MANUALE EDI Portale E-Integration

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1 MANUALE EDI Pagina 1 di 16

2 Login Il portale di E-Integration è uno strumento utile ad effettuare l upload e il download manuale dei documenti contabili in formato elettronico. Per accedere alla schermata di Login, aprire una nuova pagina di internet explorer e digitare il seguente indirizzo web: Appena viene visualizzata la schermata di login, riportata di seguito, sarà possibile inserire le proprie credenziali (fornite dal gruppo EDI al momento dell attivazione del servizio). Pagina 2 di 16

3 Menù Principale Una volta effettuato l accesso, verrà visualizzata la schermata principale. Sulla sinistra troverete il menù contenente le varie funzioni associate alla Vostra utenza (visualizzato nell immagine sottostante). Per un utenza di tipo fornitore, tramite le varie voci corrispondenti, sarà possibile effettuare il download degli ordini e l upload degli altri tipi documento (fatture, bolle, conferme d ordine etc etc ). Per un utenza di tipo distributore sarà invece possibile effettuare l upload degli ordini e il download degli altri tipi documento. NB: gli esempi relativi ad upload/download documenti, visualizzati nelle prossime pagine, riguarderanno un utenza di tipo fornitore. Pagina 3 di 16

4 Upload Tramite il portale E-Integration è possibile effettuare l upload di un flusso (ovvero un file contenente uno o più documenti dello stesso tipo), al fine di permetterne l elaborazione al sistema informatico di Tesi SpA. Nell esempio seguente si farà riferimento ad un file contenente fatture e/o note credito. Se il file che voleste caricare contenesse un altro tipo di documenti (come bolle o conferme d ordine), occorrerà cliccare sulla voce di menù corrispondente al tipo documento. In caso contrario il sistema non potrà elaborare correttamente il flusso e segnalerà un errore. Successivamente il gruppo assistenza EDI Vi invierà una mail con il tipo di errore riscontrato. Per visualizzare la successiva schermata, utile al caricamento del file di fatture, cliccare sulla sottovoce upload (evidenziata in rosso). Verrà visualizzata la seguente schermata: Pagina 4 di 16

5 Ora occorre cliccare sul pulsante sfoglia, per andare a selezionare il file. Apparirà una schermata simile a quella seguente: Una volta selezionato, fare click su apri. Il percorso del file che si è scelto viene riportato nella casella File Da Caricare (vedi schermata successiva). Pagina 5 di 16

6 A questo punto fare click su Upload per iniziare il trasferimento del file. Il popup della schermata precedente conferma l avvenuto caricamento del file tramite la dicitura Caricamento del file sul server andato a buon fine. Controllare la Tracciabilità. Qualora il messaggio segnalasse invece un errore, occorrerà effettuare un altro tentativo ripartendo dal tasto sfoglia. Pagina 6 di 16

7 Tracking Flussi Per controllare la tracciabilità, come suggerito dal popup finale dell upload, occorre cliccare sulla voce di menù Tracking Flussi. Verrà visualizzata la schermata seguente: Pagina 7 di 16

8 Tramite questa schermata è possibile visualizzare lo stato dei flussi caricati. E possibile effettuare delle ricerche filtrando sul destinatario e/o sulla data di upload. E anche possibile direttamente ricercare un singolo file inserendone il nome nel campo Nome File Originale. Come valori predefiniti le date assumeranno i seguenti valori: Data da: impostata a 15 giorni prima della data odierna; Data a: impostata alla data odierna. E possibile estendere il range di date cambiando manualmente i valori o cliccando sul simbolino del calendario a destra di ogni data. Dopo aver impostato i parametri desiderati, premere il pulsante Ricerca. Dopo aver effettuato la ricerca, verranno visualizzati i file che soddisfano i criteri decisi in precedenza. A questo punto è opportuno prestare attenzione allo sfondo della riga relativa al flusso che si vuole esaminare. Pagina 8 di 16

9 Se tale sfondo è rosato (come nell esempio) significa che il file è già stato processato e si sono riscontrati errori. In tal caso riceverete una mail dal gruppo di assistenza EDI con la descrizione dell errore e i passi da seguire per risolvere l anomalia. Se tale sfondo è grigio, passare allora alla verifica dei pallini in corrispondenza dei campi File Mitt., File Dest. e Stampa. Pallini tutti rossi il file deve ancora essere elaborato; Almeno un pallino giallo il file è in corso di elaborazione; Pallini tutti verdi il file è stato processato correttamente, ed è stato inviato al distributore. Selezionando il flusso che si vuole esaminare (cliccando sul cerchio bianco a sinistra del campo Nome File Web ) e cliccando sull icona Dettaglio è possibile visualizzare i vari passaggi dell elaborazione del flusso, come evidenzia la schermata successiva. Anche qui,la riga è a sfondo rosato evidenzia il punto nel quale l elaborazione è terminata a causa di errori all interno del flusso. NB: a seconda del tipo messaggio, il sistema informatico assegna priorità diverse ai vari flussi che sono in attesa di essere elaborati. Gli ordini, le conferme d ordine e le bolle hanno priorità maggiore rispetto alle fatture. E quindi normale che siano necessarie anche diverse ore prima che i flussi contenenti le fatture vengano completamente elaborati. Pagina 9 di 16

10 Tracking Documenti Qualora si voglia ricercare un singolo documento contenuto in un flusso, occorre cliccare sulla voce di menù Tracking Documenti. Verrà visualizzata la schermata seguente: Pagina 10 di 16

11 Anche in questo caso è possibile effettuare delle ricerche filtrando sul destinatario, sulla data documento, sul numero documento e/o sulla data di upload del flusso. E anche possibile direttamente ricercare i documenti contenuti in un singolo file inserendo il suo nome nel campo Nome File Web. NB: il campo destinatario, in questo caso, è obbligatorio. Dopo aver impostato i parametri desiderati, premere il pulsante Ricerca. Appena vengono visualizzati i risultati, i filtri vengono nascosti per aumentare lo spazio disponibile alla visualizzazione dei risultati della ricerca. Se lo si desidera, è poi possibile cliccare sul pulsante Mostra Filtri per farli riapparire e procedere eventualmente ad una nuova ricerca. Pagina 11 di 16

12 Selezionando un documento (cliccando sul quadratino bianco a inizio riga) vengono visualizzati i vari passaggi dell elaborazione del flusso che lo contiene. Cliccando sul nome file (A$ nell esempio precedente) si può automaticamente passare alla relativa schermata di Tracking Flussi. Cliccando sul pulsante Stampa Excel si può creare un file di spool in formato.xls contenente i risultati della ricerca. Pagina 12 di 16

13 Inizialmente verrà visualizzata la dicitura In Attesa di Elaborazione. Attendere che l elaborazione termini, come mostra la figura seguente: A questo punto è possibile cliccare sul simbolo in corrispondenza della colonna Log Download e scegliere la cartella in cui si vuole salvare il report. Dopo di che, eventualmente, si può cliccare sul quadratino ad inizio riga e cliccare sul pulsante Cancella. In tal modo si elimina il report dal portale. Qualora fosse necessario consultare la schermata dei files di spool senza doverne produrre uno nuovo, è sufficiente cliccare sul pulsante Visualizza (presente nella schermata di Tracking Documenti). Pagina 13 di 16

14 Download Tramite il portale E-Integration è possibile effettuare il download di un flusso (ovvero un file contenente uno o più documenti dello stesso tipo). Per visualizzare la seguente schermata, cliccare sulla sottovoce download (evidenziata in rosso). A questo punto è possibile effettuare una ricerca per data e/o per mittente. Dopo aver impostato i parametri e aver cliccato su ricerca, verranno visualizzati i risultati che soddisfano i criteri scelti. Pagina 14 di 16

15 Cliccando sull icona download, si procederà poi al salvataggio del flusso che si intende esaminare. NB: due giorni dopo che il file è stato scaricato, il sistema provvede automaticamente alla sua cancellazione. Se si vuole impedire tale operazione, è necessario utilizzare il tasto Annulla Cancellazione. Tramite il tasto Schedula Cancellazione è invece possibile stabilire dopo quanti giorni eliminare i file, anche quelli non scaricati. Pagina 15 di 16

16 HttpTransfer Questo software è un alternativa alle procedure manuali appena spiegate. Permette insomma di fare l upload e/o il download dei flussi in modo automatico. Per accedere alla sezione di download, selezionare la voce di menù evidenziata in figura. Per poterlo utilizzare è necessario scaricarsi l archivio di installazione (o di aggiornamento, nel caso in cui si sia già in possesso di una versione precedente) in formato zip, più il relativo file di configurazione. Per maggiori informazioni è anche possibile scaricare la documentazione contenente i passi relativi sia all installazione che all utilizzo del software. Pagina 16 di 16

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