PostAmm Servizio di postalizzazione. Manuale

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1 PostAmm Servizio di postalizzazione Manuale

2 Stampato nel mese di aprile 2010 Versione programma di riferimento Softamm 2009 build

3 Indice Parte generale 5 Caratteristiche del servizio 5 Documentazione 7 Prerequisiti di sistema e componenti aggiuntivi 8 Installazione 9 Assistenza e aggiornamenti 9 Configurazioni iniziali 10 Inserimento dati 12 Effettuare una spedizione 13 Compare la seguente schermata: 15 Personalizzare la lettera principale 21 Monitorare una spedizione 21 Scaricare la distinta della raccomandata 22 Ricezione della fattura 22 Archiviazione dell ordine 23 Documento tecnico: configurazione di uno scanner 23 3

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5 Parte generale Caratteristiche del servizio PostAmm è l innovativo servizio di postalizzazione offerto da Softime specifico per l amministratore di condominio. Il servizio permette l invio di qualsiasi tipo di comunicazione ai propri condomini senza dover uscire dall ufficio e con un semplice collegamento ad internet. E possibile inviare qualsiasi tipo di comunicazione: - Preventivi - Consuntivi - Verbali - Circolare - Lettere generiche - Solleciti di pagamento - Mav e freccia E in qualsiasi formato o colore: - stampa in A4 - stampa in A3 - fronte retro - carta colorata - stampe colore - fascicoli pinzati La consegna può essere fatta con: - Poste Italiane - Poste private ( a seconda della zona ) - certificata - A mano, con consegna del materiale presso l ufficio Parte generale 5

6 Tutta la documentazione inviata viene memorizzata nella scheda del fabbricato e potrà essere successivamente consultata ed esportata sul sito amministrare.com. E possibile in qualsiasi momento verificare in tempo reale lo stato dell ordine. Il servizio garantisce un estrema facilità di uso, personalizzazione totale dei documenti da inviare, risparmio di carta, gestione di consumabili quali toner, buste e tutto quanto correlato all invio dei documenti cartacei. PostAmm vi garantisce un reale risparmio di tempo: non dovrete più perdere tempo prezioso a stampare, imbustare, affrancare o fare lunghe code in posta. Caratteristiche del servizio 6

7 Documentazione Per un corretto uso del programma si consiglia di: 1) Leggere la presente guida 2) le FAQ presenti nell area riservata del sito internet 3) chiedere istruzioni a assistenza@softime.it 4) contattare un tecnico specializzato allo per richiedere assistenza o acquistare ore di formazioni personalizzate. Documentazione 7

8 Prerequisiti di sistema e componenti aggiuntivi Il programma, incluso in SoftAmm Condominio, è stato progettato per i seguenti Sistemi Operativi: Windows Xp e Vista Mac - OS X Leopard Linux distribuzione Ubuntu 8.04 Necessita di almeno 512 Mb di Ram, risoluzione schermo minima 1024X768. E necessario installare Java 1.6 update 6 o superiore, qualora Java non sia installata è necessario collegarsi al sito e scaricare l applicazione. Il programma può essere installato su posto singolo o in rete su un numero illimitato di posti di lavoro. E buona norma dotare il server di gruppo di continuità ed eseguire periodicamente il back up dei dati. Alcune funzionalità necessitano di: stampante laser programma di video scrittura (Word, WordPad, Open Office) lettore laser per lettura codici a barre Acrobat Reader versione 9 o superiore Prerequisiti di sistema e componenti aggiuntivi 8

9 Installazione Il programma può essere installato sia come posto di lavoro singolo sia su più pc collegati in rete. Contattare il servizio di assistenza tecnica per maggiori informazioni. Assistenza e aggiornamenti Il servizio di assistenza tecnica è disponibile, dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle e dalle alle 18.00, allo E possibile inoltre mandare una segnalazione scritta al numero di fax oppure mandare un a assistenza@softime.it. Potrebbe essere utile consultare il sito Installazione 9

10 Configurazioni iniziali Dal menù principale di SoftAmm Condominio accedere alla voce STRUMENTI PERSONALIZZA. Inserire nella sezione POSTAMM i propri dati ( intestazione, indirizzo, altri riferimenti, logo ). Il nome utente e la password, da inserire una sola volta, vanno richiesti al servizio di assistenza tecnica. Configurazioni iniziali 10

11 Per poter ricevere le distinte delle raccomandate e poter monitorare l ordine, inserire, nella sezione SERVIZI ON LINE le password fornite dall assistenza tecnica al numero Configurazioni iniziali 11

12 Inserimento dati Prima di procedere con una spedizione, è necessario aver inserito i dati dei condomini, completi di indirizzo, nella scheda del condominio: Per maggiori informazioni contattare l assistenza tecnica o consultare il manuale di SoftAmm Condominio. Inserimento dati 12

13 Effettuare una spedizione Selezionare il condominio interessato e nella sezione struttura cliccare su corrispondenza inviata con PostAmm Cliccare sul pulsante Nuovo. E necessario essere collegati ad internet. Effettuare una spedizione 13

14 Compare la seguente schermata: Selezionare: Inserimento guidato (scelta consigliata) Indicare la descrizione dell ordine che verrà riportata nella fattura, se la fattura sarà intestata all amministrazione, indicare anche il nome del condominio. Es. Convocazione assemblea ordinaria del Cliccare su avanti. 14

15 Compare la seguente schermata: Personalizzare, se necessario, il testo della lettera accompagnatoria. Indicare nel campo note eventuali richieste speciali: Es. Pinzare il rendiconto separatamente dal bilancio di previsione e cliccare su avanti. Compare la seguente schermata: 15

16 Compare la seguente schermata: Indicare, barrando le apposita caselle, le opzioni che si desiderano, ad esempio è possibile indicare se la comunicazione deve essere inviata a tutti, solo ai proprietari o solo agli inquilini. Indicare al tipologia di spedizione: posta ordinaria, raccomandata, etc. Variare, se necessario, il colore della carta, indicare se la documentazione deve essere stampata fronte e retro oppure pinzata. Indicare come deve essere fatturato l ordine. Entro le ore è possibile attivare l opzione urgente che garantisce l evasione dell ordine in giornata. Cliccare su avanti. 16

17 Compare la seguente schermata: Deselezionare gli eventuali nominativi che non devono ricevere la corrispondenza, modificare, se necessario, gli indirizzi e personalizzare eventualmente la tipologia di spedizione. E possibile aggiungere manualmente un destinatario cliccando sull apposito pulsante. Per stampare l elenco a video cliccare su stampa elenco. Cliccare sul pulsante avanti. 17

18 Compare la seguente schermata: Inserire i documenti da inviare salvati in formato.pdf, con alcuni scanner è possibile ottenere l inserimento in modo automatico procedendo in questa fase alla digitalizzazione. Per maggior informazioni consultare l apposito documento. E possibile inserire un numero illimitato di documenti. I documenti verranno stampati nel medesimo ordine di inserimento. Se si attiva la funzione di stampa fronte e retro, prestare attenzione all ordine in cui vengono inseriti gli allegati ed aggiungere, se necessario, delle pagina bianche dove si desidera uno spazio bianco. Per rimuovere un documento, dopo averlo selezionato, cliccare su rimuovi. Terminato l inserimento della documentazione da inviare, cliccare sul pulsante avanti. 18

19 Compare la seguente schermata: Cliccando sul pulsante aggiungi è possibile allegare i documenti di pagamento personalizzati da aggiungere ad ogni condomino, dopo averli precedentemente emessi con SoftAmm Condominio. E possibile abbinare un documento a più condomini trascinando il documento su un altro nominativo. Per eliminare un documento cliccare sul pulsante rimuovi. Cliccare su finito per concludere l ordine. 19

20 Compare la seguente schermata: In alto a sinistra viene riportato il costo totale dell ordine e il numero dei destinatari. E possibile vedere una busta di esempio cliccando sul pulsante anteprima della busta. Per concludere l ordine, accettare le condizioni di invio e cliccare su invia l ordine. Attendere l apposito messaggio di conferma. Si apre automaticamente un documento in formato pdf con il costo totale e le condizioni di invio, il documento può essere stampato. 20

21 Personalizzare la lettera principale E possibile personalizzare la lettera principale contenente i dati del mittente e del destinatario. Digitalizzare la lettera, con la sola carta intestata ed eventualmente la firma e timbro della amministratore in formato.pdf e abbinarla nell apposta sezione di PostAmm raggiungibile dal pannello di configurazione di SoftAmm Condominio. Monitorare una spedizione E possibile in qualsiasi momento conoscere lo stato di una spedizione cliccando, dalla scheda del fabbricato, sezione ordini inviati con PostAmm sul nome dell ordine. E necessario essere collegati ad internet. Il simbolo della stampante indica che l ordine è stato stampato. Personalizzare la lettera principale 21

22 il simbolo della busta gialla indica che l ordine è stato spedito. Scaricare la distinta della raccomandata Selezionare il condominio interessato e nella sezione struttura cliccare su corrispondenza inviata con PostAmm Richiamare l ordine interessato e cliccare sul simbolo del foglio azzurro: è possibile visualizzare e stampare la distinta timbrata dalla posta. Sul sito delle poste italiane- sezione dove e quando è possibile conoscere lo stato di ogni singola raccomandata indicando il relativo codice. Ricezione della fattura La fattura relativa all ordine viene inviata in formato elettronico all indirizzo di posta elettronica comunicato in precedenza dopo un paio di giorni dall elaborazione dell ordine. E possibile richiedere l invio cartaceo via posta ordinaria con l addebito dei relativi costi aggiuntivi di spedizione. L ordine può essere fatturato: Scaricare la distinta della raccomandata 22

23 - Tutto al condominio - Tutto all amministrazione - Francobolli al condominio e copie all amministrazione. Il pagamento può essere eseguito con: - Bonifico anticipato - Ri.Ba. - R.I.D. Per maggiori informazioni o per personalizzare il sistema di pagamento, contattare il numero Archiviazione dell ordine Qualsiasi spedizione effettuata con PostAmm viene automaticamente salvata nella scheda del fabbricato, sezione corrispondenza inviata con PostAmm e può essere visualizzata o ristampata in qualsiasi momento. E possibile inoltre, per coloro che hanno sottoscritto il servizio amministrare.com, esportare il documento sul sito nell area riservata del condominio, per maggiori informazioni sul servizio contattare il numero Documento tecnico: configurazione di uno scanner Il presente documento è stato realizzato per SoftAmm 2009 in ambiente Windows Xp / Vista utilizzando uno Scanner Scansnap S1500 Fujitsu; Fase 1 Impostazione dello Scanner Per imposta lo scanner innanzitutto andiamo ad aprire l'utility di configurazione ScanSnap Manager, presente nel menù Start ScanSnap Manager. Avviamo l'utility di configurazione. Archiviazione dell ordine 23

24 Nella prima schermata Applicazione andiamo a selezionare la voce Scansione verso file dal menù a discesa Seleziona l'applicazione Spostiamoci sulla seconda schermata di configurazione denominata Salva e utilizzando il bottone Sfoglia andiamo a selezionare la cartella in cui verranno salvate tutte le scansioni che andremo ad effettuare 24

25 Spostiamoci quindi alla quarta schermata di opzioni Opzione file e dal menù a discesa Formato File selezioniamo il formato PDF (*.pdf) Fase 2 Impostazione di SoftAmm 2009 Ora che lo scanner è stato impostato in modo da salvare tutte le scansioni automaticamente in una directory da noi scelta e in formato pdf, dobbiamo far partire SoftAmm 2009 utilizzando l'icona presente 25

26 su desktop. Avviato il programma andare sul menu Strumenti - Personalizza e sulla sinistra cliccare l'icona PostAmm. In fondo alla schermata nella sezione Impostazioni Scan To Folder cliccare l'icona raffigurante una cartella. Selezionare nella schermata che si presenta la cartella di salvataggio impostata nella fase 1 e premere Conferma. 26