Esperienze e criticità sulle Verifiche ispettive coordinate ISS ORL - SINAL

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1 Esperienze e criticità sulle Verifiche ispettive coordinate ISS ORL - SINAL Silvano De Mas Staff Organizzazione Sistema Qualità ARPA Veneto Workshop Laboratori di prova per la sicurezza alimentare: esperienze, criticità e prospettive per l accreditamento ISS ORL - Istituto Superiore di Sanità, dicembre 2007

2 A partire dal mese di marzo 2006, in risposta ad una specifica richiesta di alcune Agenzie Ambientali, tra cui ARPA Veneto, ISS- ORL e SINAL hanno attivato le verifiche ispettive coordinate (cioè contemporanee e armonizzate) in modo da concentrare in un unica visita la verifica cogente (riconoscimento) e la verifica volontaria (accreditamento) rispetto alla conformità dei laboratori pubblici alla norma UNI CEI EN ISO/IEC ISS-ORL e SINAL hanno attivato questo comune percorso sperimentale finalizzandolo ad una valutazione di fattibilità rispetto ad una sua evoluzione verso le verifiche congiunte (team unico rappresentante i due organismi).

3 Visita coordinata (convenzione tra i due Enti) La visita di valutazione avviene negli stessi giorni, o comunque in modo da effettuare congiuntamente le fasi iniziali e finali. La verifica di sistema viene effettuata congiuntamente dagli ispettori di sistema dei due team, previo accordo preliminare sulle modalità di intervista al personale del Laboratorio e ciascuno di loro registra sulla propria lista di riscontro le evidenze. La verifica delle prove campionate viene effettuata congiuntamente dagli ispettori tecnici dei due team, previo accordo preliminare sulle modalità di intervista al personale del Laboratorio e ciascuno di loro registra sulla propria lista di riscontro le evidenze. Nel corso della riunione preliminare e quella di chiusura i team si informano reciprocamente delle proprie conclusioni in merito ai contenuti delle singole non conformità, dei giudizi sintetici sulle prove, e al giudizio sulla struttura. Il compito di coordinare le attività di ciascun team, al fine di ottenere la massima cooperazione con il team dell altro Ente viene svolto dai coordinatori dei due team ispettivi. Alle visite coordinate devono partecipare un rappresentante della Direzione del SINAL e un membro aggiunto dell ISS ORL con funzioni di coordinamento dei rispettivi team ispettivi nell ambito delle riunioni preliminari, al fine di concordare il piano di verifica e i risultati della verifica dei due team ispettivi

4 OBIETTIVO FINALE (se nel periodo sperimentale si verificano le condizioni necessarie) Le visite coordinate (progetto) sono propedeutiche alla stesura di un protocollo di intesa per la realizzazione di visite congiunte, che prevedano l incarico di un unico team che effettui la visita per conto dei due Enti

5 ARPA Veneto ha avuto modo di sperimentare verifiche coordinate presso i Dipartimenti Provinciali di Venezia, Verona, Rovigo, Belluno, Padova E stata un esperienza complessivamente positiva. Rispetto alle precedenti verifiche si è potuto apprezzare il positivo approccio generato dal confronto continuo dei due team: più concreto e mirato agli aspetti sostanziali piuttosto che a quelli formali. Il personale dei laboratori ha apprezzato quest impostazione ed alla fine delle verifiche, nonostante il maggior impegno della verifica, ne è uscito motivato.

6 Aspetto negativo, prevedibile ma inevitabile in questa fase sperimentale, è riconducibile all elevato numero degli ispettori/membri esterni presenti durante le verifiche (10-11 persone). Il passaggio ad un sistema di collaborazione tra ISS-ORL e SINAL che preveda verifiche congiunte eliminerebbe il problema.

7 Alcuni degli aspetti che si sono rilevati migliorabili relativamente all omogeneizzazione/armonizzazione delle procedure dei due team, in estrema sintesi, riguardano: l utilizzo di check list distinte l utilizzo di documenti prescrittivi aggiuntivi non comuni ai due organismi (DG0007 del SINAL) i diversi tempi di ufficializzazione e comunicazione ai laboratori delle NC rilevate ISS ORL non prevede la possibilità di segnalare Osservazioni per il miglioramento (oltre alle NC)

8 PROSPETTIVE Sulla base dei riscontri sostanzialmente positivi di questa prima fase sperimentale di collaborazione tra ISS-ORL e SINAL ne è auspicabile la continuazione, possibilmente nella forma più evoluta delle verifiche congiunte. E altresì auspicabile che possa essere presa in considerazione l eventuale estensione del campo di applicazione della verifica ORL (in collaborazione con APAT) anche agli aspetti ambientali.