CORSO DI FORMAZIONE DOCENTI DELLE SCUOLE PUBBLICHE A GESTIONE PRIVATA ECDL, LA PATENTE EUROPEA PER L USO DEL COMPUTER GUIDA SINTETICA

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1 M ECDL ECDL, LA PATENTE EUROPEA PER L USO DEL COMPUTER LA POSTA ELETTRONICA Parte Generale GUIDA SINTETICA 1 - Primi passi Aprire il programma di posta elettronica Outlook Express Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente Leggere un messaggio Chiudere il programma di posta 2 - Modificare le impostazioni di base Modificare il modo di visualizzazione Modificare la barra strumenti 3 - Inviare un messaggio Creare un nuovo messaggio Inserire un indirizzo nel campo destinatario Inserire un titolo nel campo oggetto Aggiungere il biglietto da visita in calce al messaggio Usare il correttore ortografico Allegare un file al messaggio Mandare un messaggio con alta / bassa priorità 4 - Copiare, spostare, cancellare Usare le funzioni copia ed incolla per duplicare un testo nel messaggio Usare taglia ed incolla per spostare un testo all interno o all esterno di un messaggio Cancellare parte di un messaggio Cancellare un file allegato ad un messaggio 5 Ricevere e leggere un messaggio Ricevere un messaggio Aprire la cartella della posta Evidenziare un messaggio ed aprirlo Visualizzare un file allegato e inserirlo in una cartella Riporre il messaggio 6 - Rispondere ad un messaggio Usare la funzione rispondi al mittente Usare la funzione rispondi a tutti Rispondere inserendo il messaggio originale Spedire il messaggio 7 - Usare l indirizzario Aggiungere un indirizzo all elenco Cancellare un indirizzo dall elenco Creare un nuovo indirizzario / lista di distribuzione Aggiornare un indirizzario con la posta in arrivo 1

2 1 - Primi passi Aprire il programma di posta elettronica Outlook Express Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente Leggere un messaggio Chiudere il programma di posta Il programma Outlook Express può essere avviato partendo dal menù Start di Windows e successivamente all apertura di Programmi, selezionando il comando Outlook Express. E possibile avviarlo anche direttamente dall interno del browser Internet Explorer tramite il comando Posta inserito sulla barra comandi. All apertura la finestra principale si presenta con la barra Menù e la barra Comandi e una serie di riquadri che permettono di visualizzare: l elenco dei collegamenti ipertestuali per le attività : leggere la posta comporre messaggi utilizzare la rubrica l elenco delle cartelle l elenco dei contatti Se clicchiamo uno dei comandi ipertestuali ci colleghiamo con la finestra corrispondente. Cliccando leggi posta viene eseguito il comando di collegamento e si apre la cartella di Posta in arrivo, caratterizzata da due riquadri che contengono: l elenco dei messaggi il contenuto del messaggio selezionato. Per leggere un messaggio è sufficiente selezionare il messaggio, posto nel riquadro in alto, con il puntatore del mouse e cliccare con il tasto di sinistra. Nel riquadro in basso si evidenzierà il contenuto del messaggio stesso. Per chiudere il programma di posta bisogna selezionare File sulla barra Menù e all apertura della finestra a scorrimento selezionare Esci oppure cliccare sul tastino in alto a destra della finestra di lavoro. 2 - Modificare le impostazioni di base Modificare il modo di visualizzazione Modificare la barra strumenti Se si vuole impostare e personalizzare il layout di Outlook Express bisogna selezionare Visualizza sulla barra Menù e aprire la finestra di Layout. Spuntare le scelte ritenute più significative. Se si clicca sul bottone personalizza si apre la finestra Personalizza barra degli strumenti 2

3 Tramite questa finestre è possibile aggiungere o rimuovere pulsanti, modificare le dimensioni delle icone e selezionare alcune opzioni testo 3 - Inviare un messaggio Creare un nuovo messaggio Inserire un indirizzo nel campo destinatario Inserire un titolo nel campo oggetto Allegare un file al messaggio Mandare un messaggio con alta, normale e bassa priorità Inviare il messaggio Per comporre un nuovo messaggio bisogna cliccare sul comando Nuovo messaggio posto sulla barra comandi. Si apre la finestra di dialogo Nuovo. Nella casella contrassegna con A digitare l indirizzo del destinatario Tramite il tasto Tab o con il puntatore del mouse immettere il proprio punto d inserimento nella casella Cc per inviare una copia del messaggio ad altri per conoscenza Premere Tab o sempre con il puntatore del mouse attivare la casella Oggetto ed inserire il testo Selezionare l area dedicata a contenere il testo del messaggio e scrivere il messaggio Se si vuole allegare un file al messaggio bisogna selezionare dalla barra menù il comando Allega o il pulsante Allega, posto sulla barra comandi Il messaggio può essere inviato anche in alta, normale o bassa priorità e la scelta viene effettuata utilizzando il comando Imposta priorità dal menù Messaggio 3

4 Il messaggio è pronto per essere inviato, bisogna cliccare sul comando Invia che apre la finestra Invia Posta e comunica l inserimento del messaggio nella cartella Posta in uscita, pronto ad essere spedito con il comando Invia / Ricevi posto sulla barra comandi 4 - Copiare, spostare, cancellare Usare le funzioni copia ed incolla per duplicare un testo nel messaggio Usare taglia ed incolla per spostare un testo all interno o all esterno di un messaggio Cancellare parte di un messaggio Cancellare un file allegato ad un messaggio Tutte queste operazioni sono simili a quelle effettuate in un normale programma di scrittura. 5 Ricevere e leggere un messaggio Scaricare un messaggio Aprire la cartella della posta Evidenziare un messaggio ed aprirlo Visualizzare un file allegato e inserirlo in una cartella Riporre il messaggio Per scaricare un messaggio dal proprio Provider bisogna, a collegamento effettuato, aprire la cartella Posta in arrivo nella finestra di Outlook Express, successivamente cliccare sul tasto Invia / Ricevi posto sulla barra comandi. La finestra, che contiene i messaggi in arrivo, evidenzia: icone, che forniscono una serie di informazioni aggiuntive sul messaggio ( priorità, allegati, contrassegno), il nome del mittente l oggetto la data e l ora di ricezione del messaggio Il testo del messaggio compare in anteprima nel riquadro posto in basso, dopo aver selezionato il messaggio da leggere. E possibile aprire la finestra messaggio contenente il testo, cliccando due volte in successione rapida l intestazione del messaggio da aprire. Per aprire o salvare un file allegato ad un messaggio individuato, bisogna selezionare il comando posizionato su Posta in arrivo che conferma la presenza di un allegato e successivamente aprire il file o salvarlo in una cartella tramite la finestra Salva allegato. Evidenziare il file o i file da salvare e tramite Sfoglia inserirli nella cartella preparata. 4

5 Una volta letto il messaggio può essere riposto in una cartella preparata allo scopo oppure inserito nella posta eliminata. Per inserirlo in una cartella bisogna, una volta evidenziato/i il/i messaggio/i aprire il menù Modifica e selezionare il comando Sposta nella cartella. Per inserirlo nella Posta eliminata è sufficiente, dopo aver selezionato il messaggio, cliccare il tasto Canc. 6 - Rispondere ad un messaggio Usare la funzione rispondi al mittente Usare la funzione rispondi a tutti Rispondere inserendo il messaggio originale (Inoltra) Spedire il messaggio La risposta ad un messaggio può essere decisa come risposta al mittente, ma anche come risposta a tutti i destinatari del messaggio. In entrambe le modalità sia l indirizzo del destinatario, sia l oggetto (con una R aggiunta), sia il testo originale del messaggio sono inseriti automaticamente. Dalla cartella contenente il messaggio o dal riquadro Posta in arrivo bisogna evidenziare il messaggio al quale si vuole rispondere e successivamente cliccare il comando Rispondi o Rispondi a, posto sulla barra comandi, rispettivamente per l inoltro al mittente o per l inoltro a tutti i destinatari. Se il messaggio ricevuto deve essere inviato ad altri destinatari è possibile inviarlo senza doverlo necessariamente riscrivere. A questo scopo si utilizza il comando Inoltra sempre posizionato sulla barra comandi. Bisogna naturalmente digitare nell apposito spazio l indirizzo del o dei nuovi destinatari e se si desidera un testo di accompagnamento bisogna digitarlo nell area di scrittura. L invio del messaggio avviene secondo le procedure gia descritte al precedentemente punto Usare l indirizzario (Rubrica) Aggiungere un indirizzo all elenco Cancellare un indirizzo dall elenco Creare un nuovo indirizzario / lista di distribuzione Aggiornare un indirizzario con la posta in arrivo L indirizzario è un utilissimo strumento che permette di gestire in modo ottimale le relazioni con l esterno. Consiste in un archivio che è organizzato per contenere numerose informazioni sia di tipo personale che relative agli indirizzi di . Per aprire l indirizzario è sufficiente cliccare sul tasto Rubrica posto sulla barra comandi Per aggiungere un nuovo contatto bisogna cliccare sul comando Nuovo posto sulla barra comandi di Rubrica e dopo aver selezionato Nuovo contatto si apre la finestra Proprietà che potrà essere compilata con le informazioni richieste. 5

6 Con la ricezione di messaggi di posta elettronica è possibile aggiungere il nome e l'indirizzo di posta elettronica del mittente alla Rubrica dall'interno di Outlook Express. Bisogna: Aprire il messaggio, scegliere Aggiungi alla Rubrica dal menu Strumenti, selezionare l'utente da aggiungere E possibile memorizzare un indirizzo nella Rubrica utilizzando il tasto di destra del mouse. Selezionare l indirizzo da memorizzare ciccare con il tasto di destra del mouse e all apertura della finestra selezionare Aggiungi il mittente alla rubrica. È inoltre possibile impostare Outlook Express in modo da aggiungere automaticamente alla Rubrica i contatti ai cui messaggi è stata inoltrata una risposta. In Outlook Express scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi nella scheda Invio selezionare la casella di controllo Aggiungi automaticamente i destinatari delle risposte alla Rubrica. È possibile inviare un messaggio a un gruppo di persone creando un gruppo di posta elettronica che ne contenga i nomi. È sufficiente digitare il nome del gruppo nella casella A quando si inviano i messaggi. È possibile creare diversi gruppi e aggiungere uno stesso contatto a gruppi diversi. 1. Nella Rubrica selezionare la cartella in cui si desidera creare un gruppo, fare clic sul pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti, quindi scegliere Nuovo gruppo. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Proprietà. 2. Nella casella Nome gruppo digitare il nome del gruppo. 3. È possibile aggiungere contatti al gruppo e in alcuni casi anche alla Rubrica secondo diverse modalità. o o Per aggiungere un contatto dall'elenco della Rubrica, scegliere il pulsante Seleziona, quindi fare doppio clic su un nome dell'elenco della Rubrica. Per utilizzare un servizio di elenchi in linea, scegliere il pulsante Seleziona, quindi fare clic sul pulsante Trova. Selezionare un servizio di elenchi in linea dall'elenco a discesa nella casella di testo. Per aggiungere alla Rubrica l'indirizzo trovato, selezionarlo, quindi scegliere il pulsante Aggiungi alla Rubrica. 6

7 o Per aggiungere un contatto direttamente al gruppo senza aggiungerne il nome alla Rubrica, digitare il nome e l'indirizzo di posta elettronica nella parte inferiore della finestra di dialogo Proprietà quindi fare clic sul pulsante Aggiungi. Ripetere la procedura per ciascun contatto da aggiungere. Per visualizzare l'elenco dei gruppi separatamente dall'elenco della Rubrica, fare clic sul menù Visualizza nella Rubrica, quindi verificare che accanto alla voce Cartelle e gruppi sia visualizzato un segno di spunta. 7