Iniziate oggi la dieta della carta!

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1 Iniziate oggi la dieta della carta! The power of memory

2 È VERO! LE PROVE DIMOSTRANO CHE L UTILIZZO DELLA CARTA È IN CALO E CHE ORA SI DIPENDE MOLTO DI PIÙ DALLE INFORMAZIONI SU SUPPORTO ELETTRONICO. CIÒ NONOSTANTE L UFFICIO SENZA CARTA SEMBRA ESSERE ANCORA IMPOSSIBILE. Non temete! Il sogno di meno carta e più spazio non finisce qui. È possibile iniziare una dieta della carta ben bilanciata e sostenibile. Tutti sappiamo che la digitalizzazione delle informazioni migliora la loro accessibilità, le prestazioni aziendali e l assistenza ai clienti. Tuttavia i processi e il cambio culturale necessari per raggiungere questo obiettivo non sono così facili come si crede. La dieta della carta è una filosofia di vita piuttosto che uno scema del tipo perdi 20 chili di carta in una settimana. Ti forniamo sette consigli per cominciare la tua dieta della carta, senza necessità di lycra! 2

3 1. SVILUPPARE UNA POLITICA DI CONSERVAZIONE Una politica di conservazione dei documenti fornisce ai dipendenti una guida per sapere quali documenti devono essere conservati per motivi legali o di revisione contabile e quale documentazione può essere distrutta immediatamente. Programmate in anticipo e preparatevi per le revisioni contabili future. 3

4 2. DISTRUGGERE I DOCUMENTI Ora che la politica di conservazione è stata implementata, le informazioni non desiderate devono essere distrutte in modo sicuro. Conservare tutto quando non è più richiesto non è solo poco pratico, ma anche superfluo. Crown può aiutarvi a definire che cosa bisogna eliminare in sicurezza e vi può fornire i mezzi per farlo. La distruzione in sicurezza si applica alla carta, ai portatili, ai cellulari, ai dischi rigidi e alle uniformi. 4

5 3. CAMBIO GESTIONALE E FORMATIVO Le imprese spesso non sono coscienti di come la riduzione della carta possa aiutarle a raggiungere altri obiettivi aziendali e a migliorare la sicurezza delle informazioni. Il comportamento dei dipendenti deve cambiare e il cambio deve essere incoraggiato dal leadership team adottando una strategia chiara. Nominare dei responsabili che comprendano la nuova politica di conservazione e distruzione dei documenti può essere utile perché in questo modo i dipendenti sanno a chi rivolgersi in caso di domande o dubbi. 5

6 4. DALLA CARTA PESANTE ALLA GRANDE RACCOLTA DI DATI Digitalizzate le vostre informazioni per accedervi più velocemente. Si può cominciare con la scansione e digitalizzazione per poi passare a un programma professionale di gestione dei documenti che non solo ridurrà i rischi, bensì fornirà anche un accesso più rapido alle informazioni. La prima cosa da fare è identificare e raccogliere tutta la carta (i documenti che non vi servono più o che non usate abitualmente, ma che siete tenuti a conservare per legge) e spostarli fuori sede oppure salvarli su una piattaforma cloud. Preparazione raccolta e controllo delle informazioni, creazione inventario Scansione elevati volumi di scansione in centri sicuri Output PDF/TIFF per un accesso sicuro o consegna FTP o DVD Garanzia di qualità controllo dell accuratezza delle immagini e dei valori indice Aa Indicizzazione ed estrazione testi estrazione manuale o database, OCR/ICR 6

7 5. PROPRIETÀ CONTRO CUSTODIA Sia che voi possediate i dati o che li stiate solo conservando, tutti i dati sono sotto la responsabilità di qualsiasi persona che vi accede. La duplicazione dei dati è una questione molto importante in quanto spesso non può essere tracciata e può essere eseguita con la casella di posta elettronica, un disco privato, un disco condiviso, tramite stampante oppure un server interno. Utilizzate i vostri responsabili della carta per effettuare formazioni interne e introdurre incentivi per la promozione della dieta della carta. 7

8 6. CONTROLLARE I PROCESSI DI STAMPA Vi sorprendereste se sapeste quante stampe non necessarie vengono effettuate nella vostra organizzazione. Chiedetevelo e chiedetelo anche ai vostri colleghi, È davvero necessario procedere alla stampa?. È possibile risparmiare implementando un sistema di gestione di stampa che controlla la carta utilizzata e i suoi costi. Ciò può essere fatto utilizzando stampanti protette da password e in questo modo gli utenti se lo pensano due volte prima di stampare. In alternativa procedere con la dieta della carta o addirittura con il digiuno della carta. In questo casa basta limitare la quantità di carta utilizzata o scollegare le stampanti per un paio di giorni e non sarà la fine del mondo. 8

9 7. MANTENERSI LEGGERI CON L USO DELLA CARTA Una volta che l utilizzo della carta è stato ridotto con successo nel vostro ufficio, stabilite una strategia e attenetevi a essa. Tutti devono assumersi la responsabilità di diffondere le informazioni a questo proposito e di adottare la nuova strategia e la nuova politica per contribuire alla gestione dei dati e alla limitazione dell utilizzo della carta. PDF La nostra dieta della carta non presenta obiettivi prestabiliti e potete decidere qual è il vostro obiettivo di perdita di peso in carta. 9

10 The power of memory Crown Records Management. Tutti I diritti riservati.