Manuale di utilizzo Rendiconto amministrativo Sportello Diocesi/Parrocchia

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1 Manuale di utilizzo Rendiconto amministrativo Sportello Diocesi/Parrocchia Servizio Gestione Amministrativa Diocesana

2 Sommario RENDICONTO AMMINISTRATIVO ATIVO COME INVIARE IL RENDICONTO... 2 INVIO RENDICONTO PER LE PARROCCHIE CHE USANO SIPA.NET CON IL PIANO DEI CONTI DIOCESANO... 3 Predisposizione dati extra contabili... 3 Dati anagrafici della parrocchia... 3 Stampa della bozza del Rendiconto sul pc locale (per verifiche durante l anno)... 4 Trasferire i dati contabili su Sportello Diocesi/Parrocchia per inviare il Rendiconto in Diocesi... 6 INVIO RENDICONTO PER LE PARROCCHIE CHE NON HANNO USATO IL PIANO DEI CONTI DIOCESANO E SIPA.NET... 8 SPORTELLO DIOCESI/PARROCCHIA COME ACCEDERE... 9 COMPILAZIONE RENDICONTO TRAMITE SPORTELLO DIOCESI/PARROCCHIA Pre-Caricare i dati da Sipa.Net (solo per chi lo ha usato per l anno in corso con il Piano dei conti diocesano) Avviare compilazione off-line Avviare compilazione on-line Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Rendiconto pagina Salvare il rendiconto Salvare il rendiconto Completato Allegare i documenti richiesti Inviare il rendiconto alla Diocesi Verifica iter Il rendiconto viene restituito dall Ufficio Amministrativo con delle note esplicative Il rendiconto viene approvato dalla Diocesi e acquisito Manuale di Utilizzo Rendiconto Amministrativo e Sportello Diocesi/Parrocchia Edizione ione n. 1.0 del 3 marzo 2015 Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 1

3 Rendiconto amministrativo 2014 Come inviare il Rendiconto Il Rendiconto Amministrativo 2014 viene inviato alla Diocesi in via telematica e non più in forma cartacea. L invio telematico - entro il 30 aprile avverrà tramite lo Sportello Diocesi/Parrocchia, accedendo all area riservata alla parrocchia tramite le credenziali (utente e password) fornite con la lettera che avete ricevuto. Le Parrocchie della nostra Diocesi possono trovarsi in due diverse situazioni: 1. la parrocchia ha inserito i dati contabili in Sipa.Net, con il nuovo Piano dei conti predisposto dalla Diocesi, e deve solo inviare il rendiconto usando i dati già inseriti in Sipa.Net 2. la parrocchia ha tenuto la contabilità con un Piano dei conti precedente, o con altri strumenti, e quindi deve compilare e inviare il rendiconto alla diocesi Vediamo allora i due percorsi che si riuniscono nel momento in cui si accede allo Sportello Diocesi/Parrocchia. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 2

4 Invio Rendiconto per le Parrocchie che usano SIPA.NET con il Piano dei conti diocesano Predisposizione dati extra contabili Dati anagrafici della parrocchia Scegliere: Utilità Comunicazioni Scheda Parrocchiale e compilare i dati anagrafici della parrocchia. Cliccare su Componenti per inserire anche i membri del Consiglio per la Gestione Economica Esempio: Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 3

5 Stampa della bozza del Rendiconto sul pc locale (per verifiche durante l anno) Scegliere: Utilità Comunicazioni Caricamento/Trasferimento dati Cliccare su Rendiconto, completare con i dati della Parrocchia e avviare la stampa con Dati per la Curia. Al termine della compilazione delle informazioni aggiuntive, comparirà una stampa a video: in questo fase non viene inviato nulla in diocesi. Esempio: Dopo aver cliccato su Dati per la Curia, compaiono 2 finestre con altri dati non strettamente contabili, che però vengono richiesti nel rendiconto. Cliccando su Stampa comparirà l anteprima della stampa rendiconto (bozza) Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 4

6 Esempio: Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 5

7 Trasferire i dati contabili su Sportello Diocesi/Parrocchia per inviare e il Rendiconto in Diocesi D Scegliere: Utilità Comunicazioni Sportello Diocesi/Parrocchia Compilare con i dati dell azienda e dell esercizio di riferimento e selezionare Invio Dati Esempio: ATTENZIONE: il seguente messaggio ricorda che non è stato eseguito il punto: definizione Dati anagrafici della parrocchia Se sono stati eseguiti tutti i passaggi, si devono inserire le credenziali di accesso allo Sportello Diocesi/Parrocchia (quelli comunicati al parroco tramite lettera) Esempio: Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 6

8 Se i dati sono stati digitati correttamente, compariranno 2 videate dove potranno essere inseriti i dati aggiuntivi richiesti dal rendiconto. Pagina 1 di 2: Pagina 2 di 2: Al termine dell inserimento, click su Invia per collegarsi allo Sportello Diocesi/Parrocchia Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 7

9 A questo punto la procedura diventa comune, sia per chi parte da Sipa.Net sia per chi parte direttamente dallo Sportello Diocesi/Parrocchia. Passare quindi al capitolo: Compilazione Rendiconto tramite Sportello Diocesi/Parrocchia Invio Rendiconto per le Parrocchie che non hanno usato il Piano dei conti diocesano e SIPA.NET Le parrocchie che hanno tenuto la contabilità con un Piano dei conti precedente e con altri strumenti diversi da Sipa.Net, possono accedere direttamente allo Sportello Diocesi/Parrocchie per compilare ed inviare il Rendiconto alla diocesi. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 8

10 Sportello Diocesi/Parrocchia Come accedere - Avviare un browser Internet - Digitare nella barra degli indirizzi: Comparirà la seguente finestra dove inserire le credenziali di accesso (utente e password) fornite con lettera separata. La prima volta che si entra nello sportello, viene richiesto di personalizzare la password, modificando quella assegnata in automatico e comunicata tramite lettera. Da questo punto, l utilizzo diventa comune a quello per le parrocchie che provengono da Sipa.Net, per cui proseguire la lettura del capitolo: Compilazione Rendiconto tramite Sportello Diocesi/Parrocchia Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 9

11 Compilazione Rendiconto tramite Sportello Diocesi/Parrocchia Effettuato il collegamento allo sportello, comparirà questa videata: Cliccando su Rendiconti, comparirà la seguente finestra: Attenzione: Leggere le istruzioni perché forniscono importanti informazioni. Sarà possibile scegliere tra le seguenti opzioni: - Avvia compilazione on-line - Scarica modulo per compilazione off-line - Pre-Inizializzazione Sipa.Net (Presente solo per le parrocchie che hanno aperto lo Sportello partendo da Sipa.Net) Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 10

12 1. Pre-Caricare i dati da Sipa.Net (solo per chi c lo ha usato per l anno in corso con il Piano dei conti diocesano) Le parrocchie che hanno già inserito i dati in Sipa.Net, possono trasferire i dati nello Sportello scegliendo l opzione Pre Pre- inizializzazione Sipa.Net Al termine del caricamento, comparirà: Attenzione: Nel caso ci si accorgesse di qualche errore, è opportuno sistemare Sipa.Net e poi inizializzare nuovamente, altrimenti Sipa.Net e Sportello non saranno più allineati. Qualunque modifica eseguita sullo sportello non sarà riportata su Sipa.Net e qualunque successiva reinizializzazione da Sipa.Net, sovrascriverà qualunque dato inserito/variato dallo sportello. 2. Avviare compilazione off-line È preferibile usare l opzione Scarica modulo per compilazione offline e il successivo Carica modulo compilato offline solamente se ci sono problemi nella connessione internet, altrimenti proseguire con la compilazione on-line. 3. Avviare compilazione on-line Per compilare il modello del rendiconto o visionare quanto pre-caricato da Sipa.Net, scegliere l opzione Avvia compilazione online. Di seguito vengono riportate le pagine di un Rendiconto di prova con le informazioni da compilare on line, o di dove tali dati vanno inseriti in Sipa.Net. Attenzione: Il rendiconto riporta delle colonne relative ad anni già passati che NON devono essere compilate nel primo anno di entrata in funzione di tale sistema di invio telematico, mentre saranno completati negli anni a venire. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 11

13 Rendiconto pagina 1 Evidenziate in giallo trovate le indicazioni di dove i dati vanno inseriti in Sipa.Net, o che sono da compilare on line per chi non usa Sipa.Net. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 12

14 Rendiconto pagina 2 Essendo dati patrimoniali, la colonna del 2013 DEVE essere valorizzata anche il primo anno di utilizzo con i saldi all 1 gennaio 2014 (che ovviamente coincidono con quelli al 31/12/2013) Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 13

15 Rendiconto pagina 3 Essendo dati patrimoniali, la colonna del 2013 DEVE essere valorizzata anche il primo anno di utilizzo con i saldi all 1 gennaio 2014 (che ovviamente coincidono con quelli al 31/12/2013) Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 14

16 Rendiconto pagina 4 Essendo dati economici, la colonna del Consuntivo 2013 NON DEVE essere valorizzata il primo anno di utilizzo, come pure NON DEVONO essere valorizzate le colonne relative ai Preventivi degli anni passati. Nei prossimi anni saranno compilate via via in automatico. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 15

17 Rendiconto pagina 5 Vale quanto detto per la pagina precedente, ovvero che non è necessario valorizzare i dati del Consuntivo 2013 e dei Preventivi 2013 e 2014, poiché nei prossimi anni saranno compilate via via in automatico. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 16

18 Rendiconto nto pagina 6 Vale quanto detto per la pagina precedente, ovvero che non è necessario valorizzare i dati del Consuntivo 2013 e dei Preventivi 2013 e 2014, poiché nei prossimi anni saranno compilate via via in automatico. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 17

19 Rendiconto pagina 7 Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 18

20 Rendiconto pagina 8 Per le Attività Commerciali, il primo anno NON deve essere valorizzato l anno precedente SOLO per la parte economica (Ricavi e Costi), mentre per le altre voci (patrimoniali), occorre INSERIRE nell anno precedente il saldo all 1/1 dell anno in corso che coinciderà con il dato al 31/12 dell anno precedente. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 19

21 Rendiconto pagina 9 Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 20

22 Rendiconto pagina 101 Già dal primo anno deve essere inserito il Bilancio di Previsione dell esercizio successivo a quello di cui si sta redigendo il Rendiconto, oltre alle informazioni aggiuntive richieste dal modulo. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 21

23 Rendiconto pagina 111 Per le Attività Pastorali, come per le Attività Commerciali, il primo anno NON deve essere valorizzato l anno precedente SOLO per la parte economica (Ricavi e Costi), mentre per le altre voci (patrimoniali), occorre INSERIRE nell anno precedente il saldo all 1/1 dell anno in corso che coinciderà con il dato al 31/12 dell anno precedente. Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 22

24 Rendiconto pagina 121 Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 23

25 4. Salvare il rendiconto Nell ultima pagina del rendiconto c è il pulsante che permette di salvare i dati inseriti fino a quel momento ed eventualmente di riprendere la compilazione in un secondo momento. Se non è stata completata la compilazione: Selezionare il pulsante Salva e attendere alcuni minuti che il modulo venga chiuso. Compariranno quindi due nuovi pulsanti che si ripresenteranno anche le volte successive che ci si collega allo sportello: Prosegui con la versione on-line se precedentemente era stato scelto Avvia compilazione on-line, oppure Aggiorna il modulo on-line con i contenuti off-line se era stato scelto Scarica il modulo per compilazione off-line. Se i dati del rendiconto sono stati inseriti definitivamente e si vuole procedere con l invio, passare al passaggio successivo. 5. Salvare il rendiconto Completato to Nell ultima pagina del rendiconto, deve essere selezionato il check Completato Completato per indicare che i dati inseriti nel modulo sono completi e pronti per essere inviati. Poi, si deve salvare con un click sul pulsante Salva Salva e attendere alcuni minuti 6. Allegare i documenti richiesti Quando il rendiconto è stato compilato, completato e salvato, compaiono due nuovi pulsanti: Invia alla diocesi e Allega documenti. Sarà quindi possibile allegare dei documenti da trasmettere alla diocesi. Scegliendo Allega documenti, comparirà la seguente finestra attraverso la quale sarà possibile inviare in Diocesi i documenti richiesti: Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 24

26 7. Inviare il rendiconto alla Diocesi D Per inviare il rendiconto compilato e gli eventuali allegati alla diocesi, scegliere il pulsante Invia alla Diocesi e dopo alcuni minuti comparirà il messaggio: A questo punto il rendiconto non è più in carico alla parrocchia, ma è stato trasferito alla Diocesi. 8. Verifica iter Collegarsi allo Sportello Diocesi/Parrocchia per verificare lo stato attuale della presentazione del rendiconto. Possono verificarsi due situazioni: Il rendiconto viene restituito dall Ufficio Amministrativo con delle note esplicative Quando ci si collega allo sportello, compare la seguente finestra: Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 25

27 Selezionando la voce Rendiconti si potrà scegliere Continua la compilazione online della Revisione 2 del rendiconto: Aprendo il rendiconto, si possono leggere anche le note inviate dalla diocesi: Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 26

28 La modalità operativa che ne consegue, è la stessa descritta precedentemente: si correggono i dati del rendiconto, nell ultima pagina si seleziona Completato poi Salva si allegano eventuali documenti si invia alla diocesi Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 27

29 Il rendiconto viene approvato dalla Diocesi e acquisito Quando ci si collega allo Sportello, la finestra si presenterà così: Quando sarà concluso l iter, la Diocesi archivierà il documento e selezionando Rendiconti comparirà la seguente finestra: Manuale Rendiconto Amministrativo e Sportello 28