Guida alla verbalizzazione online delle Sedute di Laurea

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1 delle Sedute di Laurea Procedura informatica ESSE3 Versione 2.1 Autore Stato Revisore Data 21/01/2016 Distribuito a: Gruppo di lavoro ESSE3 Prof. V.Auletta Docenti dell Ateneo

2 Sommario Introduzione Requisiti di utilizzo della modalità di verbalizzazione online Accesso all Area Web Riservata Appelli di esame di laurea Verbalizzazione con Firma Digitale Correzione e revoca dei verbali di laurea Correzione verbale Revoca verbale... 14

3 Introduzione La registrazione dei verbali di Laurea con procedura di Firma Digitale è una funzione disponibile nell Area Web riservata al docente, insieme con altre funzionalità correlate alla didattica (ad esempio, visualizzazione degli appelli d esame con relativi prenotati, inserimento contenuti e testi per i corsi, compilazione Registro, compilazione Questionari,...). Il docente che non è ancora in possesso delle credenziali di accesso all Area Web riservata, può farne richiesta inviando una all indirizzo: helpdocenti@unisa.it. La firma digitale remota per gli esami di Laurea è la stessa utilizzata per la verbalizzazione degli esami. In caso di errato inserimento del PIN di firma, al terzo tentativo il sistema blocca ulteriori inserimenti per i successivi 15 minuti, trascorsi i quali, è possibile riprovare ad inserire il PIN. In caso di smarrimento, il PIN di firma, non è recuperabile in alcun modo; bisogna richiedere un nuovo certificato di firma digitale. I codici OTP ricevuti tramite SMS sul cellulare non cambiano finché non vengono utilizzati per una verbalizzazione. Di seguito viene descritto il processo di verbalizzazione. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 1

4 1 Requisiti di utilizzo della modalità di verbalizzazione online Si consiglia di verificare, con qualche giorno di anticipo, nella propria area web riservata che l appello sia stato definito con modalità adatta per consentire la registrazione del voto di laurea online. Le Sedute di Laurea dovranno necessariamente svolgersi in locali coperti da rete Ethernet e/o WIFI e da rete dei comuni gestori telefonici, in cui sia disponibile almeno un computer collegato in rete. Tale requisito si rende necessario in quanto la verbalizzazione avverrà in modalità on line, al termine di ciascuna Seduta e prima della Proclamazione. Il Presidente della Commissione, prima della verbalizzazione, deve verificare di avere disponibili le credenziali per l accesso all area web riservata ed il PIN di firma. Il Presidente, inoltre, deve accertarsi di avere con sé il cellulare con la SIM dichiarata ad Infocert nel corso dell attivazione della propria firma digitale (in alternativa il token OTP se è stato scelto come dispositivo di One Time Password). NOTA BENE: La navigazione attraverso le pagine web deve avvenire necessariamente attraverso i link relativi a ciascuna funzione per avanzare, attraverso i bottoni Esci, Indietro, per tornare indietro, senza mai utilizzare la freccia back del browser in alto a sinistra di ciascuna pagina. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 2

5 2 Accesso all Area Web Riservata La pagina iniziale del sito dell Università degli Studi di Salerno, il cui indirizzo è contiene in basso a destra il link SERVIZI ON LINE. Nella pagina dei Servizi on Line, nel menu a sinistra si seleziona Servizi per Docenti e quindi Servizi per la Didattica (ESSE3): Nella pagina che verrà visualizzata, selezionare la voce: Login Si apre una finestra, in cui il docente inserisce il proprio Nome utente e Password (come in figura successiva). Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 3

6 Se non si è ancora in possesso delle credenziali di accesso all Area Web riservata, se ne può fare richiesta, inviando una all indirizzo: Dopo aver cliccato sul bottone partenza per poter utilizzare le funzioni disponibili ai docenti:, apparirà la seguente maschera, che rappresenta il punto di Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 4

7 3 Appelli di esame di laurea Dalla maschera iniziale dell Area Riservata, cliccando sulla voce Conseguimento titolo in basso, a sinistra, si accede alla sezione dedicata alle sedute di laurea. Inizialmente, viene visualizzato l elenco delle Sedute aperte, nelle quali il docente è in commissione o come Presidente o come Componente. Cliccando sul simbolo nell ultima colonna, si accede al dettaglio della seduta. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 5

8 Scorrendo l elenco, ci si può posizionare su di un candidato e, cliccando sul simbolo, accedere alla pagina di dettaglio del laureando. Questa pagina contiene informazioni sul laureando (cognome e nome, matricola, data e luogo di nascita, corso di studi), l elenco delle sue iscrizioni, informazioni sulla tesi ed il nome del relatore. Inoltre, tramite il link Visualizza il libretto dello studente, è possibile accedere al dettaglio del libretto del laureando: Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 6

9 Tramite il bottone si torna alla pagina di dettaglio del laureando. Nella parte inferiore della pagina Dettaglio Laureando, c è la sezione Verbalizzazione che deve essere compilata a cura del Presidente della Commissione nel giorno della Seduta di Laurea. In questa sezione devono essere inseriti la data della seduta, il numero di punti assegnati alla tesi, il voto finale e l eventuale lode. Inoltre, per ciascun candidato, è necessario selezionare i commissari effettivamente presenti, scelti nell elenco dei docenti componenti la Commissione di Laurea. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 7

10 Dopo aver inserito la Verbalizzazione si clicca sul bottone della Seduta di Laurea. e si torna alla pagina 4 Verbalizzazione con Firma Digitale La funzione è utilizzabile esclusivamente dal Presidente della Commissione. È possibile firmare per singolo candidato o per gruppi di candidati. Per generare un verbale si procede cliccando sul bottone. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 8

11 Si seleziona il/i candidato/i per i quali si vule firmare il verbale e si procede cliccando il bottone. Prima di firmare è possibile prendere visione dell anteprima del verbale, cliccando sul simbolo della colonna Preview HTML. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 9

12 Cliccando sul bottone si procede alla verbalizzazione del voto di Laurea. Verrà richiesto l inserimento del proprio codice PIN di Firma e del codice OTP, che viene ricevuto sul cellulare o sull apposito dispositivo. A conclusione del processo apparirà il messaggio Operazione di Firma completata con successo. NOTA: quando si parla del PIN associato al servizio, si intende il PIN di firma, quello scelto all atto dell attivazione del certificato sul sito InfoCert, per la verbalizzazione esami (vedi par. INTRODUZIONE). Terminata la verbalizzazione, il sistema riporta alla pagina iniziale di Dettaglio della seduta, dove in corrispondenza dei candidati per i quali è stato firmato il verbale, nella colonna Verbalizzazione si avrà lo stato CARICATO. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 10

13 Cliccando sul bottone si accede alla pagina dei verbali generati. Selezionando il codice Lotto si accede al dettaglio dei verbali. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 11

14 5 Correzione e revoca dei verbali di laurea Dopo la chiusura del processo di firma digitale del verbale di laurea, è possibile procedere alla correzione o revoca del verbale di laurea. Questa operazione viene sbloccata dall ufficio carriere, lavorando sulla domanda conseguimento titolo dello studente. Il Presidente della Commissione, che ha firmato il verbale di laurea, richiede all ufficio carriere di riferimento, l attivazione della procedura di correzione o di revoca, fornendone motivazione. Quando l ufficio carriere ha attivato la procedura, il Presidente procede con una nuova firma. 5.1 Correzione verbale Dalla pagina web delle sedute di laurea, si accede alla seduta del laureato per il quale si deve correggere il verbale. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 12

15 Entrando nel dettaglio del verbale sarà possibile, in caso di correzione, procedere con la modifica di tutti i dati precedentemente verbalizzati. In questa fase saranno effettuati gli stessi controlli di validazione previsti in fase di prima verbalizzazione. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 13

16 Il Presidente della Commissione effettua la modifica (ad esempio del voto di laurea), preme il bottone Salva dati, e poi il bottone Correggi verbale. Procede quindi con la firma digitale. Nel caso di verbale di correzione la carriera e la domanda di conseguimento titolo chiuse in precedenza saranno riaperte, aggiornando sulla domanda tutte le informazioni verbalizzate nel processo di correzione. La chiusura della carriera e della domanda conseguimento titolo saranno eseguite nuovamente in automatico al termine del processo di firma. 5.2 Revoca verbale Nel caso di revoca sarà invece possibile semplicemente procedere con l operazione di revoca del verbale. Dalla pagina web delle sedute di laurea, il Presidente della Commissione accede alla seduta del laureando per il quale si deve revocare il verbale. Entrando nel dettaglio del verbale sarà possibile procedere con la revoca (precedentemente abilitata dall ufficio carriere) cliccando sul bottone Revoca verbale. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 14

17 Procedere con il bottone Conferma. Accedendo alla Preview HTML dei verbali sarà possibile visionare i documenti che saranno firmati digitalmente, che nel caso di correzione/revoca conterranno gli estremi del verbale che sarà annullato contestualmente alla chiusura del processo. Nel caso di verbale di revoca la carriera eventualmente chiusa in precedenza sarà riaperta. La domanda conseguimento titolo sarà contestualmente annullata. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 15