Procedura per la pianificazione della formazione

Transcript

1 Ministero dell'economia e delle Finanze Dipartimento del Tesoro Servizio Dipartimentale per gli Affari Generali, il Personale e la qualità dei processi e dell organizzazione Ufficio III Prot. n del 13 aprile 2007 Procedura per la pianificazione della formazione Controllo del documento Identificazione Codice: P08D Livello di revisione: 4 File: P08D Pianificazione formazione 2007 Data di emissione 13/4/2007 N. Pagina 1/7 Titolo: Procedura per la pianificazione della formazione Approvazione ed emissione Data Firma Redatto da: C. ALLEVI 12/4/2007 Approvato da: I. GUERRERA 13/4/2007 Questo documento sostituisce integralmente qualsiasi altro documento con lo stesso codice e lo stesso titolo precedentemente in circolazione e che conseguentemente deve essere eliminato e reso inutilizzabile oppure opportunamente identificato come superato. Distribuzione delle copie (1) (1) Per documento in copia non controllata indicare la dicitura: Copia non controllata - per informazione. Per copia controllata di documento non più valido o superato indicare la dicitura Documento non più valido/superato.

2 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 2/7 0. Premessa Il processo di pianificazione nasce dall esigenza di sviluppare le competenze del personale del Dipartimento del Tesoro per la realizzazione degli obiettivi istituzionali con iniziative formative mirate, sulla base della normativa di riferimento in materia di gestione del personale e formazione nella P.A.; 1. Scopo La procedura ha lo scopo di fornire una metodologia per la pianificazione della formazione e la redazione del Programma di formazione, sulla base : a) dell analisi del consuntivo di formazione; b) dall analisi della customer satisfaction dell anno precedente e del fabbisogno di formazione dell anno in corso; c) dal gap tra competenze possedute dal personale e competenze attese dagli uffici DT. La presente procedura recepisce il requisito UNI EN ISO 9001:2000, 7.2. Processi relativi al cliente. 2. Campo di applicazione La procedura si applica al personale dell Ufficio III coinvolto nell attività di formazione. 3. Documenti di riferimento La normativa di riferimento è riepilogata nell All.5 del Manuale della Qualità 4. Definizioni Programma di Formazione: Documento che illustra le iniziative di formazione in programma nell anno di riferimento, in varie aree tematiche (informatica, linguistica, economico, finanziaria, giuridico-amministrativa, organizzazione e management, documentazione). Per ogni iniziativa sono indicati: obiettivi, prerequisiti, propedeuticità, contenuti, destinatari, durata e calendario, sede e docenza. Costituisce l offerta per i clienti interni (personale e Uffici del DT) Pianificazione: insieme delle attività finalizzate alla presentazione del Programma di Formazione. Documenti prodotti: Documenti redatti nell ambito del processo di pianificazione: Consuntivo di formazione, Customer satisfaction e fabbisogno formativo, Linee generali di indirizzo della Formazione, Programma di Formazione. OO.SS. Organizzazioni Sindacali e R.S.U. A.F.P. Analisi e Pianificazione per la Formazione del Personale Software utilizzato dall Ufficio III come strumento di supporto per la pianificazione e gestione delle attività formative.

3 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 3/7 5. Motivo della revisione Revisione 4 Si aggiorna la normativa di riferimento di cui all All.5 del Manuale della Qualità. Si specifica meglio il flusso generale della pianificazione. Si evidenzia il rapporto di collaborazione con la Scuola Superiore Economia e Finanze nella pianificazione degli interventi formativi. Revisione 3 Si definiscono le responsabilità del Dirigente, del Gruppi di lavoro area formativa e del Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione generale della formazione. Si descrive la procedura di pianificazione della formazione. Revisione 2 Si specificano i cambiamenti introdotti per effettuare l analisi dei fabbisogni, con particolare riferimento al nuovo questionario in formato elettronico per la rilevazione del fabbisogno formativo e la Customer Satisfaction.

4 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 4/7 6. Procedura 6.1. Flusso generale della procedura Gruppo di lavoro area formativa Gruppo di lavoro programmazione formazione Dirigente OO.SS Dati per il consuntivo Analisi dati di consuntivo e predisposizione doc. consuntivo Verifica adeguatezza questionario rilevazione fabbisogni/competenze Verifica adeguatezza questionario cs Analisi dati rilevati con questionario cs e fabbisogni formativi e predisposizione doc. Analisi linee di indirizzo formazione Predisposizione linee indirizzo formazione Relazioni sindacali Acquisto servizi formativi e/o rapporti con la SSEF Predisposizione schede corsi/seminari Coordinamento e stesura Programma di formazione Figura 1 - Schema del flusso generale della procedura

5 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 5/ Ruoli e responsabilità Dirigente Ha la responsabilità di: a) avviare le attività di pianificazione e coordinare l intero processo; b) riesaminare ed approvare gli strumenti per la rilevazione della customer satisfaction e del fabbisogno formativo; c) riesaminare ed approvare il Consuntivo di formazione; d) riesaminare ed approvare il documento Customer satisfaction e fabbisogno formativo; e) riesaminare ed approvare le Linee generali di indirizzo della Formazione;; f) partecipare alle riunioni con le OO.SS.; g) riesaminare ed approvare il Programma di Formazione Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione generale della formazione Ha le seguenti responsabilità: a) verificare l adeguatezza del Questionario di customer satisfaction; b) verificare l adeguatezza del fabbisogno formativo; c) effettuare l analisi dei dati di consuntivo sulla base degli elementi forniti dal Gruppo di lavoro Area Formativa e redige il Consuntivo di formazione; d) effettuare l analisi della customer satisfaction e del fabbisogno formativo e redigere il documento Customer Satisfaction e Analisi di fabbisogno; e) redigere le Linee generali di indirizzo della Formazione; f) coordinare la stesura del Programma di Formazione sulla base delle risorse disponibili e del fabbisogno formativo rilevato Gruppo di lavoro area formativa Ha le seguenti responsabilità: a) fornire al Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione generale della formazione gli elementi necessari per la predisposizione del Consuntivo di formazione; b) analizzare i documenti di Consuntivo, Customer Satisfaction e Analisi di fabbisogno e Linee di indirizzo ai fini della progettazione e pianificazione degli interventi formativi relativi all area di competenza; c) avviare i rapporti di collaborazione con la Scuola Superiore di Economia e Finanze ai fini della pianificazione degli interventi formativi nell area di competenza; d) eseguire le indagini di mercato per la realizzazione delle iniziative formative dell area di competenza, la cui organizzazione è interamente delegata dalla Scuola Superiore di Economia e Finanze all Ufficio III; e) predisporre le schede corso l area formativa di competenza ai fini della stesura del Programma di Formazione.

6 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 6/ Passi della procedura Consuntivo di formazione Il Gruppo di lavoro area formativa fornisce al Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione i dati necessari per il consuntivo di formazione (attività, partecipazioni e partecipanti, costi). Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione predispone il documento Consuntivo di formazione, che riepiloga le attività svolte fornendo le relative statistiche. Customer Satisfaction e Analisi dei fabbisogni Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione verifica l adeguatezza del questionario di customer satisfaction. Il Dirigente riesamina, approva ed invia il Questionario di C.S. al personale e agli Uffici del Dipartimento del Tesoro al fine di valutare la soddisfazione degli utenti sull attività formativa svolta. Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione verifica l adeguatezza del questionario di rilevazione fabbisogni formativi/competenze. Il Dirigente riesamina, approva ed invia il Questionario di rilevazione fabbisogni formativi/competenze al personale e agli Uffici del Dipartimento del Tesoro al fine di raccogliere le informazioni necessarie per la programmazione delle attività formative da organizzare. Sulla base dell analisi dei dati raccolti il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione predispone il documento Customer Satisfaction e Analisi dei fabbisogni Linee generali di formazione Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione, sulla base dell analisi della customer satisfaction e del fabbisogno formativo/competenze individua le iniziative da proporre nel Programma di formazione per area tematica. Relazioni sindacali L Ufficio III fornisce alle OO.SS., in ottemperanza con quanto previsto dai CCNL del personale e dei Dirigenti, l informativa sull attività di formazione svolta nell anno precedente ed in programma per l anno in corso. Acquisto servizi di formazione Il gruppo di lavoro area formativa, per la propria area di competenza, sulla base delee linee di indirizzo della formazione, avvia i rapporti con la Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze ai fini della progettazione degli interventi formativi.

7 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 7/7 Qualora la Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze deleghi l intera gestione delle iniziative formative all Ufficio III, il gruppo di lavoro area formativa, per la propria area di competenza, avvia la procedura di acquisto dei servizi di formazione (P05D) per la definizione delle iniziative previste nelle Linee generali di indirizzo della formazione e la predisposizione del Programma di formazione. Programma di formazione Il Gruppo di lavoro area formativa predispone, per l area di competenza, le schede corso per il Programma di formazione indicando per ciascuna iniziativa: obiettivi, prerequisiti, propedeuticità, contenuti, destinatari, durata e calendario, sede, docenza. Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione coordina la stesura del Programma di Formazione sulla base delle risorse disponibili e del fabbisogno formativo rilevato. Eventuali nuove esigenze formative rilevate dall Ufficio III o segnalate dagli uffici sono valutate dal Dirigente che può approvare la progettazione ed erogazione delle relative iniziative extra-programma, divulgando con circolare la pianificazione delle stesse. Modulistica utilizzata Questionario di Customer Satisfaction Questionario di rilevazione fabbisogni formativi/competenze Customer satisfaction e fabbisogno formativo Consuntivo di formazione Linee generali di indirizzo della formazione Programma di Formazione