestino La modifica e la cancellazione della richiesta variano in base allo status, quindi dipendono dalla configurazione effettuata nell'apposita tabella Status richiesta di personale (Tabelle Selezione Richieste di selezione). Pag. 4/12

5 Posizionandosi sull'icona posta sulla destra di ogni riga, vengono visualizzati alcuni dati aggiuntivi (anch'essi personalizzabili tramite il pulsante Configurazione ): di default nel riquadro sono riportati l'utente che ha effettuato l'ultima operazione e la relativa data/ora. N.B. la vista Elenco richieste è l'unica schermata visualizzabile dagli utenti che fanno parte del gruppo Responsabile. Al suo interno, i responsabili possono creare una richiesta oppure approvare quelle inviate dai propri collaboratori (se abilitati a compiere tale operazione); al contrario, non sono autorizzati all'inserimento e alla pubblicazione delle campagne di personale. Il responsabile, inoltre, può gestire le richieste di personale in carico utilizzando l apposito link Convalida richieste di selezione, all interno dell activity list nell area My work. In questo modo il responsabile è in grado di gestire la richiesta senza necessariamente utilizzare il cruscotto delle richieste. Pag. 5/12

6 FUNZIONI AGGIUNTIVE SULLA SINGOLA RICHIESTA Cliccando sui tre pallini posti sulla riga della singola richiesta, viene visualizzata la lista con tutte le operazioni disponibili. Di seguito il dettaglio delle funzionalità disponibili. APPROVAZIONE RICHIESTA Questa funzionalità è disponibile al clic sull'icona posta di fianco alla descrizione della richiesta; permette di approvare o sospendere una richiesta di personale, in base a come è stata configurata l'apposita tabella Status richiesta di personale (Tabelle Selezione Richieste di selezione). Questa funzione risulta utile nel caso in cui sia stato attivato il workflow della selezione: l'ufficio del personale, infatti, è tenuto ad approvare le richieste solo se inviate dai propri responsabili. Al contrario, cioè se le richieste vengono create direttamente dagli utenti del gruppo Ufficio del personale o Ufficio del personale modulo selezione, in automatico lo status assegnato è quello di Approvata. In una situazione di questo tipo è consigliabile nascondere la funzione in oggetto utilizzando il pulsante Configurazione. STORICO Questa funzionalità permette di consultare lo storico delle che sono state inviate inerenti a quella specifica richiesta di personale, con i nominativi dei destinatari e i dettagli delle varie inviate. Questa funzione risulta utile nel caso in cui sia stato attivato il workflow della selezione; nel caso in cui, al contrario, le richieste vengano create direttamente dagli utenti del gruppo Ufficio del personale o Ufficio del personale modulo selezione, non verrebbe visualizzato nessun dato rilevante. In una situazione di questo tipo è consigliabile nascondere la funzione in oggetto utilizzando il pulsante Configurazione. STORICO RICHIESTA Questa funzionalità permette di consultare lo storico della richiesta, vale a dire l'elenco di tutti i responsabili che l'hanno gestita e approvata e le operazioni eseguite. Questa funzione risulta utile nel caso in cui sia stato attivato il workflow della selezione; nel caso in cui, al contrario, le richieste vengano create direttamente dagli utenti del gruppo Ufficio del personale o Ufficio del personale modulo selezione, non verrebbe visualizzato nessun dato rilevante. In una situazione di questo tipo è consigliabile nascondere la funzione in oggetto utilizzando il pulsante Configurazione. COPIA RICHIESTA DI PERSONALE Questa funzionalità permette di copiare una richiesta di personale presente nell'elenco, indipendentemente dallo status raggiunto nel workflow approvativo. Pag. 6/12

7 Nella schermata che viene visualizzata è possibile modificare la descrizione e la data della richiesta. Dopo aver cliccato sul pulsante Copia, la richiesta viene inserita nella lista in base alla data compilata nella schermata precedente. Di default, la richiesta viene presentata con status Approvata se copiata dall'ufficio del personale; al contrario, cioè se la richiesta viene copiata da un utente Responsabile, lo status assegnato è quello di Bozza. CREA CAMPAGNA DI SELEZIONE Questa funzionalità permette di creare ed eventualmente pubblicare online una campagna di selezione: al clic sulla funzione viene avviato un processo guidato veloce e intuitivo, suddiviso in tre passaggi. Nella prima schermata Dati della campagna l'ufficio del personale deve indicare la descrizione della campagna, le date di validità della stessa, i canali sui quali pubblicare l'annuncio e la tipologia: questo campo permette quindi di definire se pubblicare la campagna esternamente, internamente oppure sia all'esterno che all'interno dell'azienda (vale a dire, sia sul Cv Online che sul Job Posting riservato ai dipendenti). Indipendentemente dalla tipologia identificata, valorizzando il flag Pubblica si decide di rendere disponibile la campagna ai candidati e/o ai dipendenti dell'azienda. Se il flag Pubblica non viene valorizzato, la campagna viene salvata come progetto interno : ciò significa che gli utenti che fanno parte dei gruppi Ufficio del personale, Ufficio del personale modulo selezione e Referente selezione possono utilizzare la campagna come una sorta di bacino nel quale associare i candidati ritenuti interessanti. Anche in questa casistica è necessario indicare la tipologia. Dopo aver inserito le informazioni essenziali e cliccato sul pulsante Avanti, si passa al tab Pubblicazione su CV-online : questa sezione permette di definire i parametri sui quali esportare la campagna e comporre il contenuto vero e proprio dell'annuncio. La pagina in automatico visualizza i parametri di selezione configurati sull'applicativo CV Online, distinguendoli per descrizione e lingua. Cliccando sul flag Pubblica, il sistema compila immediatamente i campi Titolo e Annuncio, richiamandoli direttamente dalla richiesta di selezione: entrambe le informazioni, ad ogni modo, sono modificabili e personalizzabili su ogni singolo parametro. La pubblicazione delle campagne può essere effettuata massivamente, valorizzando il flag per tutti i parametri configurati. Inoltre, selezionando il campo posto di fianco al box dell'annuncio, viene aperta una sezione nella quale è possibile personalizzare il contenuto del testo visibile online dal candidato (allineamento, traduzione, colore del carattere, tabelle ecc) e visualizzarne un'anteprima. Le date posizionate di fianco ad ogni record permettono di gestire la visibilità della campagna per ciascun parametro: l'ufficio del personale, per esempio, potrebbe differenziare le tempistiche di pubblicazione di una campagna sulla base del parametro di selezione. Pag. 7/12

8 Cliccando sul flag Conferma e dando l'ok al messaggio, la campagna viene diffusa sui vari canali predisposti. L'ultimo tab Richieste selezionate permette di rivedere ed eventualmente modificare la richiesta associata alla campagna. ASSOCIA A CAMPAGNA DI SELEZIONE Questa funzionalità permette di collegare una richiesta ad una campagna già pubblicata: al clic sulla funzione viene avviato un processo guidato simile a quello di creazione della campagna, ma differente su alcuni aspetti. Il primo tab Selezione campagna consente di indicare a quale annuncio collegare la richiesta in oggetto: il sistema presenta solo le campagne attive, cioè quelle con la data chiusura superiore alla data di sistema. Dopo essersi posizionati sulla campagna e aver cliccato su Avanti, si passa al secondo tab Pubblicazione su CV-online : il funzionamento è lo stesso indicato sopra per la creazione della campagna, vanno selezionati i parametri sui quali esportare l'annuncio e deve essere composto il relativo testo. Cliccando sul flag Conferma e dando l'ok al messaggio, la campagna viene diffusa sui vari canali predisposti. Anche in questo caso, l'ultimo tab Richieste selezionate permette di rivedere ed eventualmente modificare la richiesta associata alla campagna. Pag. 8/12

9 FUNZIONI AGGIUNTIVE MASSIVE SULLE RICHIESTE Selezionando più richieste e cliccando sui tre pallini operazioni eseguibili massivamente. Di seguito il dettaglio di tutte le funzionalità disponibili. posti in alto a destra, viene visualizzata la lista delle CREA CAMPAGNA DI SELEZIONE DA RICHIESTA Questa funzionalità permette di creare ed eventualmente pubblicare online una campagna di selezione con più richieste associate: al clic sulla funzione viene avviato un processo guidato veloce e intuitivo, suddiviso in tre passaggi. Il procedimento di pubblicazione della campagna con richieste multiple è uguale a quello indicato in precedenza per la pubblicazione dell'annuncio con richiesta singola. L'unica differenza si trova nel secondo tab Pubblicazione su CV-online : in questa schermata, infatti, i parametri di selezione configurati sul CV Online vengono sdoppiati per ogni richiesta valorizzata. Questo si verifica perché le richieste vengono pubblicate online distintamente, anche se fanno parte della stessa campagna (che funge quindi da contenitore delle candidature). ASSOCIA RICHIESTE A CAMPAGNA DI SELEZIONE Questa funzionalità permette di collegare più richieste di personale ad una campagna già pubblicata: al clic sulla funzione viene avviato un processo guidato simile a quello di creazione della campagna, come già indicato in precedenza. Anche in questo caso, nel secondo tab Pubblicazione su CV-online, i parametri vengono moltiplicati per ogni richiesta valorizzata. Pag. 9/12

10 CAMPAGNE DI SELEZIONE Questa vista permette di gestire le campagne pubblicate online in tutti i loro aspetti. La schermata risulta suddivisa in due parti: sul lato sinistro è presente l'elenco delle campagne mentre a destra viene mostrata la lista delle richieste associate alle campagne. Nella sezione delle campagne il sistema rende possibile sia la modifica che l eliminazione delle stesse, mentre nella sezione delle richieste, l unica operazione possibile risulta quella di modifica. Si specifica che la cancellazione della campagna termina con successo SOLO nel caso in cui non ci sia alcun candidato associato alla stessa. Cliccando, invece, sull'icona viene visualizzata la schermata di personalizzazione dell'annuncio. Apportando delle variazioni al titolo della campagna pubblicata o al testo dettagliato e cliccando sul pulsante Conferma, i dati vengono aggiornati in tempo reale sul Cv Online, senza che sia necessario eseguire ulteriori operazioni di allineamento. Sempre all'interno della maschera di personalizzazione dell'annuncio, è possibile: - chiudere una campagna e renderla quindi non accessibile al candidato intervenendo sulla data di chiusura della stessa (va sottolineato che, inserendo la data attuale come data di chiusura, l'annuncio rimane visibile fino alle 24 del giorno stesso); - cancellare la pubblicazione della campagna deselezionando il flag Pubblica. Dal momento in cui alcuni punti obsoleti del CvOnLine vengono eliminati con la versione , per tutti quei clienti che hanno sempre utilizzato il Cv per la creazione di annunci e per il processo di selezione, è stata resa disponibile una funzione da lanciare per importare tutte le campagne da Recruit a Risorse. È uno script da lanciare direttamente da browser o tramite esecuzione funzione. Lo script è il seguente: hvse_baligncvhr e l eventuale parametro è pidcompany da aggiungere per fare in modo che le campagne vengano create sul codice azienda corretto. [URL installazione gestione risorse umane] + /servlet/hvse_baligncvhr?pidcompany=[codice azienda su cui creare la campagna] Chiaramente, per far sì che funzioni, l ambiente di Risorse e quello del CvOnLine devono essere collegati, inoltre le tabelle devono essere allineate. È importante che questa funzione venga lanciata PRIMA di caricare la versione del CvOnLine, perché poi da Cv viene persa la visibilità degli annunci e non è più possibile gestirli. Pag. 10/12

11 PUBBLICAZIONI Questa vista permette di esaminare il riepilogo degli annunci pubblicati online sui vari parametri di selezione utilizzati, ed eventualmente di modificarne descrizione, annuncio e date di validità. La schermata risulta suddivisa in due parti: sul lato sinistro è presente l'elenco dei parametri di selezione gestiti, con il dettaglio delle pubblicazioni attive e chiuse; sul lato destro, invece, viene mostrata la lista delle campagne. Per ogni singola campagna viene riportata l'anteprima dell'annuncio ma, cliccando sulla freccia, un riquadro permette di consultare il testo completo. Anche in questa maschera, cliccando sull'icona viene data la possibilità di gestire il titolo della campagna, il testo dell'annuncio e la relativa pubblicazione, oltre alle date di apertura/chiusura. Nel caso in cui venga gestito il redirect, in questa maschera, per ogni campagna associata a canali di ricerca specifici, vengono presentati i link utili alla pubblicazione sulle piattaforme di recruiting. Pag. 11/12

12 STAMPA Selezionando i tre pallini posti in alto a destra, in tutte le viste viene visualizzata la funzionalità che permette di stampare l'elenco dei dati presenti a video. La stampa tiene conto di eventuali filtri impostati nel momento di lancio del report, quali ad esempio la tipologia e lo status della richiesta, il range di date, il richiedente e il parametro di selezione. All'interno della stampa vengono mostrate alcune informazioni essenziali delle richieste e delle campagne (descrizione, richiedente, date di inserimento e chiusura, tipologia, status, annuncio). Pag. 12/12

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