Colleretto Giacosa 21 luglio Il documento informatico alla luce della scadenza del 12 agosto 2016

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1 Colleretto Giacosa 21 luglio 2016 Il documento informatico alla luce della scadenza del 12 agosto 2016

2 argomenti Il documento informatico: dalla formazione alla conservazione cos è un documento informatico il fascicolo Fondamenti di gestione documentale benefici I flussi nel sistema informativo come impostare i flussi La conservazione perché PagoPA e SPID aspetti principali Modelli organizzativi nella P.A.L. l organizzazione necessaria 2

3 Il documento informatico dalla formazione alla conservazione

4 tipi di documento Il documento in generale la registrazione in qualsiasi formato di atti, fatti, dati Il documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Il documento amministrativo ogni rappresentazione in qualsiasi formato del contenuto di atti formati o utilizzati da un amministrazione pubblica ai fini dell attività amministrativa 4

5 documento Che cos e? identificare il tipo e il formato identificare il creatore, il destinatario, il contenuto A che cosa serve? identificare il processo che il documento innesca o conclude identificare il procedimento nel quale è inserito Che ne faccio? identificare la procedura prevista per il suo trattamento identificare il giusto codice di classificazione del documento 5

6 il documento amministrativo Ogni documento amministrativo prodotto all interno dell organizzazione deve nascere già nell ottica della sua destinazione 6

7 direttiva Nicolais febbraio 2007 Per realizzare l interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico e gestione documentale gestiti dalle pubbliche amministrazioni, è necessario che le amministrazioni, in primo luogo, utilizzino, sin dalla formazione del documento, gli strumenti elettronici e la firma digitale nonché la trasmissione mediante posta elettronica certificata secondo le modalità stabilite dalle disposizioni vigenti (circolare AIPA del 7 maggio 2001, n.28). Le amministrazioni dovranno, altresì, dotarsi degli strumenti tecnologici necessari per la conservazione dei documenti generati in formato digitale secondo le regole attualmente vigenti (cfr. delibera n.11 Cnipa del 19 febbraio 2004). le norme citate sono state abrogate perché aggiornate 7

8 dpcm 13 novembre 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni 8

9 come si forma un documento informatico mediante una delle seguenti principali modalità: a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. 9

10 come determinare immodificabilità e integrità a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l'apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; e) il versamento ad un sistema di conservazione. 10

11 documento amministrativo informatico Deve essere identificato, formato e trattato mediante una modalità definita nel manuale di gestione 11

12 documento amministrativo informatico immodificabilità e integrità oltre che con le modalità di cui all art. 3 anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, in repertori, albi, elenchi 12

13 altri temi Art.11 - trasferimento nel sistema di conservazione le operazioni e i tempi per generare il pacchetto di versamento Art misure di sicurezza i documenti devono essere protetti da un adeguato sistema di sicurezza 13

14 la conservazione Non è ammessa la conservazione del documento sciolto Un documento sfascicolato è un documento disperso 14

15 dpcm 13 novembre 2014 CAPO II documento informatico CAPO III documento amministrativo informatico CAPO IV fascicoli informatici, registri e repertori informatici della PA 15

16 fascicolazione significa che i documenti inerenti alla medesima procedura vanno tenuti assieme nell ordine cronologico in base al quale si sono formati 16

17 il fascicolo e l efficacia Il fascicolo garantisce non solo l efficienza della gestione documentale, ma anche, in certi casi, l efficacia della azione amministrativa e del relativo provvedimento 17

18 il fascicolo e il diritto di accesso Il fascicolo garantisce l esercizio del diritto di accesso 18

19 oggetto della conservazione Documenti informatici Aggregazioni documentali Fascicoli Documenti amministrativi informatici Repertori 19

20 la conservazione Non tutti i documenti prodotti sono a conservazione a lungo termine Anzi, per conservare bisogna selezionare e distruggere Per selezionare bisogna classificare e fascicolare 20

21 classificazione dei documenti Permette conoscenza e gestione dei documenti e dei fascicoli (es. il ritrovamento) Consente la selezione programmata e razionale dei documenti organizzati per fascicoli (procedimenti) Finalità Consente la conservazione qualificata (per procedimenti) Consente il supporto ai processi decisionali dell ente 21

22 la conservazione Classificazione Titolario CONSERVAZIONE Selezione Massimario Fascicolatura Piano di fascicolatura 22

23 Fondamenti di gestione documentale cos è

24 cos è La gestione dei flussi documentali è l'insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di protocollo, l assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici 24

25 punti fermi ogni organizzazione vive di informazioni l informazione è trasmessa tramite documenti il governo dei documenti regola il flusso informativo di un organizzazione la gestione dell informazione necessita di consapevolezza dei processi 25

26 flusso È il percorso che un documento deve seguire nel suo ciclo di vita 26

27 governo del flusso creazione/acquisizione lavorazione, validazione approvazioni, visti, firme conservazione 27

28 regole per i flussi stabili definite condivise 28

29 dall analogico al digitale procedimenti e procedure fissate e stabili nel sistema documentale analogico devono permanere identiche anche in quello elettronico il ricorso al digitale serve a migliorare l efficacia, l efficienza e la certezza del sistema il flusso digitale si articola in percorsi intelligenti definiti tenendo presente l organigramma dell ente 29

30 obiettivo del flusso digitale 1 adottare criteri per evitare o ridurre la creazione di nuovi documenti cartacei eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche oppure scartandoli 2 30

31 come attuare questo non può essere una pura realizzazione di processi di digitalizzazione della documentazione investe tutta la sfera della riorganizzazione e semplificazione dei processi, della trasparenza e dell assunzione di responsabilità, dell uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione interna ed esterna 31

32 gestione dei flussi il forte impatto organizzativo che un progetto di questo tipo ha sull'intero sistema informativo rende necessari un'analisi organizzativa e una stesura di uno studio di fattibilità è frequente la resistenza al cambiamento del personale coinvolto e questo fattore si traduce in un peso particolarmente rilevante sugli aspetti di formazione degli utenti finali se questi non sono coinvolti fin da subito 32

33 I modelli organizzativi e le responsabilità nella P.A.L. attori coinvolti

34 responsabili coinvolti gestione documentale trattamento dei dati personali conservazione sicurezza sistemi informativi 34

35 documenti correlati Documento programmatico sulla sicurezza Manuale di gestione Piano di disaster recovery Manuale di Conservazione Piano di continuità operativa 35

36 manuale di gestione dpcm 31/10/2000 Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio dpcm 3/12/2013 Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi 36

37 art. 5 a) la pianificazione, le modalità e le misure di cui all art. 3, comma 1, lettera e); b) il piano di sicurezza dei documenti informatici di cui all art. 4, comma 1, lettera c); c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell art. 40, comma 1, del Codice, e per lo scambio degli stessi all interno ed all esterno dell area organizzativa omogenea, ivi comprese le caselle di posta elettronica, anche certificata, utilizzate; d) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati; e) l insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell ambito del contesto a cui esso si riferisce; 37

38 art. 5 f) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici pervenuti attraverso canali diversi da quelli previsti dagli articoli 16 e 17, nonché tramite fax, raccomandata o assicurata; g) l indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni; h) le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l insieme minimo dei metadati ad essi associati; i) l indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno dell area organizzativa omogenea; j) l elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell art. 53, comma 5, del testo unico; k) l elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento; 38

39 art. 5 l) i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall amministrazione sull intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti, di cui all art. 40, comma 4, del Codice; m) il sistema di classificazione, con l indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto; n) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire l immodificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l operazione di segnatura ai sensi dell art. 55 del Testo unico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione; o) la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti con particolare riferimento alle modalità di utilizzo; p) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; q) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell art. 63 del testo unico, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente. 39

40 La gestione dei flussi nel sistema informativo possibili iter dei documenti

41 esempio flusso corrispondenza 41

42 esempio flusso delibere 42

43 esempio flusso determine 43

44 fattura elettronica

45 fattura elettronica

46 altre tipologie documentali da gestire fascicoli elettorali attività produttive pratiche edilizie ecc. 46

47 La conservazione perché

48 art. 44 CAD Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici 48

49 conservazione archiviazione Archiviazione Memorizzazione di un documento su un supporto idoneo Conservazione Processo disciplinato che permette di conservare i documenti in formato digitale. Il documento mantiene intatto nel tempo il suo valore legale e le caratteristiche di integrità, immodificabilità, leggibilità e autenticità che un giudice valuta in sede di contenzioso 49

50 dpcm 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione 50

51 il processo di conservazione 51

52 i pacchetti previsti 52

53 modelli organizzativi all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso AgID 53

54 il responsabile del servizio di conservazione non ha alcuna responsabilità rispetto a tutte le attività che precedono l invio dei documenti in conservazione, che possono influire sulla sua piena validità legale, come ad esempio: la formazione dei documenti digitali l idonea sottoscrizione digitale del documento (es. validità certificato) il rispetto dei tempi prescritti per l invio in conservazione il contenuto dei documenti che vengono inviati in conservazione 54

55 i formati 55

56 PagoPa e SPID

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58 cos è pagopa consente a cittadini e imprese di pagare in modalità elettronica la Pubblica Amministrazione privati e aziende sicurezza e affidabilità nei pagamenti semplicità e flessibilità nella scelta delle modalità di pagamento trasparenza nei costi di commissione pubbliche amministrazioni certezza e automazione nella riscossione degli incassi riduzione dei costi e standardizzazione dei processi interni semplificazione e digitalizzazione dei servizi 58

59 cosa si può pagare Bollo auto Ticket sanitari Imposta di soggiorno Multe automobilistiche Mense scolastiche Oneri urbanizzazione Rette scolastiche Autorizzazioni e concessioni Oneri edilizi Nidi d infanzia Diritti di segreteria Entrate per servizi comunali Concessione frequenze radio Pagamento spese di giustizia 59

60 passato e presente 60

61 esempio 61

62 esempio 62

63 esempio 63

64 esempio 64

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66 cos è spid consente a cittadini di accedere in sicurezza ai servizi della Pubblica Amministrazione accesso a qualunque servizio mediante un unico PIN riduzione dei costi, dei tempi di attivazione, dei tempi di erogazione dei servizi parco utenti già creato senza necessità di censirlo identità certe ed univoche, evitando falsi profili 66

67 flusso di dati 67

68 nessi le PA devono avvalersi di una piattaforma tecnologica per gli incassi quindi i pagamenti vengono fatti con modalità informatiche.. attraverso un servizio erogato online a cui si accede con SPID il dpcm del 13/11/2014 detta le regole per i documenti informatici e definisce che sono documenti informatici anche le registrazioni informatiche delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente il dpcm del 3/12/2013 detta le regole su come conservare i documenti informatici e il 2 dpcm del 3/12/2013 obbliga a redigere il Manuale di Gestione per definire gli aspetti organizzativi della gestione documentale 68

69 e dal 12 agosto cosa succede? 69

70 Grazie Bisetto Enrico Maria