Allegato n. 1 Delibera n. 643 del 13/11/2012. Procedura Aziendale PA 35 SEMPLIFICAZIONE SPEDIZIONI AMMINISTRATIVE

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1 Pag. 1 / 8 1. Oggetto e scopo La procedura riguarda le modalità di invio della corrispondenza mediante la posta elettronica certificata al fine di garantire: - l attuazione del diritto all'uso delle tecnologie; - la riduzione degli oneri postali; - la razionalizzazione dell'attività amministrativa; - la semplificazione dell attività lavorativa. L uso della pec è diventato obbligatorio nei confronti dei soggetti destinatari di comunicazioni dell Azienda che dispongano di casella di mail certificata. 2. Campo di applicazione Attività amministrativa rivolta verso l esterno. 3. Responsabilità Dirigente dell UOS Affari generali e legali in qualità di responsabile dell ufficio protocollo. 4. Documenti di riferimento - DPCM : protocollo informatico - Direttiva Ministero Funzione Pubblica (uso posta elettronica) - D.Lgs. 82/2005 (CAD; diritto all uso delle tecnologie, regole tecniche PEC) - L. 69/2009 (art. 34: pubblicazione PEC su sito) - L. 102/2009 ( - D.Lgs. 150/2009 (misurazione performance) - DL 179/2012 (in corso di conversione): riforma D.Lgs. 82/ Modalità di invio di una PEC mediante il programma Folium (in uso presso l Azienda) Si passa a descrivere concretamente come inviare una pec. Aperta la maschera per creare un nuovo protocollo, occorre indicare nei campi relativi all indirizzo del destinatario un indirizzo di PEC valido. Tale indirizzo potrebbe già essere presente nel database aziendale delle rubriche per le persone

2 Pag. 2 / 8 fisiche e per le persone giuridiche. Per quanto riguarda gli enti pubblici, esso potrebbe già risultare dall indice delle pubbliche amministrazioni (sito: collegato direttamente col programma Folium tramite l apposita icona. Di seguito si propone la maschera in questione. Così si presenta la maschera della rubrica (si fa l esempio di un professionista per il quale è già avvenuta la registrazione, nel database aziendale, della relativa pec).

3 Pag. 3 / 8 Questa di seguito è invece la maschera dell indicepa: Una volta selezionato il soggetto cui spedire la lettera da protocollare (o inseriti manualmente i relativi dati), occorre precisare nel campo Mezzo spedizione, le seguenti voci: - PEC o (NON ad altra PA) : per privati (cittadini, imprese, professionisti); - PEC o (ad altra PA NON firmato elettronicamente): per altra PA (ai sensi dell art. 47 D.Lgs. 82/2005); Non va usata la PEC firmata elettronicamente, al momento non attiva. Ecco la relativa maschera:

4 Pag. 4 / 8 Quindi si protocolla ed automaticamente il programma effettua l invio. Se si vuole eseguire l invio manuale (immediato) occorre selezionare il comando invia adesso e poi ricevi adesso della seguente maschera:

5 Pag. 5 / 8 A questo punto, riaprendo il protocollo creato, si noterà che sotto la voce allegati è comparso un numero:

6 Pag. 6 / 8 Aprendo tale sottomaschera degli allegati, il sistema propone di aprire/salvare le mail di invio/ricevuta di ritorno della pec spedita:

7 Pag. 7 / 8 Aperta la mail con il programma Mozzilla, essa si presenta così:

8 Pag. 8 / 8 Tale mail può essere salvata nel pc, stampata ed allegata alla lettera spedita come prova dell avvenuta ricezione della stessa da parte del destinatario. In tutti i casi ci si può anche solo limitare all annotazione, in calce alla copia cartacea della lettera spedita, che il documento è stato spedito via pec (il dato è verificabile in ogni momento consultando il registro di protocollo informatico, che è conservato perennemente).