1 IL PROGRAMMA DI SEMPLIFICAZIONE E DI MIGLIORAMENTO

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1 1 IL PROGRMM DI SEMPLIFIZIONE E DI MIGLIORMENTO 1. Le linee guida del programma di semplificazione sono state definite dalle mministrazioni e sono state sviluppate nella proposta progettuale. In particolare sono indicati finalità generali e obiettivi specifici, principali passi per la realizzazione del programma, sistema dei ruoli che intervengo nella realizzazione dello stesso programma. 2. differenza della fase precedente, trainante è il ruolo dei dirigenti delle diverse amministrazioni responsabili della realizzazione del programma, coadiuvati dai loro collaboratori. I consulenti svolgono un ruolo di supporto, su aspetti giuridici organizzativi e comunicativi, proponendo contributi di metodo e di conoscenza essenziali per l avanzamento del programma. 3. Il programma richiede un forte coinvolgimento ed una attiva mobilitazione delle risorse interne alle amministrazioni. Dal momento, infatti, che il processo di semplificazione prevede una modifica delle prassi operative è necessario sviluppare da subito un ciclo di coinvolgimento del personale delle singole amministrazioni. Va in questa direzione la scelta di avviare cantieri o laboratori di sperimentazione presso i comuni 4. llo stesso tempo la semplificazione è finalizzata a migliorare il livello di servizio verso gli stakeholders. In questa prospettiva il programma deve prevedere modalità strutturate di coinvolgimento dei diversi portatori di interesse durante il ciclo di vita del programma 5. Il programma è particolarmente complesso dal momento che a. si sviluppa attraversa una articolata rete di competenze che provengono dai diversi omuni b. richiede un notevole sforzo per la realizzazione e un contestuale sviluppo delle competenze necessarie 6. È pertanto necessario concentrarsi, nella fase di avvio, sulla organizzazione puntuale di una macchina produttiva sicuramente complessa dal momento che vi debbono collaborare, a vario titolo, attori diversi che provengono da amministrazioni diverse. In questa prospettiva è stata proposta una prima esemplificazione sulla possibile articolazione del programma, utilizzando le metodiche del project management. 7. Da qui la proposta di dedicare al cosiddetto project start up il primo incontro dei diversi gruppi che si dedicheranno agli specifici progetti. 8. questo fine viene proposto ai partecipanti una traccia di lavoro che consenta a. ai singoli comuni di sviluppare tutte le attività preparatorie, che non richiedono il coordinamento con gli altri, ma che sono propedeutiche all avvio di specifiche parti del progetto b. di conoscere anticipatamente gli elementi del project start up e di configurare il risultato che si intende raggiungere nella sessione del 18 novembre. 2 IL SUPPORTO ORGNIZZTIVO 2.1 Strutturazione dei singoli progetti Nell incontro di lancio dell iniziativa è stata proposta ai partecipanti un rappresentazione gerarchica delle attività dei vari progetti che concorrono alla realizzazione del programma complessivo delle attività costitutive. Si tratta delle cosiddetta WS (Work reakdown Structure) con cui, secondo i metodi di project management, il gruppo di progetto rappresenta la propria interpretazione del progetto, propedeutica alla organizzazione del lavoro vero e proprio. 1

2 ome è emerso dall incontro di apertura è indispensabile che il team di progetto elabori in modo condiviso questa strutturazione perché da questa discende il tipo di risultato che si intende raggiungere, nonché le modalità che si intendono adottare (vedi figura 1). Per questo motivo nel prossimo incontro di project start up ciascun gruppo di progetto dovrà Definire puntualmente gli obiettivi che si perseguono ed i risultati che si intendono raggiungere. Tale definizione deve consentire di confrontare previsione e realizzazione e misurare il grado di raggiungimento dei risultati. questo fine è opportuno identificare risultati o componenti di risultato identificabili e dimensionabili. In questa fase è opportuno, anche, specificare l orizzonte temporale di riferimento e i vincoli insuperabili, indicando eventuali rischi che possono inficiare la realizzazione Strutturare il progetto: questa attività prevede sia la specificazione di tutti i livelli della Wbs, sia l identificazione delle responsabilità sulle singole attività in cui si decompone il progetto (OS), sia le professionalità impegnate, come tipo e come quantità necessaria per completare l attività Programmare il lavoro: definire le relazioni di interdipendenza tra le varie attività (PERT), al livello più basso della WS e stimare il tempo di percorrenza necessario a realizzare il progetto (GNTT): in questa fase è possibile specificare il risultato di ciascuna attività, la durata, le eventuali interazioni con gli altri progetti previsti nel programma e con il nucleo IT del circondario udgetare: si tratta di dimensionare lo sforzo nel tempo (risorse umane e finanziarie) comprese le eventuali attività accessorie (eventi, strumenti di supporto, attività di benchmarking etc.) 2.2 Strutturazione del programma complessivo onsiderata la struttura a rete che occorre mettere in piedi, possono essere previste due modelli organizzativi che convivono nello sviluppo del programma (vedi figura 2) ) Gruppo in colocation o di piattaforma: sviluppa direttamente le attività di impostazione, elaborazione, progettazione, standardizzazione, controllo complessivo: in prima battuta è costituito dai referenti ma possono essere necessarie professionalità ulteriori. Il gruppo deve riunirsi per elaborare congiuntamente le soluzioni; i omuni debbono a tal fine nominare i referenti ) Gruppo di pilotaggio composto da esponenti dei omuni, che ha il compito di guidare in modo coordinato il lavoro che autonomamente ciascun omune sviluppa al suo interno. Il gruppo si riunisce per pianificare il lavoro complessivo, svolto localmente, e controllarne l avanzamento efficace. Le attività da coordinare sono attività di analisi, personalizzazione, rilevazione, sperimentazione realizzate dai singoli omuni che concorrono alla attuazione dei diversi progetti; ciascun omune deve a tal fine indicare le risorse operative dedicate a queste attività 3 I LVORI PROPEDEUTII l fine di accelerare i tempi di realizzazione ciascun omune è impegnato a sviluppare, prima dell incontro del 18, queste attività 2

3 ) Piano di semplificazione: rilevazione dello stato attuale nalisi critica della mappa dei procedimenti attuali con evidenziazione dei procedimenti più rilevanti da migliorare e/o da semplificare in quanto fattibili lassificazione dei procedimenti secondo criteri di rilevanza e criteri di fattibilità in modo da suddividerli in quattro aree Esplicitazione dei criteri quali/quantitativi utilizzati per definirne la rilevanza e per definire la fattibilità (tecnico-gestionale-organizzativa) Prime indicazioni sugli orientamenti di miglioramento ) utodichiarazione: raccolta esperienze sul tema - Individuazione dei procedimenti interessati da processi di autodichiarazione - Specificazione degli strumenti attualmente in uso - Segnalazione di esperienze significative di altri enti - Selezione, sulla base dei criteri delle aree prioritarie di intervento, e stima dimensionale degli interventi di messa a punto ) ambio di residenza: definizione del perimetro di intervento - Individuazione dei procedimenti impattati dall attivazione del cambio di residenza - Individuazione degli attori interni interessati dalla modificazione - Individuazione degli attori esterni interessati dalla modificazione raggruppati in funzione della difficoltà di coinvolgimento attivo - Stima del numero di risorse interne da coinvolgere per attivare la rivisitazione dei procedimenti interdipendenti 3

4 figura 1 Il processo di pianificazione "HI" PINO PROGRMM OIETTIVI E PRESTZIONE E M S "HE OS" STRUTTURTO ORG. X WS "HI F HE OS" M "QUNTO" STRUTTUR DI SOMPOSIZIONE DEL LVORO (WS) WORK PKGE RETIOLI "STIME" PERSONLE MTERILI STIME RISORSE 10 PROGRMM "QUNDO" 46 4

5 FIGUR 2 MODELLI DI ORGNIZZZIONE DEI PROGETTI OMPLESSI PROGETTI SS ONDIVISIONE E LT SEZIONILIT MODLIT TEM INTEROMUNLE DI PILOTGGIO PROGETTI LT ONDIVISIONE E SS SEZIONILIT MODLIT TSK FORE TEM DI PITTFORM TEM PO PROGETTO TSK FORE PO PROGETTO REFERENTI DI OMUNE omune 1 omune 2 omune 3 omune 4 omune 1 omune 2 omune 3 5