Guida Migrazione Posta Operazioni da effettuare entro il 15 gennaio 2012

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1 Guida Migrazione Posta Operazioni da effettuare entro il 15 gennaio 2012

2 CONTENUTI PREMESSA ACCESSO AL PROPRIO ACCOUNT SCHERMATA INIZIALE (Desktop) SALVATAGGIO CONTATTI (2) GESTIONE RUBRICA (4) SALVATAGGIO (15) 2

3 PREMESSA Il presente documento fornisce le indicazioni per chi utilizza esclusivamente il servizio di webmail offerto da Aruba per gli account di Per gli utenti che non utilizzano tale servizio e che quindi si collegano attraverso un client di posta quali MsOutlook, MsOutlook Express, Thunderbird, Ms Live Mail, OSX Mail o utilizzando altri client questo procedimento non si applica. Per questi utenti, ci saranno altre indicazioni fornite separatamente nei prossimi giorni allo stesso indirizzo. Tutte le informazioni utente, quali posta e rubriche devono essere trasferite prima che la procedura sia completata. Se ciò non viene eseguito nei tempi previsti, tali dati vengono cancellati e non sono più recuperabili. I passaggi seguenti, richiedono la conoscenza della propria username e password. In caso tale informazione non fosse disponibile è opportuno farne richiesta al proprio amministrazione di posta il quale provvederà a fornirne una nuova, seguendo la procedura indicata nelle istruzioni d uso presenti nella Home page del sito sotto al pulsante di login come evidenziato nell immagine presente nella prossima pagina a sinistra. Tutta la procedura verrà seguita con assistenza telefonica ai numeri (Manrico Macilenti), (Alessandro Ceralli) e (Stefano Ferrari) nonché con avvisi inviati agli indirizzi di posta elettronica e pubblicati sul nostro sito 3

4 ACCESSO AL PROPRIO ACCOUNT L accesso alla webmail è disponibile dalla Home page del sito compilando i campi presenti nel modulo posizionato in basso a destra (nell immagine sotto a sinistra). In alternativa l accesso e' disponibile all'indirizzo o all'indirizzo: (nell immagine sotto a destra). Per accedere vanno digitate le proprie credenziali complete di dominio e la propria password: Nel campo Indirizzo deve essere inserito il proprio account di posta completo di dominio. Nel campo Password deve essere inserita la propria password. Il campo lingua puo' essere lasciato come di default Italiano e il campo Stile va lasciato come classic. 4

5 SCHERMATA INIZIALE (Desktop) Superata la fase di login, la schermata successiva sarà la seguente: 5

6 SALVATAGGIO CONTATTI 1/2 Sulla colonna di sinistra, selezionare la voce contatti : 6

7 SALVATAGGIO CONTATTI 2/2 La prossima operazione andrà effettuata per ciascuna sezione dei contatti che contenga almeno una voce. In questa schermata vengono evidenziate la sezione Personal e Corporate. Se sono presenti ulteriori sezioni, il procedimento va effettuate anche per quest'ultime. Per ciascuna sezione, cliccare sulla voce Importa/Esporta e nel menù che si apre, scegliere l'ultima voce dell'elenco stesso: Esporta rubrica in formato CSV. Quest'operazione esporta localmente un file contenente i contatti della sezione prescelta. Attenzione, per chi esegue il salvataggio dei contatti da più di una sezione, è opportuno rinominare il file ottenuto al fine di evitare che il documento venga sovrascritto con l'esportazione successiva. 7

8 GESTIONE RUBRICA 1/4 Il file scaricato e' un semplice file di testo. Potrà essere importato nel nuovo servizio webmail o utilizzato per creare una rubrica in excel dalla quale si potranno copiare ed incollare gli indirizzi che si selezioneranno in base alle esigenze. Per poterlo leggere si può procedere importandolo in excel aprendo un foglio vuoto. Nell esempio è utilizzato excel 2010; le differenze con le versioni precedenti sono minime. Nel menù in alto, clicchiamo sulla voce dati e poi clicchiamo nuovamente sul tasto da testo o alternativamente utilizziamo la funzione apri dal menù generale scegliendo direttamente il file salvato. 8

9 GESTIONE RUBRICA 2/4 Nella finestra che si apre, indichiamo il file che abbiamo scarico dalla webmail di UILPA. 9

10 GESTIONE RUBRICA 3/4 La finestre che compaiono successivamente chiedono delle conferme. Il formato del file deve essere indicato come delimitato, premiamo avanti. 10

11 GESTIONE RUBRICA 4/4 I dati nel file sono delimitati da virgole e premiamo Fine. A questo punto il file è convertito e nel foglio excel vedrete tutta la vostra agenda. Se avete più file, potete ripetere l'operazione, copiare ed incollare in un unico foglio e gestire anche direttamente da excel la rubrica copiando di volta in volta gli indirizzi che potranno essere filtrati. 11

12 SALVATAGGIO 1/15 Esportazione delle mail. La procedura che consente di recuperare le mail ricevute deve essere fatta sul proprio client di posta (che sia Outlook, Outlook express, Live Mail, Thunderbird, OSX Mail od altri). In primo luogo vanno impostati i parametri necessari: Protocollo: POP3 Server di posta in entrata: pop3.uilpa.it Server di posta in uscita: smtp.uilpa.it username: la stessa che utilizzate per l'accesso alla webmail. Password: come per la username, va usata la password utilizzata nella webmail. Come primo passaggio, dobbiamo configurare correttamente il nostro client di posta. Siccome non è possibile prevedere tutti i casi, negli esempi che seguono verranno indicate le procedure per configurare Outlook nella versione 2010 e 2003 (presente in tutti i pacchetti Office, il software di produttività individuale più diffuso), ma sono simili per tutti i client di posta elettronica alcuni dei quali reperibili gratuitamente su internet. Se Outlook non è mai stato attivato, ci si troverà di fronte alla procedura guidata nella quale andranno inseriti i parametri sopracitati. Le differenze con altre versioni di Outlook sono minime. In caso di problemi non esitate a chiamare i numeri telefonici indicati in premessa (pag. 3). 12

13 SALVATAGGIO 2/15 Una volta avviato il programma (iniziamo con OL 2010), cliccare sul menù file per accedere alla sezione delle configurazioni e poi un click sul tasto Impostazioni account. 13

14 SALVATAGGIO 3/15 Successivamente selezionare il tab posta elettronica e poi Nuovo 14

15 SALVATAGGIO 4/15 Selezionare Account di posta elettronica e poi cliccare Avanti 15

16 SALVATAGGIO 5/15 Selezionare la configurazione manuale: Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e poi tasto avanti. 16

17 SALVATAGGIO 6/15 Selezionare Posta elettronica internet e poi di nuovo tasto Avanti 17

18 SALVATAGGIO 7/15 La schermata che si apre consente di inserire i propri dati di posta elettronica: il nostro nome nel campo Nome, il nostro indirizzo di posta elettronica nel campo successivo, il tipo di account deve essere POP3, quindi, digitiamo il server di posta in arrivo: pop3.uilpa.it e il server della posta in uscita: smtp.uilpa.it. Inseriamo il nostro nome utente completo del dominio: e la nostra password. Poi premere sul tasto altre impostazioni. 18

19 SALVATAGGIO 8/15 Selezionare, nella nuova finestra la sezione server della posta in uscita e abilitare la voce Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l autenticazione Premendo ora il tasto ok torniamo alla schermata precedente dove non ci resta che premere il tasto avanti. 19

20 SALVATAGGIO 9/15 Il software provvederà a effettuare un test della connessione: nel caso che qualcosa non fosse stato correttamente digitato, verrà indicato l'errore e nel caso si trattasse del nome utente o della mail, verranno richieste. questa fase conclude la configurazione. Ora, cliccando in altro su invia e ricevi vedremo arrivare la posta elettronica precedentemente presente sul server. Vediamo ora gli stessi passaggi con Outlook 2003 attraverso le prossime schermate. 20

21 SALVATAGGIO 10/15 21

22 SALVATAGGIO 11/15 22

23 SALVATAGGIO 12/15 23

24 SALVATAGGIO 13/15 24

25 SALVATAGGIO 14/15 E' molto importante tenere presente un particolare: Outlook come tutti i client di posta configurati in POP3 scarica la posta solo dalla cartella posta in arrivo del server, quindi sarà necessario provvedere per consentire lo scarico anche la posta della carte bozze, posta inviata e eventuali altre cartelle. La soluzione e' quella di accedere via webmail, cliccare sulla cartella p.es. posta inviata, selezionare tutta la posta che ci interessa salvare e spostarla trascinandola nella casella posta in arrivo della webmail stessa. 25

26 SALVATAGGIO 15/15 Come già indicato inizialmente, in questo documento sono riportate le procedure per configurare un generico client di posta. Gli elementi base per tutti i client utilizzabili sono sempre le stessi, ovvero i due server di posta in entrata (pop server) e di uscita (smtp), username e password. 26

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